数字化档案馆解决方案
数字化档案馆解决方案
一、概述
1、背景分析
随着各企事业单位整体管理水平的不断提高，现代科学技术在各行业中的广泛应用，传统的档案管理方式已不能满足日新月异的新形势的需要，主要表现为：
传统的档案管理是以纸质档案为主体，以手工检索为基本手段。而目前的各企事业单位，从基层班组到单位的决策机关，计算机应用已十分普及，电子信息传输日益广泛，电子文件的大量涌现，各专业应用系统的广泛运用，使传统档案管理面临严峻挑战；
传统的档案管理采用手工管理方式，档案管理的工作效率和质量，直接受到档案人员的思想觉悟、工作态度、文化程度、业务水平、身体条件、情绪变化等诸多因素的制约，一旦某一方面发生问题，都会给工作带来影响；
以上种种不适应新形势要求的情况，在客观上对档案工作、档案部门和档案人员在管理中的作用、地位和形象都会造成消极的影响，迫使我们去考虑、探索和研究档案管理改革的问题，建立数字化档案馆已成为广大档案管理者和档案工作者的共同愿望和要求。
2、方案简述
建设数字化档案馆已是目前档案管理工作的一项中心工作。
数字化档案馆的建设突破了传统的、封闭的档案管理模式，实现
了档案工作以手工管理为主向以计算机管理为主、以管理档案实体为主向以管理档案信息为主、以档案存储保管为主向利用服务为主的转变。数字化档案馆的建设是通过运用高速发展的计算机及网络技术，结合大型数据库系统对文书档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案实现档案数字化，并且对数字化档案数据实施全面管理，同时还提供方便的数字化档案信息检索服务，实现了以网络为基础的电子档案为数据源的集成，包括扫描件、各种格式的图像文件、声音文件、视频文件的所有多媒体应用。系统可根据用户的职能岗位不同，赋予用户不同的级别和权限，使不同用户有不同的系统操作界面，做到了分工细致，权限明确。真正实现档案数字化、存储海量化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化的管理目的，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。
二、建设目标
1、实现馆藏纸质资源数字化
随着企业的发展，档案处存有的大量有价值的纸质文书档案，它记载着企业多年来的生产经营中的政策、法规、人事变动等信息，是企业发展过程中的重要参照或参考文档，是企业改扩建的基础资源，是企业发展过程的历史写照，并且档案数量还在不断快速增长。将这些图书档案数字化加工，是数字档案馆资源数据库的重要组成部分。
2、数字化档案馆与各应用系统实现无缝联接
对于企业各部门，系统直接与各归档部门的收发文管理对接，紧紧抓住归档的源头，所有的收发文材料都在网上进行登记，而后再按归档类目进行文件材料的预立卷工作，保证了归档的完备率。对于行政、财务、科研、设备等专业化门类，通过信息采集平台按信息采集标准，完成网上归档和信息采集。
3、实现档案馆业务流程自动化
用数字化手段对档案业务各流程进行管理，可对各立档单位形成的电子文件和办公自动化系统生成的电子档案实行网络监控、接收和归档，实现文档一体化管理。
4、借助公司的高速主干网，组建全公司的图档数据网络系统，实现档案馆业务流程处理和服务的网络化内部建立连通各个部门的计算机网络平台，外部联接各分支机构和Internet公共通信网络，充分利用现代通信、计算机网络等基础信息设施，实现信息传输网络化。
5、组织完整的防护及权限管理机制
根据操作员的职能岗位不同，赋予不同的级别和访问权限，使不同操作员有不同的系统操作界面，只能查阅自己权限内的档案资料，做到分工细致，权限明确，很好的保护了数字档案的安全。
通过智能密集架、环境控制系统的应用，达到对实体档案的防护。
6、实现完备的图档利用目标
包括一个企业内网站，运行于企业局域网，使其有利档案资源的快捷存取、安全防护、并发利用、大容量保存、扩展与升级迁移、远程连接、自动化程度高、并易于维护等；一个公众网站，采用VPN 技术使企业的远程二级单位和公务外出业务的有关人员，也可以通过接入Internet远程查询档案资源。
三、系统功能
数字化档案馆的基础模型
图3-1 数字化档案馆基础模型
数字化档案馆通常以机房为中心，以B/S架构发布，各客户端通过内部局域网或Internet发布进行访问，实现资源共享、在线利用。以C/S架构实现数字档案管理及特殊用户的检索利用。在多级综合网络中，档案馆内部主要包括：
1、档案收集
收集各种具有保存价值的文件、声像材料，各级机关、企事业单位公文、会议交流材料等。这一过程中需要各用户端搜集整理，并汇总到统一存储系统。
2、档案整理、数字化：
主要包括分类、组卷、目录编制等工作，然后将各种档案进行数字化录入。这一过程同样可在采集数据存储系统中进行即可。
档案数字化工作流程示意图
图3-2 档案数字化工作流程示意图
图3-3 文本扫描仪
采用高品质的文本扫描仪可对纸质资料和可视电子文件中的图文元素进行准确提取、智能识别，并可实时文本转化。其中纸质文件包
括办公文件、名片、报纸、杂志、书刊等，电子文件包括jpeg，gif，bmp，PDF，CAJ，html网页等文件格式。处理元素对象包括文字、公式、方程式、各类表格（有线或者无线）、红章、红头、图像等元素，并可以保持原版面信息还原进写字板、TXT、Word、Excel、PDF 等常用文字处理和表格处理等办公软件。文本扫描仪支持单页一键文本化和批量流水作业文本化的工作模式。
3、档案管理、查阅
利用各操作终端在专用的管理系统上对各类档案即时编辑、查询及管理。
1）档案管理
A、文书档案管理
文书档案管理实现发文与收文的登记、查询、文档补录与导入、导入编辑、文档整理、整理编辑、归档确认和查询、查询打印和文档统计等功能，处理反馈、催办、查询等任务。
B、财务档案管理
财务档案管理实现对财务档案的会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计分核算资料全面管理。
C、人事档案管理
建立在现代信息技术普遍应用基础上，对人事档案信息资源进行收集、鉴别、整理、归档，以数字化手段和仿真技术进行管理。
D、照片档案管理
照片档案管理是该系统的重要部分，将扫描之后的照片用计算机实行分类分主题进行管理。系统提供照片基本信息录入、查询、补传和编辑整理，以及照片删除查询、归档确认等功能。
E、实物档案管理
实物档案管理是对本单位和外单位人员的物品、图像文件和声音文件进行计算机管理。实现对实物基本信息录入、查询、补传和编辑整理，以及实物删除查询、归档确认等功能。
F、声像档案管理
声像档案管理是使用计算机根据流媒体技术对原始录音带和录像带进行数字化制作，最终提供当前国际流行的流媒体声像文件。同时对新产生的声像文件档案进行分类管理。基本功能有声像基本信息录入、查询、补传和编辑整理、声像删除查询、归档确认等功能。
2）档案借阅管理
图3-4 档案借阅管理操作示意图
图3-5 档案借阅管理功能图
提供了档案的借阅登记、档案归还登记、档案催还、档案借阅统计和档案借阅清单等功能。
3）档案销毁
系统提供了对文书档案销毁管理的功能。提供文书档案销毁、档案销毁查询、档案销毁整理、销毁确认和档案销毁清单打印等功能。
4）档案移交
系统提供了对档案移交管理的功能。主要包括档案移交登记、档案移交查询、档案移交整理、档案移交确认和档案移交清单打印等功能。
5）汇总统计分析
系统提供了以年度为单位的诸如借阅统计、年度档案统计、历年档案统计等汇总统计方式。并可根据用户实际需求，开发所需各类统计、分析报表。
6）权限管理
图3-6 权限设置
系统采用纵横两种方式实现系统权限管理：系统功能的权限管理体系和档案查询权限管理体系。包括权限初始化、权限编辑、档案查询权限分配、档案查询权限审批、权限审批委托、权限审批撤销委托等功能。
7）日志管理
系统提供了详细的系统日志管理。主要包括：系统登录日志、访问系统各个功能模块日志、系统登录日志统计、系统登录日志详细清单、功能模块日志统计、功能模块访问清单等功能。系统实现了用户登录系统的全程跟踪，并能轻松查询系统日志。
8）系统管理
系统管理为用户提供了向导式的配置方法，以使系统适应本单位的具体情况，系统管理模块负责对本系统进行统一的规划管理，包括设置系统运行所需的基本参数、安全机制和用户管理。
9）与OA软件接口
OA接口对在OA系统中新产生的电子数据（Word、Excel、相关数据库信息）实现全面管理。并且操作极其简单，只需要点击几个按钮即可完成OA接口所有功能。
10）与财务软件接口
本系统可以与主流财务软件(金蝶、用友)进行接口，减轻用户重复输入的工作量，更能达到数据一致的效果。
4、档案保护：档案的转存、备份及安全防护。在这一过程中，安全的存储及备份系统是整个数字化档案工作的关键。强有力的容灾存储系统及全面的网络安全是数据安全的重要保障。
1）电子数据安全备份
服务器端有专门的数据管理模块用于档案数据定期自动备份，有效保护电子数据安全。
2）智能密集架的使用
D2型智能密集架是我公司根据国家档案局《DA/T7-2003》直列式档案密集架行业标准和图书密集架国家标准《GB/T 13667.3-2003》自行研制开发的新一代集手动、电动、电脑、网络控制于一体的光机电一体化产品，技术水平国内领先。率先在行业内采用无火花、免维护、低噪声及长寿命的无刷直流电机对密集架运动做柔性速度控制，彻底无架体碰撞；全程高品质语音提示；可脱机操作等性能提供完美品质；完善的人身安全及设备安全保障设计；采用工业级控制芯片并对关键部分做冗余设计确保系统的安全、可靠操作及长期使用寿命；通讯及电源具备抗干扰设计适应各种使用环境下的应用；软件图形化操作便于用于使用；模块化设计方便系统扩展及升级。
3）环境控制系统应用
通过对库房环境数据采集、分析、处理、控制各种受控设备，包括除湿机、加湿机、空调、空气净化、换气设备等，更好的保护档案实体的安全。
5、档案利用
通过内部共享或WEB发布提供全天候、全方位的实时档案信息利用平台。用户不论走到哪里，任何时间都能查阅权限范围内的档案信息。
图3-7 档案数字化管理、使用示意图
6、条码技术的应用
条码系统是由条码符号设计、制作及扫描阅读组成的自动识别系统，也是迄今为止最经济、实用的一种自动识别技术。
图3-8 条码技术在数字化馆应用示意图
使用条码技术是目前企业档案信息化建设的必然要求
1）取消键盘按键输入
档案流向的信息必须进入计算机才能快速掌握，我们可将档案信息如档号、文号、相关文号、案卷题名（甚至审核书内容与图纸）、案卷盒数、存放地点等编成一个条码，打印在案卷封面及档案盒上，使用手持或固定扫描器，输入速度是手工输入的几十甚至上百倍，效率不可同日而语，准确度更是不容置疑，它的差错率可达百万分之一以下，这是任何手工操作只能望洋兴叹、可望而不可及的。
2）快速进行档案的借还交接、简化手续
档案在借出、使用、归还过程中，涉及一系列问题，如：需要提供多少卷档案、被提供的档案是否准确、有无相关的文号、档案经谁手调出、由谁借走、取走的时间、何时何人归还、经谁手归还等。借
出时要一一登记，归还时要一一注销，看错写错屡见不鲜，有时要查一卷归还时注销不了的档案，如果我们要将各单位十几个借案登记本一本一本一页一页去查找，花费了几个小时的时间，才有可能找到这条记录。解决上述问题，用识别器及计算机处理系统通过核实、存储档案案卷、利用人、借出、归还经手人各自的条码内容即可完成档案借出和归还的交接手续，交接内容可以像银行存取款和超市购物一样自动打印出有日期小条，签名认可后存查。这样完成的档案由借出到归还的管理和统计，方便、快捷、准确，极大提高效率和管理水平。3）全面快速提取信息
目前我们花很多时间在流通管理库内输入的内容，仅只限于档案借与还的信息。在我们催交过期未还档案的时候，借案人员都来查询被催还的档案是什么内容？我们只能一一将档号输入到另一个数据库去检索，耗时耗力，而条码中存储的信息，足以使一张催还单上提示借案时间及案卷内容等所有信息，这些信息有利于办案者对办案过程的提醒与回顾，查到档案的流向，有利于保证档案的安全。人们对信息获取的要求是全面、直接、迅速、准确。条形码的尽快应用将进一步加速和满足利用者对获取信息的种种愿望。
4）减少取案、放案的错误发生
如库存档案数量巨大，其中档号、封面相似的太多，当我们拿着档号去库房调案和还案时，很多时候都不能快速准确反应出该档号在
密集架中的存放位置，而条形码中"存放地点"的信息将成为档案快速分类上架的唯一标识和最好帮手，它避开人脑先思索档号再转入思索存放地点这一环节，直接按存放地点信息取放档案，改变以往常常出现的一件档案不慎放错可能会"石沉大海"、找回此案就好似"海底捞针"的尴尬局面。因为计算机每日扫描条码后储存的信息，可以快速准确地将错案发生的时间，位置等信息提示给我们，尽快锁定差错范围，条码信息无形中为我们增加了一道保护线和监督岗，令我们的寻找工作如虎添翼（其前提条件是存放地点一旦确定便不能更改）。5）提供档案的跟踪与调控
在不久的将来，档案在办案过程中流动时，进入谁手中，只需扫描一下条码，档案流向清清楚楚，超出规定时间，我们可及时发出提示，起到督促与催办作用。使档案的流动从此走出盲区，让它无时无刻不在我们的监视中。
7、RFID技术的应用
RFID 是英文“Radio Frequency Identification”的缩写，中文名称为(无线)射频识别，是非接触式自动识别技术的一种。而将这种技术应用于档案馆领域，则直接体现为“电子防伪标签”，它是一个集成了小型天线的储存，有大量产品信息的计算机芯片。这种芯片标签加贴在档案上，即可将芯片中的信息通过无线电波发射出去，借助特定接收装置，就可以获知档案的相关信息和具体位置。
图3-9 RFID在数字化档案馆应用示意图
将RFID应用于档案管理工作中不仅能大大提高管理的效率，同时还有助于提高档案管理的安全性。
1）非接触式数据采集
RFID技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒，只需将粘有RFID标签的档案盒在阅读器前经过，就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息，缩减了管理者的作业环节，提高了作业效率，从而有助于管理者实施库存档案的动态化管理。
2）快速盘点
由于RFID的使用，盘点档案由原来的费时费力的工作变成一项轻点几下鼠标就能完成的简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。3）快速扫描，且一次性数据处理量大。
RFID读写器可以同时从多个射频标签中快速读取包括货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如一些读写器可以每秒读取200个标签的数据，这比传统扫描方式要快超过100倍。
4）标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用
与传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，RFID标签可存储的数据量大大增加，可达1K甚至更大的容量；标签的内容可以反复被擦写,而不会损害标签的功能，从而可实现标签的重复使用。
5）安全性高。
标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造，这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。7）可重复使用