电子文件管理程序
ISO电子文件管理规定
I S O电子文件管理规定 Revised final draft November 26, 2020ISO14001电子文件管理办法第一条为规范公司电子文件编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作，保障电子文件的真实性、有效性、安全性，根据国家关于电子文件管理的有关规定、标准，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条本办法规定了公司在产品、服务、活动中产生的电子文件的编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作。
第三条本办法所称电子文件（电子公文）是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
第四条公司文件、公文等有关资料可以制作成电子文件进行发布、实施，经批准、发布的电子文件具有同纸质文件具有同等的效力，发布的电子文件形成部门应负责输出一份制成纸质文件并经过审批程序后与电子文件一同归档保存。
第五条公司各类电子文件的发布格式：文本文件现阶段采用PDF格式文档；图像文件采用TIFF或JPEG格式；视频或多媒体文件采用MPEG或AVI格式；声音文件推荐采用MP3或WAV格式；其他文件参照有关规定。
第六条电子文件的编号同纸质文件的编号，其形成制作质量由文件的起草者、审核者、批准签发者负责，电子文件应采用安全措施，防止未经授权的更改，同时应当随时对电子文件进行备份，存储在脱机保存的载体上。
第七条电子文件发放部门负责对发放的电子文件进行登记；电子文件的更改由电子文件编制生成部门负责并经过审批程序，更改后的电子文件应重新进行登记发放；电子文件的作废应经过主管领导审批，并由电子文件的发放部门进行通知，并有作废电子文件的记录。
第八条电子文件发放可以通过网络、邮箱、磁盘载体等形式进行，在接送交电子文件时，应当对电子文件及其载体、技术环境进行检验，检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备。
办公电子文件管理制度
办公电子文件管理制度第一章总则第一条为了规范和加强办公电子文件管理工作，提高文件管理效率，保障文档安全和完整性，特制定本办公电子文件管理制度。
第二条本制度适用于本单位所有机关、部门及工作岗位的电子文件管理工作。
第三条电子文件是指以数字形式存储的信息文件，包括文字、图表、声音、视频等内容。
第四条本制度所称电子文件管理，是指对电子文件的创建、利用、传输、保存、检索和销毁等活动的全过程管理。
第二章文件的创建与登记第五条所有电子文件的创建应当按照规定的格式和标准进行，确保文件内容真实、准确、完整。
第六条电子文件应当按照文件名称、编号、类型、日期、责任人等信息填写登记表，并存档备查。
第七条电子文件应当按照规定的分类和目录结构进行存放，便于管理和检索。
第八条电子文件的创建人应当对文件的内容和形式负责，不得随意删除、修改或篡改文件的内容。
第九条电子文件的密级由创建人根据文件内容和重要性确定，并标明密级标识。
第十条电子文件应当按照规定的存储设备和存储格式存放，并定期进行备份和归档。
第三章文件的利用与传输第十一条电子文件的利用应当遵循业务需要和管理规定，不得违反法律法规和规章制度。
第十二条电子文件的传输应当采取安全、可靠的方式进行，确保文件传输过程中不受干扰和破坏。
第十三条电子文件的传输环节应当记录传输信息，包括发送方、接收方、传输时间等信息。
第十四条电子文件的传输应当严格控制权限，保护文件内容的安全和机密性。
第四章文件的保存与检索第十五条电子文件的保存期限应当根据文件的重要性和法律法规的规定确定，超过保存期限的文件应当及时进行销毁。
第十六条电子文件的检索应当便捷、快速，确保文件内容的及时查阅和利用。
第十七条电子文件的检索应当采取严格的权限控制措施，防止未经授权的人员查阅文件内容。
第十八条电子文件的检索工具和系统应当定期进行更新和维护，保证查询功能的稳定和可靠。
第五章文件的销毁与归档第十九条电子文件的销毁应当按照规定的程序和要求进行，确保文件内容不被恢复和泄露。
电子文件管理规定
电子文件管理规定第一章总则第一条电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件形成、收集、积累、归档及电子档案保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。
第二条电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。
第三条电子文件管理由档案部门负责,电子文件形成部门协助和支持。
第四条档案部门明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据等归档要求,以保证电子档案的质量。
第五条归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则在内容、相关说明及描述上保持一致。
第六条具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的,必须制成纸质文件或缩微品等。
进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。
第二章电子文件的收集与积累第七条电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。
第八条记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
第九条保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。
第十条在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。
第十一条用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
、第十二条用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
第十三条用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。
电子档文件管理规定
研发部电子文件管理规定1.0、目的：规范电子档存放路径，便于工程资料的管理。
2.0适用范围：肇庆骏驰科技有限公司研发部。
3.0、工作程序3.1工程部电子档组织架构：图纸客户资料技术要求、标准样品电子版的产品有效文件电子文件资料转化文件设备资料工程资料工艺文件模具资料统计清单常用表单3.2、资料存放说明3.2.1 我的电脑F盘：存放研发部所有电子档案资料；3.2.2 图纸：指客户发送到我公司的外来图纸，或受控后扫描的电子版的图纸。
3.2.3 技术要求、标准：客户发送到我公司对产品有所要求的电子版技术要求、标准等3.2.4 样品：存放各客户的样品图档；3.2.5 电子版的产品有效文件：工程技术、产品生产要求、合格报告等有效文件；3.2.6 转化文件：对客户的外来资料的转化所形成的受控文件；3.2.7 设备资料：关于设备的使用说明书、保养说明书、设备台账资料、工艺要求等一系列与设备相关的受控有效文件资料；3.2.8 工艺文件：就是对产品加工工艺流程所规定的一系列受控文件，如控制计划、工序作业指导书等；3.2.9 模具资料：就是加工产品所涉及的模具的电子版文件资料；3.2.10统计清单：就是产品的所有工艺文件的统计清单，记录；3.2.11常用表单：存放工程部所有常用表单的标准格式；3.3资料的管理说明3.3.1 文件的更改，电子文件也应及时相应的替换更改。
总是保存文件更新的最新版本。
3.3.2 电子文件要与对应的纸质版文件要一致。
3.3.3 电子文件的时间要清楚注明。
3.3.4 需提交的电子文件应及时提交。
电子文件控制程序
2.2 修订：原编写者于接获通知后，5 个工作日内进行修订；若有需要，得与相关部门研讨修订意见。填
写“更改单”并说明下列事项：①原文件需修改的页次与叙述；②修改后的叙述；并呈部门主管审核。
技术室 质管室
2
废止 销毁
2.3 废止：当旧文件不完善或不符现况需求或文件修订篇幅太多，宜废止而编制新的版本。 2.4 管理：依〝文件收发登记表〞至各部门收回后，完成审批手续后，以碎纸机/手工销毁/烧毁或划×记 以示作废该文件。经废止的文件，若有参考的必要时可不必回收，但必须于文件每一页上盖红色““已 作废积累知识保存”章；纸张背面若有空白处可回收使用的，该废止的文件不可公开参阅并不得作为依 据文件。留存的作废文件应确定留存期限，并要登记、建帐、单独保管。
质管室
①编制者不能为审核者； ②当跨部门而主管无法决定时，审核需与相关部门会
编审批的原则 审。
③第三阶文件当跨不同部门或主管无法决定时，核准者为管理代表。
2.1.6 文件版本.修订号：如：A.0 即 A 版未修订；B.1 即 B 版第 1 次修订；C.2 即 C 版第 2 次修订；以此
类推。
2.1.7 编写：编写者于接获通知后 5 个工作日内，编制文件初稿，呈部门主管审核。
车间
02
Q/D.KZX（控制计划）-XX（序号）-年号
检验室
03
控制计划 Y—样件，试生产—SS，生产—S。
理化室
04
PFMEA
Q/D.PFMEA-XX（序号）-年号
质管室
05
模具协议 Q/D.MBX（模具技术保证协议）-XX（序号）-年号
市场部
06
五、权责单位 No 六、流程
七、作业内容
页次
电子文件控制程序(流程)
5 程 序:
5.1电子文件的编制、审核和批准参照COP-001《文件与资料控制程序》之附件《文件制订、审批权限一览表》。
5.1.1电子文件种类包括所有以公司PDM/PLM系统、文控管理平台（PDF浏览器）、EIP信息平台等公司电子系统和
信息平台进行受控、发布的文件。
5.1.2在电子系统/平台发布的文件必须严格控制公开范围和文件种类，以电子形式发布的文件应为使用范围较广、
5.4.2 受控电子文件修改完成后，应按照《受控文件制订、审批权限一览表》的要求进行审批，重走其电子流程。
5.5 受控电子文件及质量记录的编号识别。
所有受控文件必须清楚标明文件编号、版本号及生效日期。具体参照COP-001《文件与资料控制程序》之5.2
章节要求执行。
5.6 外来电子文件的控制
与质量体系有关的外来文件，由相关部门负责收集、确认、更新，必要时在 EIP 上发布或受控发行，具体按
因工作需要将电子文件COPY带离公司，需经部门最高负责人书面同意，并填写《文件申请单》。
5.7.5.2外来人员、非相关工作人员，不得随意至文控室非法提取公司任何资料，若工作需要可按本程序要求向文
控室申请。
6 相关文件：
6.1 《文件与资料控制程序》
编号：COP-001
6.2 《受设浏览权限,生产现场文件由二级文控负责发放书面版。
5.3.5.2 电子文件更改时，体系管理部文控室以邮件、电话形式通知各二级文控及相关单位，二级文控负责发放
至现场的书面文件的版本更新及回收。
5.4 受控电子文件的修改
5.4.1 受控电子文件的修改应由原制定部门进行，对涉及范围较大的电子文件应在发布前征集相关部门的意见，
《受控文件发 放一览表》
GMP电子文件归档及电子档案管理规程
1 主题内容与适用范围本规程规定了公司GMP电子文件归档及电子档案管理规程。
本规程适用于公司GMP电子文件归档及电子档案管理。
2 引用标准《药品生产质量管理规范》 (1998年修订)3 术语电子文件：指经审核批准的与纸质版相对应的保存于电脑中或的GMP电子文件。
电子档案：指所有经审核批准的公司现行GMP文件纸质版的电子文档。
4 职责4.1 品质保证部是公司GMP电子文件管理的主管部门，负责起草《电子文件归档及电子档案管理规程》，并监督实施。
4.2 各专业主管部门负责本部门电子文件的起草，并及时将电子文档交QA归档。
5 管理程序5.1 GMP电子文件归档5.1.1 各专业主管部门完成GMP文件的起草后，按照《文件控制程序》进行文件审核、批准后，在1个工作日内将文件的批准版交QA复印、分发、存档，同时将电子版文件交QA存档。
5.1.2 QA在收到电子版文件的1个工作日内将电子版文件整理到GMP文件第三版中，同时将旧版的电子版文件进行清理。
5.1.3 公司的GMP电子文件与经批准的纸质版文件执行日期相同。
5.2 电子档案管理5.2.1 GMP电子档案与经审核批准的GMP纸质版文件具有同等的合法性，皆用于的公司的GMP管理。
5.2.2 公司的GMP电子文件以只读形式在公司局域网中共享，各相关部门按照GMP文件纸质版和电子版进行GMP管理。
5.2.3 文件管理人员每年对局域网上此合法文件以外的电子版文件进行定期清理，以保证GMP电子文件的唯一性。
5.2.4 文件管理人员每年对公司的纸质版GMP文件与电子版文件进行整理，以保证纸质版文件与电子文件相对应。
5.3 电子档案保存5.3.1 文件管理人员每半年对公司GMP电子版文件进行备份。
5.3.2 每年对公司的GMP电子版文件收集归类后拷贝到光盘中，共拷贝2份，一份备份存档，一份供查阅使用。
6 相关文件《文件控制程序》7 文件发放范围生产部、品质保证部、备份各1份，共印3份。
化学实验室-电子文件和数据控制程序
1．目的为了加强对电脑的管理，使本实验室电子文件和资料在输入、存储、传输、处理过程中得到有效控制，保证文件资料的准确、完整、安全，特制定本程序。
2．范围本程序适用于本实验室所有电子文件和资料的管理工作。
3.职责3.1 实验室主任负责电子文件和资料安全使用的督查。
3.2 计算机部负责电脑应用系统管理和日常维护的组织实施，并对数据登计、采集、数据存储、数据传输、数据处理的完整性和保密性进行检查、监督管理。
3.3 IT部提供系统的技术运行，负责组织对通用商业软件进行确认、验证。
3.4 电脑的使用人负责电脑的日常维护、管理以及电子文件和数据的存储。
4．程序4.1 电脑的维护和管理4.1.1 保持合适的电脑工作环境，每台电脑配备不间断电源，确保不因电力中断而丢失记录和数据。
4.1.2 每台电脑应有专人管理（通常为仪器保管人或文员），电脑应设置密码，以加强保密性，防止外人进入；编制、打印检测报告用的电脑禁止接入网络系统。
4.1.3 仪器配套电脑只能在工作范围以内应用，不能做其他用途。
4.1.4 电脑发生故障时，使用者做简易处理仍不能排除的，应立即报告技术负责人，由技术负责人确认后通知计算机部进行维修。
如需要将电脑外送维修时，要采用必要措施确保不泄密。
4.1.5 用户应定期进行电脑病毒查测与清除工作，防止应用软件和数据记录遭到病毒的侵袭破坏。
4.1.6 首次使用仪器配套电脑或首次使用引进的数据管理软件，要对输出报告和分析结果进行验证，确保输出结果正确无误。
4.1.7 操作人员必须熟悉操作程序，严格按照规程进行操作，在使用前后应检查电脑或自动设备状况及软件运行是否正常，如有异常现象应停止工作，并采取必要措施。
出现工作异常的电脑或自动化设备，经验证无误后方可使用。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
电子文件管理程序
电子文件管理程序是一种用于组织和管理电子文件的软件工具。
随着数字化和信息化的快速发展，现代社会的各个领域都面临着大
量的电子文件管理挑战。
电子文件管理程序通过提供便捷的文件保存、分类、检索和分享功能，帮助用户高效地管理电子文件，提高
工作效率。
电子文件管理程序的核心功能包括文件保存、分类和检索。
用
户可以将电子文件按照特定的规则和标准进行分类，创建文件夹和
子文件夹，并在其中存储文件。
同时，电子文件管理程序还支持对
文件进行全文检索和关键词检索，用户可以通过输入关键词快速地
定位需要的文件。
此外，电子文件管理程序还可以为文件添加标签
和注释，便于用户更好地管理和理解文件。
电子文件管理程序还具备协作和分享的功能。
多人可以通过电
子文件管理程序同时访问和编辑同一份文件，实现团队协作。
而且，用户可以通过电子文件管理程序将文件分享给他人，共享文件夹功
能可以方便地与他人共享整个文件夹的所有文件。
除了基本功能外，一些高级功能也可以使电子文件管理程序更
加强大。
例如，版本控制功能可以记录文件的多个版本，用户可以
方便地回溯和恢复之前的版本。
权限管理功能可以根据用户角色和
权限设置对文件进行权限控制，保证文件的安全性和保密性。
备份
和恢复功能可以自动备份文件，并在需要时进行恢复，防止文件丢失。
电子文件管理程序还应该具备良好的用户界面和易用性。
用户
界面应该简洁明了，功能操作应该简单易懂。
此外，电子文件管理
程序还应该适应不同的操作系统和设备，例如，在桌面电脑、移动
设备上都能够正常运行。
在选择电子文件管理程序时，用户应考虑以下几个方面。
首先，用户需要根据自己的需求和预算确定所需功能。
不同的电子文件管
理程序提供的功能和价格各有差异，用户可以根据自己的实际需要
进行选择。
其次，用户还应考虑电子文件管理程序的兼容性和稳定性。
一个好的电子文件管理程序应该能够与目前使用的其他软件和
系统无缝集成，同时具备一定的稳定性和安全性。
总的来说，电子文件管理程序是现代社会不可或缺的工具之一。
通过使用电子文件管理程序，用户可以轻松地组织和管理电子文件，提高工作效率，减少不必要的时间和精力浪费。
同时，电子文件管
理程序还可以帮助保护文件的安全性和保密性，确保文件不被未经
授权的人员访问和泄露。
因此，选择一款适合自己需求的电子文件
管理程序，对提高工作效率和保护数据安全具有重要意义。