关于进一步加强会议管理的通知

（―）

各部门：

为进一步改进“会风”，减少会议数量，提高会议质量，现就有关事项通知如下：

一、精减会议数量

严格控制各类会议数量，能不开的坚决不开，可以合并的坚决合并，处理具体问题的，以座谈会、协调会形式解决问题。

二、压缩会议时间

严格控制会议时间，提倡开短会，注重会议时效。安排交流发言的，原则上每次不超过5人，每人发言时间不超过8分钟。

三、加强会议统筹

每周周一上午，各部门将本周需要召开的会议信息（会议名称、主（议）题、议程、时间、地点、人员、有关要求等）、需提交事项报送XX办公室，在征求XX领导意见基础上，合理安排会期并发布本周会议通告。

四、做好会务筹备

会议主办部门要做好会议信息的通知工作,确保与会人员及时全面了解会议信息；要做好会议资料的准备工作，避免以口头形式汇报；

做好会场布置；做好会议文字、影像资料的整理和保存。

五、严肃会议纪律

1、严格会议请假制度。参会人员应按照会议通知要求参会，不得无故缺席和请人代会，确有特殊情况不能参会的应提前向会议主办部门请假，并经会议主办部门同意后安排好人员参会。

2、严格会议签到制度。参会人员应按时参加会议，必须提前进入会场（一般提前570分钟），并在会前履行签到手续，否则视为缺席会议。

3、严格会场纪律。参会人员应自觉遵守会场纪律，不得无故早退，会议期间关闭通讯工具或设置为静音状态，不得在会场内随意交谈、走动，阅读与会议无关的资料和办理与会议无关的事项，不得长时间在会场外滞留。

4、认真做好会议记录。参会人员必须带好笔和笔记本，认真听会，做好记录，会后须严格按照会议要求，抓好会议精神的传达、学习和贯彻落实。

特此通知。

XX办公室

年月曰

（二）

各单位、各部门：

为落实全面从严治党和巡视整改的相关要求，根据XXX等文件精神，巩固和拓展贯彻落实中央八项规定精神成果，坚决反对“四风”，结合疫情防控工作需要，进一步加强会议管理，提高会议质量，严肃会风会纪，现将有关事项通知如下：

一、加强会议统筹。实施全校性会议（活动）提前报备制度，各单位各部门在月末、学期末将会议（活动）计划报办公室审核，未列入学期计划、月计划的会议（活动），原则上不予安排。

二、控制会议数量。可开可不开的会坚决不开，能合并的会议尽量合并，工作部署会、调度会等可用文件、电话等形式部署的，不召开专门会议，提倡开展线上会议。

三、规范会议地点。能在校内开的会议不安排校外，能安排小会议室的不安排大会议室，50人以内的会议原则上使用学校管理的会议室，严格控制有偿使用会议室情况。

四、控制会议规模。除全局性、综合性或有特殊要求的全校性重要会议外，会议只安排与会议内容密切相关的校领导、单位和人员出席参加。可由分管校领导召集的会议一般不邀请学校主要领导出席，可由部门负责人召集的会议不请校领导出席，确需校领导出席的，原则上由分管校领导出席。

五、坚持节俭办会。校内一般性会议（活动）一律不悬挂标语横幅、不摆放花草，不制作背景板，不摆放拱门、道旗、宣传展板等。严格控

制会议（活动）纸质材料印刷数量，非必需资料不打印、复印。工作会议不安排礼仪。

六、严格会议纪律。严格会议请假制度，参会人员应按照会议通知要求参会，不得无故缺席和请人代会，确有特殊情况不能参会的应提前向会议主办部门请假，并经会议主办部门同意后安排好人员参会；严格会议签到制度，参会人员应按时参加会议，必须提前进入会场（一般提前570分钟），并在会前履行签到手续，否则视为缺席会议；严格会场纪律，与会人员要按时参加会议，不得无故迟到早退，因特殊情况，不能按时到达会场或需提前离会的，应及时说明原因。会议期间，自觉维护会场秩序，不得在会场内接打电话，不得随意进出，不得长时间滞留会场外或办理与会议无关的事项。

七、做好疫情防控。严格执行会议活动有关分类防控要求，根据济南市《关于进一步严格落实人员聚集活动报备制度的通知》要求，制定疫情防控工作方案和应急预案，认真落实好各项防控工作措施。凡举办50人及以上的聚集活动，提前一周报学校办公室备案。

八、强化管理监督。办公室、纪委将进一步加强会议报备审批、会议组织实施、会风会纪的监督检查，及时发现问题、通报情况、督促整改。对未按要求组织会议、落实疫情防控措施不力

等情形，予以通报批评、追责问责；对不严格遵守会议纪律影响会场秩序的，予以约谈提醒、批评教育。

XX办公室

年月日（三）

第一章：目的

第1条：为进一步加强企业会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

第二章：会议类别

第2条：总经理办公会

（1）总经理办公会是由总经理本人或委托人定期召开的工作例

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（2）参加人员为总经理，财务经理，项目经理及相关的部门负责人。（3）时间原则上定为每周一。

（4）例会由行政管理部转发通知，并做好会议的相关准备工作。（5）会议纪要由行政管理部负责整理，并于次周周一呈总经理审阅后发放至各有关部门。

第3条：部门例会

（1）部门例会是由各部门负责人定期如开的工作例会。

（2）例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的进行为原则。

第4条：部门联席会议

（1）部门联席会议是由决经理或各职能部门经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议。

（2）会议由行政管理部转发通知，并安排时间、地点。会议纪要由

行政管理部负责整理，并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门。第5条：其他会议管理

（1）行政管理部每周—应将企业例会和各种临时会议，统一编制会议计划并印发给企业领导和各部门。

（2）凡行政管理部已列入会议计划的会议，如需改期，主办部门应提前5天报请行政管理部调整会议计划。

（3）对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，行政管理部有权安排合并召开。

第三章：会议的准备

第6条：所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作。

第7条：会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门会前应准备会会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。

第8条：参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。

第9条：会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部n,并负责监督落实情况。

第四章：会议室管理

第10条：会议室由行政管理部指定专人负责管理，各部门会议需要使用会议室，须提前向行政管理部申请，由行政管理部统敌安排。

第五章：附则

第11条：本制度由行政管理部负责解释。