文件控制管理标准
管理程序
文
件
控
制
程
序
文件编号：HD/GL002-2016
济宁华德环保科技有限公司
文件控制程序
1目的
为了对管理体系所需用的文件实施有效的控制，特制定本标准。
2 适用范围
适用于公司对管理体系所需文件的编制、审核、批准、标识、发放、使用、评审、修订、保存、失效文件回收、销毁的控制，包括外来文件及与质量有关文件的控制。
3 职责
3.1企管部负责本程序的制定、修订及归口管理。
3.2 企管部负责组织管理标准、工作标准、记录样本的编制、发放、更改的控制与管理。
3.3 技术质量部负责技术文件的编制、发放、更改的控制与管理。
3.4 各部门负责本职能范围内相关文件的编制、使用、发放和保管。
4 管理内容
4.1 公司质量管理体系所需的文件
4.1.1 质量管理体系文件是质量管理体系运行、持续改进及员工培训的依据，其中包括：4.1.1.1 支持性文件，包括：各项管理标准、技术文件、质量计划、报告、表格等；
4.1.1.2 记录；记录属于特殊文件，按《记录控制程序》的规定予以控制；
4.1.1.3 外来文件，包括：适用的法律法规、国家或行业主管部门颁布的标准、规范，顾客提供的技术标准、产品图纸、技术通知单等文件。
4.1.2 质量管理体系文件的载体可以是文字、图片、胶片、U盘、磁盘、封样实物等。
4.2 文件的编制、审核、批准
4.2.1 各项管理标准及文件，由各部门编制，部门负责人审核，总经理批准。
4.2.2 技术文件由技术质量部编制，由技术质量部部长审核批准。
4.3 文件的标识
4.3.1 企管部统一管理文件标识，文件标识包括：文件编号标识、文件发放编号标识、受控状态标识、版本及修订状态标识和失效状态标识。
4.3.2 文件编号标识
4.3.2.1 公司编制的质量管理体系文件中，技术文件的编号标识执行《技术文件管理标准》，
公司级管理性文件编号HD/GL***-####，其中HD/GL代表华德/管理，***为文件顺序号，从001开始，有行政部编号，####为编写年代号，例如：2016.
部门文件沟通性文件编号为：部门简称拼音首字母三位顺序号-年代号，例如企管部文件编号为QG001-2016。
4.3.2.2 公司编制的产品企业标准按国家的有关规定进行编号标识；
4.3.2.3 国家颁布的法律、法规或国家、行业主管部门颁布的标准、规范，用原文件编号进行标识。
4.3.3 文件发放编号标识
发放编号采用两位阿拉伯数字的印章予以标识，并记录在《文件发放记录》中。
4.3.4 受控状态标识
4.3.4.1 受控状态标识采用加盖“受控”印章的方法，不加盖“受控”印章的文件不受控；
4.3.4.2 各职能部门使用的质量管理体系文件及交付认证机构的文件加盖“受控”印章；4.3.4.3 交付给顾客、中介机构或用于信息交流的非技术质量管理体系文件不受控。
4.3.4.3交付给供方的技术文件加盖“受控”印章
4.3.5 版本及修订状态标识
4.3.
5.1 版本状态用字母A、B、C、D......标识；
4.3.
5.2 修订状态用数字0、1、2、3......标识，例：A/0表示第一版，未经修订。
4.4 文件的发放、使用
4.4.1 企管部发放管理手册、程序、管理标准文件；技术质量部发放技术文件。
4.4.2 文件发放范围：
4.4.2.1 公司制定的各项程序文件、管理标准的发放范围，由企管部编制《文件发放记录》，经总经理批准后实施；
4.4.2.2 技术文件，如：产品图纸、工艺文件、工艺设计书、检验文件等由技术质量部长确定发放范围。
4.4.3 公司各职能部门及时获得适用的有效版本文件。
4.4.4 文件的发放应予以记录、保存，并由领用人签字，具体填写《文件发放记录》、《文件接收记录》。受控文件不允许电子途径发放给。
4.4.5 各部门应建立本部门《受控文件清单》，企管部汇总编制公司管理性文件《受控文件清单》，技术质量部编制技术文件《受控文件清单》，《受控文件清单》应适时进行补充修订。
4.5 外来文件的识别、发放
4.5.1 外来文件包括：
4.5.1.1 国家、行业主管部门颁布的适用的法律法规、标准、规范等；
4.5.1.2 顾客提供的产品技术标准、图纸、技术通知单等；
4.5.1.3 政府主管部门下发的与质量有关的文件。
4.5.2 国家颁布的适用的法律法规、与质量有关的文件由企管部加盖“受控”和发放编号印章并呈报总经理确定其使用的范围及贯彻实施的方法。
4.5.3 国家、行业主管部门颁布的适用的标准、规范，顾客提供的技术标准、产品图纸、技
术通知单由技术质量部部加盖“受控”和发放编号印章并由部长确定其使用的范围及贯彻实施的方法。
4.5.4 外来管理性文件的收文、复制、发放应由企管部予以记录、并保存；外来技术性文件的收文、复制、发放应由技术质量部予以记录并保存。
4.6 文件的保管、借阅、复制
4.6.1 所有使用文件的单位或个人应按文件类别、整齐摆放、易于检索，要妥善保管，防止丢失、损坏、拆页、涂改等现象的发生。
4.6.2 文件的借阅、复制应予以登记并保存。《管理标准》、产品图纸的对外借阅、复制，必须经总经理批准。
4.7 文件的评审、更改
4.7.1 质量管理体系文件编制、使用或换版过程中应适时评审，评价文件的充分性、适宜性、符合性及可操作性。
4.7.2 如需对文件进行更改时，应由原编制部门实施，填写《文件更改通知单》并按本标准的4.2条款的规定履行审批手续，按本标准4.4条款的规定履行发放手续。
4.7.3 文件更改的方式可采取换页或划改，划改应确保文件清晰，文件经多次修改后应考虑换版。
4.7.4 文件修改内容应通过《文件更改通知单》及时传递到所有使用受控文件的处所，并在《文件更改页》上予以记录、保存。
4.7.5 技术文件的更改，由技术质量部执行《技术文件更改通知单》，予以记录、保存。4.7.6 修改或换版后的文件应重新进行版本和修改状态的标识。
4.8 失效文件的识别及处置
4.8.1 对失效文件应及时予以识别并回收，以防止非预期使用。管理标准、工作标准等管理
性文件的失效文件由企管部加盖“失效文件”印章并收回；技术文件失效时由技术质量部加盖：“失效文件”印章并收回。
4.8.2 回收的失效文件应及时予以处理，失效文件销毁处理时，报总经理批准后，方可实施。
4.8.3 失效文件若作为资料保存时，应加盖“失效保留”印章予以标识。
4.8.4 企管部组织对各部门文件管理的情况进行监督检查。
5 引用标准
《记录控制程序》
《技术文件管理标准》
6 相关记录
《文件发放记录》
《文件接收记录》
《受控文件清单》
《文件更改通知单》
7 附加说明
济宁华德环保能源科技有限公司
文件发放记录
记录编号：管表001
编制：批准：年月
济宁华德环保能源科技有限公司
文件接受记录
记录编号：管表002
济宁华德环保能源科技有限责任公司
受控文件清单
记录编号：管表003部门：
济宁华德环保能源科技有限责任公司
文件更改通知单
记录编号：管表004