公文写作的基本要求

文的种类简称文种国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十三种，命令、决定、公告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
1、命令：发布法规、强制措施、任免嘉奖。主席令、总理令、省长令、嘉奖令、严戒令等。
2、决定：下行文，重大事项、重大问题、重大行动安排决策。
3、公告：向国内外宣布重要事项的法定事项。关于打击走私的公告。
4、通告：一定范围应遵守或周知。
5、通知：下行文，发布规章，转发批转，办理或周知等。
6、通报：表扬先进，批评错误。
7、议案：向同级人大提报事项。
8、报告：上行文，汇报工作，反映情况，答复询问。
9、请示：请求批准。
10：批复：答复请示。
11：意见：重要问题提出见解和处理办法。
12、函：商洽工作、询问答复、请求批准。
13、会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、公文写作的基本要求

不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点：
(一)要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。
(二)要符合客观实际，符合工作规律。 来源：https://www.360docs.net/doc/bc12668873.html,
(三)公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。
(四)词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：
1、条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。
2、文字要精炼，篇幅要简短。
3、遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。
4、论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。

5、造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。。
6、正确使用标点符号。
7、正确使用顺序号[ 一、（一）、1、（1）]。
(五)要符合保密制度的要求。

四、公文法定格式

由公文本质特征所决定而形成的公文格式，是我们学习公文写作的必由之路。公文格式，表现为程式化的运作。
? 公文格式，由眉首、主体和版记三大部分组成，在2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第3章规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机

关、印发机关和印发日期等部分组成。”2000年11月，国务院办公厅秘书局发布《国家行政机关公文格式》，规定：眉首由公文份数、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人组成；主体由公文标题、公文正文、附件、成文时间、公文公文生效标识（单一发文印章和联合行文印章）、附注；版记由主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置组成。公文的结构指公文的组织构造。公文结构具有规范性和相对确定性，党和国家对公文的基本构成作出了规范性要求。
党的机关公文一般由17个部分组成。《条例》第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”国家行政机关公文一般由18个部分组成。《办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度。发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”
从大的方面看，在我国，党政机关通用公文的结构一般分为三个部分：公文版头部分、公文本体部分、公文文尾部分。
公文版头部分，包括版头（发文机关标识）、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等六项。党的机关公文截至目前，尚没有标注保密期限。
公文本体部分，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等七项。
公文文尾部分，包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等四项。
下面，以党的机关公文为例，对公文结构的组成部分作些介绍。
（1）版头。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也和以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用本民族的文字和汉字印制。
（2）份号。公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。
（3）密级。公文的秘密等级，标注于份号下方。
（4）紧急程度。对公文送达和办理的时间要求。
（5）发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文一般只标明主办机关的发文字号。
（6）签发人。上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。
（7）标题。由发文机关名称、公文

主题和文种三要素组成，位于发文字号下方。
（8）主送机关。主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，须格排印。
（9）正文。公文的主体，用来表达公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
（10）附件。公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。
（11）发文机关署名。应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。
（l2）成文日期。一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
（13）印章。除会议纪要和印有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。
（14）印发传达范围。加括号标注于成文日期在下方。比如，“（此件发至省、军级）”，“（此件发至县、团级）”。
（15）主题词。按上级机关的要求和《公文主题词表》（中共中央办公厅秘书局编制，中国档案出版社1998年出版）标注，位于抄送机关上方。
（16）抄送机关。指陈主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。
（17）印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文未页下端。文格式图如下：
图1

份号
眉 秘密等级
首 紧急程度
发文机关标识
发文字号
签发人

标题

主送机关
正文
主
体


附件
附件说明


公文生效标识
成文日期

附注


主题词
版
抄送机关
记 印发机关
印发日期
印刷份数
份号：20 机密★5年
特 急

╳╳省人民政府文件
╳府〔2001〕3号 签发人：╳╳╳


关于╳╳╳╳╳╳的批复

╳╳市人民政府：
╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳
╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳

附件：1．╳╳╳╳╳
2．╳╳╳╳╳╳╳╳

（印章）
二00一年╳月╳日

附注：1. ╳╳╳╳╳╳╳
2．╳╳╳╳╳

主题词：╳╳ ╳╳ ╳╳╳

抄送：╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳
╳╳省人民政府办公厅 ╳年╳月╳日印发
（共印╳╳份）

图2

份号 秘密程度（3级）
紧急程度（3级）

发文机关标识（发文机关 + 文件）

发文字号（机关代字+年份+序号） 签发人


标题（发文机关+事由+文

种）
主送机关
正文（缘由+ 事项+ 结尾）






附件说明
印章
发文时间
附注
主题词
抄送机关


印发机关 印发时间

印数

写作公文之前，就要确定行文规则。从现实的公文写作及教学情况来看，行文规则往往是人们普遍遇到的一个重要问题。而学习和把握行文规则，则必须首先了解行文关系、行文方向和行文方式。
一、行文关系
行文关系是机关单位之间的组织关系在公文运行中的的体
现。这就必须首先弄清我国社会组织的机关单位。
我国社会组织的管理机关可以分为三大类型：
（一）政权机关，包括：
1．立法机关体系：自全国人民代表大会及其常设机构、
省市人民代表大会及其常设机构（省级以上立法机关或经全国人民代表大会授权的市级立法机关才有立法权）至乡镇人民代表大会。
2．行政机关体系：依次是中央人民政府即国务院；省、市（四大直辖市）、区（各自治区和香港特别行政区）政府；市、地区、州（自治州）政府；市（县级市）、区（市辖各区）、县政府；乡、镇政府。
3．司法机关体系：自最高人民法院至乡镇司法机关。
其它政权机关有军事机关体系、政协机关体系等。
（二）团体机关，包括：
中国共产党机关体系，这一机关体系实质上是我国社会
的领导权力核心；
中国共产主义青年团机关体系；
全国工会机关体系；
全国妇女联合会机关体系；
其他群众性团体，如文联、社会科学联合会等等。
（三）实体机关，包括：事业单位机关，均由国家提供一定
的经费，如学校和研究机构等机关；企业单位机关。一般实体机关纵向级别较少。
各级机关都有自己所辖的若干部门。在公文写作中，一定要注意机关和部门的区别。每一社会组织都有管理机构即机关，在机关中又有不同的职能部门。如市政府，应理解为市政府机关，而商业局则应解为市政府机关所辖的部门之一。同时，相对而言，机关首脑一般称机关领导人，部门首脑一般称部门负责人。还要注意，在机关之下有各级单位，这些基层单位又会有自己的机关。如市政府机关下设区县及乡镇政府机关。又如总公司机关下设分公司机关。
我国社会组织机关及其部门、单位之间的组织关系和行文关系有以下四种：
一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。如国务院和省政府。机关或部门的上行文报告和请示都是面向上一级的机关或部门。而下行文如决定、通知、批复等都是面向下一级机关或部门。
二是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。如某乡政

府就可以说隶属国务院或者所在省的省政府，而和另外的省政府就不是隶属关系。在这一关系之下，上级常用普发性下行公文如命令、通知、意见、会议纪要等，下级也可越级使用上行文（在特殊情况下行文并且必须抄送上一级即直接上级机关部门）。
三是平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。其代表性文种是平行文函。有的通知也可以发挥平行性来使用。
四是非隶属关系，指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系，不论是相同级别还是不同级别，都要通过知照性行文如函进行协调，或联合行文共同办理。
二、行文方向
行文方向是以发文机关为立足点向不同机关运行的去向。大
致有四个：
上行，指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示，
但有的下行文如通知、通报等也可以在一定情况下上行。
下行，指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多。
平行，指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行。
泛行，指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。
三、行文方式
行文方式，指行文的方法和形式。
（一）从行文对象分
1. 逐级行文：向直接的上级或者直接下级行文。
2. 越级行文：越过自己的直接上级或下级行文。
3. 多级行文：向直接上级并呈非直接上级或者向直接下
级并转非直接下级的一次性行文。
4. 普发行文：向所属各机关及其部门、单位一次性行文，
主送机关使用泛称。
5. 通行行文：向隶属机关和非隶属机关以及社会群体一
次性泛向行文。
（二）从发文机关分
1.单独行文。
2.联合行文。
（三）从对象主次分
1. 主送。
2. 抄送。

? 五、 公文处理的基本程序
? 《条例》第三条规定：“公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。”也就是说，前一节所讲的公文写作，只是公文处理的一个重要内容和重要环节。本节将概要介绍公文处理的一般过程与基本方法。
公文处理，如上所述，主要是指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理的基本任务就是及时、准确、有效地拟制、办理、处置、管理公文，为公务活动提供适用的信息。其具体内容主要有：
第一，拟制公文。由从事公务活动的机关对有关的信息材料进行系统的收集、加工、整理，创造出适用的信息，然后将其记录下来撰拟成文稿，再进行核校、修改、完善。

第二，办理公文。公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、启封、登记、拟办、请办、批办。分发和催办等。发文办理指以本机关名义制发公文的过程，从广义上讲，包括公文的拟稿、会商、审核、签发、核发、登记、缮印、用印、登记、分发等，从狭义上讲，可以不包括拟稿、会商、审核。
第三，处置办毕公文。即根据一定的标准分别对已办理完毕的不同公文的归宿作出安排：立卷归档、清退、销毁、暂存。
第四，管理公文。即为使上述任务能有效完成，而对公文所实施的科学、系统的保管料理措施：公文的清理分类，建立检察体系，提供查阅；对公文运转过程的组织与监控，以及对公文安全的维护等。
公文办理包括收文办理、发文办理两个基本过程。党政机关分别用收文办理程序、发文办理程序对这两个基本过程进行了规范。
（一）收文办理程序
收文办理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。收文办理过程是一个接收公文，并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程，是收文机关履行其法定或特定职责的过程，是公文产生实际效用的过程。

收文办理的一般程序为：签收、启封、登记，拟办、请办、批办、分发、承办，组织传阅、催办，处置办毕公文。
第一阶段：公文的收受与分流。具体包括：签收、启封、登记。这一阶段工作的主要任务是正确收受来自各有关方面的公文。
签收，指收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭证。具体指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员分别从发文机关、邮政部门、机要交通部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备通信设备收取公文。急件应当注明签收的具体时间。
启封，公文统一或分别由办文人员签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。
登记，收文办理过程中就公文的特征和办理情况进行登记。收文登记，一般分为阅件登记和办件登记两类。登记过程中，应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机失份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。有些机关的登记还分为外收文登记和内收文登记。
第二阶段：办理收文，具体包括：拟办、请办、批办、分发、承办。这一阶段工作的主要任务是通过对收文的阅读、分析研究，从中获取信息，了解或解决其所针对的事务或问题。
拟办，秘书部门或有关部门负责人等经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的办理意见，并提供必要的背景材料，供有关领导者审核定夺，作出指示

。
请办，也叫注办，指机关办公厅（室）根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导人指示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。
批办，指机关领导者或部门负责人对公文（包括公文的拟办意见）进行认真阅读分析之后，提出处置意见。
分发，指秘书部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。
承办，指对需要办理的公文进行实质性的处理，解决公文所针对的问题。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级审批的事项，承办部门应当提出处理意见或直接代拟文稿，一并送请上级审批。
第三阶段：组织传阅与催办。
传阅，指公文处理机构根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或者指示。组织公文传阅，应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。公文传阅的方式有很多，目前最普遍采用的方法是轮辐式传阅法。这就是以公文传阅工作人员为中心点，以阅读审批公文的领导人为外圈，由中心点开始送给第一个人阅看，第一个人看毕退回中心点，再由中心点传给第二个人看，依次下推，每传阅一人都经过中心点。公文走过的路线，呈车辐条状，因而得名。这种方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行踪，避免中途积压和传递断线，还可以合理调整阅文人的次序。
催办，指公文处理机构对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导人反馈办理情况。
第四阶段：处置办毕公文，包括：清退、销毁、暂存、立卷、归档等。
清退，经过清理将有关办华的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。清退的意义在于维护公文的安全，防止错误扩散，避免出现工作中的被动局面和不良影响，维护公文的权威性与有效性。
销毁，以各种方式和手段对失去留存价值或留存可能性的办华公文所作的毁灭性处理。其意义在于保守公文中的秘密，避免无用公文的干扰，减少公文管理中无效的工作量。销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由2人监销，保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。
暂存，暂时留存保管一部分具有很高查考价值的重份公文（一份已立卷归档）和受多种因素制约一时难以准确判定是否应予销毁的公文。其意义在于方便日常查考，减少档案部门的工作压

力，挽救确有留存价值的公文使其更充分地发挥效用。
立卷，将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷（公文的集合体，档案管理的基本单位）。其意义主要在于：保护公文，避免破损与散失；使公文化零为整，将零散公文按特定联系组成新的整体，从而便于查找和利用，更有效地满足人们系统查考利用公文的客观需求；为档案工作提供管理的对象，为档案事业奠定基础。
归档，将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要来移交档案部门作为档案保存和管理。其意义在于使办理完毕的有查考价值的公文完成其向档案转化的过程，使公文能更充分地发挥其历史效用。
（二）发文办理程序
发文办理是指机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理活动。发文办理的一般序为：拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。
第一阶段：文稿的形成，具体包括：拟稿、会商、审核、签发。这一阶段是发文办理活动的中心内容。
拟稿，即上一节所讲述的公文写作。经过对有关信息材料的收集加工和再创造，系统地记录有用信息，使机关的意志见诣文字，草创供进一步完善的原始文稿。
会商，指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。
审核，指拟就的文稿在送交有关领导审批或会议讨论通过之前，由经验丰富、政策理论水平和文字水平较高的相关工作人员等对文稿所做的全面核查、修改工作。
签发，指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。除一些规范性及部分重要公文须经有关会议讨论通过，或再由负责人签署方可生效外，其他文稿，一经履行签发手续即为定稿。为此，签发是绝大多数公文生效的必备条件。
第二阶段：公文的制作，具体包括：核发、登记、缮印、用印或签署。这一阶段工作的任务，就是以定稿为依据．以手工缮写、机械誉写和印刷等方式，制成供正式对外发出的各种公文文本，形成供实际使用、具有法定或特定效用的正式公文。
核发，指秘书部门在定稿形成后、公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、结构格式等进行复核，确定发文字号、分进单位和印制份数。
登记，这里揭发文登记，主要登记行将发出的公文的发文字号、文种、标题和发文范围。
缮印，即以誉录抄写、印刷等方式制作供对外发出的公文。
用印或签署，即在印毕的公文上加盖发文机

关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。
第三阶段：公文的对外传递，包括分装、发出等环节。这一阶段工作的主要任务是为使公文能为受文者有效接收创造条件。
分装，指按照规定具体抗配和封装公文。
发出，指将已封装完毕的公文以适宜的方式（如走机要交通等）发送给受文者。
第四阶段：处置办华公文，包括暂存、销毁、立卷、归档等。
?
? 六、公文词语选择和公文语句的基本要求 本文来自文秘114 https://www.360docs.net/doc/bc12668873.html,，转载请保留此标记。
1．认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际。可在公文中采用的词语数量大、种类多，不同词语在意义和用法方面有差别，也有联系。为此，要使公文用语精当，必须注意对词语认真加以辨析，真正掌握其确切含义，否则就很有可能造成表意的失当或失误，影响文件效用的发挥。如下面一段文字：
经反复核查证明，张某、李某曾在 1987年 9月间收受过 XX公司的巨额贿款（每人分别收受现金 50000元），已构成受贿罪。案发后，二人还与XX公司业务负员X X订立攻守同盟，妄图掩盖过错。
文中“过错”一词，显然是对“罪行”的误用。“罪行”与“过错”，在法律意义上都指违法行为，但却有明显的轻重之别。“过错”是民事责任的要件，指因故意或过失而损害他人利益的违法行为；“罪行”则是指犯罪行为，它对社会具有危害性并触犯刑律，是应依法受到刑罚处罚的。文中已确认二人的行为构成犯罪，却又称妄图掩盖“过错”，是自相矛盾并严重失实失当的。由此可见对词语不认真辨析其含义，凭想当然或者“望文生义”地去理解和使用，会造成表意的失误。
在辨析同语含义的过程中，还应特别注意不同同语所包含的意义在范围大小、性质轻重等方面的差别。如“权利’与“权力”，前者的范围要大于后者；“差错”、“过失”、“过错”的性质是依次严重的。
2．注意分辨词语的感情色彩，以正确责达作者的立场观点。如果按照词语自身的感情色彩对其加以划分，实词部分可分为褒义词、贬义词和中性词三类。前两类感情色彩强烈、爱憎分明，而中性词则在不与其他词语搭配的情况下，没有感情的倾向性。在公文中，对事实的叙述要求客观准确，而在表明立场主张时则要求旗帜鲜明。也就是说，肯定什么，否定什么；赞成什么，反对什么；是爱还是增；是赞赏还是谴责，都要有明确的态度。为达到这一要求，必须注意分辨词语的感情色彩。做到这一点，不仅能使阅文者更准确地领会作者意图，而且还

可使文件简明。如“在某些领导者的庇护下”和“在某些领导者的保护下”两句话中，贬义的“庇护”与褒义的“保护”就已鲜明地表现了作者的态度，无需再对所要讲的事情定性，人们即可知晓作者肯定或否定什么。
3．注意同语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果。词语的声音和语调对语义有一定的影响，如能于以重视，在选词中注意使音节匀称，注意避免因同音异义和语调附加语义带来的歧义，则有利于提高表达效果。
4．注意同语间的正确搭配，遵循语言法则。同语的选择要受事理逻辑、搭配习惯的制约，如随意超越这些制约，就会影响表达效果。如：
他们从实际情况出发，在发达农业生产中，因地制宜，不断创新，终于开创出一套发达农业各项生产的宝贵经验。
这里，“发达”与“生产”，“开创”与“经验”都属于不妥当的搭配。
词语的搭配最根本的是要使语义搭配合乎事理、合乎逻辑，同时又要注意符合语言习惯。
5．注意公文具体使用场合对同语风格的要求，维护公文的严肃性及强制影响性。公文大都使用于正式、庄重严肃的场合，为与之相协凋，选择词语时务必注意同语的风格特点，除特殊情况外，一般不用口语、谚语、歇后语以及方言土语，书面词语中带有调侃、诙谐意味以及不够严肃郑重的词语也不应入选。
6．注意针对公文具体收受对象的特点选词，以便有的放矢，便于理解和执行。公文具体收受对象的理解能力以及与发文机关的关系不同，公文所选用的词语也就应有所差别，否则就难免会因“无的放矢”，而使对方难以理解；不知所云，或给对方平添困难，影响正常的工作关系。
在一般情况下，如对方具体阅文者为专业人员，则词语的专业性、行业性可以强一些，反之就应避免使用专深的术语，注意少用专用词语；具体阅文者久化程度较高，可以适当使用古语词、外来词，阅文者文化程度较低或高低不一时，则务必注意词语的通俗性。当收文机关为自己的上级时，用词当特别注意礼貌与语气的和缓，相反，如对方是自己的下级时，则既应注意尊重对方，又需中肯坚决毫不婉曲。而当对方是自己的平级或不相属机关时，用词就要特别注意谦敬和明确，注意体现平等协作精神。
7．注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜明直接的表达效果。公义中所涉及的人物和事物是多种多样的，人物的地位、事物的性质、出现的年代以及相互之间的关系不同，就需要用不同的词语来表达，以使表达更鲜明、更直接、更有效。如在公文中，对正面的人物、正确的事物就不能

用贬义词，同样也不可用褒义词来表达反面人物和错误的事物；对错误性质严重的事物应用严峻冷酷的词语，对正确的需褒扬的事物则要用有一定热情、能鼓舞人心的词语；对历史上的人或事可以多用一些古语词，对现代事物就可适当多用一些外来词和具有时代特色的新鲜词语；对于发文机关以及与其有直接关联的人或事，可考虑正确地使用一些谦词，而对于受文者及与其有直接关税的人或事，则应恰当地使用表示尊重和礼貌的敬语。
8．注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性。一件公文的上下文对词语的选择具有很大的影响。有时为了使文气贯通从调一致，上下文的词语需要相互照应配合；有时为避免不必要的重复，必须使用不同的词语。如：
“对于未按标准交费的同志，要由其所在单位的领导进行批评教育，并责令其进行补交。”
以上例句中，第一例中“进行”一词的重复出现是不必要的，后一个“进行”应改为“予以”。
9．注意根据文种的不同特点选词，以保证语言得体而有力。不同文种对词语的选择都有特殊的限制和要求，其主要原因在于，一方面前乃至已经涉及的公文使用场合、收受对象、人与事物性质等对选词的要求都与文种有一定关联，不同文种都在这些方面表现出一定的特殊性；另一方面则在于同一文种实际上就是独具特色的一种文章，这种特色往往在词语的选择上有较鲜明的表现。
一般情况下，规范性公文的词语要求含义高度精确，风格庄重、朴实；领导指导性公文的词语则更重含义的明确、周密、概括、简洁；公布性公文的词语须讲求准确、通俗，发音响亮上口；陈述呈清性的报告、请示的词语要求简洁明了；函的词语更讲究和缓融洽而明确、概括。
七、公文处理与办公自动化
办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能 结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。
在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。 我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先

进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。
办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统。
办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。
通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。
办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。 这些都需要办公自动化的辅助。
人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。
技术设备，计算机是另一因素。 设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述。
显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。 我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念。
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? 请示
请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。请示与报告的区别：请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。
（一）什么事情应该请示？
一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况：
1、属于主管上级单位明确规定必须

请示批准才能办理的事项。
2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的事项。
3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。
4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。
5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。
6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项。
7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。
（二）撰写请示需掌握的三个要领：来源：https://www.360docs.net/doc/bc12668873.html,
1、详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。
2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。
3、具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果；在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作；等等。向上级提出上述要求的目的，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的言辞。
? 通报
通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位的文件。 来源：https://www.360docs.net/doc/bc12668873.html,
通报的作用在于沟通消息，互通情报，使有关单位和组织了解工作的进程，树立全局思想，安排自己的工作；或使其学习他地、他人的经验，见贤思齐，推动自己的工作；或使其记取他地、他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的发生。因此，撰写此类公文，要放眼全局，拿准所通报内容的普遍意义。要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。
通报采用叙事的写法，总的要求：叙事清楚，简明扼要。
? 通知
通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。
通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、

“任免通知”五种。这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。
一、一般性通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。
二、会议通知。上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。
三、任免通知。上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。
不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点： 来源：https://www.360docs.net/doc/bc12668873.html,
一、通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。
二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。
三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。
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? 函
函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。
公函大体有以下几种用法：来源：https://www.360docs.net/doc/bc12668873.html,
一、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。
二、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，
三、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。
四、向上级机关请示较小事宜也常用函。
函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。
? 报告
“报告”是下级机关向上级领导机关，业务主管机关、部门向机关

领导，执行机关向权力机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。
“报告”是陈述性文体。写作时要以事实材料为主要内容，以概括叙述为主要表达方式。“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级机关掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作，或作出某一决策提供依据。“下情上达”是制发“报告”的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观地向上级反映具体情况，不要过多地采用议论和说明，表达方式以概括叙述为主。语气要求委婉、谦和，不宜用指令性的语言。
报告的主要特点，概括有四：
一是报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示区别的重要区别之一。
二是报告中一般不提出建议或意见。如果确需在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。来源：https://www.360docs.net/doc/bc12668873.html,
三是报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中综合报告几件事情，层次结构也比较复杂。
四是报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。
报告的种类从内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告和例行工作报告。
报告的结构一般由标题、主送机关、正文、落款和成文时间组成，下面分别介绍几种报告写法。
（一）汇报性报告来源：https://www.360docs.net/doc/bc12668873.html,
汇报性报告主要是下级机关向上级机关、执行机关向权力机关汇报工作、反映情况的报告。这种报告一般可分为两种类型：
1．综合报告。这种报告是本单位、本部门或本地区、本系统工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性的报告。其内容大体包括工作的进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见。这种报告的特点是全面、概括、精炼。所谓“全面”，是指报告的内容要体现一个地区、一个部门在某一段期间内的全面工作情况；所谓“概括精炼”，是指表述内容的时候，少写或不写繁琐的工作过程，要用结论性、要求性的语言，表达出某项工作的结果、希望或要

求。
2．专题报告。这种报告是本单位、本部门或本地区、本系统就某项工作或某个问题，向上级领导部门所写的汇报性报告。其内容与综合性报告差不多，但也有自身的特点：
一是内容专一。也就是说，一份专题报告只反映某一方面的情况和问题。除了写出事件的结果以外，常常把重点放在情况的阐述、事情的原委、性质的分析和自己的看法上。如果是反映成绩的报告，则应把重点放在作法、成绩、经验和总结上。也可就某一问题专门提出建议。
二是针对性强。主要包括两个方面的意思。一种是日常工作中出现的新情况、新问题，向上级汇报以后可以及时得到支持或指示；一种是上级部门在安排部署某项工作任务时，就要求下级单位在一定期间把工作进展情况按期向领导汇报。领导要求什么，汇报什么，所以针对性较强。 汇报性报告主要便于领导掌握情况，为决策提供信息，除其中少数领导批转下发外，一般只予呈送，并不要求领导回答或批准什么问题。
（二）答复性报告
答复性报告是针对上级领导部门或业务管理部门所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不要涉及询问以外的问题或情况。
（三）呈报性报告
呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件有关的事宜。
（四）例行工作报告
例行工作报告是下级机关或企事业单位，因工作需要定期向上级领导机关或业务主管部门所写的报告。如财务部门定期向业务主管部门和财政、税收、银行等业务指导机关所呈送的财务报表，包括日报、周报、旬报、月报、季报等。
关于申请购买《中国办公室》计算机软件的报告
××××：
为了规范公文撰制、提高办公效率、便于联网查询资料，我处对电脑运用软件进行了全面的了解和咨询，拟购买《中国办公室》计算机运用软件三套，用于改善办公环境。 《中国办公室》计算机软件是新近开发的一套具有中国特色的现代化办公软件，该软件总字数二百余万，涉及了所有运用文概论和样式，严格按照国务院颁布的标准制作公文模板，具有资料性和实用性，能方便地接入我处现在使用的windows操作平台上，对于认真贯彻落实国务院关于公文标准化撰制的要求是一个很有力的措施。
当否，请批示。
××××
××××年××月××日
? 办法

（一）含义。
　

　办法是机关单位对某一工作、活动制定具体处理方法用的法规文书。
（二）特点。
1．调整事项单一。办法只适用于对某项具体行政工作的规定，其调整事项要比条例、规定小得多，具体得多。
2．内容详细具体，可操作性强。办法对其调整事项作出详细规定，并侧重在措施和做法方面，说明采取哪些方法，按照怎样的程序去做，为有关单位和个人明确办事的途径，有较强的可实施性和可操作性。办法一般不用再制定实施细则为其配套性文件。
3．约束力小。办法的内容范围比条例和规定都小，另外，由于办法涉及内容事项具体，在实际执行中，往往根据事情发展变化有所变通，给予修改补充。所以，办法的法规性不如条例、规定那样鲜明，约束力较小。
办法的写法与规定大体一致。标题一般由地区、事由和文种组成。办法在实施、执行过程中，还可以进一步修改、完善，所以在标题中常用“暂行”加以限制。正文内容包括目的、依据、适用范围、主管部门、具体处理方法、罚则、解释权、生效时间，与原来有关法律（决定）的关系等。结构上有章条式和条项式，多数采用条项式。
（一）内容详细具体，可操作性强。
办法针对某一方面的工作、活动而制定具体的处理方法，侧重于措施和做法，为明确办事途径和方法而制定。所以要求内容必须详细具体，措施切实可行，程序明了。
（二）措施原则性与灵活性相结合。
办法有一定的适用范围，有普遍性，制定的措施方法应有一定的共性原则性。对个别特殊的情况则作出具体的规定。
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