中国铁路工程总公司内部会计控制规范财务管理信息系统

中国铁路工程总公司

内部会计控制规范——财务管理信息系统（试行）

第一章总则

第一条为了加强财务管理信息系统的内部控制和管理，推动财务管理信息的健康发展，根据《中华人民共和国会计法》和《内部会计控制规范—基本规范（试行）》等法律法规以及《中国铁路工程总公司内部会计控制规范指引（试行）》，制定本规范。

第二条本规范所称财务管理信息系统，是指依赖计算机等数字设备，编制专门用于财务管理的电子计算机应用程序，形成计算机化数据，实现预算管理、会计核算、成本管理、财务分析等各项财务管理功能的应用软件系统。

财务管理信息系统包括硬件系统和软件系统。

第三条本规范适用于中国铁路工程总公司及其所属单位（以下统称各企业）。

第四条各企业根据国家有关法律法规和本规范，建立适合本单位业务特点和管理要求的财务管理信息系统内部控制制度，并组织实施。

第五条各企业的财务部门，是财务管理信息系统建设的主要承担者，在各部门的配合下，财务部门负责和承担财务管理信息系统的具体组织实施工作，负责提出实现本单位财务管理信息系统的具体方案。

第六条各企业负责人应当对本企业财务管理信息系统内部会计控制规范健全和有效实施以及财务信息的安全完整负责。

第七条各企业财务管理信息系统的控制重点：

（一）、系统开发管理；（二）、系统操作管理；（三）、系统信息查询管理；（四）、日常管理；（五）、电子文档管理。

第二章岗位分工及授权批准

第八条各企业应当建立财务管理信息系统工作岗位责任制，明确相关岗位的职责权限，合理分工，确保财务管理信息系统不相容工作岗位间互相分离、制约和监督。

第九条财务管理信息系统工作岗位包括系统开发、系统管理、系统操作、系统维护、系统使用等。

第十条财务管理信息工作岗位分工基本原则：根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要，在保证财务数据、资料安全的前提下交叉设置。系统操作全过程不得由1人兼任，应由至少2人以上共同完成。不相容职务包括：

一、系统开发与系统操作人员互相分离；

二、系统操作与系统维护相分离。

第十一条各企业应建立严格的财务管理信息系统授权批准制度，明确岗位人员权限与职责，防止计算机犯罪行为发生。

第十二条各岗人员必须经领导授权批准后进行相关岗位工作，并在进入系统前予以加密设置，严禁未经授权批准人员非法进入系统程序。

第三章系统开发和使用

第十三条财务管理信息系统开发和使用工作在上级单位统一指导下组织实施。

第十四条各企业财务管理信息系统开发工作，应遵循“规范、先进、实用”的原则，结合自身特点组织专人进行系统研制和开发，既要满足财务管理工作需要，又要兼顾企业管理发展趋势。

第十五条财务管理信息系统软件开发必须符合计算机信息系统的法律法规和企业会计制度及相关准则的规定，软件系统应符合本单位财务管理的业务流程，应具备财务预算管理、会计核算管理、各项资产管理、财务报告管理、财务分析管理、检索查询、系统维护、打印输出、安全保密、辅助管理等基本功能。

第十六条财务管理信息系统软件应符合规范化和标准化的要求，保证各类管理数据、管理信息能及时、真实、全面反映企业财务现状，确保在软、硬件环境发生变化时的完整、安全迁移以及有效利用，并建立与企业管理其它子系统的运行接口。

第十七条财务管理信息系统应保证输入数据及操作的准确性、安全性，同时应保证系统的易扩充性和易操作性。

一、保证输入数据及操作的准确性。在易出现错误和失误的地方，建立尽可能完善的检错和纠错系统，进行重点防护。

二、保证输入数据及操作的安全性。要有一套完善的管理制度和技术方法，防止系统被非法使用，数据丢失及非法改动，此外还应有系统破坏后的恢复功能等。

三、保证系统的易扩充性。系统在运行周期内，随环境条件的变化系统随之进行改变，要求对系统的修改和扩充能够非常容易地进行。

四、保证系统的易操作性。财务管理信息系统必须尽可能地方便使用，要具有友好的界面，准确简明的操作提示，简单方便的操作过程，并要求使用财务专业术语，使财务人员一学既会。

第十八条财务信息系统软件设置保密功能，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发[1998]1号）的各项要求，具备系统访问控制、数据保护和系统安权保密监控管理等基本功能，确保数据资料安全。

一、数据访问控制：必须能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。

二、数据保护：必须保证系统对输入的数据、存储、处理、传递使用和销毁，按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密码识别。涉密系统还应有严格的数据加密措施。

三、系统安全保密监控：必须对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。

第十九条财务管理信息系统软件应设置系统维护功能，应具备用户权限管理、数据的备份与恢复等基本功能。

用户管理权限：规定系统各部分分步操作管理权限，系统能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录。

系统维护功能应提供方便的维护。

第二十条财务信息系统软件应设置系统日志管理功能。系统日志管理提供独立与操作系统的电子文档、查询日志记录功能，包括：上机人员姓名、访问时间（年月日时分）、所用微机编号、查询内容、利用方式（阅读、修改、拷贝、打印），并提供详情查询功能。

日志文件保存应不少于3个月，需长期保存的日志文件应可自动转存备份。

第二十一条各企业财务管理信息系统，应配有完备的安装与使用技术资料，提供完整的用户手册。

第二十二条各企业财务管理信息系统软件建设，可采取选择通用软件、定点开发软件、通用与定点开发软件相结合以及国家和上级单位统一推广应用软件的四种方式。

第二十三条部分需要选用外国财务管理信息系统软件的单位，可选用通过财政部评审的外国商品化软件。选用未通过财政部评审在我国试用的外国财务管理信息系统软件，应确认其符合我国会计准

则、会计制度和有关规章制度，具有中文界面和操作使用手册，其经销单位具有售后服务能力。

第二十四条各企业系统软件必须经过合法机构评审，达到财政部《会计核算软件基本功能规范》要求，满足本单位的实际工作需要，同时报上级财务主管部门备案。

第二十五条各企业应指定专门的系统维护人员，具体负责系统维护工作，定期检查系统运行以及硬件设备使用情况，确保系统正常运行。

第二十六条财务管理信息系统软件要与计算机硬件的配置相适应，具备一定硬件基础和技术力量的单位，可充分利用现有的计算机设备建立计算机网络，可逐步从微机单用户向网络财务信息系统软件发展，做到信息资源共享和会计数据实时处理。

第二十七条各企业财务管理信息系统网络规划和建设工作应遵循以下原则：

一、先进性原则：采用先进的计算机技术、通信技术、网络设计思想和网络技术，保证网络方案的前瞻性。

二、实用性原则：采用高质量的网络设备和成熟技术，适应单位财务管理信息服务系统，利用网络宽带，减少传输延迟。

三、可维护性原则：整个网络是由多种设备组成的较复杂系统，应重点考虑管理和维护性。

四、安全性原则：采用有效的安全措施，保证内网不受攻击；对关键设备采取备份措施，保证系统不间断工作。

五、经济性原则：保护现有投资，使网络能平滑过度到未来优化网络。

六、开放性原则：网络设备应具有良好的兼容性和可扩展性。

七、标准化原则：网络设备符合国家标准，以满足可用性和互操作性。

第二十八条各企业应加强财务信息系统操作管理，系统使用权限严格遵守有关授权规定，在管理程序初始化功能中将使用权利予以固定，包括：操作人员姓名、操作权限、操作密码等。

第二十九条信息输入要遵守一定的业务流程。系统操作人员输入信息后，应由有审核资格人员对相关信息进行审核，只有确认无误的信息才能最终存储进入数据库管理系统。

第三十条各企业财务主管人员应充分利用信息管理系统数据及资料，及时进行财务分析和预测，定期向有关领导汇报分析结果。

第三十一条各企业信息使用人员应严格掌握使用密码，防止泄露企业机密。

第三十二条各企业应加强对拟采用财务管理信息系统替代手工管理单位的审批工作。审批程序严格按照有关规定办理。

第四章日常管理

第三十三条各企业应加强财务管理信息系统日常管理工作，根据工作需要，建立健全系统各项内部管理制度，保证财务管理信息系统工作的顺利开展。

第三十四条建立财务管理信息系统岗位责任制，要明确各个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。

第三十五条建立财务管理信息系统管理制度，主要内容包括：

一、明确规定上机操作人员对系统软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格保管，定期更换，严禁泄密，杜绝未经授权人员进入系统操作；

二、预防已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而登记机内帐簿；

三、操作人员离开计算机前，应执行相应命令退出会计软件；

四、根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

五、经常对有关设备进行保养，保持设备的安全，防止意外事故的发生；

六、确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；

七、对正在使用的系统进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证系统数据的连续和安全，并由有关人员进行监督；

八、健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证系统数据的完整性；

九、健全必要的防治计算机病毒的措施。

第三十六条各企业应加强财务管理信息系统培训工作，积极支持和组织本单位财务人员分期分批进行财务管理信息系统知识培训，使财务人员学会基本操作技能，掌握维护功能操作技巧，提高财务人员利用财务管理信息系统对财务成果进行分析的能力。培训内容包括：

一、对系统软件开发人员的培训：对软件系统的应用架构、技术架构、具体技术、二次开发技术、系统维护技术等培训，以满足技术升级的需要。

二、对系统相关业务人员培训：掌握系统操作规程、具体操作方法，对业务数据规范化、标准化处理的要求规范化，保证系统正常运行。

三、对单位管理人员以及系统相关使用者培训：正确使用软件系统，及时准确掌握财务管理信息，理解和掌握信息化管理系统的实际应用，防止非法进入系统。

第五章电子文档管理

第三十七条电子文档管理是财务管理信息系统的一项重要基础工作。各企业应建立财务管理信息系统电子文档管理制度，并指派专人负责对电子文档进行管理。

第三十八条财务管理信息系统电子文档，包括存储在计算机硬盘以及其他介质中的财务管理信息资料。

第三十九条各企业应在电子文档处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的存储器，保证财务管理信息信息电子文档的完整、安全。

第四十条财务管理信息系统电子文档应建立《电子文档登记表》，连同财务管理信息系统软件一同保存。《电子文档登记表》内容主要包括：

一、文档特征：形成部门、名称、内容、完成日期、载体类型、联系人；

二、设备环境特征：硬件环境、软件环境、操作系统、数据库系统、文字处理工具；

三、文档记录特征：记录结构、记录类型、记录总数、文档载体；

四、管理人员：电子文档管理人、审核人。

第四十一条电子文档管理人员在填写完成《电子文档登记表》后，应对电子文档进行认真检验，检验合格后交审核人进行审核签字。检验内容包括：

一、载体有无划痕，是否清晰；

二、有无病毒；

三、财务管理信息系统的真实性、完整性、有效性；

四、电子文档软件、说明资料是否齐全；

五、对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册是否完整。

第四十二条各企业应当建立电子文档的日常管理制度，并符合下列要求：

一、归档载体应做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层；

二、单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

三、存放地点应远离磁场、强热源，并与有害气体隔离；

四、环境温度选定范围：17℃至20℃之间；相对湿度范围：35%至45%之间；

五、电子文档一般不得外借。未经批准，任何单位或个人不得复制电子文档；

六、使用电子文档时应利用拷贝件，利用者应在规定的权限范围之内；

七、对磁性介质存放的数据要保存双备份。

第四十三条对电子文档的管理，各企业应当设立必要的加密或者其它保护措施，以防止被非法篡改。一旦发现程序文件和相应的数据文件被非法篡改，应当能够利用标准程序和备份数据，恢复系统的运行。

第四十四条各企业在进行财务管理信息系统设备更新或扩充时，应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文档载体的相应转换工作，原载体应保留至少1年。

第四十五条各企业应对电子文档进行定期检测工作，每年至少进行一次。检测内容包括：软件的有效性、信息记录是否齐全等。检测完毕后行成检测记录，详细记录检测情况，防止由于磁性介质损坏，而使文档丢失。

第四十六条对电子文档的删除和销毁，参照有关财务档案管理规定执行，且在办理审批手续后实施。

第六章考核监督

第四十七条各企业应当建立对财务管理信息系统的考核监督制度，明确考核监督机构或人员的职责权限，定期和不定期进行检查。

第四十八条各企业考核监督机构或人员应通过符合性测试和实质性测试检查财务管理信息系统是否合规，各项内控制度是否健全并得到有效执行。

第四十九条财务管理信息系统考核监督的主要内容包括：

一、财务管理信息系统软件的选择：重点考核监督软件是否合法，是否符合有用性原则，是否适合本单位实际需要；

二、财务管理信息系统相关岗位及人员的设置情况：重点考核监督不相容职务是否存在混岗现象，是否存在越权管理行为；

三、财务管理信息系统授权批准执行情况：重点考核监督授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为；

四、日常管理情况：重点考核监督日常管理制度是否健全，是否严格按制度进行管理；

五、电子文档的管理：重点考核监督是否按规定对电子文档进行保管。

第五十条对考核监督检查过程中发现的薄弱环节，应当采取措施，及时加以纠正；对发现有利用职务之便进行贪污、侵占企业资产等行为的，应当向监察部门提出处理建议，按规定追究有关人员的行政和经济责任。

第七章附则

第五十一条未改制企业参照本规范执行。

第五十二条本规范由中国铁路工程总公司财务部负责解释。

第五十三条本规范自发布之日起执行。