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外贸业务操作流程

一、客户询价及报价：

1、业务人员在国外采购商的询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否

终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。

2、对于外商的询价，需要在收到邮件的当天答复；特殊情况需要延期的，应及时向外

商解释及大概需要的时间。

3、对于外商的产品报价，如新产品或需要重新核算成本的老产品，应及时做好成本核

价单，在核价单上写清楚客户的各项要求，经部门经理签字后发给设计部人员，公司设计科经核算出成本后及时发给总经理核价，收到总经理确定的价格及时发给客户；业务员在做好核价单及报价后应在核价报价登记表上做好登记，并催促设计员尽快核算成本。

4、对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于总经理核算的价格的，业务人员应先

上报部门经理并报总经理批准后实施。

5、对于C&F及CIF报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，

业务人员应事先联系相关中介机构进行确定相关的费用，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。

二、样品安排

1、对于外商的寄样要求，原则上对方承担2~3倍产品单价及邮寄费。在收到正式订单

后，可以返还多收的样品费用。特殊情况，如关系比较好的老客户，我方可以免收样品费（视样品数量和金额而定），但原则上运费仍需客户承担（视金额而定），报部门经理（主管）批准后执行。费用较大的，需报总经理批准后执行。

2、对于外商需要打样的，业务人员应和生产部门协调，确保样品的质量及规格符合要

求；外商对于产品有包装或唛头要求的，正式包装或印刷前需经外商确认。

3、样品包装前业务员需亲自检验，拍照和做好相关产品记录并告知包装人员相关的包

装要求，样品未经检验不得安排包装和快递。如需要设计部对样品进行产品资料留底，应在包装前通知设计部人员对样品进行样品资料收集和留底。

4、业务员要跟踪样品的生产进度，确保样品交货日期符合客户要求，如遇到较多样品

在生产，则需根据客户的重要性安排好样品的生产顺序，并向不能按时交样的客户解释原因，特殊情况需要生产车间配合的，应申报部门经理并和生产部经理沟通协调解决。

5、业务员下样品单及邮寄出样品后需在样品登记表上做好登记。

三、签订合同

1、业务员跟客户商定好付款条件，产品详细的规格要求及包装要求等后方可做PI给客

户，确保产品单价包含客户要求的各项产品要求，如客户订单需要拼箱的，需要通知客户接受USD150~200的拼箱费用。

2、交货日期：在发给客户PI之前一定要跟生产部协商好我司可接受的交货日期并告知

客户，待客户确认并收到客户的回签PI后或确认邮件后制作生产确认单，在部门经

理签字后发给工厂相关人员，以供相关部门提前做生产计划及备料，收单人员需在文件去向表上签字以确认收到文件。

3、付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定金，剩余见提单COPY件付款，如

新客户或部分小国家和不发达国家客户，原则上要求收到余款再安排发货和船运。客户要求付款条件为信用证的，需申报部门经理（主管）批准，原则上只接受即期信用证，且业务员必须通知客户先将信用证草稿发给我司检查确认后方可开出正本信用证，在收到客户信用证草稿后业务员和单证员均需对信用证草稿进行审核，发现我司无法接受的条款，应及时通知客户修改。

4、如果是客户返单，返单时间如果超过6个月，需要对返单的产品按当前的原材料成

本和工人工资情况重新核算正本，并结合当前汇率更新价格，在得到客户确认后方可做PI给客户。

5、生产确认单做好后需在业务登记表上做好意向性订单登记，待正式下单后将订单记录

移至正在生产订单项下，如订单金额或交货日期有更改，需将数据更正。

四、安排生产

1、原则上，公司在收到外商的定金及信用证正本后，开始安排生产计划，组织货源，

进行生产。需要提前生产或备料的，需向部门经理及总经理汇报批准后方可执行。

2、在收到订金或正本信用证后，业务员需立即做好合同和生产指令单，经部门经理签

字后组织公司生产部，采购部和设计部相关人员召开合同评审会议，业务员应通知设计科同事将所有产品图纸准备好，以备评审会上评审之用。业务员应在会议上说清客户的各项要求及交货日期.生产指令单下发后应在文件去向表上做好签收登记。

3、正式下单后，业务员应将合同和生产指令单复制至业务合同资料文件夹下面，并将

合同复印件交予财务部门并在文件去向表上做好签收记录。

4、合同评审会议后业务员应立即将产品图纸复印并发放给生产部和采购部，并在图纸

领用登记表上做好签收记录，在订单完成生产后催促领用部门归还图纸并做好签收记录。

5、业务员应该在下单后最短时间内跟客户确认好包装和纸箱唛头及印刷品要求，最迟

应出货日前15天内将包装指示书和唛头指示书以及印刷品清单做好，经部门经理签字后下发到相关的部门，如分批交货订单则需要在第一批货交货前15天跟客户确认好各项要求。所有文件下发后需在文件记录表上做好签收登记。

6、在订单生产阶段，业务人员应多到生产车间了解订单的生产进度，并对产品生产进

行抽检，确保产品的规格、质量、包装、生产进度等符合客户要求，如发现问题应及时和相关部门协调解决，并上报部门经理，如不能协商解决的或解决办法会给公司造成直接损失的，应上报总经理解决。

7、如有客户需提前交货的，应第一时间跟生产部沟通并上报部门经理，需我司确认方

可确认给客户。

8、业务员在订单包装阶段应对产品做好拍照留底，将产品试装，包装过程，唛头和标

贴等全部拍好照片并详细记录保存到电脑上。

五、验货及出货安排

1、无验货要求的订单：

业务员应在订单工厂出货前10天将出货清单做好，经部门经理签字后下发给相关部门。

2、有验货要求的订单：

2.1应在出货前10天向客户提交验货申请，在确认验货日期后应及时通知生产

部门和质检部相关人员，验货日期必须要先跟生产部确认后方可提交申请。

2.2业务员应在验货日前2天做好验货接送单给行政部及其他相关部门人员。

2.3业务员需了解客户的验货员是直属客户公司还是第三方验货公司，并通知部

门经理。

2.4验货后业务员应在验货员未将验货报告发出去之前将验货情况上报部门经

理及生产部门，如有问题，应及时跟验货员协商解决，以便影响订单出货。

2.5验货结果需第一时间通知公司仓管及货运部门，以便安排运输。

3、出货清单上需明确注明是工厂装柜还是运输到上海装柜，并在发给相关部门时给予

提醒。

4、在各种节假日特别是国庆节，圣诞节及春节，业务员应安排好尽量避免在这些节假

日前后大量出货，以便货运部门安排车辆以及降低运费费用。还应结合我司及上海

仓库实际情况，合理安排出货，尽量避免货运车辆到达上海仓库无法卸货的情况。

5、我司仓库将货物装车后，单证员需按仓库流转单制作卸货清单，卸货清单上需详细

写明产品的数量、箱数、体积、进仓编号、司机车牌号、司机联系方式及仓库地址

和联系人，制作好后将卸货清单发给仓储部门转交给司机。单证员需将卸货清单留

底并在出货记录表上做好记录。

6、如有延迟交货的，需跟客户确认好后再安排出货，尤其是信用证付款条件的，原则

上应要求客户修改信用证，待收到修改信用证后再安排发货，老客户或大客户也应

收到客户确认邮件后方可安排发货。

7、业务员应在出货清单做好后将复印件交财务一份，并在电脑上复制一份到业务合同

资料文件夹下面，所有签收人员必须在文件去向表上做好签收登记。

六、订舱

1、订舱时间安排

1.1 对于FOB货，业务员需提前10天将托办单等全套单据制作好，经部门经理签

字后交单证员安排订舱。业务员应在开船前联系我司代理及客户指定货代，将

船运询价表做好并交部门经理签字。

1.2 对于C&F、CIF价格条款的，业务人员应在发货前15天向货代询问海运费，业

务员应向多家货代公司询价，以获得最优的运价，确定航线和运价后将船运询

价表填好，随其他全套单据交部门经理签字后再将转交单证部正式订舱。

2、业务员应在托办单上详细写明出货日期，预订船期，货代公司名称和联系方式，

CONSIGNEE, NOTTIFY，目的港以及单证要求，信用证成交方式的需填写信用证号。

3、单证员在收到业务员的托办单后于一天内将托书发给货代订舱，并将全套单据做好

交部门经理签字。单证员需在货物报关前将商检做好，其他单据需在开船日前全部

做好。

4、单证员应按托办单上客户要求详细认真做好所有单据，确保单据无误。信用证付款

条件的，应确保所有单据符合信用证要求，尽量避免不符点，如确有不符点产生，

应及时通知业务员，以便业务员跟客户沟通。

5、业务员应熟悉所有已托办订单的订舱和发货情况，确保在截港前一天货物已经装柜

或运输到相应的仓库。

6、单证员应在开船后催促代理尽快签出提单或其他单据，特别是航期较短的，应在通

知部门经理后安排电放提单或直接由上海代理直接寄单的，确保客户在货柜到港之

前收到全套清关单据。

7、原则上我司只接收船东提单（MBL）,不接受货代提单（HBL）或FCR.

8、原则上提单上的SHIPPER只可为我司，如客户要求为其他公司的，需上报部门经理，

一般只接受收到货款方可显示其他公司。

9、如有托盘熏蒸要求的，业务员应在出货日前10天通知生产部安排运输托盘原料到

熏蒸公司熏蒸。单证员要登记好公司送至南昌的托盘数量和日期，并做好每个合同

所用托盘的数量和日期。

八、收款结汇

1、 1.1 收汇方式为前T/T的，在收到提单后及时发全套单据的COPY件给客户，通知

客户付款，在收到尾款后方可寄单。有些新客户，小客户和不发达国家客户则

需收到余款后再安排订舱。

1.2 收汇方式为后T/T的，应在到款日前一个星期提醒客户付款，以便及时收汇。

1.3 信用证付款方式的，业务人员和单证员必须细心操作，做到单证的一致性，按时交单。

2、业务员必须确保结汇差额为正常范围，结汇差额非正常的，业务员需提供书面报告。

3、全部收汇后，单证员应对相关核销单据进行跟踪，确保我司财务部门及时到外管局、

税务局办理核销、退税。

4、每次外汇到账时，单证员需将外汇付款金额，实际到账金额，合同号，到账日期列

一张清单交部门经理，如发现有外汇差额在非正常范围，要及时通知业务员查明原

因。

九、客户来访

1、业务员应在客户通知来访时通知部门经理及总经理，以便安排行程。

2、业务员需和客户联系好来访人数，接送时间和停留时间，是否需要预定酒店住宿，

是否需要安排商务接送等。

3、业务员应在客户来访两天前将客户来访接送单做好并发给行政人事部及其他相关

部门。

4、业务员需在客户来访前需将客户所需产品的成本、以前的报价、样品等全部准备好，

并备好笔、笔记本、计算器、装订机、卷尺及名片。

5、客户来访当天业务员需提前到到会议室打扫卫生，准备好饮料、茶，咖啡、水果等，

洗好餐具。

6、会谈时业务员和业务助理都应详细做好记录会议，在会议结束后及时回复客户的各

项要求。