服务外包管理制度
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制度信息表
所属:编号:版本号:1.0密级:通用类级别:一级会签部门:学校各部门
规章制度名称:编制人:审核人:
部门负责人:分管条线领导:校长:副校长:
主办部门:
信息部发布日期:废止日期:发布范围:各部门及关联公司
更新记录
版
本
编制/修订日期修订内容发布日期备注1.0 新建
服务外包管理制度
1目的和适用范围
1.1为进一步加强西外外国语学校外包业务的管理,规范外包业务的各环节,保证各项外包业务的正常开展,特制定本制度。
1.2 本制度适用于学校各部门。
2外包分类
2.1 IT外包,包括软硬件系统平台运维工作,软件设计及开发工作。
2.2 服务外包,包括咨询服务、信息安全服务、设备设施维修工作。
3职责及分工
3.1信息部负责人提交外包服务采购请求,需明确服务标准和质量要求,在外包服务结束前按要求对外包服务进行验收。
3.2信息部负责人负责IT外包管理涉及的成本、人力资源、质量等项内容,并进行各阶段验收等工作,确保外包服务顺利完成。
3.3相关采购责任人负责服务类外包的采购管理工作。
3.4财务部按照管理要求进行合同签署审核以及付款审核。
4外包管理流程
4.1 外包管理应按照选择供应商、签订合同、过程监控、验收及服务与维护管理等规定程序办理。
5外包管理程序
5.1 外包供应商采用多家报价,择优选择的方式来确定供应商。
5.2外包跟踪,对外包过程超过1个月的服务采购(或项目),必须填写《外包管理计划表》(附件1),按计划定期对外包过程进行质量监控管理。作为立项
的项目。
5.2.1在外包管理过程中,相关负责人需定期对外包项目的进展和质量检查,IT类外包填写《项目进度检查表》(附件2),服务类外包填写《服务质量检查表》(附件3),督促外包供应商纠正工作偏差。如果需要更改合同、产品需求或开发计划,则按照相关变更控制规程处理。
5.2.2附件1《外包管理计划表》作为合同签署依据之一,附件2《项目进度检查表》或附件3《服务质量检查表》作为付款依据之一。
5.3 交付验收
5.3.1信息中心应组织对外包供应商交付的产品或服务进行验收,验收可以邀请使用部门参与。验收内容包括:检查产品(服务)的数量、质量,检查产品说明及相关文档,对照合同检查产品(服务)交付的相关条款执行情况等,验收标准应在合同中约定。
6质量记录
6.1 附件1 外包管理计划表
6.2 附件2 项目进度检查表
6.3 附件3 服务质量检查表
制订发布日期2017年10月15日
审核实施日期2017年10月18日
附件1:
外包管理计划表
项目名称项目编号
项目负责人外包方负责人
计划检查阶段计划检查内容实际执行情况
使用说明:
●此表由项目相关负责人在外包业务实施过程中填写;
●此表作为IT外包管理过程中定期提交;
●人力资源计划的内部人工成本一栏由财务部填写,只须填写内部人力资源成
本;
●项目相关负责人提交后由部门联络员打印归档保存。
附件2:
项目进度检查表
项目名称项目编号
项目负责人外包方负责人
项目所处阶段填表日期
项目执行情况计划实际情况任务与进度
工作成果
问题与对策
使用说明:
●此表由项目相关负责人在外包业务实施过程中填写;
●此表作为IT外包管理过程中定期提交;
●项目相关负责人提交后由部门联络员打印归档保存。
附件3:
服务质量检查表
项目名称
填表日期
填表地点
填表人
外包单位及联系人
工作成果及版本检查方式检查结论问题与对策
使用说明:
●此表由采购相关负责人在外包业务实施过程中填写;;
●此表作为供应商年度初评参考文档
●采购相关负责人提交后由部门联络员打印归档保存。
●