电子档案管理制度
电子档案管理制度细则
第一章总则第一条为了规范电子档案的管理工作，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。
第二条本细则适用于本单位及下属单位所有电子档案的管理工作。
第三条电子档案是指以电子形式存储、传输、处理和使用的档案，包括电子文件、电子图表、电子图像、电子音频、电子视频等。
第四条电子档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：电子档案应真实反映档案内容，不得篡改、伪造；（二）完整性原则：电子档案应完整保存，不得缺失、损毁；（三）安全性原则：电子档案应采取有效措施，确保其安全保密；（四）可利用性原则：电子档案应便于查询、检索和利用。
第二章电子档案的收集与整理第五条电子档案的收集范围包括：（一）本单位及下属单位在业务活动中产生的电子文件；（二）上级机关、其他单位发送给本单位的电子文件；（三）本单位及下属单位在对外交流、合作中接收的电子文件；（四）其他需要归档的电子文件。
第六条电子档案的收集应遵循以下要求：（一）按照档案收集范围，及时收集相关电子文件；（二）确保电子档案的完整性和准确性；（三）对收集到的电子档案进行分类、编号和整理。
第七条电子档案的整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类标准，对电子档案进行分类；（二）对电子档案进行编号，并建立电子档案目录；（三）对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性。
第三章电子档案的存储与保管第八条电子档案的存储介质应满足以下要求：（一）具有足够的存储容量，能够满足电子档案存储需求；（二）具有较好的兼容性，能够适应不同类型的电子档案；（三）具有较好的可靠性，能够保证电子档案的长期存储；（四）具有较好的安全性，能够防止电子档案的丢失、损坏和泄露。
第九条电子档案的存储应遵循以下要求：（一）选择符合国家标准的电子档案存储设备；（二）对电子档案进行加密，确保电子档案的安全性；（三）定期对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性；（四）对电子档案存储设备进行定期检查和维护，确保其正常运行。
安全生产电子档案管理制度
一、总则为加强我公司安全生产电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和有效性，依据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等法律法规，结合我公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我公司所有涉及安全生产的电子文件归档和电子档案管理工作。
三、电子档案的定义本制度所称电子档案，是指按照一定归档要求，将整理好的具有保存价值的安全生产内容信息、结构信息、背景信息一并以数字形式存储在磁性载体或光学载体上保存的电子文件。
四、电子档案的管理机构和职责1. 成立安全生产电子档案管理领导小组，负责公司安全生产电子档案管理的组织、协调和监督工作。
2. 设立安全生产电子档案管理部门，负责电子档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
3. 各部门应指定专人负责本部门安全生产电子档案的收集和管理工作。
五、电子档案的收集与整理1. 电子档案的收集：各部门应按照归档范围，定期收集安全生产相关电子文件，包括但不限于安全生产文件、安全生产培训资料、事故报告、隐患排查治理记录等。
2. 电子档案的整理：对收集到的电子文件进行分类、编目、整理，确保电子档案的有序性。
3. 电子档案的归档：按照归档要求，将整理好的电子档案移交至安全生产电子档案管理部门。
六、电子档案的保管与利用1. 电子档案的保管：安全生产电子档案管理部门应确保电子档案的物理安全和信息安全，定期进行备份和检查。
2. 电子档案的利用：经批准，电子档案可提供给有关部门和人员查阅、复制、借阅等。
七、电子档案的销毁1. 电子档案的销毁需严格按照国家相关法律法规和公司规定执行。
2. 电子档案销毁前，需经安全生产电子档案管理部门审核，并报公司领导批准。
八、奖惩1. 对在安全生产电子档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。
2. 对违反本制度，造成电子档案损坏、丢失或泄露的，将依法依规追究责任。
九、附则本制度自发布之日起施行，由安全生产电子档案管理部门负责解释。
业主电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范业主电子档案的管理，保障业主权益，提高物业管理效率，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本物业管理区域的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本物业管理区域内所有业主的电子档案管理。
第三条业主电子档案是指业主在物业管理活动中产生的、具有保存价值的各类电子文件，包括但不限于：业主个人信息、购房合同、物业费缴纳记录、维修服务记录、公共设施使用记录等。
第二章电子档案的收集与整理第四条业主电子档案的收集应遵循真实性、完整性、及时性原则。
第五条业主电子档案的收集范围包括：（一）业主基本信息，如姓名、身份证号码、联系方式等；（二）购房合同、房产证等证明业主身份的文件；（三）物业费缴纳记录、公共设施使用记录等物业管理活动相关文件；（四）业主投诉、建议、表扬等反馈信息；（五）其他与业主权益相关的电子文件。
第六条业主电子档案的整理应按照以下要求进行：（一）分类整理：根据档案内容性质，将电子档案分为个人信息、合同、缴费记录、维修服务、公共设施使用等类别；（二）编号管理：对电子档案进行统一编号，便于查询和管理；（三）归档时间：按照档案形成的时间顺序进行归档；（四）电子文件格式：确保电子文件格式统一，便于存储和传输。
第三章电子档案的保管与利用第七条业主电子档案的保管应遵循以下原则：（一）安全保密：确保业主电子档案的机密性，防止泄露、丢失或被非法篡改；（二）完整无损：保证电子档案的完整性和准确性，防止损坏或丢失；（三）方便快捷：确保电子档案的查阅、利用方便快捷。
第八条业主电子档案的保管方式：（一）存储介质：采用可靠、安全的存储介质，如硬盘、光盘等；（二）备份：定期对电子档案进行备份，确保数据安全；（三）防病毒：对存储介质进行定期病毒扫描，防止病毒感染。
第九条业主电子档案的利用：（一）查阅：业主可向物业管理处申请查阅本人电子档案；（二）复制：业主可向物业管理处申请复制本人电子档案；（三）其他利用：物业管理处可根据法律法规和业主需求，提供其他电子档案利用服务。
电子档案管理制度
电子档案管理制度电子档案管理制度是指根据现代信息技术的发展，将纸质档案转换为电子档案，并通过电子设备进行管理、传输和利用的一种管理制度。
电子档案管理制度的建立和实施，对于提高档案管理的效率和质量具有重要意义。
本文将从电子档案管理制度的必要性、目标、内容和实施步骤等方面进行论述。
一、电子档案管理制度的必要性随着信息技术的发展，纸质档案已经不能满足组织和个人的信息管理需求。
纸质档案存在保管困难、查询不便、易丢失等问题，而电子档案则具有存储量大、检索快捷、耐久性好等优势。
因此，建立电子档案管理制度，能够提高档案管理的效率和质量，满足信息管理的需求，推动信息化建设。
二、电子档案管理制度的目标1.提高档案管理的效率。
通过电子设备的使用，能够实现档案的快速存储、检索和传输，减少人力物力的浪费，提高档案工作的效率。
2.提高档案管理的质量。
电子档案管理制度能够保证档案的完整性、可靠性和可用性，避免档案的损坏和丢失，提高了档案管理的质量。
3.确保档案的安全性。
电子档案管理制度能够采取措施，确保档案的安全，防止非法访问和篡改，保护档案的权益。
4.方便档案利用和共享。
通过电子档案管理制度，能够实现档案的便捷利用和共享，提高了组织和个人的工作效率。
三、电子档案管理制度的内容1.档案数字化转换规范。
明确档案数字化转换的标准和要求，包括扫描分辨率、文件格式、文件存储等。
2.档案存储和传输规范。
规定档案存储的设备和环境要求，确保档案的存储安全和稳定；同时，规范档案的传输方式和加密方法，确保档案的传输安全。
3.档案检索和利用规范。
制定档案检索和利用的规范和流程，包括检索词汇的建立、查询界面的设计等。
4.档案安全管理规范。
建立档案安全管理制度，包括档案访问权限的设置、数据备份和恢复等。
四、电子档案管理制度的实施步骤1.制定电子档案管理制度的总体规划和实施方案，明确电子档案管理的目标和任务。
2.建立电子档案管理系统，选择适合的电子设备和软件，进行安装和配置。
档案馆电子档案管理制度
一、总则为加强档案馆电子档案管理工作，确保电子档案的完整、准确、安全，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理规范》等法律法规，结合档案馆实际，制定本制度。
二、电子档案的定义与范围1. 电子档案是指以电子形式存储、传输、处理的具有保存价值的文件、资料、图表等。
2. 电子档案管理范围包括电子文件的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等。
三、电子档案管理制度1. 电子档案的收集（1）档案馆应建立健全电子档案收集制度，明确收集范围、方式、责任主体等。
（2）电子档案的收集应遵循真实性、完整性、可追溯性原则。
（3）档案馆应与各业务部门、单位建立电子档案收集渠道，确保电子档案的及时收集。
2. 电子档案的整理（1）档案馆应建立健全电子档案整理制度，明确整理范围、方法、标准等。
（2）电子档案整理应遵循规范化、系统化、标准化原则。
（3）档案馆应按照电子档案的类别、形式、内容等进行分类整理，确保档案的有序性。
3. 电子档案的归档（1）档案馆应建立健全电子档案归档制度，明确归档范围、程序、时间等。
（2）电子档案归档应遵循真实性、完整性、可追溯性原则。
（3）档案馆应按照电子档案的类别、形式、内容等进行归档，确保档案的完整性和安全性。
4. 电子档案的保管（1）档案馆应建立健全电子档案保管制度，明确保管范围、方法、标准等。
（2）电子档案保管应遵循安全性、可靠性、长期性原则。
（3）档案馆应采用先进的技术手段，确保电子档案的物理安全和数据安全。
5. 电子档案的利用（1）档案馆应建立健全电子档案利用制度，明确利用范围、程序、条件等。
（2）电子档案利用应遵循真实性、完整性、可追溯性原则。
（3）档案馆应提供便捷的电子档案查询、检索、复制等服务。
6. 电子档案的鉴定与销毁（1）档案馆应建立健全电子档案鉴定制度，明确鉴定范围、方法、标准等。
（2）电子档案鉴定应遵循真实性、完整性、可追溯性原则。
（3）档案馆应按照鉴定结果，对不再具有保存价值的电子档案进行销毁。
公司电子档案管理制度
一、总则1.1 为加强公司电子档案管理，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
1.2 本制度适用于公司所有电子档案的管理工作，包括电子文件、电子图纸、电子报表、电子影像等。
1.3 公司各部门和个人应严格遵守本制度，共同维护电子档案的完整与安全。
二、组织机构与职责2.1 公司设立电子档案管理领导小组，负责公司电子档案管理工作的组织、协调和监督。
2.2 公司办公室为电子档案管理的主管部门，负责电子档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
2.3 各部门指定专人负责本部门电子档案的收集、整理和归档工作。
三、电子档案的收集与整理3.1 公司各部门在产生电子档案时，应按照规定及时收集，确保档案的完整性。
3.2 电子档案的收集应遵循以下原则：（1）真实性：电子档案应真实反映公司业务活动和工作过程。
（2）完整性：电子档案应包括所有相关文件、图表、声像等资料。
（3）准确性：电子档案内容应准确无误。
3.3 电子档案的整理应遵循以下要求：（1）分类：按照档案内容、形式、时间等进行分类。
（2）编目：编制电子档案目录，包括档号、标题、形成时间、文件类型等。
（3）归档：按照规定的时间、顺序和类别将电子档案归档。
四、电子档案的保管与利用4.1 电子档案的保管应遵循以下要求：（1）安全：采取必要的技术措施，确保电子档案的安全。
（2）保密：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的电子档案，应加强保密管理。
（3）备份：定期对电子档案进行备份，确保档案的完整性。
4.2 电子档案的利用应遵循以下原则：（1）合法：档案利用者应具备相应的权利和条件。
（2）合规：档案利用者应遵守国家有关法律法规和公司规定。
（3）保密：档案利用者应保守档案秘密。
五、电子档案的销毁5.1 电子档案的销毁应遵循以下要求：（1）合法：根据国家有关法律法规和公司规定，确定电子档案的销毁范围和方式。
（2）审批：销毁电子档案前，需经公司档案管理部门审批。
居民电子健康档案管理制度
第一章总则第一条为了加强居民电子健康档案管理，提高居民健康服务水平，保障居民健康权益，根据《中华人民共和国基本医疗卫生与健康促进法》、《中华人民共和国电子签名法》等法律法规，结合本地区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本地区居民电子健康档案的建立、使用、保管、共享和信息安全等方面。
第三条居民电子健康档案管理应当遵循以下原则：（一）以人为本，服务居民；（二）科学规范，信息共享；（三）安全保密，依法使用；（四）动态更新，持续改进。
第二章档案建立第四条居民电子健康档案由居民本人或其代理人向所在地的社区卫生服务中心（站）、乡镇卫生院（村卫生室）等基层医疗卫生服务机构申请建立。
第五条居民电子健康档案内容包括：（一）个人基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码等；（二）健康体检记录：一般健康检查、生活方式、健康状况及其疾病用药情况、健康评价等；（三）重点人群健康管理记录：0～6岁儿童、孕产妇、老年人、慢性病、严重精神障碍和肺结核患者等各类重点人群的健康管理记录；（四）其他医疗卫生服务记录：接诊、转诊、会诊记录等。
第六条建档机构应当对居民提供的个人信息进行审核，确保信息的真实、准确、完整。
第三章档案使用第七条居民电子健康档案仅限于医疗卫生机构和相关部门依法使用，不得用于其他目的。
第八条医疗卫生机构应当根据诊疗需要，在尊重居民意愿的前提下，查阅、使用居民电子健康档案。
第九条居民电子健康档案的查询、使用应当遵循以下规定：（一）查询、使用居民电子健康档案应当经过本人同意或者其代理人授权；（二）查询、使用居民电子健康档案应当限定在合法、正当的范围内；（三）查询、使用居民电子健康档案应当遵守保密规定，不得泄露居民个人信息。
第四章档案保管第十条居民电子健康档案应当采取物理、技术、管理等措施，确保档案的安全、完整。
第十一条档案保管人员应当具备相应的业务知识和保密意识，定期对档案进行维护和检查。
第十二条档案保管期限按照国家相关规定执行。
电子员工档案管理制度
一、目的为了规范公司电子员工档案的管理，确保档案的完整性、真实性和安全性，提高档案管理效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有电子员工档案的管理工作。
三、职责1. 人力资源部负责制定、修订和完善电子员工档案管理制度，并对电子档案管理工作进行监督和指导。
2. 各部门负责人负责本部门电子员工档案的收集、整理和归档工作。
3. 档案管理人员负责电子档案的保管、维护和利用工作。
四、电子档案管理原则1. 完整性原则：确保电子档案的完整性，防止档案丢失、损坏或篡改。
2. 真实性原则：保证电子档案内容的真实性，不得伪造、篡改档案。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保电子档案的安全性，防止信息泄露、病毒感染等风险。
4. 及时性原则：及时收集、整理和归档电子档案，确保档案的时效性。
5. 便捷性原则：简化电子档案的查询、借阅等操作流程，提高档案管理效率。
五、电子档案管理内容1. 员工基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、籍贯、联系方式等。
2. 入职档案：入职登记表、劳动合同、试用期考核表、转正审批表等。
3. 绩效考核档案：绩效考核结果、考核评语、奖惩记录等。
4. 培训档案：培训记录、培训证书、培训总结等。
5. 薪酬福利档案：工资条、奖金发放记录、社保公积金缴纳记录等。
6. 假期管理档案：请假申请、休假记录、加班记录等。
7. 异动档案：调动申请、离职申请、离职手续办理等。
8. 其他与员工相关的电子文件。
六、电子档案管理流程1. 收集：各部门负责人按照档案管理要求，及时收集相关电子档案。
2. 整理：档案管理人员对收集到的电子档案进行分类、整理和编号。
3. 归档：将整理好的电子档案按照规定格式存入电子档案管理系统。
4. 保管：档案管理人员定期对电子档案进行备份，确保档案安全。
5. 利用：员工或相关部门需要查阅电子档案时，档案管理人员应提供便利。
七、电子档案管理权限1. 人力资源部：负责制定电子档案管理制度，对电子档案进行监督和指导。
档案馆电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范档案馆电子档案的管理工作，确保电子档案的真实性、完整性、安全性和可用性，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规，结合本馆实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本馆电子档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节。
第三条本制度所称电子档案，是指以数字形式存储的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等档案材料。
第四条档案馆电子档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案安全；（二）统一标准，规范操作；（三）科学合理，高效利用；（四）责任明确，分工协作。
第二章电子档案的收集第五条电子档案的收集应当遵循以下要求：（一）按照国家档案行政管理部门制定的电子档案标准，对电子档案进行收集；（二）收集的电子档案应当符合真实性、完整性、可用性等要求；（三）对收集的电子档案进行分类、编目，建立电子档案目录；（四）对收集的电子档案进行鉴定，确保其具有保存价值。
第六条电子档案的收集方式：（一）对已形成电子文件的单位，按照档案管理要求，定期将电子文件移交档案馆；（二）对未形成电子文件的单位，档案馆应主动参与其电子文件的形成过程，确保电子档案的完整性；（三）对重要电子档案，档案馆可进行专项收集；（四）对境外电子档案，应依法进行收集。
第三章电子档案的整理第七条电子档案的整理应当遵循以下要求：（一）按照国家档案行政管理部门制定的电子档案整理标准，对电子档案进行整理；（二）对电子档案进行分类、编目，建立电子档案目录；（三）对电子档案进行鉴定，确保其具有保存价值；（四）对电子档案进行数字化处理，确保其可用性。
第八条电子档案的整理流程：（一）对收集的电子档案进行分类、编目，建立电子档案目录；（二）对电子档案进行数字化处理，包括格式转换、压缩、加密等；（三）对数字化后的电子档案进行鉴定，确保其具有保存价值；（四）将整理好的电子档案存储在档案馆指定的存储设备上。
电子档案的管理制度
电子档案的管理制度第一章总则第一条为规范和加强电子档案管理，保障档案信息的安全和可靠性，提高信息资源的利用价值，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位内各类电子档案的管理，包括电子文件、电子邮件、电子表格等各种类型的电子档案。
第三条电子档案管理应当遵循法律法规和相关要求，确保电子档案的合法、规范、安全使用。
第四条本单位内各部门应当建立健全电子档案管理制度，明确管理责任和管理流程。
第五条本单位应当配置专门的电子档案管理人员，负责电子档案的管理工作。
第二章电子档案的分类与归档第六条电子档案应当按照文件类型、存储介质、内容等不同特点分类存储。
第七条电子档案应当根据不同的保管期限进行归档，并制定相应的归档策略和流程。
第八条电子档案的归档应当标注清晰的归档信息，包括档案编号、归档日期、保管期限等。
第九条电子档案的归档应当按照规定的档案目录结构进行，确保档案的检索和检查。
第十条电子档案的归档应当实行定期备份和定期检查机制，确保档案的安全和完整。
第三章电子档案的检索与利用第十一条本单位应当建立健全的电子档案检索系统，确保档案的快速、准确检索。
第十二条电子档案的检索应当遵循合法、规范的原则，不得随意泄露和篡改档案信息。
第十三条电子档案的利用应当遵循原件不离开档案馆的原则，不得私自复制和传播档案信息。
第十四条电子档案的利用应当按照规定的权限和审批流程进行，不得违规使用档案信息。
第十五条电子档案的利用应当按照档案管理规定进行记录和登记，确保档案信息的安全性。
第四章电子档案的保护与安全第十六条本单位应当确保电子档案信息的完整性和可用性，建立健全的信息安全保护系统。
第十七条电子档案存储介质应当符合相关标准，确保信息的长期保存和可靠性。
第十八条电子档案信息的备份和恢复应当建立健全的备份策略和措施，确保信息的安全和可靠。
第十九条电子档案信息的传输和存储应当采取加密和防护措施，预防信息泄露和篡改。
第二十条电子档案信息的准确性和真实性应当得到相关部门的审核和认证，不得虚构和篡改。
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电子档案管理制度
一、目的
为了保证公司电子文件的完整，对具有保存价值的电子文件做好形成、累积、
归档、保管、利用等工作，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于**公司及下属各项目公司。
三、定义
本制度所指的电子档案是指依赖计算机等数字设备阅读、处理，以数码形式
存储于磁盘、光盘等载体，具有参考和利用价值的电子文件。
四、职责
4.1档案工作管理体制
4.1.1电子档案工作实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准的原则。
4.1.2行政部是各下属单位档案工作的主管部门，督办指导各单位的档案管
理工作。
4.1.3公司各单位接受行政部的业务指导、检查和监督。
4.1.4各部门及项目单位总经理是电子档案管理第一责任人，分管电子档案
工作的公司领导和各公司综管部长为档案管理主要责任人，各专（兼）职档案管
理员为电子档案管理直接责任人。
4.2档案工作管理职责
4.2.1各单位应将档案工作纳入本单位发展规划和工作计划，为档案工作规
范管理提供保障，将文件形成、积累和归档要求纳入各部门员工岗位职责，
4.2.2行政部档案主管对各项目单位专（兼）职档案管理员移交档案的完整
性、规范性和及时性予以评分考核，综合评分将纳入各单位及行政工作考核得分。
各单位综管部长有权根据档案收集情况，对本单位各部门及相关人员职责履行情
况进行考核。
五、制度内容
5.1 归档范围
5.1.1文书文件：即各单位在经营过程中反映本单位工作活动，具有查考价
值的电子文件均属于收集范围。如：重大会议纪要、总经理工作汇报资料、各类
公文、制度等的正本及历次稿件及意见，上级单位针对本公司的指导性或通知类
公文、各类评比活动形成的公文材料、下级部门呈送的报请类公文、其他商洽性
或审批性公文。文本文件收集时应将其转换为txt,word,excel,wps等通用格式
的文档。
5.1.2图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。如公
司开业庆典、开业活动、上级领导巡视、捐赠仪式等。对该类图像文件的获取应
突出其主题，时间、地点、人物等。静态文件收集时应将其转换为JPG,JPEG,PDF
等常用格式。
5.1.3图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。
5.1.4声音文件：WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。
5.1.5多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图
像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。
5.2档案类别
5.2.1电子档案分类总则：电子档案先按类别分类，再按部门（公司）、时
间顺序整理，先总后分，即总体性、年度性在前，季、月在后。
5.2.2设置一级类目共三类：（1）综合类 （2）业务类 （3）会计类
5.2.3二级类目的设置：按照企业管理职能和管理特点设置，类目的级位表
示上下位的隶属关系。综合类的二级类目分为：行政类、人资类、党群类、监审
风控类；业务类的二级类目分为：营销类、推广类、招商类、物业类、招采类、
设计类、工程类、成本类、运营类；会计类的二级类目分为：会计类。
5.3档案的收集、移交与归档
5.3.1电子档案的收集：档案室于每年1月、4月、7月、10月下发电子档
案收集通知，文件形成部门根据通知要求将当季符合规定的电子文件进行物理归
档后按照档案管理要求进行登记与交接。归档电子文件应与相应的纸质或其他载
体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。
5.3.2电子档案的移交：档案移交时需提供二份 “归档材料移交清单”，一
份电子版，一份纸质版，用于接收部门及移交部门存档备案。
5.3.3电子档案提交格式：文件夹格式按时间-单位-部门-一级类目-二级类
目（例：2014年**公司--综合类-行政类），文件内容（名称）格式按时间-文件
名(例：20201225**公司电子档案管理制度)。
5.3.4电子档案的归档：档案室每半年对存档的电子档案进行分类整理并利
用载体进行分类存档。
5.4档案的整理
5.4.1档案的排列编号将根据分类方案，按照移交清单的顺序，对接收
的档案逐件电子编号。
5.4.2档案管理必须坚持全宗管理的原则。各单位在建设等活动中形成
的全部档案统一为一个全宗，用汉语拼音字母（如：SHJL）建立全宗号编码。
5.4.3归档电子文件应按照“件”进行管理。一般情况下，一份电子文
件为一件，密不可分的几份电子文件则归为一件进行管理，如：正文与附件，
制度章程等的历次修改稿等。
5.4.4对归档文件要进行鉴定，准确划分保管期限。根据文件资料之间
的有机联系、保存价值、保存期限将档案分为“永久保存期”、“定期保存期
（30年）”、“定期保存期（10年）”三档，以便长远利用和保管。
5.5档案的利用
5.5.1建立健全的电子档案管理体系，对档案的登记、收进，移出、保
管、利用进行系统登记和统计。
5.5.2借阅基本程序：公司档案原则上不予外借，员工确因工作需要借
阅时，应在办公系统上填写《档案借阅审批表》报部门负责人审核、相关权
限人员审批。档案管理部门审核，确认无误后取出该项档案，将档案交与借
阅人。对于跨部门借阅电子档案的，需加签至档案形成部门负责人审核。
5.5.3档案的管理、鉴定与销毁参照《**公司档案管理办法》执行。
六、奖罚
6.1档案室对公司项目单位档案管理有监督和处罚权。
6.2档案室每季度依照电子档案管理制度下发档案收集通知，未按要求上报
的给予相关公司月度考评扣罚5分，对完成情况优秀的单位给予月度考评奖励。
各公司综管部根据总部下发的档案收集通知督促各项目单位执行到位，未按要求
上报的给予各项目单位月度考评扣罚5分，对完成情况优秀的单位给予月度考评
奖励。档案室每季度根据电子档案的收集完成情况进行集中检查并通报。
6.3其它奖罚规定参照《**公司档案管理办法》执行。
七、其他
7.1本制度由行政管理部负责解释与归口。
相关表格附件
表名 表格名称
表一 《归档材料移交清单》
表二 《档案借阅审批表》
表三 《**公司电子文件材料归档范围、保管期限》
表一：
归档材料移交清单
序号 年份 月份 日期 公司名称 部门 类别 文件名称
1 2020 10 10 **公司 行政部 文书类 电子档案管理制度定稿
2
3
…
交接人签字： 交接审核： 接收人签字：
表二：
档案借阅审批表
申请单位 申请部门
申请日期 申请人
申请档案名称
申请事由
档案申请部门领导审核
档案形成部门领导审核
档案管理员借阅确认 使用日期