档案管理标准作业规程

1.0 目的

规范档案分类、整理、保管及查询工作。

2.0 适用范围

适用于公司各类档案的管理。

3.0 职责

3.1 各部门/服务中心的档案由本部门、本服务中心负责档案的管理。

3.2 行政及人力资源部负责除会计档案及经济合同、租赁档案外公司所有

档案的管理。

3.3 财务部负责会计档案及经济合同的管理。

3.4 经营拓展部负责租赁档案的管理。

4.0 程序要点

4.1 档案的分类

4.1.1 外来文件根据发文单位进行分类。

4.1.2 内部文件按照归档制度中的范围进行分类。

4.2 档案的编号

4.2.1 体系文件编号以文件代码为准。

4.2.2 档案编号格式：

CA—※※※——※※※

档案顺序号

类别（或单位）

4.3 档案管理分类

4.3.1 公司档案—行政综合类、接待宣传类、劳资管理类、后勤管理类，人事档案类，培训类，创优类，企业文化类，标书、合同类，声像档案类、实物档案类以及日常管理运行的记录资料。

4.3.2 财务部——会计档案、经济合同。

4.3.3 经营部——租赁档案。

4.3.4 服务中心—物业管理区域文件材料归档范围

一、行政后勤管理材料

（一）行政综合

1．物业服务中心组织沿革、大事记及工作计划、总结2．服务中心会议纪要、会议记录

3．规章制度

4．文秘、档案、印章管理记录

5．文件、档案接收及移交、销毁清册

6．物业管理发展规划、计划、总结

7．物业管理的请示、批复、报告、通知等

8．专题调查、调研、考察、普查工作材料

9．物业管理区域验收、接管记录

（二）接待宣传工作

1．国家级、部省级、市级及一般性参观团接待材料2．专题新闻报道、采访、新闻发布会材料

3．来访领导题词签名册

（三）劳资管理

1．机构设置与人事管理规定

2．员工花名册

3．员工考评记录

4．员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩5．人员增补申请表

（四）后勤管理

1．固定资产登记册

2．办公楼设施、办公用房及办公用品管理记录

3．行政办公设备领用、维修、报废记录表

4．物料采购计划表、分包方评价记录

5．物料管理、盘点资料、调离人员移交清单

6．水电管理、员工宿舍

7．职工食堂管理材料

8．区域通讯工具管理材料

9．员工福利管理材料

二、业主、住户资料

1．业主住户入住通知、购房合同复印件

2．业主住户身份证、工作证复印件、家庭成员登记

3．管理公约

4．租住户登记表

三、物业装修材料

1．装修申请审批表

2．商铺楼宇装修审批表

3．装修违章处理通知单

4．装修税单

四、业主大会、业主委员会材料

1．业主委员会筹备、选举等材料

2．业主委员会的请示、报告、批复

3．业主委员会制度

4．业主大会材料

5．楼长评选、增补、改选记录

6．有关收支情况公告

五、日常运行材料

（一）日常运行综合

1．业主、住户问卷调查表

2．员工住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录

3．日常工作检查记录

4．事务助理工作总结

5．分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务记录、不合格报告、纠正措施报告

6．家访表、联络单

7．服务要求评审记录

8．突发事件处理记录、预防措施报告

9．公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录（二）园林绿化

植物档案及补种、病虫害检查、防治材料

（三）保洁工作

1．保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表

2．环境卫生消杀记录

（四）治安工作

1．治安队工具领用、维修、报废记录表

2．治安事件处理记录

3．带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表、4．来访人员登记表、搬运放行记录登记表

5．车辆进出登记表、异常车辆进出登记表

（五）设备运行记录

1．供水、供电设备汇总表、月统计表

2．供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录3．电梯运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表4．电梯故障（事故）处理单

六、消防工作材料

1．消防中心值班情况记录

2．消防设备月、季度检查记录表、维修记录表

3．消防设备运行记录表

4．消防安全检查记录表

5．火险隐患整改通知书

七、创优资料

1．国家级创优评比资料

2．省、市级创优评比资料

3．行业评比资料

4．企业内部创优评比资料

5．企业ISO9000认证及其它认证材料

八、社区文化

1．社区大型庆典、文化活动材料

2．社区文艺体育活动材料

3．团组织及青年文明号活动材料

4．社区科普教育、社会公益性活动材料

5．各类专题座谈会、学习参观考察活动材料

6．和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料

7．人文事件方面材料

8．员工文化生活材料

九、基建档案

1．工程竣工图

2．土建综合材料、水电综合材料

3．楼宇住房验收交接材料

4．业主工程维修项目价格表

5．公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料

十、设备档案

供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料

十一、人事档案

1．聘用员工档案

2．专业技术人员档案

3．辞工员工档案

十二、声像档案

国家、省、市领导和重要来宾视察、来访、参观，举办各类庆典活动，社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、底片、录音带、录像带等载体材料十三、实物档案

本单位获得的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等

4.4归档要求

4.4.1 归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。

4.4.2 归档的文件材料要完整、系统、准确。

4.5归档的方法和步骤

4.5.1 将文件材料按年度区分，计划、总结、统计报表放在文件内容针对的年度。

4.5.2 在每个年度内按文件或来源进行分类，每一组相互具有密切联系的文件材料就是一个案卷。案卷厚度一般控制在200页左右，卷内文件按时间顺序排列、编号，并填写卷内文件目录和案卷目录。

4.5.3 每个案卷要拟写题名，题名力述简明确切，最后案卷按档案分类方案排列、编号。

4.5.4 归档的文件原则上应是原件，若无原件，可用复印件代替，但需由经办人注明原因。

4.6 归档时间

4.6.1 各种质量记录表格《质量记录一览表》规定的归档时间及时归档。

4.6.2 一般文件材料每年归档一次。

4.6.3 基建档案在竣工验收后六个月内归档。

4.6.4所购设备在采购时必须会同档案管理人员进行技术资料核对登记，于试验后连同试验记录等文件材料立卷归档。

4.6.5 公司各职能部门按照归档制度中规定的时间2个月内，填写《档案移交清单》并定期交行政及人力资源部进行统一归档；各服务中心可根据档案内容自行增加分类类别，并定期进行归档。

4.7 归档的份数

4.7.1 各类文件一般归档一式一份。

4.7.2 重要和利用频繁的文件材料可归档一式两份，或适当增加其归档份数。

4.8 不归档文件材料的范围

4.8.1 重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

4.8.2未经会议讨论和领导审阅签发的、未生效的文件。

4.8.3上级单位发来供参考的文件。

4.9立卷和编制目录

4.9.1立卷：按照《质量记录归档封面》的项目进行登记。

4.9 .2编制目录：在档案盒内首页位置准备活页《卷内文件目录》，每一份文件归档时，均需将该份文件登记在《卷内文件目录》中，以便查阅。

4.10 档案的保管期限

4.10.1 档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

4.10 .2 各部门/服务中心应依照部门或服务中心的工作情况及有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定和标注。

4.11 档案的密级

4.11.1 档案的密级分为二级：机密、普通。

a) 机密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的文件、财务类档案、ISO9001体系文件、重要的会议纪要（记录）和其它属机密的档案；

b) 普通档案包括：公司收发文、工程图纸、日常运作记录、维修、回访记录、计划、总结等普通性文件。

4.12 档案查阅的权限

4.12.1 总经理可查阅公司所有档案。

4.12.2 主管领导（总经理助理）可查阅分管工作的档案。

4.12.3 部长、服务中心主任可查阅该部门、服务中心所有档案。

4.12.4 其他人员根据批准查阅有关档案。

4.13 档案的查阅/借阅/复制

4.13.1 查阅/借阅/复制人需在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

4.13.2文件管理员审核其查（借）阅资格：

a) 权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；

b) 权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：档案的归属部门/服务中心的负责人负责审批;

c) 机密档案复制由档案归属部门/服务中心负责人审批。

4.14 档案的销毁

4.14.1超过保存期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见《程序文件—记录一览表》）每年编制销毁计划及清单，报所属部门负责人审核。

4.14.2总经理、分管主管领导负责审批分管部门的销毁计划和清单，物业部负责审批服务中心的销毁计划和清单。

5.0 记录

5.1 《文件查阅/借阅/复制登记表》 CA-QR-XZ0601

5.2 《档案查阅/借阅/复制审批表》 CA-QR-XZ0602

5.3 《档案销毁清单》 CA-QR-XZ0603

5.4 《质量记录归档封面》 CA-QR-XZ0701

5.5 《质量记录归档封面》 CA-QR-XZ0702

5.6 《卷内文件目录》 CA-QR-XZ0703

5.7 《案卷目录》 CA-QR-XZ0704

5.8 《卷内备考表》 CA-QR-XZ0705