文件和资料管理控制程序

文件和资料管理控制程序
目的
本程序旨在保证与公司质量安全管理体系有关的文件和资料得到有效控制和管理，确保体系内各部门、船舶和人员使用有效的文件和资料。
适用范围
本程序适用于公司安全管理体系(SMS)涉及的所有部门（岗位）、船舶和人员。
定义
3.1 体系文件：描述公司SMS并指导其运行的安全管理体系文件，也称SMS文件，包括安全管理手册、程序手册和须知文件。
3.2受控文件
所签发的专门标明为“受控文件”，并可跟踪追回的文件。公司SMS只使用受控文件，受控文件须在文件批准页上加盖“受控”印章。上报主管机关、船级社等机构的文件，在上报之前仍受控。
3.3内部文件
公司内部编写产生与SMS运行有关的记录、函件、邮件或通告等文件。
3.4 外来文件：
.1 国内外强制性规定及规则；
.2 国际海事组织、主管机关、船级社、验船机构、海运行业组织和港口国主管部门所建议适用的被公司SMS引用的规则、指南、指南等。
3.5 资料：包括船舶管理所需的海图、航海出版物、气象海况图、船舶设备技术图纸、说明书等。
职责
4.1 安全管理手册、程序手册、须知手册等受控文件由体系办主任组织各职能部门(岗位)主管编写，指定人员审核，总经理批准。
4.2 内部文件由各职能部门（岗位）主管和船舶责任船员负责填写。
4.3 体系办主任
.1 控制体系文件，建立并保存体系文件总清单，对体系文件的编写、修改、登记、发放等实施控制；
.2 销毁失效文件并做好记录，对于需要存档的失效文件做好适当的标识。
4.4 体系内其他各部门（岗位）
.1 保管、实施所收到的体系文件，并保持最新SMS有效文件总清单；
.2 管理与本部门（岗位）有关的各类资料、记录等；
.3 编写本部门（岗位）责任范围内的有关体系文件和内部文件；
4.5 船舶
.1 编写、修改、实施本船的操作规程；
.2 登记、保管、交接和实施所收到的体系文件，并保持最新有效文件总清单。
.3填写责任范围内的内部文件。
体系文件的实施步骤
5.1 编写
5.1.1 编写的有关要求
.1 《安全管理手册》需覆盖规则的所有要求。文件内容要符合国际公约、规则、和国家的法规、法律及有关规定,并考虑国际海事组织、主管机关、船级社和海运行业组织所建议的适用的规则、指南和标准。
.2 文件要使用员工易懂的语言编写，在使用简称时并加以注释。
.3 文件前要有修改记录，在修改记录页上要有修改版次号、修改文件的编号、编写人(或修改人)、审核人和批准人的姓名、文件发布日期、文件生效日期。
5.1.2 体系办

主任负责编写安全管理手册和相关程序文件等，体系内其他部门（岗位）编写本部门（岗位）责任范围内的程序和须知文件。编写修改人员为各部门（岗位）主管。
5.1.3 体系文件由体系办主任根据公司的编码规则统一编号，公司每一份SMS文件及其中每一项都应保证有唯一的标识，便于识别和检索。
5.2 文件的修改
5.2.1 下列情况体系文件须进行修改：
.1 公司机构、船舶种类、航线区域或经营内容有重大变动；
.2 手册规定的部门（岗位）的安全管理职能分配有变化；
.3 文件编制的依据有重大调整；
.4 发现文件中有多处严重的差错；
.5 审核、内审、有效性评价和管理性复查，发现或提出不符合项，发生事故或险情需要修改相关文件。
.6其它。
5.2.2 修改的方式
.1 职能部门（岗位）主管如有文件修改需求时，应首先报告指定人员，由指定人员批准更改；或
.2指定人员根据5.2.1条的规定，指示各职能部门（岗位）主管进行修改；
.3 文件修改量较小时，采取换页方式并标明版次号，修改的文字采用加粗字（例：“体系”的加粗字为“体系”）表示为修改后的文字。除非文件换版，文件页面上的生效日保持同一版本生效日期。如文件修改（指换页），修改后的文件执行新版次号的生效日期。
.4 当文件大幅度修改时，采用整体更换的方式，也就是换版；
.5 文件以版本/版次号明确当前的修改状态。（例：“版本/版次3.0/3.01”表示该文件为3.0版，经过了第一次修改）。
5.3 审核
文件由指定人员进行审核。
5.4 批准
总经理负责批准。
5.5 文件的发放和生效
5.5.1 由体系办主任填写“文件发放清单”按范围发放至体系内部门、船舶和人员。文件持有人在“文件发放登记表”上签字后送交体系办主任处保存（船舶应复印后另留一份保存，以备检查）。
5.5.2 文件应在生效日前发放，各部门/船舶应从生效日起运行生效的文件。
5.6 文件的管理
5.6.1 体系办主任将所有受控文件目录形成《SMS有效文件总清单》列入《安全管理手册》，经指定人员审核总经理批准后，发至体系内部门、船舶和人员。
5.6.2 使用单位收到文件后，应对照《SMS有效文件总清单》进行核对，如有缺失应立即向体系办主任申请补发。
5.6.3文件配备范围：
5.6.3.1岸基总经理、指定人员、海务经理、航运经理、体系办主任、人事经理、机务部各配一套，保管人为部门（岗位）主管。除体系办主任、人事经理、海务经理、机务部配备纸质版本外，其他岗位均为电子版本。电子版本需以加密形式限制对文件进行修改，以保证严格受控。
6.6.3

.2船舶配备二套纸质版本，保管人为船长和轮机长。
5.7 任何部门、岗位或船舶收到文件修改页后应对照《SMS有效文件总清单》进行核对并完成换页工作，旧文件应及时销毁。
5.8没有“受控”标识的体系文件视为无效文件，不得出现在工作场所。
5.9作为参考而不销毁的旧文件由体系办主任做好“作废”标记后保存在专用位置，不得出现在工作现场，以防误用。
内部文件和外来文件的管理：按照《安全管理信息传递程序》执行。
资料的管理
7.1 航海出版物、海图等资料的管理按《航海图书资料管理规定》的要求执行。
7.2船舶设备技术图纸、说明书、修船记录报告等，公司由机务管理员负责登记并长期保管，船舶由部门长按责任范围登记并长期保管。
7.3气象海况信息资料公司由海务经理保管，船舶由二副保管，保管期限为2年。
7.4岸基向船舶发放资料时，应由责任部门（岗位）主管填写《资料发放清单》一并发送。
8、体系文件编码说明
8.1安全管理手册的编码
编码通常为4~5位数（SMM-XX）：SMM代表安全管理手册，其后如是字母代表序号，其后如是2位数字则代表相应的ISN/NSM规则条款。
8.2程序手册的编码
编码通常为9位(SMP-XXXXXX)：SMP代表程序手册，第四、五个英文字母为编写部门或岗位的缩写；第六、七位数字ISN/NSM规则相应的条款，第八、九位数字代表序号；
部门或岗位缩写：
JW:机务经理 TX:体系办主任
DP:指定人员 HY:航运经理
HW:海务经理 RS：人事经理
8.3船舶安全操作须知的编码
编码通常为7位（SOI-XXXX）：SOI代表船舶安全操作须知，第四、五个英文字母为编写部门或岗位的缩写，第六、七个数字代表序号；
8.4船舶应急反应须知
编码通常为7位（EMI-XXXX）：EMI代表船舶应急反应须知，第四、五个英文字母为编写部门或岗位的缩写，第六、七个数字代表序号；
8.5船舶安全管理须知
编码通常为7位（SMI-XXXX）：SMI代表船舶安全管理须知，第四、五个英文字母为编写部门或岗位的缩写，第六、七个数字代表序号；
8.6船舶计划维修保养系统
编码通常为5位（PMS-XX）：PMS代表船舶计划维修保养系统，第四、五个数字代表序号。