会务培训

会务培训 一） 会前准备工作 1、 做好工作交接： 接到外部会务的任务，应填写会务申请表，经主管领导审批后，安排好工作交接。 工作委托书 委托人 所在部门 职务 联系方式 被委托人 所在部门 职务 联系方式 电话转移 委托人： TEL: 被委托人： TEL: 邮箱委托 □是 被委托人： □否 委托原因 □出差 □休假 □请假 □其他：_______________ 委托时限 年 月 日至 年 月 日

工作委托 任务编号 工作任务 完成情况 交接日期 接手人 预计完成情况

工作交接情况应仔细填好委托书和委托内容，不让会务工作影响部门正常运作。 2、 明确会务类型： 分清是日常会务还是大型会务，是内部会务还是外部会务，做好相应的准备工作和必要的资源调配等。

3、 通知与会人员参加会议： 应提前通知各与会人员，大型会议涉及外地甚至外国人员的，应提前足够多的时间通知，以便与会人员作出安排。必要时，应要求填写会议通知的回执，根据回执确认与会人信息。 会议通知 时间 地点 会议主题 召集人 与会人 纪要人 会议议程 附件 辅助仪器

（可在会议通知回执中作类似声明：若不能参加，应反馈“有事不能参加”并想会务组领导请假，若无反馈则默认为能够准时参加。） 给公司高层的会议通知，最好抄送一份给与会人员的秘书，请其协助提醒与会人员到会。会议前一天，应发送会议的提醒通知。

4、 会务人员分工： 会务总协调人应该制定一份《会务分工总表》，按整个会议议程的关键行为和工作量细分小组，确定各小组负责人，并明确每个小组的职责。各小组根据自己所承担的工作，进一步细分到个人，即《会务分工明细表》。会前可按事情分工，会中按地点分工，会后按事情分工。 会务分工明细表 任务 计划完成时间 责任人/联系方式 会务联系人/联系方式 备注 完成情况

每天刷新会务清单，准确了解各板块工作进展情况，督促各项工作计划的完成，实时进行调整，避免会务工作的延误，对各负责人协调配合的部分要特别强调，共同推动整体工作的进展。 会前应制定好会务纪律，个会务人员确认好自己负责的会务工作内容。对于大型会务，应预留一个人做突发事件的处理。

5、 明确会议议程： 会议议程的安排，要与主办单位领导进行充分的交流沟通，已得到全面、准确的会议信息；在确定会议日程时，应多方征求意见，以获得共同认可；议程中还应包括就餐地点、休息时间等的安排。会议议程安排好后，应由会务组组长及与会领导审批，原则上要求在发出会议通知前确定出会议议程，避免突发性的修订。 会议日程安排表 时间 事项 备注

会务议程后可附会务须知，内容包括会议议程、会务组负责人房间号及联系电话、展会开展及撤展时间、地点、交通路线、娱乐、餐饮、会场纪律、注意事项等等，可以说整个会务组的工作都体现在会务须知上。

6、 安排住宿、餐饮： （1） 住宿安排： 与酒店销售经理搞好关系，客房方面预留一定空间，在客人突然增加或减少的情况下，可与酒店很好的协商。充分利用酒店的资源（司机、小工、服务员等），腾出时间处理更紧急、更重要的事情。 预订酒店时应进行实地考察，询问放假、空房或会议室的大小，一定要亲自查看是否可以入住。 安排住宿时，应先确认与会者的性别，同方人员的搭配应考虑适宜与否，并做好住宿人员登记表。 住房登记表 序号 姓名 性别 省份 单位 职位 手机 房间号 入住时间 备注

大型展会时，客户进出频繁，应做好最新客户名单的跟踪，事前逐个落实实际就餐和住宿的人数。及时与酒店核对，每日做好住房结算表，并且纪律一定要严明，如不住宿一定要通知会务组，确认为到会人员是否已向领导请假，以核定参会人员具体的情况，并通知相关会务人员，以调整住房、餐饮等事项。与会人员较多时，应事先确定专人负责跟踪会议期间的客户信息，提供最新的客户名单。 住房结算表 日期 房间类别 申请房间号 退房号 实际使用数量 金额结算 确认

（2） 餐饮安排： 在与酒店进行谈判的时候应讲究技巧，要把握一定的灵活度，不要轻易许诺，切忌趾高气扬。将可能的事情都交给酒店处理，如水果、饮料等的采购与摆放等。 会务组一定要确认菜单，俞粲丁经理加强沟通，每餐的菜谱都要看过，将不合适的菜换掉，在就餐前应与酒店确认餐饮的准备情况。

7、 车辆调度： 用车需求主要包括领导接送、客户迎接、参观、送行、游玩、紧急调用车等，车辆来源包括公司派车、酒店车辆、旅游公司、当地办事处车辆等。 车辆安排表

事项 数量 新车 优良车 进口车型

确定用车需求 领导接送 客户迎接 参观 送行、游玩 紧急调用车

确定车辆来源 公司派车 酒店车辆 旅游公司 当地办事处车辆

事先应定好车辆的调度规定，向司机定下严格的纪律，统一进行车辆调度，其他人的用车必须申请，违者给予处罚。 登记所有车辆的基本信息，在会务组内传阅，有申请用车时，如不能马上答复，应先做好会务车辆用车信息登记。 车辆调度时需与司机确认是否熟悉相关的行车路线，充分利用车辆资源，提高使用效率。

8、 会场布置： 会场布置要细心安排，发布资料不能出错，考虑事情要周到。 事先将会场布置的各方面罗列出来，定好完成的时间，实时刷新准备情况，保证会场的布置万无一失。 会务任务进度跟踪表 任务 完成时间 备注 完成时间 会场保密要求 录音设备、指引牌 确定横幅标语的内容、制作要求，向出租者提出相关要求 指示牌的制作 与会人员姓名的确定及座位牌的制作 通知电视台及报社来采访 会议桌鲜花的摆放 会议资料的摆放 座椅数量 对人员可能的变动做一个相应估计和安排 文具 水果、饮料 灯光、音响、麦克风、投影仪、打印机 „„ „„ „„ „„

二） 会中协调工作 1、 检查一切会议资源准备情况 会务工作准备清单 会议名称： 会议起止时间： 序号 项目 备注 1 会议日程安排表（会议须知） 2 费用预算 3 参加会议人员联系表 4 车辆预定 5 餐饮、住宿 6 备用金 7 资料 8 签到登记表 9 文具：笔 、笔记本 、纸张 、文件夹 、胶水 、订书机 、胶纸 、涂改液 、胶片 、胶片笔 、摄影 、摄像 、电池 、电脑 、电源插座 、打印机 、数据连线 、u盘 、复印机 、传真机 、坐席卡 、工作卡 、入场券/邀请函 、嘉宾卡

10 饮料、水果、点心 11 药品 12 纪念品 13 场地布置 „„ „„

2、 客户接待 （1）根据客人的重要级别，在征求领导意见的情况下，客人的接待工作可以安排的热烈而得体。布置欢迎宣传板、电子欢迎词、录像拍摄、现场摄影，及安排好接机车辆等。 （2）礼仪小姐服务必须热情周到，服装与企业文化相符。必要时，要在会前进行统一培训和服装定置。 （3）提前将客人的入场证、房间钥匙、会议须知等分好，并放在信封内。在明显位置放置指引牌，使客人能顺利到服务台，会务人员将信封交给客人，并热情介绍有关情况。 （4）针对索取资料的人员递交的名片信息进行区别对待，不同的人员发不同的资料，并组织与会人员做好签到工作。 （5）根据不同的客人安排参观、住宿、餐饮、购物和游玩等项目。

3、 会议资料管理 （1）会前对各种资料了如指掌，以便针对不同的客户发放不同成套的资料，并于站台总负责人商量成套的分数级发放小礼品的原则。 （2）会前统一订出资料发放原则。比如“控制发放”，即对公司邀请的客户发放。 （3）会前应根据发放原则，定出大致的资料数量，重点资料及其它资料应区别准备。 （4）每天清点资料余量，以便了解发放的数量及合理控制，发现缺少可及时请求支援。

4、 会议保密管理： 针对机密会议，加强保密工作，包括但不限于： （1） 录音设备：音响室专门指定人员配合工作人眼进行音乐的播放，不得私自录音。 （2） 指引牌，不能写明具体会议内容，并在人烟入场后立即撤掉指引牌。 （3） 无入场证明（比如说胸卡）者禁止入场。 （4） 每份资料的编号与人员相对应，若缺少资料时就能尽快确定是谁将资料带出场。 （5） 资料、会议议程回收。会议结束时，按照资料编号一一回收清点，确保与会人员未曾携带资料离场，保证资料的保密性。

5、 会议进行当中应注意的问题 （1） 议程跟踪： 会议议程的变动，及时通知到每一与会人员； 自己不能处理的事情，及时上报到会议总协调处； 随时听取参会人员的意见和问题并分类，及时反馈或请示领导及有关人员； 记录会议期间的电话、传真，区分轻重缓急，及时处理，保证各类信息的及时传递。 （2） 做好签到工作： 与会人员全部入场后，迅速统计出席和缺席人员，并及时通知会议主持人。 （3） 确保会议期间多项服务工作顺利进行 保证会议期间相关责任人、相关工作人员按时到位，并提供接待、接听电话、收发传真、会议记录、资料整发、食宿安排、车辆调派等各项服务。 （4） 做好会议纪要 安排秘书做好会议纪要，为了给领导提供及时的会议信息，建议用速记的方式做会议纪要，并及时将会议纪要输出给相关人员确认，及时纠正存在的问题。 （5） 灵活处理会议中所出现的问题 会议中要随时注意各人员的意向，会议临时是否有变化，进程是否需要修改等等。 （6） 检查并提供相关会议文具 （7） 协调会场气氛，遵循会场纪律 协助领导掌握情况，按预定流程进行会议、协调气氛，尽量避免在会场中来回走动，影响会场效果。 （8） 检查仪器是否正常。如摄像、录音是否正常，电池是否准备充足等。

6、 突发性事件处理 一个良好的汇报机制，是突发事件能得到及时处理的基础，安排专人负责突发事件的处理，做到人员的及时补位。会务组成员如有必要可每日召开例会，及时发现可能造成严重后果的情况，及早预防可能发生的事件。一旦意外事件发生，首先要通知相关责任人，并及时调动各项内外部资源处理问题，做好会议议程及相关资料的调整，及时通知到会人员。对于无法处理或会务人员无权处理的突发事件应及时汇报到会议总协调处。