《档案学概论》

档案学是一门应用学科。

1、三个二级学科：图书、情报、档案学管理

“图书、情报、档案”一体化创成一级学科，档案管理学

2、是档案管理学的基础课程

是从事文员、秘书的技能课程，以下是8大技能

技能：收集、整理、鉴定、保管（档案保管期限登记、编目）、检索、利用（用于行政管理，经济建设、科技建设、文化教育、科学研究）、编辑研究、统计做公务员的总的要求：档案学管理、秘书学、办公室管理

档案学概论

第一章、档案

第一节、档案的起源与沿革

一、中国档案的起源

二、我国档案的形式和名称的演变与沿革

第二节、档案的定义

一、档案的定义

定义：国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、科学、技术、文化、宗教等社会活动直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声音等不同形式的历史记录。

档案产生的条件

档案的产生是逐渐历年产生的。恩格斯说：蒙昧、野蛮、文明。今天的文书，明天的档案。

条件如下：

1、进入文明时代后，记录符号、文字记录

2、随生产实践发展，语言文字完善，出现了有条理的信息记录

3、商业的发展，促进了有条理信函及应用

4、有条理的信息用完后为了日后查考保存起来，形成档案

二、档案的基本含义

（一）、档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的。

（二）、档案是保存备查的历史记录。

注：文件转化为档案一般须具备以下三个条件

（1）办理完毕的文件才能归入档案。

（2）对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。

（3）按照一定的规律集中保存起来的文件才能最后成为档案。

（三）档案的形式是多种多样的。

1、档案信息的载体

载体形式：甲骨档案、简牍档案（竹简+木椟，这在战国至两晋产生最多，尤其

是秦汉）、金石档案（青铜+石刻）、缣帛档案（细绢档案）、纸质档案

2、档案信息的记录方式

（1）从档案信息的处理技术即档案信息记录在载体上的方法看

刀刻、手写、印刷、晒制、摄影、录像、激光扫描等

（2）从表达方式上

文字、图像、声音等

（3）从传达信息的文体上

古代有：制、诏、奏折、题本

近代有：令、布告、咨呈

现代有指示、通知、报告、总结等。

（四）档案是原是的历史记录

档案管理办法：对有价值的文件进行有内在联系的归档

不是历史遗物是特定的历史资料，档案是一种信息资源

（四）档案的重要意义

1、历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用。

2、档案与图书资料、文物既有性质上的区别，也有某些联系（图书是大众文化，档案是小众文化有保密性）

第三节、档案的属性

档案既具备特有的基本属性——原始记录性，也具备许多文献资料共有的一般属性——信息性、文化知识性。

（五）档案的知识属性和信息属性

1、档案是贮存和传播知识的一种形式

即，档案是人类认识和改造世界智慧的结晶。

（1）、档案是贮存知识的重要手段，成为历史知识的宝库

（2）、档案是有贮存知识的功能，当它被利用时就具备传播知识的能力（3）、档案是一种重要的信息资源，档案信息的原始性

档案信息的原始性：可分为原始信息（当时产生，可起证据作用）和加工信息（经

过“编研”，有宣传、学习作用）

档案信息的回溯性：文件变成档案有过程和时间，当时的现行文件成为现今的历

史档案

第四节、档案的作用和价值

一、档案价值的含义及其决定因素

二、档案的作用

（一）、行政管理作用：机关工作的查考凭证

（二）、业务参考作用：信息的支持与保障，接收→保管→鉴定→利用→传播/作用

（三）、文化传承作用：使得文化积累并传播、发展、进步

（四）、法律书证作用：解决争端、处理案件→证据作用：具有真实性与可靠性

的书面文件

（五）、宣传教育作用：档案是生动的资料（当时、当地、当时人）

三、档案的基本价值

（一）、档案的凭证价值（历史证据，历史标记）

（二）、档案的参考（情报）价值

档案是难得的第一手资料，具有更大的真实性。

第五节、档案的种类及国家档案全宗

一、档案种类的划分

（一）档案分类

根据一定的标准，根据档案的来源、时间、内容和形成特征等，对档案进行有层次的分类，并组成一定的体系。

注：“来源”指最初形成单位；“时间”指建国前成为历史档案、建国后现行档案。

（二）、档案的种类划分

1、按所有权分类：国家、集体、私人

2、按行政管理角度：新中国建立以后的档案、革命历史档案、旧政权档案

3、按行业类别：文书档案、科技档案、专业档案

（1）文书档案：社会组织、国家机构、社会团体个人在行政管理活动中带有行政性的文件，在档案数量中最多的一种，如：请示、报告、决

定（批复）法规函件

（2）科技档案：人们在科技活动中产生的纯业务性的科技文件材料，如：施工图纸、设计任务书、科研项目的申请书、科研项目立项书。

（东方明珠塔选址前查了档案中有无雷击的记录）

（3）专业档案：在专门活动中产生的文件，如：人事档案、病历档案、会计档案（账单、账目）、教务档案、社区档案、家庭档案

4、按载体分类：

（1）甲骨档案：安阳成了文字博物馆

（2）金文档案：青铜上的铭文、如：毛公鼎

（3）石刻档案：刻石、碑（碣石）、墓志铭

（4）泥版档案：楔形文字

（5）简牍档案：珍贵的历史档案，居延汉简，汉代烽燧遗址，《张家山汉墓什简》西汉社会状况、科学技术方面。《九章算术》、《算术书》战国早

期研究数学，《脉书》中医。

（6）缣帛档案：桑麻帛地图→马王堆汉墓的帛地图、

（7）贝叶档案：棕榈叶档案、西藏云南贝叶经（大藏经）

（8）羊皮档案、

（9）纸质档案：蔡伦、东汉人周之大政，使用植物纤维纸

（10）音像档案：图书、音响、影视、照片、录音

（11）电子档案：数字档案馆

二、我国国家档案全宗

第二章、档案工作概论

第一节、档案工作

一、档案工作的内容

档案工作：档案室（馆）、文件中心用科学的原理和方法来管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

档案工作内容：

从狭义上说：是档案业务工作，接收和收集（征集）、价值鉴定、档案整理、档案保管（《档案管理期限表》具体条例）、档案检索、档案编研（出

版物）、档案利用、档案统计。

从广义上说：是指档案事业，档案馆、档案室、档案行政管理、档案教育、档案出版。

注：下面是从狭义讲档案工作的内容。

档案工作的内容：

（一）、档案的收集工作：档案的管理起点

（二）、档案的整理工作：档案管理的核心，保证档案实体（卷案）有序化、条

理化——严格有序的工作基理

（三）、档案的鉴定工作：对档案的价值的判断

（四）、档案的保管工作：对已经上架的档案进行维护管理

注：保管的任务

（1）维护档案管理的次序（存放使用地方）

（2）使档案实体不受损害，延长档案的自然寿命

（五）档案的检索工作

检索：对已存放档案的查检与查找

注：采用相应的方法对档案信息内容进行加工处理，编制各种检索工具（记录、报道、查找档案的工具），为读者服务。

检索工具最基本的形式：目录、索引、指南（介绍馆藏档案的工具书）

（六）、档案的利用服务工作——最大限度满足公众对档案的需求

（1）对行政档案的利用，直接实现档案的价值

（2）沟通与社会方面的联系

（七）、编研：对馆藏档案进行编辑、研究、出版，是对信息的主动开发、为社会提供服务。

（八）、统计

注：管理流程

<是图表，见书面笔记>

二、档案工作的性质

（一）、档案工作的管理性

具体表现为：

1、从国家档案事业来看。宏观档案工作是一项专门负责管理档案及其工作的独

立专业，属于国家科学文化事业的组成部分。

2、从每个机关单位的档案工作来看。它是某种管理工作的组成部分。

3、档案工作是一项科学的管理性的工作。

档案工作是一项专门的档案事业，面对的是各种载体和各项内容的档案事物，而不是对现成的简单的物件保管和出纳。

（二）、档案工作的服务性

（服务性：依靠档案资源）

（三）、档案工作的政治性

1、档案工作是维护党和国家历史真实面貌的一项重大事业。

2、档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。

3、档案工作的机要性是其政治性的表现之一。

三、档案工作的意义

1、历史见证：凭证作用

2、历史记录：维护党和国家的真实面貌

第二节、档案工作的基本原则

一个决定：1956年国家国务院颁布《关于加强档案工作决定》

一个通知：1959年中共中央《关于统一管理党政档案工作的通知》

一部法律：1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》用法律的形式明确规定了我国档案工作的基本原则是：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。”其基本内容由以下三个方面组成：

一、档案工作实行统一领导，分级管理的原则

（一）同一领导，统一管理

（二）国家全部档案分别由各级档案保管机构集中管理

（三）全国档案工作由各级档案事业管理机构统一、分级、分专业进行管理。（四）实行党政档案和党政档案工作的统一管理

二、维护档案完整与安全

（一）维护档案的完整

1、从数量上，要保证有价值的档案齐全完整，保证应该集中和实际保存的档案

不致残缺短少

2、从质量上，即从系统性方面，要维护档案的有机联系和历史真迹，不能割裂

分散，更不能篡改、剪裁使得档案失真。

（二）维护档案的安全

1、保证档案管理的物质安全，力求档案本身不受损坏，延长档案寿命。

2、保证档案管理的政治安全，使档案机密不被盗窃、不失密。

（三）、方便社会各方面的利用

1、档案“受众”合法利益

2、平等获取信息（档案信息知情权）、

3、自由选择档案知识（自由选择获取）、档案信息知情权、档案信息服务保障权隐私权

障碍：信息技术发展馆藏资源优化

数量：提高工作人员素质

能力：加强法制观念、保障利用

心理：受众的

第三节、档案机构

一、档案室

（一）、档案室：在档案工作体系中，最基层的档案业务机构

1、在各级组织（机关、团体、学校、企事业单位等）中是保管本单位档案的业

务机构

2、是本单位的组成部分（最普遍、数量最大、层次是基层）

3、向档案馆移交有保存价值的档案

（二）、档案室的作用

1、作为本单位最有参谋咨询的部分，也是机关工作组织的工作助手，为机关各

项活动提供档案信息。

2、是全国档案工作的基础

（三）、档案室的类别

（1）人事档案

（2）企业管理档案

（四）、档案室的主要职责和任务

1、主要职责

集中统一管理本机关各部门形成的全部档案和有关资料，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案财富。

2、任务

（1）对本机关文书部门和业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（2）管理本单位的全部档案，并积极开展利用工作；同时，管理有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用。

（3）定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。

（五）、档案室的类型

1、普通档案室

2、科技档案室：专门管理科学技术档案的档案室，如：矿山、设计院、技术研

究所

3、音像档案室：照片、影像资料室

4、人事档案室：是机关在人事部门设立的专门管理人事档案的

5、综合档案室

6、联合档案室

二、档案馆

（一）档案馆的性质

档案馆：集中保管党和国家重要档案的基地，其工作是我国档案事业的主体档案馆居于科学文化事业机构的中心

主要表现：

1、档案馆管理的对象是人类社会活动的历史记录，是历史文化财富。尽管档案

在某种程度上具有机密性，但终究是要成为历史文化史料的。

2、档案馆的活动方式和工作成果具有研究性。它对浩繁的档案进行研究和一系

列科学管理，并且要积极参与档案史料编纂、编史修志和历史

研究。

3、档案馆的社会职能是一种科学文化事业单位。它不同于党、行政管理机关，

也不同于企业生产部门。它是为繁荣社会科学文化，为党和国家各项工作服务的一种事业单位。

（二）、档案馆的基本职责和具体任务

1、基本职责：集中统一保留党和国家需要长期保存的档案文化资料，维护历史

的真实面貌，为现代化服务建设。

2、具体任务：

（1）接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有永久和长期保存价值的档案以及有关资料，科学地管理档案，不断提高管理水平。

（2）通过各种方式，积极开展档案资料的利用工作。

（3）参与编史修志的工作。

（三）、档案馆的类型：

1、综合档案馆：是国家档案馆的主体。

注：国家档案馆分为综合档案馆和历史档案馆。

2、专门或部门档案馆：国家专门管理某一方面的档案馆如：海洋、城建

三、档案行政管理机构：

国家档案局，省档案局（厅）、档案处、科、股

定义：指导和管理档案的专业部门

（一）、档案行政管理机构的基本职责：

统一管理党政档案工作的原则下，分级管理全国的档案事务，对全国的档案工作进行监督、检查、指导。

（二）、档案行政管理机构的具体任务：

1、依据国家法律、法规、政策，拟定档案工作的规章，建立国家档案工作制度

2、指导和监督各机关团体、企事业单位的档案工作，

3、规划、筹建档案馆。在业务上指导档案馆的工作。

4、研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准，监督和审议档案的销毁问题。

5、组织和指导档案业务经验的交流、档案干部的专业教育和档案科学的研究等。

第三章、档案收集

第一节、档案收集工作概述

档案收集工作的内容

档案收集工作就是按照党和国家的有关规定，通过理性的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、组织、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关档案室和各级各类档案馆实行统一管理。

档案收集工作的方式

通过相关的档案馆收集（也包括档案室）——接收（被动）

档案接收：档案馆（室）收存档案的活动过程，是整个档案工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主要渠道。

征集分散在社会上的档案和文献资料——征集（被动）

档案征集：档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动，是档案馆取得和积累档案的必要补充渠道。

注：接收和征集历史档案的对象、途径和方法、党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门。

对象和途径：国家机关、社会组织、收藏于个人手中、少数民族地区、

档案收集的部门

文书处理部门、业务部门、档案室/档案馆

档案收集工作的内容

（一）、档案室对本机关单位需要归档的档案的接收

注：本单位是指机关、团体、企事业单位所建的档案室；档案是办理完毕的文书（在形成过程中不行）；及时、定期办理完毕

（二）档案馆对各现行机关和撤销机关的具有长久保存价值的档案集中和接收。注：现行机关：现在仍在形式职权、行政权的机关

（三）档案馆对中华人民共和国建立以前各个历史时期形成的档案的接收和征集。

档案收集的要求

（一）、高质量

各机关将平时已归档立卷（组卷）的档案移交到档案馆

（二）、标准化

按照档案馆管理原则、馆藏技术、检索方法、归档编目

（三）、完整性

按归档范围及要求、及时系统地吸收，反对组织和个人分散保存。

（四）、坚持优化原则（有用且珍贵），大力丰富馆藏

档案收集工作的意义

（一）、档案收集工作是档案工作的重要环节。

（二）、档案收集工作是贯彻统一管理原则的一项重要内容和具体措施。（可以做到收集及时，鉴选得当。这样档案才能完整得当。

第二节、档案室与档案馆藏建设

1、既有区别

档案室：只针对本单位档案进行的收集

档案馆：收集范围扩大到社会，数量也相应增加

2、也有联系

档案室是基础，做收集工作，要定期向档案馆移交档案

档案馆建立在其基础上，做移交工作

（省级档案馆满20年向上级移交，县级则10年）

第三节、档案室的收集工作

一、建立归档制度的必要性

二、归档制度的内容

（一）归档范围

定义：指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应高归档。

办理完毕的那些反映本机关工作、生产活动，具有查考利用价值的文件材料，均属于归档范围

归档文件又分为：归档文件、不归档文件

·归档文件：重要会议材料、上级下发文件材料、本单位对外的正式发文、本单位请示上级的报告及上级下发的批复、信访工作材料、反映本单位的报告总结，对本单位干部任免、处分有关的文件，在外事活动中形成的材料。

·不归档文件：重份文件、无查考利用价值、内部互相抄送的文件、未经签发的文件稿、从各方面收集的以供参考的有关文件

注：依据是《机关文件材料归档和不归档的范围》国家档案局1987年12月4日。归档文件必须要有保存价值，要符合机关实际状况

（二）归档时间

定义：指文书处理部门需要归档的文件材料向档案室移交的时间。

注：按规定，处理完毕的文件，由文书或业务部门立好卷，一般应在第二年的上半年向档案室移交。

大部分根据《机关档案工作条例》（特殊教育机构第二年7月移交）

（三）归档质量

定义：遵循档案的形成特性，根据价值

（四）归档手续

定义：双方清点签字

第四节、档案馆的收集工作

一、档案馆档案的来源和收集范围

（一）现行机关的档案源

注：接收要求：

1、经过整理，保持全宗的完整性

2、必须经过坚定，有保存价值的档案

3、移交过程中，原档案的检索工具，与全宗有关材料一同移交

4、必须依据移交目录，与档案原件一起清点。

5、档案接收期限：省级20年、省级以下10年

（二）撤销机关的档案源

（三）由组织和个人保存的散有档案（特别是在非常时期）

如：革命政权档案、民国档案、历代王朝

（四）档案馆之间交接的档案

第四章、档案整理

第一节、档案整理的内容和原则

一、档案整理的内容和意义

（一）档案整理的内容

对档案机构来说：

1、系统排列和编制案卷目录（编目）

2、对档案进行局部调整

3、对档案进行过程整理（由档案馆完成，从立卷到全宗的制定）

（二）档案整理的意义

1、档案整理是发挥档案作用的重要条件

2、档案整理是整个档案管理工作的重要基础

二、档案整理的基本原则

1、遵循文件的形成规律（文件、电子文件、图表、照片）

2、保持文件之间的有机联系

来源：一个单位的文件不可分割（历史的联系）

一个单位或者部门或者工作人员

文件材料具体活动的阶段，即：时间联系，

（时间：公元、年度、季度、月度、学年度、农业季度）

内容：文件材料在内容上的一定联系：一个问题，一项工作

形式：文件材料的种类，名称、规格、制成材料、公文文种、报表

3、区分不同的文件价值

依据档案价值：文书档案：永久或者30年或者10年

科技档案：永久或者长期或者短期

会计档案：永久或者25年或者15年或者5年

4、用于保管和利用

文书档案的大小尽可能统一、厚度符合要求

不同要分开保管：绝密或者保密

档案装具制成材料要统一

第二节、区分全宗

二、全宗的划分和排列

（一）、确认全宗：从组织或个人独立性来认定

1、全宗：亦称立档单位，全宗构成者，是指一个具有独立性的组织和个人在社

会实践中形成的档案的有机整体。组织全宗是构成全宗的主体部分；

个人全宗是构成全宗的组成部分。

2、构成全宗（立档单位）的条件：

（1）组织全宗构成的条件

·必须能独立行使职权，以自己的名义对外行文

·设有会计单位和经济核算单位，自己编制预算或财务计划

·具有专门管理人事的机构人员，有人事任免权

（2）个人全宗构成条件（个人全宗又称人物全宗，是某一著名人物或著名家族

所形成的档案有机整体）

·对社会有突出贡献或重要影响的个人

·该档案完整系统地保存下来

国家、省、地（市）县全宗、设定

省档案馆：中共省档案、省直属机关档案、省政协档案、工、青、妇、民主党派、省人大，省人民政府，省级各部委，省级厅，局所属院校

（二）区分全宗

政权更迭及跨政权的立档单位来区分：历史档案、新中国的档案、沿革

立档单位的变化区分全宗原单位的档案要保持原有的全宗

机构撤销合并

内部机构独立

合署办公，能分则分

（三）组建健全全宗的补充办法

三种补充办法

1、联合全宗：指两个或两个以上的全宗联合体，这种联合不是人为的拼凑式联

合，是一种客观的不得已的联合

2、汇集全宗（全宗汇集）：即人为将若干全宗汇集在一起，成为全宗的补充形式

3、档案汇集：由若干全宗所属不明或所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一

种全宗补充形式。分为：历史真实性档案、逻辑问题性档案、人物性

档案汇集

三、全宗内档案分类

（一）全宗内档案分类：是实行档案学科管理的重要方法之一，也是档案整理工作中的重要环节，并为一系列整理工作创造条件。（如：来源、

内容、时间等划分为若干类别）

（二）、分类的基本要求

1、分类应从全宗内档案的实际情况方便管理的现实需要出发

2、从分类方法及其分类结果应反映全宗内档案的客观状况，维护历史的本来面

貌（如：党群与行政放在一起）

3、分类方法及其分类结果要具有逻辑性，以便管理和实际操作

4、分割出的类别要符合总和（要分离完毕后，既不能未分完，也不能有多余）

5、分类的标准必须一致（一次分类只能有一个标准）

6、分出档案的界限必须清楚，相互间不能交叉包括

7、具体类别必须含义明确（具体档案所指确定）

（三）、常用的档案分类法

1、年度分类法：依据档案形成的时间年度，将全宗内的档案分成不同类别，一

个年度档案自然形成一个类别（专门年度：粮食收购、兵役

年度）

3、组织机构分类法：依据立档单位内部组织机构，将全宗内的档案分成若干类

别。

如：科、处、局、司局、部、市

4、问题分类法：依据立档单位全宗内的档案形成的问题进行分类

如：基建建设档案、科学技术档案

（四）、复式分类法的选择和分类方案的编制

（1）年度——组织机构分类法

（2）组织机构——年度分类法

（3）年度——问题分类法

（4）问题——年度分类法

文书档案，按保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）

教学档案、按学年、按问题，教学管理、学籍管理

科技档案：基建档案（综合、建筑、食堂）、设备档案（办公设备、教学设备、生活设备）

第四节、案卷与案卷目录

（三）整理中档号的“编制”

档案号：档案实行管理编号的总称

1、全宗号：由档案制定给组织或个人一个唯一的代码

3、卷（卷）号：档案馆排列的顺序号

4、（页）件号：进馆档案顺序代码

编制原则

专指性原则

合理性原则

稳定性原则：不能随意改变

发展性原则：编号要留有空间

明确性原则：档案号简明、适当

档号结构和编制方法

结构：全宗号（G0212，革命历史档案）→案卷目录号（006）→案卷号（025）→件号（018）→革命历史档案（A016）→建国后档案（4个数字）

案卷目录号：按年度、组织机构、类别来编制，按流水顺序1~100号

案卷号：按流水顺序，三位数阿拉伯数字，中间不留空号

页号或卷号：文字、图表、印章，按应届编页号，正反两面编号：单面仅一张编件号

档案编成200页或6厘米厚度为宜

第五章、档案价值的鉴定

一、档案鉴定工作的内容

档案鉴定：

广义：鉴别档案真伪和档案价值的一项工作

狭义：档案价值的鉴定

1、制定档案价值的有关标准，包括单项规定和保管期限表

专门/通用档案保管期限表

2、依据国家的有关规定或保管来判断档案的价值

两个目的：有无继续保存价值、确定其保管期限

3、对那些已无保存价值或保存期限已满的档案进行处置（销毁、继续、保存）

二、档案鉴定工作的意义

1、有利于档案的保管和查找利用

2、有利于重要档案的完整和安全

<图示>

3、有利于分配档案馆的资源

三、决定档案价值的因素

四、档案鉴定工作的原则

（一）原则

1、从国家和人民整体利益出发，这是鉴定工作原则的灵魂和核心。

2、用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值，这是鉴定工作原则的主要内容和主体部分。

（1）全面的观点

（2）历史的观点

（3）发展的观点

第二节、档案价值鉴定的方法

一、分析档案价值的一般方法

（一）从档案的内部特征分析文件的内容

档案发挥的价值：大于保存付出材料的代价——保存

小于保存付出的代价——不保存

（二）从档案的外部特征分析文件的来源、时间和形式等

（三）从档案的保存状况分析全宗和全宗群内档案的完整程度

（二）标准

1、档案的属性标准

（1）来源：形成者（组织、个人）

（2）内容：价值大小

（3）形式特征：载体不同

2、社会需求的标准

（1）社会需要方向

（2）社会需要面

（3）社会需要时间

优化业务部门、学者研究重要程度利用人数

3、相对价值标准

（1）所存档案的完整程度

（2）档案内容的可替代程度

（3）各全宗之间档案的重复性

第三节、档案保管期限表

一、档案保管期限表及其作用

（一）定义：用表册的形式来列举档案的来源、内容、形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，是机关、档案馆鉴定档案价值和确定档案保管

期限的依据。

二、档案保管期限表的类型

（一）通用档案保管期限表：由国家档案行政部门制定，适用于全国各机关团体

企事业单位，具有一般性档案保管期限标准

06年国家档案局颁布《文书档案保管期限表》

（二）、专门档案保管期限表：由国家主管部门

《预算合计档案保管期限表》财政局和？84？

（三）、同系统机关档案保管期限表

《煤炭部行政、企业系统档案保管期限暂行标准》

《上海市高等数学档案保管期限表》

《国家计委机关文书档案保管期限表》

（四）同类型机关档案保管期限表

（五）机关档案保管期限表

三、档案保管期限表的结构

（一）、顺序号：档案保管期限表的各条款分类系统排列后编定的流水号。（二）、条款：一组类型相同的档案文件的名称或题名。条款要简明确切地概括出一组档案文件的来源、内容和形式。

（三）、档案的保管期限

1、永久保管

2、定期保管（30年-10年）

3、短期保管

（四）、附注

附注就是对某些条款及其保管期限所作的必要注释和说明

（五）、说明

说明是对保管期限表所作的总说明。

第四节、档案鉴定工作的制度与组织

一、档案鉴定工作的制度

二、鉴定档案价值的基本工作方法

（一）要求鉴定工作人员根据档案价值鉴定的原则和标准，按照档案的实际情况，直接判定档案的价值

（二）要求鉴定人员逐件、逐页地审查档案材料，而不能仅仅根据案卷目录、卷内文件目录和案卷、文件题名来判定档案的价值。

（一）直接鉴定法

直接鉴定法：鉴定档案价值的基本方法、直接、具体地审查档案

三、档案鉴定工作的程序

（一）在机关文件归档时确定归档范围。

（二）对归档文件确定保管期限

（三）到一定年限时进行档案价值复审

第六章、档案保管

第一节、档案保管工作概述

档案保管定义：为延长档案寿命，对整理好，已入库的档案进行安全保管，是一

项科学管理工作，日常维护

一、档案保管工作的内容

（一）档案的库房管理

即库房内档案科学管理的日常工作

（二）档案流动中的保护

即档案在各个流动环节中的一般的安全防护。

（三）档案保护的专门措施

即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。

第二节、档案保管的基本物质条件

一、档案库房：必须专用，必须是正规，坚固的建筑物，远离三源（水源、火源、污染源）

（二）设备：属于档案馆内的“固定资产”，去湿机、通风设备、电视监控设备等

（三）装具：框、架、箱子、密集架（防光、防灰尘防火）

（四）包装材料：卷皮、卷盒

（五）消耗品

第三节、档案库房的管理

定义：档案库房管理：是指在库房中进行的一切保存，管理工作，它是档案保管工作的基本保障。

（一）档案库房的管理制度

1、人员进出库房登记制度

2、档案出入库房登记制度

3、库藏档案定期检查制度

4、设备管理制度

5、清洁卫生制度

（二）档案库房的温湿度控制

温度保持14~20℃湿度控制在50%~65%

技术控制

人工控制

（三）档案装具得的有序化（统一编号）

建筑物（几号库、楼）层号和房间号

（四）档案装具的存放形式

（五）档案装具的安全防范措施

八防：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防灰尘、防盗

五、档案在使用中的保管

档案在使用过程中的维护和保护制度

（一）建立档案使用和交接制度

（二）建立档案使用和限制制度

第七章、档案检索

一、档案检索

（一）定义：档案检索是将档案的内容和形式特征记录下来，存储在各种检索工具中，根据利用者的需要，方便及时地把档案查找出来充分发挥档

案的作用。

档案检索工具：记录、报道、查找档案信息的工具，基本作用存储和查检

（二）档案检索的内容

1、档案信息存储：编制档案检索工具

编制过程：

（1）对档案的内容和形式特征进行分析选择记录，对每件文件有一个描述过程，形成一个条目

（2）对不同类型的档案进行排列，形成一个检索工具（数据库）

2、档案信息查检

（1）对检索要求进行分析，确定要查找的档案

（2）运用综合档案检索工具，找出利用者所需档案

（三）档案检索工作的意义和作用

1、是档案利用工作的关键

2、是档案工作和档案管理水平的标志

3、是档案业务工作的一门学科

二、档案检索工具概述

（一）作用：

1、桥梁作用：方便利用者找到所需档案

2、交流作用：利用者把所需信息通过馆藏信息与档案工作者沟通

3、管理作用：档案检索工具包含馆藏档案所有内容。档案员可通过制作检索工

具了解内容、形式特征等，为档案管理业务活动提供依据，通过

制作不同检索工具为编研工作，查找档案提供咨询。

4、问：貌似还有一点，我和祎玮一道去考场路上，她背到了

（二）档案检索工具的分类

1、以编制方式进行分类：目录、索引、指南

2、按档案、载体形式分类：

书本式检索工具：纸质载体（不能受阳光直射，否则易脆断裂）

卡片式检索工具：条目式载体

缩微式载体：摄影方式（载体：胶片）

机读式检索工具：电子计算机（占空间小，检索速度快，携带方便）

3、按功能分类

馆藏性检索工具：反映全部档案，全总目录、案卷目录、案卷文件目录

直检性检索工具：分类目录、主题目录、人名地名（利用者通过多方法查找档案

原件）

介绍性检索工具：现实馆藏档案内容丰富档案馆指南，如：“上海市档案馆指南浦东新区···”专题指南

（三）检索工具编制要求

1、要从实际出发，注意计划性

2、要从实用出发，注意科学性、规范性追求内容效益、特点、质量

3、要从实效出发，注意快速准确，全面和具体性（查检率、查准率、漏检率）

三、常见的档案检索工具

（一）案卷目录：以案卷为单位，依据档案整理顺序编制而成的检索工具

按年度、组织、问题

（三）全宗目录：介绍档案馆所有全宗状况的一种检索工具，包括：全总名称、全宗号、全总内案卷数量、全宗起止年代

（四）主题目录

档案主题内容、按照字顺进行排列

（五）专题目录（不受分类和主题的约束）

集中系统地揭示馆藏档案内容的一种专门的档案

（六）人名索引（姓氏、笔画、音序）

揭示档案中人名并指明出处的检索工具

（七）地名索引

是揭示档案中地名，并指明出处的检索工具

（八）档案作指南

全面系统介绍馆藏档案的工具书，又称为档案馆介绍，是档案馆面向社会全面报到和宣传档案性质的工具。

第八章、档案利用

档案利用：档案馆（室）以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式方法直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。

四、档案的利用

（一）档案利用服务工作：档案的收藏者以利用者为服务对象，以提供库藏档案为手段，采取多种形式和方法开放和提供档案资源。

（二）档案利用服务工作的要求

1、明确服务方向，坚定服务思想

2、熟悉馆藏内容，了解利用需求（学术研究、党政人员、民生）

3、严守保密规定把握开放尺度

4、改变服务方式，拓展服务内容

（三）档案利用服务工作的类型

1、阅览服务（档案利用的主要形式）、创造优良的服务条件，具有良好的服务环境，健全规章制度，做好阅览登记工作

2、外借服务（档案利用的辅助手段）时间限制、登记手续、填写代阅卡

3、复制服务：副本、复制件、摘录、摄影、缩微复制、手抄、复印

4、展览服务：长期展览、短期展览、专题展览

5、制发档案证明服务

6、咨询服务：事实性、检索性、指导性