机关事务管理局管理制度

机关事务管理局管理制度

目录

一、会议制度

二、学习制度

三、公文办理制度

四、印章管理制度

五、档案管理制度

六、保密工作制度

七、党的建设工作制度

八、党风廉政建设制度

九、局信访制度

十、计划生育工作制度

十一、综合治理制度

十二、文明创建工作制度十三、考勤和请销假制度十四、财务管理制度

十五、公务接待制度

一、会议制度

第一条会议原则。

召开会议应当遵循厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制会议数量，规范会议费管理。

第二条会议类型。

包括局党总支会、局长（扩大）办公会、专题会议、全体干部职工大会、局党总支民主生活会、党员民主生活会等。

第三条局党总支会议。

适时召开，局党总支书记主持，总支成员参加，办公室主任负责相关会务工作。必要时，可通知有关人员列席。会议的议题、时间、地点由局党总支书记确定，会议前1至3天当面或电话通知与会人员。

1.主要议题。

⑴研究讨论全县机关事务管理事业发展规划；

⑵研究讨论机关事务管理工作计划（总结）、目标考核、重要工作部署、人事安排、评先评优、奖励惩戒、思想政治工作、精神文明建设、综合治理、计划生育、党建、党风廉政建设和反腐败工作等；

⑶研究财务收支预算、重大项目的财务开支；研究涉及全局性、群众利益方面的重点问题和本局的热点、难点问题；

⑷其他须经党总支讨论决定的问题。

2.会议程序。

会议讨论的有关事项，应早作准备。研究人事、资金等重要问题，相关股室应在会前将初步方案向局党总支书记报告。

党总支开会议事要充分发扬民主。与会人员应认真讨论，畅所欲言，发表明确意见。充分考虑少数人的不同意见，力求协商一致。对于分歧较大的问题，或者有重大问题需要核实的，除在紧急情况下必须按多数意见执行外，一般应暂缓作出决定。

3.表决方式。

党总支会议决定问题实行一人一票制；一般采用口头或无记名投票的方式进行表决；会议决定多个事项，应逐项表决，决定干部的任免奖惩事项，也应逐个表决；表决以赞成票超过到会人数的半数为通过，并按少数服从多数的原则形成决议。

4.执行决议。

⑴局党总支会议表决结果，由党总支书记当场宣布，并指定专人向缺席者传达；

⑵凡党总支会议所作出的重大决定都要及时形成纪要，由办公室起草，报党总支书记签发后印发与会人员；

⑶党总支会议的决定，由分管该项工作的党总支成员负责、局相关股室协助督办，并组织落实。党总支书记要了解检查党总支决定的落实情况，总支成员应及时向总支会议或总支书记汇报决定执行情况。

5.纪律和要求。

（1）局党总支会议必须有三分之二的总支成员出席才能举行研究干部的任免(含临时人员聘用)奖惩，个别成员确因特殊情况不能参加的，会前要向总支书记请假并征得同意。未到会总支成员的意见可用书面等形式表达，但不能计入表决的票数。

（2）党总支会一经形成决定，总支成员必须无条件服从并坚决执行，个人有不同意见允许保留，但不得发表违背党总支决定的意见。因情况发生变化需要变更党总支决定的，必须经党总支会议讨论同意；

（3）严守会议机密。党总支会议的决定，由会议指定人员，按照会议规定的范围和方法传达宣布，与会人员不得擅自泄露会议内容；

（4）对重大突发事件，来不及召开总支会的，总支书记可临机处置，但事后应及时向局党总支报告；

（5）局党总支将定期检查本规则执行情况。对于不履行职责、不坚持组织原则、违反本规则和决策程序的，要追究责任。

第四条局长（扩大）办公会。

一般情况下每季度召开一次，如工作需要可适时举行。会议由局长主持，或由局长委托局分管领导主持。办公室负责会议的具体组织，必要时，可请相关科室负责人或其他相关人员参加。会议召开前，应提早告知有关人员会议时间、内容等，以便做好准备。办公室应认真做好记录，以备查阅。

1.主要议题。

⑴传达学习上级部门和县委、县政府的重要指示、决定和重要会议（政策）精神，研究贯彻意见；

⑵讨论研究县委、县政府安排布置的阶段性工作具体办法和解决措施，研究决定局系统行政事务方面的有关问题；

⑶研究拟定全局性、综合性活动方案；

⑷局领导相互交流、协调分管的各项工作，安排部署局阶段性工作及年中、年末工作目标考核工作；

⑸听取相关股室工作汇报并对具体工作进行决策；研究局拟出台的有关政策措施和重要规章制度；

⑹总结经验教训、表彰先进、鞭策后进；

⑺其它需要局长（扩大）办公会讨论决定的问题。

2.会议所作出的决议应形成会议纪要等相应的文件，全体干部职工必须认真遵照执行。

第五条专题会议。

视情况召开。须经局主要领导同意，议题和参加会议的人员，由会议召集人确定。会议的组织由提交议题的股室负责，办公室进行协调。会议记录由主持人指定。

主要议题.

1.需要专题研究和处理的事项；

2.处置和协调解决突出事件；

3.需要多个业务部门协调解决的专题事宜；

4.其它需要专门研究的问题。

第六条全体干部职工大会。

视情况召开。会议召开前，要进行精心准备，就会议召开的时间、地点、内容、议程、参加人员等进行研究确定，确保会议质量。一般由局长主持。如涉及各专项业务和重大事项，由局主要领导指定主持人，机关全体干部职工参加。办公室负责组织、记录。

主要议题：

1.传达、学习、贯彻上级主管部门、县委、县政府重大方针、政策、指示、决定、会议精神以及重要工作部署；

2.回顾总结上年度经验成绩，通报局工作情况、表彰先进；研究部署年度、阶段性工作任务；签订年度工作目标责任书。

3.发布局各项规章制度和工作纪律；

4.进行干部推荐，民主测评，全员培训等；

5.需要通过全局干部职工会议传达的其它事项。

第七条局党总支民主生活会。

每年1-2次，一般在6月或12月召开。局党总支书记召集，局党总支成员参加。

第八条机关党员民主生活会。

每年1-2次，一般在6月或12月召开。局机关党支部组织委员召集，书记主持，机关在职党员干部职工参加。

第九条会议纪律及要求。

1.严格落实“三短一简”规定，积极实行“无会月”制度。提倡开短会、讲短话，力戒空话、套话。会议室不摆欢迎牌，不摆花草，不悬挂会标，不安排水果、香烟等。

2.除党总支会、局长（扩大）办公会、局党总支民主生活会外，其他会议均实行实名签到。严格请销假制度。凡局党总支和以本局名义举行的会议，与会人员无正当理由不得请假，如遇特殊情况确需请假的，必须于会前向局主要领导请假；凡由局分管领导召集的会议，一律向局分管领导请假。与会人员应严肃会议纪律，提前5分钟入场。参会人员在会议期间要关闭通讯工具或调整到振动、静音状态，禁止吸烟，不准来回走动，不准擅自外出，不准交头接耳，不准迟到、早退。

局干部职工参加上级和其他单位需要本局参加的会议，也应提前到场，严格遵守会风会纪。

3.局干部职工参加各种会议时必须认真做好记录，会后要不折不扣地传达贯彻好会议精神。

4.各类表彰会应以精神奖励为主，不得发放奖金或奖品。

二、学习制度

第一条局党总支中心组学习。

1.局党总支中心组学习由党总支书记召集和主持，参加人员为局党总支成员及局副局级以上干部。学习秘书，由办公室主任担任，负责草拟学习计划，订购提供学习资料，联系授课讲师，做好考勤、会议记录等。

2.中心组学习采取自学为主，集中学习研讨和专题调研相结合的办法进行。中心学习组每个季度集中学习不少于1次，每次重点学习研讨1至2个问题。

3.为提高学习质量，集中学习除指定重点发言人外，每个中心组成员都应认真准备发言提纲，认真撰写学习笔记，每年至少撰写1篇调研报告或理论文章。

4.中心组年度和季度学习计划、学习方案、学习制度、集体学习考勤表、年终学习总结、有关理论学习文件等材料装入集体

学习档案。每个成员要将个人学习情况作为年度或任期内述职的主要内容，自觉接受局党总支和上级组织对学习的检查和考核。

第二条机关干部学习。

1.机关干部学习由局机关党支部组织实施，参加人员为局机关全体干部职工。办公室负责通知、签到，党支部负责制定学习计划、做好学习记录。集中学习实行考勤签到制度，因故不能参加要提前请假。

2.每月第一个星期一下午为集中学习日，局机关党支部书记主持，采取集中学习、邀请专家讲座、观看专题片等形式进行。

3.全体干部职工须认真做好笔记，每年记载学习笔记不少于1万字（含自学），至少撰写1篇学习心得。局机关党支部每年对干部职工学习情况进行一次检查。

4.局机关干部职工应积极参加县直有关部门或局机关组织的理论知识、法律知识、专业知识等方面的考试考核，考试考核成绩予以公布。

三、公文办理制度

为进一步加强局机关公文处理的规范化、制度化和科学化建设，根据《国家行政机关公文格式》、《2012年党政机关公文处理工作条例》及《湖北省人民政府办公厅公文运转规则》的规定，结合我局工作实际，制定本制度。

第一条局办公室是我局公文办理的管理机构，配备专（兼）职人员负责本单位的公文办理工作，包括收发、传递、办理、用印、立卷、归档和销毁等，做到公文处理及时、准确、规范。

第二条局公文的发文代字为：

1.“#事党文”用于局党总支向上行文。

2.“#事党发”用于局党总支向下发文。

3.“#事文”用于局行政向上行文。

4.“#事发”用于局行政向下发文。

5.“#事函”用于无隶属关系机关（部门）之间商洽工作（事宜）、询问和答复问题等。

6.“#事党会”、“#事局会”分别用于局党总支会议纪要、局长（扩大）办公会会议纪要。

7.县委、县政府“专项工作领导小组办公室”公文，由相关职能股室按有关规定办理。

第三条机关事务管理局党总支和局行政行文分别使用请示、报告、决定、通知、通报、函、会议纪要等文种；

1.请示用于向上级机关请求指示、批准。

2.报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问等。

3.决定用于对重要事项作出决策、安排和规定。

4.通知用于发布局工作要点、有关规定、活动方案，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布要求机关股室、所属部门办理和共同执行或周知的事项。

5.通报用于传达重要精神、交流重要情况、表彰先进、批评错误。

6.函用于无隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准等。

7.会议纪要用于记载、传达会议的议定事项和主要精神。

第四条机关事务管理局可以向省、市机关事务管理局、县委、县政府以及局机关各股室、所属部门行文，也可以根据县政

府授权和职权规定向县直部门和乡镇政府行文，与县级有关部门（包括具有行政职能的企事业单位）和同级群众团体（包括协会、学会等）联合行文。局机关股室一律不得对外行文；

第五条文件处理签。

1.机关事务管理局收文处理笺用于收到外单位寄送来的公文或本单位须向局领导报告、请示有关事项办理意见。

2.机关事务管理局发文处理笺用于起草、承办的文件已经局党总支会、局长（扩大）办公会讨论通过或局领导签发，拟正式印发。

3.机关事务管理局发文会签单用于我局会同有关部门联合发文。

4.机关事务管理局电话记录处理笺用于局机关股室、局属单位接到外单位来电，须向局领导报告、请示有关事项办理意见。

第六条收文办理。

1.凡主送机关事务管理局的文件（含电子文件下同）、抄送机关事务管理局的重要文件，公文管理人员均应统一登记。登记文件要详细，应包括标题、发文号、收文日期、来文单位、承办单位、份数、密级、缓急程度等内容。局机关股室或局属单位从

会议上带回或直接收到省、市局、县委、县政府及有关部门的重要文件，应送局办公室登记。经逐件编号、粘贴文件处理单、登记收文登记簿后，送办公室主任审签。

2.所有收文办公室主任审签后，由公文管理人员按批示意见进行分办，并在一个工作日内送局领导阅示，特急件随到随办，不得拖延，做到准确及时。公文办结后，原件要及时归还办公室，局机关股室、局属单位需要备存时自行复印。传递涉密公文，必须严格遵守《保密法》有关规定。

3来文需办理的，各承办股室、单位应指定专人负责办理，在规定的时限里办毕，并逐项整理办理材料备查。对承办股室不按期办毕的，局办公室要采取多种形式加强督办，确保按期完成文件及领导批示的工作任务。

4.公文办完后，根据《档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料统一交办公室档案员整理、立卷、归档。各股室需要整理案卷的可按规定复制留用。任何个人不得保存应当归档的公文。

第七条发文办理。

1.凡需统一编制局文号的公文，纳入发文范围。发文办理的程序一般包括：拟稿、审核、签发、登记、印发、归档、销毁等。

2.凡需制发的公文，需填制局发文处理笺，由拟稿股室负责人签字，交局分管领导审核，局主要领导审定签发，办公室统一编号后进行印制、用章。签发后的公文，未经局主要领导同意，不得改动。

3.公文办理结束后，办公室应及时将公文的签发稿、正本和有关材料整理归档。

第八条用印。

##################印章，由局办公室负责监印；

四、印章管理制度

第一条本制度所指的公务印章包括：#############机关事务管理局总支委员会印章、###########机关事务管理局印章、######机关大院管理领导小组印章、局股室印章及相关业务工作领导小组办公室印章。

第二条印章使用范围：以局名义签发的文件、文书，包括各类通知、通报、报告、决定、计划、纪要、函件、报表等，

代表局对外联系工作的介绍信，需证明的各类材料，与我局的各类合同、项目协议、授权书、承诺书及其它需要的签章等。

第三条本局党总支印章、行政公务印章、大院管理领导小组印章由局办公室统一管理，其它印章和各股室印章由股室自行管理。党总支印章、行政印章、大院管理领导小组印章日常使用管理由办公室主任负责，未经领导批准不得私自转交他人代管。

第四条凡在局红头文件、账目款项、重要数字、以局名义发信息和我局的各类合同、项目协议、授权书、承诺书等重要材料上加盖印章的，须由局主要领导同意签字后，方可盖章。

第五条凡涉及到财务、人事、工资等内容的各类型报表、报告、申请、函、介绍信等，涉及个人事项需加盖印章的材料，如贷款、担保、落户口等，由局主要领导同意签字后，方可盖章。

第六条一般性报送文书、便函等政务材料，需加盖行政印章的，由审核材料的局分管领导同意签字后，方可盖章。一般性个人关系证明、身份证明等人事材料，需加盖局党总支、局行政印章的，由审核证明的局分管领导同意签字后，方可盖章。

第七条严禁在空白的纸张、表格、信函、证件等上面加盖印章，严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信，如遇特殊情况，必须提出书面申请，经局主要领导签字同意后，方可盖章。

第八条凡启用公章，经办人需先出示领导签字，按照文件材料名称、份数、时间和需要说明的事项，认真详细填写印章使用登记表，并签经办人姓名，经印章管理人员审核，确认无误后，方可盖章。特殊情况急需使用印章的，由经办人注明事由，向局分管领导和局主要领导汇报，经同意后方可先行用章，事后一周内补办领导签字等手续。

第九条印章管理人员必须认真负责、严格管理，建立“印章使用登记表”，按照管理程序办事，对经办人所填写的内容、拟使用公章的文稿材料不符的和行文不规范（字迹潦草、有涂改痕迹、表达不清、落款单位不明）的文档材料或报表，不予用章。禁止将印章带出本单位使用，如因特殊需要，必须由局主要领导同意后，方可带出，带出期间，由专人保管。印章管理人员外出一周以上，移交公章时，须由局分管机关领导同意；印章管理人员工作岗位变动时，须办理公章交接手续。

第十条印章管理人员应规范使用印章，做到“齐年盖月”（即印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面）；盖章时用力要均匀，落印要平衡，印泥（油）要适度，保证印迹端正、清晰。同时，做好对印章的保养，使用中达到干净、清晰、鲜艳。

第十一条如出现单位名称变动，印章使用损坏、遗失或被盗，声明作废=等情况，印章必须停用。印章遗失应及时上报，

对外登报作废。经批准停止使用的印章由局办公室统一封存或送相关部门销毁，不得私自处理。

五、档案管理制度

第一条档案业务归口局办公室管理，设专（兼）职档案员。

第二条档案员岗位职责。

1.学习、宣传、贯彻党和国家有关档案工作的政策法规，遵守各项规章制度，自觉提高档案工作业务水平。

2.负责局各类文件、资料的收集、管理。收集及时，立卷、归档规范，排列科学有序，利用方便，认真做好档案的鉴定、销毁、移交工作。

3.遵守保密制度，维护档案安全。检查库房，做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，保持库房整洁。

4.准确完成县档案局和局领导布置的各项档案工作。

第三条档案保管制度。

1.办公室、档案库房、阅览室实行“三室”分开，局机关档案实行集中统一管理。

2.认真清点收入、移出档案和重要资料，填写交接文据，严格履行交接手续。保管档案和资料必须使用符合国家标准和规范的装具，排列有序，便于查找与利用。

3.档案库房按《档案法》要求落实配备防护措施。档案工作人员进出库房，应随手关门上锁，非档案工作人员，不得随意进出库房。

4.检查，清点库房档案资料，发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符，及时报告。档案员工作变动时，须按规定移交档案和资料。

第四条档案保密。

1.认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等法规。

2.档案资料立卷归档时，须对“三密”案卷作划密标记，并登记、成册。凡查阅“三密”案卷，须经局分管领导批准，严格履行手续，仅限在阅览室阅读，不得私自带出、复印、抄录、拍照等。如确需复印或借出（密码电报和绝密件除外），须经局分管领导批准，并严格按照保密及借阅相关规定办理。