办公室工作人员如何锤炼岗位技能

运用系统论 提升执行力——兼议办公室工作人员如何锤炼岗位技能 宜春市食品药品监督管理局 徐学云

辩证唯物主义告诉我们，世界是普遍联系的。系统论更进一步指出，系统是事物的根本属性，无论是自然界还是社会，每一个表面看来相对独立的事物，其实都是作为一个系统而存在的，彼此之间互相联系，同时又互有区别。 上述“世界万物普遍联系，并且作为系统而相互依存”的哲学原理启示我们：办事处世，时时处处都应放眼全局、着眼长远，在“点”上下足功夫，为“面”上做好文章。此也即我们古人所谓的“善弈者，不仅谋子，更在谋势”。道理是一脉相通的。所以，我们就常常听到不少领导同志这样要求办公室工作人员：既要善于抬头想事，也要善于埋头理事。笔者对此的理解是：所谓“抬头想事”，就是要站得高、看得远，从“面”的高度为领导做好“参谋”，不断增强各项工作的系统性；所谓“埋头理事”，就是要扑下身、沉下心，从“点”的细处为领导当好“助手”，不断提升贯彻和落实领导意图的执行力。 美国通用电器公司原首席执行官杰克·韦尔奇先生曾说，对企业而言，执行力就是竞争力。我国有学者曾套用这句话说，对地方党委和政府而言，执行力就是发展力。所以，2006年温家宝总理将“执行力”概念首次引入了《政府工作报告》：要加快推进行政管理体制改革，建立健全行政问责制，提高政府执行力和公信力。在此，笔者想套用韦尔奇先生的话说,对部门办公室而言，执行力就是战斗力。因为无论哪个部门、哪个层次的办公室，都是该部门为领导决策和实施决策服务的综合办事机构，也就是具体牵头执行的机构。无论是办文、办会，还是办事，都是为了贯彻执行领导的决策意图。可以说，执行贯穿在办公室工作的方方面面。办公室执行力强不强，直接影响到领导决策能否落到实处，直接影响到整个部门工作效能的高低，通俗地说，也就是整个部门战斗力的强弱。 笔者从近六年办公室工作实践中体会到，要想贯彻执行好领导决策意图，最起码有两个方面的要求：一是执行的速度快、力度大，说了定，定了办，雷厉风行、一抓到底。这里面主要是个态度的问题。二是执行的效果好，不走样子、不搞“上有政策下有对策”，并且富有创新、颇有建树。这里面主要是个方法和能力的问题。毫无疑问，在以上两个要求当中，执行效果好是最重要、最根本的，也是检验办公室工作人员执行力好坏的准绳。因此，办公室工作人员要想较好地执行领导的决策意图，为领导提供优质、高效的服务，就必须不断提升执行力；要想较快地提升执行力，就必须讲究方法，增强工作系统性，努力“祈求能胜任任务的能力，而不要祈求能力所能胜任的任务”（布什在成功竞选连任美国总统时的演讲），从而使自己真正成为推进领导决策落实的“排头兵”，成为勇于并善于执行的“先锋队”。 系统论认为，任何表面看来独立存在的事物，其实都具有系统的整体性、层次型和开放性等特点。下面，笔者就按照系统论的主要观点，从提升执行力的角度，谈谈办公室工作人员如何锤炼胜任任务的岗位技能。 一、把握整体性原则，坚持凡事计划在先以运筹全局 “不谋万世者,不足谋一时; 不谋全局者,不足谋一域。”清人陈澹然如是说。所谓“万世”和“全局”，无非一个是时间的概念，一个是空间的范畴，合在一起，也就是系统论整体性原则所要告诉我们的道理：做任何事情，都应该着眼长远、立足整体、做好计划，统筹各方。 每一个机关的办公室，都是一个综合办事机构，都必须从整体利益出发，统筹安排好各项工作，防止顾此失彼。要做到这一点，坚持凡事计划在先是非常重要的。 笔者经常听到这样的议论：办公室往往临时性的工作多，要做到计划在先是不太可能的。但实际上，由于办公室工作繁杂琐碎，要想不出大错，事先一定要多做些准备。我们知道，计划，有心里想的，有见诸于文字的。作为必不可少的年度工作计划，是非形成文字不可的。至于月工作计划、周工作安排等等，笔者认为，也最好都应形成文字。除此之外，日工作计划对于办公室工作人员而言，也应该是必不可少的。而且，以天为单位进行计划，比较适合办公室的工作特点。但这个日工作计划，倒不一定非要形成文字不可，多半是在脑海中留存的。 笔者不太喜欢整天带个小本子记事，嫌其麻烦，因而对日工作的计划和安排，主要采取的是“朝思暮想法”：每天上班前，利用路上的时间，把今天要办的事、昨天遗留的事在脑子里过一下，排一下计划；而在下午下班时或晚上睡觉前，则把一天下来的所见、所闻、所干过一遍“电影”，想一想：今天办了哪些事，还有哪些事没有办完，有什么不周的地方要留到明天补办。经过这样前后两次的“脑记”，也基本上也能做到不忘事、有条理。当然，“朝思暮想法”，说起来简单，做起来并不容易，特别是每天坚持下来更不容易。要真正做到“情不自禁”的朝思暮想，是需要有点责任心的，在没有形成习惯之前，是必须“强迫”自己每天早晚想一想，时间久了，形成了“潜意识”， “朝思暮想法”的作用也就显露出来了，工作的条理性、系统性也就较易养成。 二、根据开放性理念，坚持伸展思考触角以创新举措 清代诗人赵翼曾这样写道：“李杜诗篇万口传，至今已觉不新鲜。江山代有才人出，各领风骚数百年。”这首诗阐述了一个哲学常识问题，即：任何事物都是处在一定的发生、发展和消亡的过程中，一成不变的事物是没有的。只有不断地推陈出新，开拓进取，才能不落后于时代。同样地，办公室的工作也总是处在不断变化和发展之中，所以人们常说：“办公室工作无止境，创新无止境”。办公室工作人员要提升执行力，抓好领导决策意图的贯彻执行，除了较强的原则性外，灵活、创新的意识也是必不可少的。 公文起草是办公室文秘工作人员的一项经常性工作。众所周知，文秘人员起草公文，只是“代领导立言”而已，必须按照领导的意志和公文的固定格式进行，不能随心所欲地发表个人的意见。但是，就是这样一种有较多限制的工作，在遵守“一定之规”的基础上，仍然有文秘人员自我创见的发挥之处，仍然是需要创新的。因为公文起草前，领导一般只会有一个主要的意图、观点。至于这个观点需要用什么材料来论证、需要按什么逻辑来论述，需要有一个怎样的提法，都需要文秘人员根据领导的授意予以完善和深化，有时还必须补充、修正、创新领导原有的思想和观点。 至于办文的流程、办事的技巧乃至办会的组织协调，就更有创新的舞台了。但是，由于办公室工作是直接为领导服务的，其形象关乎领导的形象，其工作影响全局的工作，所以，办公室工作人员的创新必须坚持正确的方向，把握必要的原则： 第一，要服从和服务于领导的决策意图和工作需要。就拿文件起草中的创新来说，选择的材料必须与领导的观点相吻合、主要的提法必须与领导的本意相符合，否则，再好的创新都是白搭。 第二，要遵守国家政策法规。制发公文、起草讲稿，以及信息、督查等工作，都具有很强的政策性，必须符合国家的政策法规。如果违背了这些政策法规，再好的“标新立异”都不能算是真正的创新，而是地道的“坏主意、歪点子”。 第三，要注意按权限和程序办事。这是由机关工作的纪律性和办公室地位的从属性决定的。不遵守工作程序，背离办公室职能去搞所谓的创新，不但难以成功，而且容易违反纪律。 第四，要有可操作性。办公室工作实践性很强，进行创新必须落到实处，而不“空谈”。因此，所有关于创新的意见、方案都要有较强的可行性和可操作性。只有真正有用、管用、能用的创新意见，才能被领导接受、支持与实施。 三、立足层次型原理，坚持化被动为主动以服务到位 根据系统论的层次型原理，笔者认为，不妨把机关分成三个层次：机关的领导集体处于最高层，也即“决策层”；办公室虽然与其他职能科室同处一个平等的序列，但在实际工作中，办公室则处在领导集体和其他职能科室之间，属“中介层”，直接辅助领导工作，直接联络协调各职能科室工作；其他职能科室则是具体的“操作层”，直接代表机关行使对外界的管理职能。也就是说，在一个机关中，办公室是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的“枢纽”和“轴心”。相对于领导决策层而言，办公室的工作是从属的、被动的；但相对于其他职能科室而言，办公室的服务又必须是主动的、积极的。因此，办公室工作人员必须善于化被动为主动，在被动的工作和服务中充分发挥主观能动性。 如何才能化被动为主动呢？笔者认为，把握好以下两个方面是非常重要的。 第一，服务“决策层”，必须在共振合拍中适度超前。有这样一句话给笔者留下了难以磨灭的印象：“秘书的脑袋应该是领导脑袋的扩张，秘书的手脚应该是领导手脚的延长”。推而广之，也就是说，办公室工作人员，首先必须想领导所想、急领导所急、办领导所需，在思想上与领导“共振”，能准确理解领导的本意；在行动上与领导“合拍”，能贯彻执行好领导的意图。其次，还必须在共振合拍的基础上，养成适度超前的思想意识和行动快半拍的行事风格，既能“脑袋扩张”，还能“手脚延长”；既能做好“规定动作”，还应做好“优选动作”。比如说，在信息工作中，不能仅满足于将信息收集、整理、上报后就“万事大吉”，还应站在领导的角度考虑：这条信息会引起什么反映，产生什么效果，信息的背后还有什么更有价值的信息可以挖掘。再比如说，收到一封上级来文后，不能简单地拟一个“领导阅示”意见就呈领导，还应拟定一个具体承办建议供领导参考，遇有需要转发的文件，最好将转发的文稿一并呈送领导。只有这样适度超前，领导才会感到虑事周全、服务及时到位。 第二，服务“操作层”，必须在精细管理中换位思考。办公室工作从宏观到微观兼而有之，大到领导决策的形成、执行与反馈，中到办文、办会、办事，小到笔墨纸张、吃喝拉杂睡等事务性服务。在这样纷繁复杂、琐碎具体的工作中，办公室工作人员必须建章立制抓规范，必须坚决按制度、按程序、按规定办事，必须实行精细化管理。唯有如此，方能保证机关各项工作正常运转，方能保证领导的决策能有条不紊地得到贯彻落实。但是，办公室工作人员在服务处于同一序列的职能科室时，千万不能以机关“总管”自居，实行硬梆梆的“刚性管理”，而应经常地换位思考，树立强烈的大局意识和服务意识，在不违背原则的基础上灵活机动地为职能科室提供优质服务。比如说，在办公文具、交通工具等后勤供给上优先保障，在推荐先进、评先评优等激励考核上适当倾斜。总之，在平时工作中，办公室工作人员应主动与职能科室协商通气，主动为职能科室解决后顾之忧，主动给职能科室拾遗补缺。