4.1 文件控制程序
CX-001 文件控制程序
实施日期2019年07月01日文件控制程序1 目的对质量管理体系的内外部文件进行控制，防止使用无效、作废文件；对文件进行定期评审，必要时修订文件，以使文件持续适用。
2 适用范围公司质量管理体系内外部文件的控制。
记录是一种特殊类型的文件，还应当按《记录控制程序》进行控制。
3 职责综合部负责质量管理体系内外部文件管理。
其它各部门负责职责范围内的内外部文件管理。
4 程序4.1 文件控制流程图 4.1.1 内部文件控制流程图4.1.2 外部文件控制流程图编制文件批准文件发布文件外部文件收集、识别、购置发布通知使用场所失效文件标识审核文件文件更改申请发放到有关使用场所， 同时收回作废文件文件更改下发文件4.2.1 文件按其管理方式分为受控文件和非受控文件两类：4.2.1.1受控文件——指批准、发放、使用、更改、回收等是按本程序的相关条款进行控制的文件，是质量管理体系运行的依据。
4.2.1.2非受控文件——在更改、回收等管理上不控制，此类文件不作为质量管理体系运行的依据，仅作宣传、证实质量管理体系建立等作用。
4.2.2文件按其性质分为内部文件和外部文件两类4.2.2.1内部文件：质量手册、程序文件、作业文件、各种报告（证书）和记录格式及填写说明等。
4.2.2.2外部文件：有关法律、法规、规章、安全技术规范、标准、政府相关部门的文函通知，客户提供的图纸、资料，使用的软件等。
4.3 内部文件控制4.3.1文件标识4.3.1.1公司建立文件唯一性标识系统，以便于识别文件及其修订状态，防止误用文件。
4.3.1.2文件标识规则CQYK XX XXX X/X重庆怡快代号文件分类代号文件顺序号文件版本号/修改次序号1）文件分类代号识别：SC 质量手册CX 程序文件ZY 作业文件注：管理记录代号按支撑的程序文件分类：如文件控制类WJ、合同控制HT2）文件标识各代号间用“-”隔开。
3）外来文件直接采用原文件发布时的编号作为标识，公司不再另行标识。
ISO13485文件控制程序程序(含表格).docx
文件控制程序程序对文件进行控制，确保相关部门使用和保持有效版本。
2 2国适用于与体系有关的文件控制（包括外来文件工3职责本程序由办公室负责实施与管理。
4工作程序4.1 文件的分类本企业文件分为二级。
a、第一级文件：质量手册（包括程序文件）、管理制度、工作标准b、第二级文件：技术标准、工艺文件、记录表格及其他质量文件。
4.2 文件的编号a、第一级文件编号方法：质量手册为：XX∕QB01-O-D注“一口一口”为从0.1开始的潦水号。
例：质量手册编号为：XX/QB01-0.1-8.5程序文件为：XX/PS01-□□注“一口一口”为从0.1开始的潦水号。
例：文件控制程序编号为：XX/PS01-4.2.3管理职责编号为：XX/PS01-5.0-5.5b、第二级文件编号方法：XX∕PM02-□注“一口”为01开始的流水号。
例：进货检验规程编号为：XX/PM02-01c、外来文件沿用原编号。
d、记录表格编号采用与相应程序章节号对应加流水号。
例：文件控制程序中的记录表格为：42..3-014.2.3-02……e、文件版本采用A∕0,N1.……4.3 文件的编号与审批4.3.1 质量手册由企业办公室组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2 程序文件及其他一级文件由生技部组织编写、办公室审核、管理者代表批准。
4.3.3 第二级文件由相关部门编写，办公室和生技部审核，管理者代表批准。
4.4 文件的发放与回收办公室制定“文件发放清单”和“受控文件清单（内、外部”’报管理者代表批准后，指定更印份数，加盖“受控”章统一发放，并在发放文件上注明发放号。
文件领用或回收均应填写“文件发放回收记录”，领用或回收人均应签全名和日期。
4.5 文件的更改文件更改时应填写“文件更改单”。
经原审批部门批准后更改，并填写“文件更改记录二更改后的文件和原文件应由办公室按本程序4.4要求进行发放和回收，并记录。
4.6 文件的管理a、当文件丢失、严也破损或其他情况需玳新领用时，应经管理者代表批准后，按本程序4.4要求领用，原发放号不变。
CNAS实验室文件控制程序
文件制修订记录1 目的为了对质量体系文件实施有效控制，确保各有关场所使用的文件为有效版本，防止误用和使用作废的文件，特制定本程序。
2 适用范围适用于构成本公司管理体系的所有文件（内部制定或来自外部的），诸如法规、标准、其他规范化文件、检测方法，以及图纸、软件、规范、指导书和手册。
质量手册的控制和维持按“质量手册第3章质量手册的管理”进行。
记录的控制见《记录管理程序》。
3 职责3.1 管理体系文件由公司经理批准发布；3.2 管理体系文件由质量负责人组织部署，策划审核；3.3 各部门担负本部门相关管理体系文件的起草、初审、使用和保管；3.4 质量控制科负责受控文件的编审、文件审查修订计划、制定文件的目录、控制文件的更改、流转等。
4工作程序4.1 管理体系文件的分类及编号本公司的管理体系文件系统的结构，分为质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录文件、技术记录文件、操作规程和检验用仪器设备经历簿。
还包括需要受控的外来文件。
其编号方法如下：分类代码的表示方法:质量手册-----------SC 程序文件-----------CX作业指导书-----ZY 质量记录文件-----------JL技术记录文件-----------JS 附件-----------FJ4.1.1质量手册编号示例：XXXXJC-SC—1.0-2018手册制定年代号手册版本号质量手册代号公司名称代号4.1.2 程序文件文件制订年号（版号）文件序号（01......99）程序文件代号公司名称代号4.1.34.1.4质量记录文件年代号顺序号(0001…9999)记录文件代号公司名称代号4.1.5技术记录文件编号示例：修订号版本号发布年份编号检测项目分类号（比如混凝结构为01，钢结构为02）技术记录代号4.1.5附件(0001…9999)4.2 管理体系文件的编制、审核、批准和控制4.2.1质量手册和程序文件由质量负责人组织编制，经理批准。
实验室检测中心文件控制程序
1 目的本程序规定管理体系文件的制定、批准、修改、发放、回收和归档的控制方法，对内部和外部文件实施有效控制，确保检测活动有关的场所可获得适用文件的有效版本程序。
2 范围本程序适用于构成检测中心管理体系的所有受控文件。
分为外部文件和内部文件。
3 职责3.1 主任负责批准质量手册、程序文件、作业指导书。
3.2 技术负责人负责审核作业指导书等技术类文件。
3.3 质量负责人组织编制和审核质量手册、程序文件，并负责保持其有效性。
3.4 检测组组长组织编制作业指导书等技术类文件并负责保持其有效性。
3.5 资料管理员负责文件的发放、回收、保存等管理工作。
4 工作程序4.1文件的分类4.1.1检测中心的文件按来源分为内部文件和外部文件。
4.1.1.1 内部文件包括：质量手册、程序文件、作业指导书、工作记录和张贴品等。
4.1.1.2外部文件包括：法律法规、准则、标准、图纸、软件、教科书和手册等。
4.1.2文件的承载媒体可以是纸张、磁盘、光盘、照片等，或是它们的组合。
4.2文件编制、审批与发布4.2.1 质量方针和质量目标由公司高层领导主持制订，经集体讨论后，由公司批准发布。
中心质量方针与公司保持一致，中心质量目标根据公司的质量目标110进行分解为中心质量目标。
4.2.2 质量手册由质量负责人组织有能力的人员编制，质量负责人审核，主任批准。
4.2.3 与质量相关程序文件由质量负责人组织有能力的人员编制，质量负责人审批，主任批准；与技术相关程序文件由技术负责人组织有能力的人员编制，技术负责人审核，主任批准。
4.2.4 作业指导书和表格由技术负责人组织检测组编制，由技术负责人批准。
4.2.5 各层次文件的表单随文件进行审批,新增需填写《文件更改、作废申请表》。
4.2.6 国家标准、行业标准、相关法律法规和文件由综合组负责统一购买，统一建立目录和归档管理。
4.2.7 综合组定期对管理体系文件进行清理，淘汰失效文件，发布有效的文件。
反恐文件控制程序(一)2024
反恐文件控制程序（一）引言概述：反恐文件控制程序是一种重要的工具，用于管理和控制涉及反恐信息的文件。
它帮助确保相关文件的安全并防止未经授权的访问，以维护国家安全。
本文将介绍反恐文件控制程序的五个主要方面，包括文件标记、访问权限控制、审查流程、存储和备份以及风险管理。
正文：1. 文件标记：1.1 确定敏感程度：根据反恐文件的内容和重要性，对文件进行敏感程度的分类。
1.2 标记文件：为每个文件分配标记，用于标识其敏感程度和安全等级。
1.3 更新标记：定期审核和更新文件标记，确保其与文件的实际情况相符。
2. 访问权限控制：2.1 角色和权限设定：确定每个人员的角色及其对反恐文件的访问权限。
2.2 需要授权访问：只允许经过授权的人员才能访问敏感的反恐文件。
2.3 审批流程：建立审批流程，确保对权限的授予和变更进行有效的审核和监控。
3. 审查流程：3.1 定期审查：对反恐文件进行定期审查，以确保其仍然符合相关的安全标准。
3.2 审查记录：记录每次审查的结果，包括发现的问题和采取的纠正措施。
3.3 快速响应：对发现的问题立即进行处理和纠正，以防止进一步的安全威胁。
4. 存储和备份：4.1 安全存储：确保反恐文件存储在安全可靠的场所，如密封的文件柜或加密的网络存储。
4.2 定期备份：定期备份反恐文件，以防止数据丢失或意外损坏。
4.3 灾难恢复计划：建立灾难恢复计划，以应对自然灾害或人为破坏等突发事件。
5. 风险管理：5.1 风险评估：定期进行风险评估，评估反恐文件控制程序的有效性和安全性。
5.2 安全培训：提供关于文件安全和控制程序的培训，增强员工的安全意识。
5.3 管理和监控：建立监控和管理机制，确保反恐文件控制程序的顺利运行。
总结：反恐文件控制程序是确保反恐文件安全的重要手段。
通过文件标记、访问权限控制、审查流程、存储和备份以及风险管理等措施，可以有效地管理和控制反恐文件，维护国家安全。
正确执行反恐文件控制程序将带来更加安全和稳定的反恐工作环境。
技术文件控制程序
1.目的：
对规范技术性文件的管理，确保技术性文件得到有效控制，保证其正确性、有效性、统一性。
2.范围：
本管理规范适用于本公司所有技术性文件的管理。
3.职责：
3.1技术部是公司技术性文件的归口管理部门；负责编制文件，负责对公司内各单位保存和使用
的技术性文件进行监督、检查和考核。
3.2技术部负责外来技术性文件的接收，并保证所接收的技术性文件的正确性、有效性、完整性。
3.3各单位负责编制文件并对其保存和使用的技术性文件的有效性、统一性、正确性负责。
4.有关术语和定义：
4.1技术性文件：指产品图样、工艺文件、产品规范、工艺装备图样、技术性文件更改通知单、
技术标准及技术通知、平面布置图和机床基础图等文件。
4.2技术性文件可以分类为：
(1) 外来技术性文件：指公司采用的国家标准、法律法规以及顾客提供的技术性文件。
(2) 公司技术性文件：指本公司设计、编制的技术性文件。
5.技术文件控制工作流程及工作流程说明：
5.1工作流程(见图表)
5.2 文件控制工作流程标准
表1：
表2：
6.相关文件/数据
7.质量记录表单。
文件控制程序ADOC
代表的含义：XX公司名称
QM质量手册
b）程序文件的编号方法
xx—QP—001
文件流程号
程序文件代码
公司名称代码
c）管理作业文件/产品规格的编号方法
ⅰ．本公司内部编制的管理作业文件
xx—□□—001
文件流水号
文件类型
公司名称代码
例如：XX-SIP-001制造部检验标准；编号为001பைடு நூலகம்
XX-SOP-018制造部作业指导书；编号为018
文件会签记录
部门
会签记录
部门
会签记录
1.目的
以控制本公司质量体系有关文件和资料，以确保各相关场所使用的文件为有效版本。
2.适用范围
适用于在本公司质量体系有关文件资料的管理和控制。
3.职责
3.1总经理（管理者代表）负责组织管理手册和程序文件的审核、程序文件的批准，同时策划公司质量体系运作。
3.2公司各部门主管：负责本部门管理作业文件的策划与组织本部门文件编制、修改、与审核工作
评审，评审该文件的有效性与可操作性。该文件评审后交文控将修订完整文件给相关部
门负责人会签，经批准发布后受控发放。
4.4.2每年由管理者代表组织各部门对现有质量管理体系文件进行评审，各部门结合平时
使用情况进行适时评审，必要时予以修改。
4.5文件受控、发放
4.5.1公司内部文件
a)所有经审核批准后需受控的文件，由文控统一发放；
b)页次：用“X/Y”的形式表示，X代表第几页，Y代表正文的页数。如2/5，表示本文件共5页，当前页为第2页。
4.2.4文件字体格式和统一文件格式:
a)文件标题：公司名称、文件类别为楷体-GB2312、小二号字、粗体。英文、数字使
文件控制程序
☆☆☆知识是人类进步的阶梯☆☆☆1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。
2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。
3定义：3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。
3.2发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。
3.3受控文件：体系文件、技术文件。
3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换4职责：4.1QCI&EHS部（文控部门）4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。
4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。
4.2HR 部4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。
4.3技术部4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。
4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并输出到文控部门受控。
4.4销售部负责收集客户提供的文件和资料归档。
4.5运营部负责公司生产、能源、设备等方面文件控制4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。
公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。
4.7所有部门4.7.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。
4.7.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。
4.7.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。
4.7.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。
ISO9000认证-文件控制程序
文件控制程序编号：XT-02-7.5-00011、目的对企业质量、环境和安全管理体系所要求的文件进行控制，确保质量、环境和安全管理体系运行各场所使用有效的版本文件。
2、适用范围本程序适用于质量、环境和安全管理体系各类文件的管理和控制(包括外来文件)。
3、职责3.1综合管理部负责组织管理手册、程序文件及相关文件和资料的编写、编号、登记发放、回收、销毁、原稿的保存及做好相关记录并负责修改和及时更新、标识。
3.2生产技术部负责外来图纸、标准的收集、控制和管理，综合管理部负责相关法律法规的收集、控制和管理。
3.3生产技术部负责操作规程，作业指导书等技术性文件和相关管理文件的编写。
3.4管理体系负责人负责管理手册、程序文件的审核，总经理批准；生产技术部负责技术文件的编制、审核、批准。
3.5安环部负责环境、安全管理文件的编写。
4、工作程序4.1文件的分类4.1.1管理手册4.1.2程序文件4.1.3第三层次文件：包括技术文件(产品标准、图纸)、工艺文件、操作规程、质量、环境和安全管理规定、外来文件及适用的法律法规和其他要求等。
4.1.4记录：按《记录控制程序》控制。
4.2文件编号4.2.1企业代号：XT（泰山瑞豹拼音首字母）表示。
4.2.2文件类别代号：管理手册“01”，程序文件为“02”，第三层次文件为“03”，记录为“04”，体系运行之前的外来文件和技术性文件、记录编号引用原编号登记控制。
程序文件代号后加标准条款号。
如：XT (企业代号)-02(程序代号)-4.2.3(标准条款号)-0001（文件序号）。
4.2.3文件的顺序号，在标准条款号或以四位数字代替的文件名称后加0001、0002……以此类推。
例：XT —03(第三层次文件代号)—0701(文件名称)—0001(文件序号)。
同一名称的表单有多种不同内容格式时，在文件顺序号后面加A1、A2…来表示。
4.3文件的编制与审批4.3.1在管理体系负责人的领导下，管理手册由综合管理部组织编写，管理体系负责人审核，总经理批准发布。
GJB9001C文件控制程序
1 目的对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门、场所使用文件为有效版本。
2 范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。
3 职责3.1总经理负责批准发布质量手册。
3.2管理者代表组织公司质量手册、程序文件和支持性管理文件的编制、初审。
3.3各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
3.4品质部负责组织对现有体系文件的定期评审，以及文件发放、收集、整理、归档、更改和管理的控制。
4.控制程序4.1文件分类公司质量管理体系文件主要包括：a)质量手册；b)程序文件；c)公司内部支持性管理文件（包括规章制度、管理办法）和作业文件（包括检验规范、作业指导书、工艺过程卡等）；d)外来文件，国家颁布法律法规、产品标准和必要的参考资料；e)其他与质量管理体系有关的文件。
4.1.1文件和资料的版本号和部门代号版本/修订次数版本以A、B、C……依此类推；修订次数用0，1，2……9表示；A/0版表示原版未经修改，A/1表示A版第一次修改，A/2表示A版第二次修改，依此类推，如4.1.2 受控文件要编制受控号，当文件需要更改或作废时能全部追溯到使用者，受控文件的批准、发放、使用、变更、报废、回收等均应受到控制。
4.1.3 文件的编号4.1.4质量管理体系文件的编号4.2 文件和资料的编写与审批4.2.1 质量手册由品质部负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
4.2.2 程序文件由相关部门负责人组织编写，部门负责人审核，管理者代表批准。
4.2.3 三级工作文件由相关部门编写，部门负责人审批。
4.2.4产品图样和技术文件的审签、工艺和质量会签、标准化检查按GJB/Z113《标准化评审》、GJB 1269《工艺评审》、GJB 1310《设计评审》等标准的要求进行，由研发部组织实施审签，确保图样、技术文件协调一致、现行有效。
4.2.5质量记录的表格样式由相关部门设计，部门负责人审批。
4.2.6对于质量计划（质量保证大纲）、试验大纲等文件经审签后，还应征得顾客同意。
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吉林省博安消防设备有限公司 （长春市名贵灯饰电器厂）
4.1 文件控制程序
章节号 4.1
版本 1
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1 目的
对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2 范围
适用于与质量管理体系有关的文件控制。
3 职责
3.1 总经理负责批准发布质量手册。
3.2 管理者代表负责审核质量手册。
3.3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
3.4 质技部负责组织对现有体系文件的定期评审。
3.5 各部门资料员负责本部门与质量体系文件有关的文件的收集、整理和归档等。
4 程序
4.1 文件分类及保管
4.1.1 质量手册（包含了所有过程控制的程序文件），由质技部备案保存。
4.1.2 公司第二级质量管理体系文件分为两类：
a） 部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等）；
工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检
验规范等）；部门记录文件等。由各相关部门自行保存并报质技部备案存档；
b）其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准规
范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。
4.1.3 公司级管理文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的
政策，法规文件等，由办公室保存。]
4.2 文件的编号
4.2.1 质量管理体系文件的编号
质量手册：QG/公司名称代号 ZLSC—版次，手册中各章以章节号区分。
例如：QG/BA ZLSC—01，表示博安公司质量手册第1版。
记录：主要使用部门代号—质量手册中的文件章节号—记录编号。
例如：ZJ—5.6—01，表示质技部在质量手册中第5.6章《管理评审控制程序》中的第1个记录文件。
各部门其他质量文件：部门代号—文件顺序号—年号。
例如：SC—05—2002，表示市场部于2002年发放的第5号文件。
设计、工艺文件的编号按《设计、工艺文件管理规定》执行。
（1）各部门代号规定如下：
市场部：XS；质技部：ZJ；生产部：SC；办公室：BG；财务部：CW。
（2）文件的编写、审核、批准、发放和评审
a） 文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：
质量手册由质技部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由质技部负责登记、
吉林省博安消防设备有限公司 （长春市名贵灯饰电器厂）
4.1 文件控制程序
章节号 4.1
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发放：
b）各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，质技部负责
登记、发放；
c） 应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、
回收记录》。
d）应对文件进行评审，参加评审的范围取决于文件的重要性、复杂性。凡跨部门的文件，均由文件
管理的负责部门在所涉及范围内组织评审。必要时，应根据评审意见对文件加以修改和更新，对
修改后的文件要重新批准。
4.3 文件的受控状况
.文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部
门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。
4.4 文件的更改
a） 质量手册由质技部组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后
更改，由质技部发放。质技部应保留文件更改内容的记录；
b）其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，按原审批程序审批后，再由各相应
部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的
有关背景资料：
c） 所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.5 文件的领用
a） 文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批后方可领用；
b）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新
的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
4.6 文件的保存作废与销毁
4.6.1 文件的保存
a） 质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；
b）各部门文件由本部门资料员保管。质技部每季度对各部门文件保管情况进行检查；
c） 对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每三个月应将
清单副本报质技部备案，如内容没有变化，应通知质技部；
d）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.6.2 文件的作废与销毁
a） 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，
确保防止作废文件的非预期使用；
b）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；
对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由质技部授权相关
部门销毁。
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4.1 文件控制程序
章节号 4.1
版本 1
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4.6.3 文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定
权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。
4.7 对文件的要求
4.7.1 确保文件保持清晰。对多次修改不够清晰的文件应换版。文件持有人应爱护文件，保持清晰。
如文件已模糊不清（如产品图样被油污），应按规定及时调整。
4.7.2 易于识别和检索。文件编号应保证唯一性，并标注在明显位置。档案管理应按文件分类号、
流水号贮存文件，以便于检索。
4.8 外来文件的控制
4.8.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
4.8.2质技部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到
相关部门使用，并把旧标准收回。
4.8.3各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入《部门受控文件清单》，并报
质技部备案。
4.9 每年三月由质技部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行
适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。
4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
4.11 作为记录的文件应执行《记录控制程序》。
4.12 设计、工艺文件的管理应执行《设计、工艺文件管理规定》。
5 相关文件
5.1 《记录控制程序》 QG/BA 4.2—01
5.2 《设计、工艺文件管理规定》 ZJ-01-2003
6 记录
6.1 《文件发放、回收记录》 ZJ-4.1-01
6.2 《文件借阅、复制记录》 ZJ-4.1-02
6.3 《部门受控文件清单》 ZJ-4.1-03
6.4 《文件更改申请》 ZJ-4.1-04
6.5 《文件销毁申请》 ZJ-4.1-05