网络环境下档案信息服务创新研究

总第５８３期　第２Ｏ期　管理观察　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　Ｏｂｓｅｒｖｅｒ　２０１　５年７月　中旬出版　

网络环境下档案信息服务创新研究　赵雪　（双辽市经济局中小企业服务中心，吉林双辽１３６４００）　

摘要：随着计算机技术的发展和网络的不断普及，我国已经进入了信息社会，信息成为社会发展中最重　要的资源之一，利用网络获取有价值的信息资源已经成为现代人最熟悉的方式。而档案承载着大量的、　有价值的信息资源，在网络时代，如何加强档案信息资源的开发利用，创新网络环境下的档案服务方式，　最大限度满足用户的信息需求，是档案工作者亟须关注的课题之一。本文对此进行了探讨，以期对广大　从业人员有所借鉴意义。　关键词：网络环境档案信息服务创新　

一、

网络环境下档案信息服务的重要性　

在信息化社会，信息资源的开发和利用程度成为衡　量一个国家或者地区经济文化发展的重要标志之一。档　案是信息资源的重要组成部分，是在历史发展过程中，　社会个体、社会组织等在从事生产、工作、学习等社会　活动中形成的有价值的各种历史记录。随着社会的发展，　档案资源对现代社会经济文化发展起着重要参考和借鉴　作用。长期以来，档案被赋予一种神秘的色彩，档案资源　的重要性没有充分体现，很多重要的档案资源被柬之高阁，　甚至由于保管不善，很多重要档案资源出现破损甚至丢失　的情况，造成极大的浪费。当前，随着政府信息公开进度　的加快，越来越多的档案资源开始向社会公开，为社会生　产和生活起着重要指导作用。尤其是网络社会的到来，大　大加快了档案信息的传播速度。据统计，截至２０１４年１２月，　我国网民规模达到６．４９亿人，越来越多的人通过网络检索、　查询和利用信息，很多档案服务机构建立了自己的档案信　息资源开发利用网络平台，采取先进的技术手段来改进传　统档案服务环境，大大提高了档案信息服务的有效性，在　

一定程度上满足了不断增长的档案信息需求。然而，长期　以来，档案机构一直存在服务意识淡薄、服务方式单一等　弊端，坐等用户上门的思想根深蒂固，严重阻碍了网络环　境用户对信息服务高效高质的要求，导致档案资源的作用　大打折扣。因此，需要我们利用档案信息化发展的潮流，　不断创新档案信息服务方式，最大限度地满足广大利用者　的需求，推动档案事业长远健康发展。　

二、网络环境下档案信息服务创新途径　（一）培养复合型档案管理人才　建设一支高水平、高素质的档案管理人才是创新档　案管理工作的必要条件。网络时代，传统档案工作的工　

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作方式、外部环境和服务手段等都发生了深刻的变化，　对档案管理工作者而言，这既是一种压力，也是一种挑战。　首先，提升档案管理人员的服务意识。网络时代，各种　电子文化和音像档案资源越来越多，社会组织和个体对　档案信息的需求与日俱增，这就要求档案管理者摒弃传统　的“坐等上门”服务观念。事实上，如果档案管理部门忽　视用户的需求，仅凭档案管理者的经验和主观意愿来开发　档案资源，就会出现开发出的档案资源不能满足用户需求，　档案资源无人问津，形成恶性循环。为此，档案管理人员　要主动出击，树立以档案信息用户为核心的服务意识，满　足用户不断增长和变化着的档案需求。通过网络平台与用　户进行沟通和交流，详细了解用户对档案资源的需求状况，　认真处理用户对档案管理的建议，从浩瀚的信息资源捕捉　具有参考价值的信息，然后有针对性地加强档案资源建设，　优先开发访问量高、效益好的档案信息资源。其次，提高　档案管理者的素质和能力。在信息时代，档案管理者不仅　要具备扎实的档案专业知识，包括档案管理知识、档案保　护知识、档案加工方法、中外档案史等，还要熟练地掌握　数据库技术、信息存储技术和网络通信技术等，唯有如此，　才能适应网络时代档案管理工作的需要。为此，档案管理　部门要对档案管理者进行专业知识和网络技术的培训，通　过邀请专家进行讲座、参加各种档案专业研讨会或者到高　校进行深造等方式，让档案管理者成为复合型的人才，满　足网络时代档案信息资源开发利用工作的要求。　（二）不断丰富档案信息资源　档案信息资源的丰富程度是提高档案服务水平的重要　基础，如果没有丰富的档案资源，再完善的服务理念、服　务方式也将成为无源之水、无本之木。因此档案管理部门　要致力于信息资源的搜集和整理。首先，与网络海量的信　息资源相比，档案资源具有信息量大、门类齐全、真实性、　价值性大等特点。尤其是档案馆是政府部门文件的保管基　地，政府各职能部门的档案资源都要转交给档案馆保存，　政府与公共管理　这些都是非常有价值的信息资源，也是其他途径查询不到　的信息。为此，档案管理部门要加强与各部门的沟通和交　流，及时了解各部门的动态，采取有效措施确保在档案机　构接受范围内各种类型的档案信息资源能够及时归档，以　免发生重要档案资源丢失等情形。另外，在网络时代，档　案信息资源的结构发生了很多变化，电子资源逐渐取代传　统的纸质资源，成为档案信息资源的主要部分。因此，档　案管理部门要将档案信息数据库与政府各部门信息网相对　接，可以快捷且迅速地将政府部门的信息传输到档案管理　部门的数据中，既方便又快捷，可以为档案利用者提供最　新最快的信息公开资源。其次，广泛征集散落在民间的、　珍贵的档案资源。由于历史的原因，我国有大量的珍贵的、　有价值的档案散落于民间，由于缺乏发掘，这些宝贵资源　发挥不出应有的价值，为此，档案管理部门要加大宣传力　度，提高公民档案意识，鼓励群众上交各种具有重要历史　文化价值的档案。档案管理部门对其进行整理和开发，将　其形成电子资源，档案使用者可以利用网络进行查阅和下　载，真正将档案信息资源用之于民、惠之于民。　（三）创新档案服务方式　为了迎合网络时代用户对信息的需求，档案管理部　门要不断创新档案服务方式，为档案信息用户提供最快捷　和最全面的信息服务。目前，几乎所有的档案管理部门都　建设了门户网站，用户足不出户就可以利用网络查阅档案　部门网站上的海量信息内容。为了提高档案服务效率，降　低用户搜寻成本，档案管理部门都在网站上开设了交互咨　询平台，帮助用户查询和寻找信息资源。传统的档案管　理模式下，用户到档案管理部门提出查阅申请，档案管　理者利用手工方式帮助用户查询信息，不仅费时费力，　增加了档案信息使用成本，而且有时还找不到需要的信　息资源。网络时代，档案信息平台上通常会有静态咨询　和动态咨询两种服务方式，其中静态咨询是指用户不经　过档案管理人员，利用网站上的搜索功能，自行搜寻和　查找需要的信息。有的档案网站设置了聊天机器人，这　是一个智能化的用户问题导航，用户输入关键词后，机　器人能够根据问题提供多个参考选项，供用户自行选择，　大大提高了档案查找效率；动态咨询是指档案信息用户　无法查阅到所需的信息时，可以利用邮件或者留言板等　平台，向档案管理人员提出信息需求的帮助，档案管理　人员及时进行回复。如果档案管理部门没有用户需要的　信息，档案管理者还可以利用互联网技术与其他档案管　理平台寻求帮助，帮助用户解决问题。有的档案管理部　门为了提高档案信息传输效率，在网站设置了即时聊天平　台，用户与档案服务者进行在线互动，便于档案管理者第　一时间了解用户的需求，并提供针对性服务。有的档案管　理部门还积极利用新媒介进行档案信息服务，例如利用比　较流行的微博、微信等平台进行档案知识宣传，提供档案　信息查询和下载服务，深受广大用户的欢迎。　（四）加强网络信息安全管理　在网络环境下开展档案信息服务的过程中，我们一　方面要做好档案信息数据库建设，档案信息服务思想、　方式和内容的创新工作，另一方面还要处理好网络档案　信息服务与档案信息安全的关系。网络环境下档案信息　安全之所以如此重要是因为档案信息安全问题时时存在、　处处存在，并且一旦发生信息安全问题，带来的损失将　无法估量。网络环境下的信息安全大多都是在没有任何　征兆的情况下突然发生，并且会在最短的时间内迅速蔓　延，在几分钟甚至几秒内导致整个网络系统彻底瘫痪，　从而对整个国家和地区的正常运转造成威胁。首先要在　做好档案信息服务工作的基础上，认识到档案信息安全　的重要性和相对性，即不论是传统的档案还是网络环境　中的档案信息都没有绝对的档案信息安全。其次要处理　好技术与非技术的关系。网络档案信息服务在获取和提　供信息过程中都通过软件运用了最新的科技力量，但是　档案信息安全不是光靠设备、硬件和技术就一劳永逸，更　重要的还是靠管理人员的配合，因此在做好服务时候还要　重视对系统管理人员的培训和教育。此外，档案信息安全　必须要有一个合理而健全的管理制度，在组织内建立信息　安全制度既能充分发挥硬件和技术的力量，又能从根本上　保障信息服务工作的执行。档案信息服务与保障档案信息　安全是相辅相成的关系，因此要结合整体，多使用配套方　法，例如在服务器上有密码认证的机制，在敏感的系统必　须有相对的审计制度，重要服务器要在有实体保护的地方　定期备份文件等。　

三、结语　总之，现代信息技术和网络通信技术的飞速发展让现　代人享受到信息和科技带来的便利，信息技术的产生和发展　在档案部门也引起了深刻的变化。档案管理部门是向社会传　播档案信息、宣传档案文化以及扩大档案工作社会影响力的　重要窗口，在社会信息化程度日益竞争的情况下，档案管理　部门应该抓住机遇迎接未知挑战。不管是在信息服务的内容　和方式上，还是在档案信息思想观念上进行深刻的变革，不　断创新档案信息管理方式，满足广大用户的档案信息需求。　

参考文献：　［１】詹晓琳．网络环境下的档案信息服务研究述评［Ｊ】．云南档　案，２０１１（９）．　［２】郭晓云．网络档案信息有偿服务实现模式探讨［Ｊ］．兰台世　界，２０１０（２）．　［３】袁小翠．网络环境下档案管理人员素质建设探索【Ｊ】．科技　情报开发与经济，２０１２．　［４】董鲁玲．网络环境下档案人员素质的提高［Ｊ】＿档案管理，　２００２（５）．　

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