创先争优典型案例

船载危险品申报数据比对功能的实现 ----厦门外代班轮部船务科QC小组活动

中国厦门外轮代理有限公司 二○一一年二月 目 录 一、班轮部船务科简介 ..................................... 1 二、船务科QC活动小组简介 ................................ 1 三、选题理由 ............................................. 2 四、目标制定 ............................................. 3 五、新旧危险品申报流程对比 ............................... 4 六、危险品新申报流程介绍——以实际航次模拟为例 ........... 7 七、活动实施情况 ........................................ 10 八、效果评价 ............................................ 11 九、小结与展望 .......................................... 12 1

一、班轮部船务科简介 中国厦门外轮代理有限公司班轮部船务科是公司船代单元最核心的业务科室之一，主要负责公司所代理集装箱船舶进出港联检手续的办理及船舶在港期间的现场登轮服务，作为船方、码头、引航、联检部门等各方的联系纽带，船务科始终坚持以良好的职业道德、专业的服务品质、吃苦耐劳的奉献精神和敢于创新的进取意识，活跃在厦门港业务生产最繁忙的第一线，年代理量约占到厦门港集装箱船舶总艘次的70%左右。船务科现有员工36人，75%人员不到35岁，80%人员拥有本科及本科以上学历，且多数为海事院校毕业生，年轻化、学历高、专业性强是船务科的主要特点。班轮部船务科凭借着这支优秀的团队，为各委托方提供专业、高效、优质的服务，受到了各方的好评。

二、船务科QC活动小组简介 厦门外代班轮部船务科QC活动小组由十名成员组成（如表1），为了能顺利、有效开展此次QC活动，保证取得预期效果，我们组织组员进行了QC基本知识培训，且大部分小组成员均通过了厦门海事局组织的危险品申报员培训，通过前期系列培训使小组成员充分掌握了QC活动的基本要求及船载危险品申报的要求及流程，并针对本选题进行了充分的前期调研及讨论，为小组活动的顺利开展做好了充分准备。 2

三、选题理由 1、 提高危险品申报准确性，降低巨额罚款的风险 由于船载危险品对船舶本身、船员人命安全、海上交通安全、海洋环境及港口设施等具有极高风险，因此，相关管理部门对船载危险品的运输和装卸具有非常严格的规定，如《中华人民共和国海上交通安全法》、《危险化学品安全管理条例》、《中华人民共和国船舶载运危险货物安全监督管理规定》以及《中华人民共和国海上海事行政处罚规定》等法规中有专门条款对船载危险品装载及申报要求做出了明确规定，一旦违反相关规定，将对责任方除以2万元以上10万元以下的罚款。由于船务科所承担的危险品申报量大（如我司2010年共计向海事局申报了约2400个艘次的43200类危险品；若按平均每类危险品2个柜子计，则每类危险品的关键数据项有11条，则2010年共申报了约43万条数据）、申报时间紧迫（一般船舶从上一港开出后，我们才会获取船上的危险品信息），单靠人工手动录入与核对，无疑存在很大风险，一旦某一关键数据项出现申报错误，就会招致海事局的巨额罚款，甚至影响到船舶的正常班期。因此，如果能开发出一套基于信息技术的对危险品申报数据实现自动校对功能的系统，来代替传统人工审核的模式，无疑会大大提高危险品申报数据的准确性，降低遭受巨额罚款的风险。 2、 提高危险品申报效率 3

传统的依靠人力核对危险品数据费时费力，且还不能保证准确率，若能实现电脑程序自动校对，在保证准确率的同时，还能大大提升申报及核对效率，极大地节省人力成本。另针对实际操作中船上提供的DG LIST有很多为PDF格式的情况，若能附带开发出将PDF格式文件转化为EXCEL格式的功能，就可以减少我们的手动录入数据量，而通过直接拷贝EXCEL格式数据，既可以减少手动录入错误，还可以提升申报效率。 3、 提升委托方及海事局对我司服务品质的评价 我司作为厦门港最大的船舶代理业企业，船载危险品作为一项重要的特殊货物操作业务，正是我司区别于、优秀于其他船代企业，体现我司专业化服务水准之处，因此，船载危险品申报的准确率及效率的高低无疑会影响委托方及海事局对我司服务品质、公司形象的评价，因此，通过技术手段改进现有危险品申报流程、提高申报准确性势在必行。

四、目标制定 基于以上理由，船务科QC小组针对船载危险品申报流程改进提出了以下四点目标： 1、 比对功能：在向海事局提交危险品申报数据之前，能将我们预 提交申报数据与船方提供的危险品清单数据进行系统比对，若二者中每一类危险品的关键字——柜号、BAY位、UN NO和CLASS不匹配，则系统会提示不符项，我们在交前予以更正，直至无误后再提交申报， 4

以保证我们提交的申报数据与船方提供的危险品清单数据一致，规避我方申报错误的风险。另还可校对船东与船方提供的DG LIST的差错之处，帮助船东或船方因提供危险品数据错误而遭受海事局巨额行政处罚。 2、 格式转换功能：附带开发出能将PDT格式文件转化为EXCEL格 式文件的功能，以提升危险品申报效率。 3、 数据导出功能：附带开发出能从船务业务系统中将危险品预提 交申报数据与船方提供的危险品清单数据比对结果导出到EXCEL或TXT格式的模版中。 4、 报文申报功能:附带开发出能将船方提供的DG LIST格式化后 直接导入船务系统，再生成海事局可接受的申报报文，在直接上传危险品申报报文，以报文申报模式替代传统的在线录入模式，减少人工录入的步骤，无疑会在大大提高准确率的同时提升申报效率。

五、新旧危险品申报流程对比 新、旧模式下危险品申报流程如图1、图2所示，通过对比新旧流程图，不难发现旧流程下的劣势及新流程下的优势体现如下： 5

图1：旧模式下船载危险品申报流程图 旧流程的劣势：（1）在海事局网站录入完申报信息后，需由人工肉眼进行核对，无法保证申报数据的准确性，且耗时长；（2）遇到船上提供的危险品清单为PDF格式的，无法转换成可直接拷贝的数据格式，只能靠人工录入，增加了数据申报错误的概率；（3）在海事网站保存完申报信息后，数据顺序会重新排序，与我们的录入顺序不同，对人工核对、更新数据十分不便，也大大增加了数据出错的概率。 6

图2：新模式下船载危险品申报流程图 新流程的优势：（1）录入完申报数据后，可以将海事网站预申报数据与经格式化的船方危险品清单进行自动校对，提高准确率及效率；（2）可将PDF格式的危品清单转化为EXECL格式，直接拷贝即可，减少手工录入的差错率，还可以提高录入效率；（3）通过系统自动校 7

对，可以筛选出预申报数据与船方危品清单不匹配的数据项，并可以将差异的数据导入到指定模版中（如EXCLE格式模版），方便更改申报数据。

六、危险品新申报流程介绍——以实际航次模拟为例 下面以实际航次CAPE FORBY(菲比角) V.011S为例对船载危险 品申报数据比对功能及其使用步骤做介绍。 图3为危险品申报数据对比功能程序主界面，主要包括“对比”、“PDF转化为EXCEL”和“导出”三项子菜单。

图3：船载危险品申报数据比对功能主界面 步骤一：格式化危险品预申报数据。根据船长提供的DG LIST在海事局网站录入、保存危险品申报数据，并将预申报数据拷贝到EXCEL文档中。 8

图4：经格式化的海事局危险品预申报数据 图5：船方提供的DG LIST(危险品清单) 步骤二：格式化船长提供的DG LIST数据。将DG LIST数据按Container、Location、Un、Class四列拷贝到EXCEL文档中。若船方提供的DG LIST 为PDF格式，则先将DG LIST转换为EXCEL格式。 9

图6：经格式化的DG LIST 步骤三：在船务外挂系统危险品申报对比界面分别上传经格式化了的预申报数据及DG LIST，进行对比，不符项就会显示出来。

图7：危险品预申报数据与DG LIST比对结果 步骤四：可将不符数据项导出到EXCEL格式模版中，以便在海事网站中更改错误数据项。 10

图8：危险品比对不符数据项导出至EXCEL模版 步骤五：循环步骤一至步骤四，直至步骤三中没有跳出比对不符数据项为止，方可向海事局提交危险品申报数据。

七、活动实施情况 由于本活动小组开发出的危险品申报数据比对功能简单易操作，且贴近实际应用，确实能减低危险品申报错误率、提高申报效率，因而此应用程序自2009年11月投入使用以来，便受到了船务科各危险品申报员的欢迎，在日常危险品申报中得到了广泛应用，尤其是对于单航次危险品类别超过10类或柜数超过20个以上的，更加凸显此自动比对功能较人工核对的优越性。据初步统计，2010年2月至2011年1月共计约有1920个艘次的34560类危险品使用过此比对功能，