信息技术下的档案管理工作

１信息 时代 档案 管理 的 特点 １ 档案 管理数 字 化程度 不 断提高 １ 信 息时代 文档 数字化 ， 档案 管理 工作带 来 了很 大 的便利， 给 使得 档案 可查 阅性 提 高， 同时使 得 管理水 平 得 以提升 ： 同时， 也给 档案 管理 增加 了难 题 。 １ 档案 管理更 便 利和更 具可 用性 ２ 如 电子 档案记 录密度很 大， 极小 的空间存储大 量信息， 用 节省存 储空 间， 同 时也不需 要很多 的库房 ： 在形成 过程 中， 增删 改非 常方便 ： 可利用计 算机 网络系 统 进行远 距离传递 ， 方便 快捷地提 供利 用， 达到资源 共享 ： 各种媒 体信息 能集 中 统一 管理 ： 可利 用 非实 体 归档 ， 能较快 地 完成 归档 任 务等 。 １ ３档 案管 理对 Ｉ 设 备有 很强 的依赖 性 Ｔ 电子文档 从形成 、传输 到存 储都是 通过 计算机 实现 的 。离 开 了计算机 及 相 应 的软件， 电子文档 就无 法传 递和 识别 。不同 的计算机 和 软件， 能够 处理 的 电子文 件的类 型也 是不 群 的。 因此 电子文 件作 为档案 来管 理， 都必 须要有 相 应 的计 算机 和 软 件 的 支 持 。 ２息技术 下档 案 管理 工作 遇到 的 问题 电子档 案 是高科 技 的产 物， 它的各 种性 能 是 由技 术 决定 的 。随着 电子档 案 的广泛 使用 ， 息安 全技 术就 显得 特别 重要 。尽 管不 断 强调管 理 和保护 手 信 段 的重 要性 ， 仍然 面 临许 多 亟待 解 决 的问题 。 ２ １硬 件建 设落 后， 案人 员素质 良莠 不齐 ， ． 档 不能 适应档 案管理 的 需要 数字化档 案的 开展 关键在 于依靠 先进 的硬 件设 备， 没有完 善可靠 的硬件基 础 设备 是不可 能将 数字化 档案做 好 的 。 由于 受各种 条件 限制 ， 部分 单位 的硬 大 件 还仅 仅停 留在 低水平 的建设 上， 案 网络建 设 滞后， 档 机房 建设 、 网络设 备 、 安全 设施上存 在许 多问题， 致使 档案 工作没有 与信息 时代 同步， 与数 字化 同行， 在 一定 程度上 影 响 了档案 数字化 前 进 的步伐 ， 阻碍 了档案 现代 化 、信息 化建
设 。
强 化 网络 基础 知识 和 使用 技 巧 的培 训，以及 多 媒体 档 案信 息 的制作 、收 集 、 使 用和 检索 ， 高计 算机及 网络应用 能 力， 极研 究档 案信 息 的存 储 、加工 、 提 积 管 理、 开发 、利用等 新技 术 。 ３ ３ 提高外 语 的应用 能力 档案工 作者 要想 在 网上 开展 学术和 工作 心得交 流， 首先要 克服 语言 障碍． 不 断提 高外语 特 别是 实用 外语 、档案 专业 英语 的应 用 能力， 才能最 大 限度地 开 发 利用 网络 档 案信 息 资 源 。 ３４ 强化 相关知 识 的综合 运用 ， 提高 文档管 理人 员对 档案 信息 的整理 与 开 发能 力 从实 态 档 案转 化 到 电子 档案 ，要进 行 文字 、表格 、数据 库 、 图像 、 图 形等类 型的数 码合成， 过计算机 技术对 档案 信息进行 整理， 分散信 息组合． 通 把 以便 提供 更 加精 准 、全 面 的档 案 信 息 。
论。
２ ４ 网络 环境 下档 案信 息 的保 密与安 全面 临严 峻形势 由于各类 档 案存在 不 同的密级 和 阅文级 别， 别是保 密 期限 内的文档 ， 特 对 办公 自动化管理 系统提 出 了更 高的管理要 求， 管所 有 的办公 自动 化管理 系统 尽 都采取 了加密 和权 限设 置， 黑客入 侵行 为 是客 观存 在 的事实 。办 公 自动化 但 系统面 Ｉ 临这样 一个 问题 ： 即要保证 资源充 分利用 ， 又要 保证系 统数据 的安全， 避 免遭到黑客攻击 。 ２５ 电子档 案信 息与档 案管 理软 件之 间 的冲突 ． 成数 据资 源浪 费 造 在 电子 信息 网络开 发 中， 由于 诸多原 因使 网络与 档案 管理软的档案 管理工作
沈伟 良 李秋芬 ｚ 陈玲娣 ３
（． ． １ ２上虞 市远 征机 电设备 有 限公司 浙 江 上虞 ３２ ０ ： ３ 上虞 市水 利工程 管所 １３ ０ ． 浙江 上虞 ３２ ０） １３０
［ 摘 要 ］ 当前 ， 以计 算机 技术 为主 体 的办公 动 化技 术进 …步 推广 ， 越来 越多 的公 务活 动依 赖 电子文 件而进 行 ， 档案 管理 对象更 加 多元化 。 电子文件 及其 归档 后 的 电子 档案 如 何保 管 、 开发 和利 用 ， 档 案管 理 工作 提 出 了新 的要 求 。 对 ［ 键词］ 息技术 档案 管理 数 字化 关 信 中图分 类号 ： ２ １ Ｇ ７ 文献 标识 码 ： Ａ 文章 编号 ： ０ ９ ９ ４ （ ０ ０ １ ２ ２ ０ １０— １Ｘ ２ １）２ ０６ — １
２ ２ 安 全档 案管理 制度建 设 滞后 ．
传统 档案 之 所 以具有 凭 证价 值， 一定 程 度上 取 决于 严格 的管 理 制度 。 在 而 目前， 档案 数字化过 程从 电子档案 的生成 到归 档保 存都 缺乏规 范的制度 化管 理， 缺乏 严格 而科 学 的标准 体 系和业 务 管理 制度 。传 统 的档案 管理 是制 度管 理 、规范 管理， 今 天高度 分 散 、高度 复杂 的信 息环 境 中， 在 已变 得力 不从 心， 当务 之急 是要 构建 一种 技术 管理 与制 度 、法规 管理 相结 合的 新 的管理模 式 。 ２３ 档 案鉴 定方面 存在难 题 ． 由于信 息时代 电子 文件 的保存价 值 同时取决于 其 自身价值 和可读 性， 其鉴 定 的方 法、内容和 标准均 将发 生变 化 。 据传 统 的档案价 值鉴 定理 论， 根 文件 应 根据 其凭证价 值和 参考价值 确定保 管期 限， 电子文 件很 难划定 固定 的保 管期 而 限， 目前 电子文件 的凭 证价值 尚无 法律保 证 。因此 ， 鉴 定、管理 方法亦 无 定 其