文书立卷的原则与方法
档案室管理制度
档案室管理制度一、档案立卷归档制度1、立卷原则:文书档案实行以卷为单位装订(即案卷级整理方法)的原则，其他会计、声像按国家相关规定执行。
2、立卷归档范围和文书档案保管期限:按照我委编制并经县档案局审批允许的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》执行。
3、立卷归档时间:⑴机关文书档案应坚持做好平时采集，把已处理完毕的文件按流水号采集齐全，于第二年初进行整理、归档，六月底前完成归档工作。
(2)机关会计档案在年终立卷后由财务部门暂时保存一年，第二年六月底前移交综合档案室。
(3)声像档案在每项活动结束后，及时交综合档案室归档。
(4)其他门类和载体的档案应按有关规定向综合档案室移交归档。
4、文件整理归档要求:按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《机关档案工作业务建设规范》的要求，遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件间的联系，区别不同价值，便于保管和利用。
⑴不同年度的文件普通不得放在一起归档 ;但跨年度的请示与批复，放在复文年归档;没有复文的，放在请示年归档;跨年度的规划放在针对的第一年归档;跨年度的总结放在针对的最后一年归档;跨年度的会议文件放在会议开幕年归档;非诉讼案件放在结案年归档;其他文件材料的归档按有关规定执行。
⑵文件材料应区别不同情况进行罗列。
一个问题的请示、报告、批复应依序罗列在一起(批复在前、请示在后，正件在前、附件在后) ，印件在前、定稿在后;转发件在前、原件在后;其他文件材料依照有关规定及其形成规律或者特点进行罗列。
(3)文件材料的罗列，应按不同门类、载体和不同保管期限分别罗列。
文件材料整理后装盒的罗列自上而下，自左向右。
罗列方法应结合本机关的具体情况，历年来的归档罗列要统一，先后一致。
(4)文件材料整理归档目录应区别不同保管期限，分年度编制归档目录，在一个全宗内，归档目录号不得重复。
二、档案保管制度1、综合档案室做到办公、阅档、库房三分开。
2、配置足够的档案柜以及相关设备。
文书立卷归档整理办法
文书立卷归档管理办法总则为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和学校管理等各项中工作的作用。
根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》（原国家教委第6 条令）的有关规定，结合我校档案工作的具体情况，制定本办法。
学校档案工作是维护学校历史真实面貌的重要工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。
凡是我校在党政管理、教学、科研和其它各项工作活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的文件材料，均属学校档案。
学校档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
二、立卷单位学校所属各职能部门、办公室（党政合署）、组织部、宣传部、工会、团委、纪检、人事处、保卫科、学生处、教务处（各系部）、成教处、中专部、培训处、学校、职研所、科研生产处、图书馆、卫生科、设备科、财务科、后勤管理处、基建、现代教育技术中心均属立卷单位。
学校各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定一名兼职档案人员具体承办，协同学校档案室认真做好档案的收集、整理、归档工作。
三、立卷要求1、各门类档案立卷的原则是：遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
2、卷内文件材料必须准确反映教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料质地优良，利于长期保存。
3、管理内容的卷内文件按问题、时间或重要程序排列，并注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后，其它文件材料按时间顺序排列。
4、立卷应根据文件材料的多少而定，同一问题、内容的文件多时，可组成一至若干卷，每卷不超过150 页；文件少时，可立薄卷。
卷内文件材料的编号：装订的案卷无论单面或双面，只要有文字，均应依次在右下角编页号（用铅笔）；不装订的案卷不编页号。
文书档案管理之三文书立卷与归档
一、文书立卷的范围1. 应该立卷归档的文件材料凡是本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
（1）上级举个召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、纪要、领导人的讲话、典型发言、会议简报、会议记录、录像带、照片；（2）上级机关颁发的属于本机关业务并要执行的文件，意见普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件，如决议、决定、指示、命令、条例、规定、计划等；（3）党和国家领导人、人民代表。
上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；（4）代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；（5）上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）；（6）本机人代会、政协、顾委、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料（由召开机关收集归档）；（7）本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议。
专业会议材料；（8）本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；（9）本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；（10）本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；（11）反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料；（12）本机关检查下级机关工作、调查研究形成的重要文件材料；（13）本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；（14）本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料；（15）本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；（16）内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；（17）机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；（18）本机关及本机关批准的有关区域变化，解决山林、地界、水利纠纷，征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生成、建设项目的科技文件材料；（19）本机关成立、合并、撤销、更改明长城、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（20）本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料；（21）本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（22）本机关（包括上报和下批）干部主免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、残废。
立卷整理归档制度(5篇)
立卷整理归档制度一、文书立卷整理是____工作的一项基本制度。
本所文书立卷工作由内勤人员进行负责。
二、本所档案应编制整理类目，认真执行档案管理办法规定。
三、档案质量应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件的有机联系，区别不同价值，一事(问题)一件，便于保管和利用。
1、归档文件、材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制；2、归档文件以件为单位，一般以每份文件为一件，文件正本定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件；3、盒内文件材料应按先批复后请示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列；4、盒卷内文件应除去金属物，已破损的应予以修整，托裱整齐，逐件用缝纫机装订并依次编页号或件号；5、填写盒内目录和备考表应符合有关规定，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰；6、声像档案应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点中心内容和责任者。
7、实物档案应用文字标出授奖单位、获奖名称、日期、单位和载体种类；8、会计档案由财务部门收集齐全，按照会计凭证、会计帐簿、会计报表分类整理立卷，装订成册，并在每册封皮上注明保管期限，在财务部门管理一年后移交档案室，并编写会计档案案卷目录和移交清单一式两份；9、基建档案由基建部门，按分类组合案卷编制目录和移交清单一式两份，工程完工验收后移交档案室；四、文书书写要求1、书写材料应用碳素墨水、蓝黑墨水，除特殊行业规定外不能使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等。
2、文字书写一律从左至右横写。
立卷整理归档制度（2）是指企业或组织为了管理和保存文件资料而制定的规章制度。
该制度旨在规范文件资料的整理、归档和保存，并确保文件资料的安全性和可查性。
立卷整理归档制度的主要内容包括：1. 文件分类和编号：按照一定的分类标准对文件进行分类，并为每个文件编号，以便于整理和查找。
2. 文件整理和归档：根据文件分类和编号的要求，对文件进行整理和归档。
文书档案立卷归档制度(5篇)
文书档案立卷归档制度[找文章到☆一站在手，写作无忧。
]为保证公司档案的完整性，加强文书档案立卷工作，特制定本制度。
一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按年度分别立卷归档。
二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。
结案后及时交专(兼)职档案人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
三、文件材料的收集管理1、坚持部门收集、管理档案材料制度。
各部门均应指定专(兼)职档案人员，负责管理本部门的归档材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知公司档案室。
2、凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
3、一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的档案材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
四、各部门专(兼)职档案员的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门材料的归档范围，收集管理本部门的归档材料。
2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的档材料及时收集归卷，每年____月份前将应归档材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。
3.承办人员借用归档材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用材料登记手续。
五、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、____等。
2、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。
3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4、公司____请示与上级机关的批复。
5、公司反映主要职能活动的报告、总结。
6、公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。
7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
8、公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件。
9、公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。
文书档案立卷归档制度范文(4篇)
文书档案立卷归档制度范文第一章总则第一条为了规范机构的文书档案管理工作，提高管理效率和工作质量，制定本立卷归档制度。
第二条本制度适用于本机构各部门及相关人员的文书档案管理工作。
第三条本制度所称文书档案，是指机构在日常工作中形成的各种书面文件以及提供证据及材料的各种记录。
第四条本制度的内容包括：文书档案管理的原则、管理机构和责任、档案的立卷归档流程、档案的保存和销毁、安全保密以及监督和检查等。
第二章文书档案管理的原则第五条文书档案管理应遵循以下原则：(一) 法律合规原则：遵守国家相关法律法规，确保文书档案的合法性。
(二) 规范管理原则：根据档案管理的相关规定，制定并实施相应的管理方法和制度。
(三) 整体管理原则：将文书档案纳入机构的整体管理体系，做到协调一致。
(四) 安全保密原则：保护文书档案的安全和保密，防止丢失、泄漏和损毁。
(五) 便捷服务原则：为需要查询、复印或提供证据材料的相关人员提供便捷服务。
(六) 法定期限原则：按照国家有关规定制定档案保存期限，确保档案正常保存和利用。
第三章管理机构和责任第六条机构领导是文书档案管理的直接负责人，负责制定并监督文书档案管理制度的实施。
第七条各部门负责人是本部门文书档案管理的直接责任人，负责组织和管理本部门的文书档案工作。
第八条档案管理员是文书档案管理的专职人员，负责文书档案的组织、管理和维护。
第九条所有机构人员应当依照文书档案管理制度的要求，如实、准确地填写、维护和归档文书档案。
第四章档案的立卷归档流程第十条档案的立卷归档工作应遵循以下流程：(一) 立卷：按照文件的主办单位或其他标识进行分类立卷，确保文件的整理和归类。
(二) 编制归档目录：根据立卷的文件，编制归档目录，确保归档的文件信息清晰明确。
(三) 编制档案编号：按照机构的编码规则编制档案编号，确保档案的唯一性和可查询性。
(四) 归档存储：将归档目录和文件装订成册，并按照档案编号进行存放，确保档案的完整性和安全性。
文书立卷整理方法概述
卷内排列方法
1、按时间排列。就是按照文件形成 时间的先后顺序依次排列卷内文件，即日 期早的在前，日期晚的在后。
2、按重要程度排列。就是按 卷内文件重要程度的不同排列文件 顺序。
3、按问题排列。就是按照卷 内文件的不同问题排列文件的顺序。 4、按作者排列。就是按卷内 文件的不同作者分别排列文件顺序。
第十一步：案卷的装订
1、拆除文件上的金属物 2、修补 3、折迭取齐 4、装订案卷时一般应采用三孔 一线的方法装订。
第十二步：填写案卷封面
案卷封面项目包括：全宗名称、 类目名称、案卷题名、时间、保管 期限、件、页数、归档号。
案 卷 封 面
自 年 月至 年 月 本卷共 件 页
保管期限 归档号
二文件材料归档范围与不归档范围三文书立卷步骤一文书立卷的定义与要求1文书立卷的定义文书立卷就是文书处理部门将办理完毕的具有考查保存价值的文件材料按照立卷的原则要求和方法组成案卷而围绕组卷所进行的全部工作就叫做文书立卷工1必须是办理完毕的文件材料才应立卷2必须是具有查考和保存价值的文件材料才应立卷3按照文件在形成过程中的规律和联系组卷2文书立卷的要求遵循文件材料的形成规律和特点保持文件之间的有机联系区别不同价值便于保管和利用
第二步：分作者（责任者）
分作者就是在同一年度内，按 上级、本级、同级机关形成的文件 分开，一般情况下不应混淆。
第三步：划分保管期限
分保管期限，就是将同一年度 同一级别的文件按永久、长期、短 期三种保管期限分开。
国家档案局于2006年12月 发布了新的保管期限表，将原 来的永久、长期、短期三种保 管期限改为永久、定期两种保 管期限，在定期中又分为30年、 10年两种 。
（3）同级单位的文件材料
文书立卷的原则与方法
2、保持文件之间的有机联意定系义；；：便便于于 重期点满保鉴护
与管理永久档案。
3、区别不同价值；
满足档案工作需要
4、便于保管和利用。
最终目 的
2020/3/2
6
质量要求
1、应归 档的文件 材料必须 齐全完整
2020/3/2
是保证案卷 质量最基本 的要求
2、必须注 意保持文 件之间的 有机联系
第三章 文书立卷与归档
制作人：曹琴
2020/3/2
1
学习目的和要求：
掌握归档文件的整理原则与要求，理
解并掌握文件的归档鉴定，正确划分立卷
范围与归档文件的保管期限，掌握立卷的
基本方法和操作技能、了解各种具体立卷
方法的一般情况。认识文件平时归卷、清
退，销毁和暂存工作；掌握编制归卷类目
方法。了解案卷系统化整理与编目的具体
即将内容反映同一 地区的某些文件组 合成一个案卷。
优点：便于反映地区工作情况。
地区 特征
可以是行政区域、 也可以是地理区域
2020/3/2
适用：多用于上级机关针对下属机关的 来文、调查统计资料和某些专门文件的 立卷。 注意：不能和作者特征混淆。
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2、按文书特征立卷的灵活运用
重要活优动点档：案保，持科了技文档件案之又间分的为有重机大联系；便 工程项于目历档史案检、索重。大科研项目档案等。
问题 特征
使用最频繁 的立卷特征
2020/3/2
注意：1、使用频率虽最高，但并不是 任何文件都能使用（如综合性文件）； 2、应准确划分“问题”。
14
1、“六个特征”立卷法
即将相同名称 的文件组合成 一个案卷。
规范组合案卷或装案卷盒 形成归档文件的目录和备考表
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归档文 件材料 应当齐 全完整
加强法制建设，健全规章制度
将归档文件范围与文件登记簿相结合
1、检查步骤
检查已收集齐全的归档文件的完整状况
2、检查归档文件完整状况的内容 （1）正本与附件
加强 检查
（2）正本与不同稿本 （3）文件与文件处理单
（4）批转（转发）的通知与被批转（转发）的文件
（5）内容上有直接联系的文件 （5）页面完整
归 卷
清 退
销 毁
暂 存
有利于保护机密；
有利于排除无用信息的干扰。
2014-4-17 11
二、文书立卷 的基本方法
文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕 的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、 价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。
通过对归档文件的分类和组 合，将单份文件组合成符合 档案质量要求的 案卷是组 卷（立卷）的实质。
地区 特征
可以是行政区域、 也可以是地理区域
2014-4-17
2014-4-17 12
1、“六个特征”立卷法
即将同一作者制发的 文件组合成一个案卷。 优点：便Fra bibliotek了解文件来源；
作者 特征
适用：本单位制发的命令、指示、决议、 决定等重要文件；内部的会议记录、规 章制度等。有时将上级机关、平级机关、 下级机关的文件分别立卷。
2014-4-17
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（一）“六个特征”立卷法
形成归档文件的目录和备考表
2014-4-17
根据《文书档案案卷 格式》或《归档文件 整理规则》进行
10
办结概念
办结文件的处置是指对办理完毕的文件 办理完毕的文件 按机关工作的需要、文件与档案工作的有关 归类、 规定及文件本身的保存价值等因素进行归类、 管理和处理 管理和处理。
有利于日常工作中对办结文件 的调阅与利用；
问题 特征
注意：1、使用频率虽最高，但并不是 任何文件都能使用（如综合性文件）； 2、应准确划分“问题”。
使用最频繁 的立卷特征
2014-4-17 14
1、“六个特征”立卷法
即将相同名称 的文件组合成 一个案卷。
优点：由于不同名称的文件反映了文件 在形成者的地位、用途、性质、价值等 方面的不同，因此按名称特征立卷，能 反映案卷重要程度和价值。
优点：有利于了解两个单位就解决某一 具体问题的要求与态度 注意：1、不能将本机关与某一机关互 发的其它文件按此特征组卷；2、不能 将本机关与上下级机关的请示与批复按 此方法组卷。
2014-4-17
17
1、“六个特征”立卷法
即将内容反映同一 地区的某些文件组 合成一个案卷。
优点：便于反映地区工作情况。
第二节
文书的立卷的原则和方法
2014-4-17
3
一、文书立卷 的原则和要求
通过立卷，形成案卷， 以案卷作为基本保管单 位，是目前归档文件的 主要整理方法。
立卷
以“件” 为单位 整理
2014-4-17
适应机关办公自动化环境下 文件归档整理工作的需要， 国家档案局推荐采用的新的 整理方法。
4
整理原则
意义：便于期满鉴 定；便于重点保护 与管理永久档案。
4、便于保管和利用。
2014-4-17
最终目 的
6
质量要求
1、应归 档的文件 材料必须 齐全完整
2、必须注 意保持文 件之间的 有机联系
3、归档 文件整理 必须符合 规范，便 于保管与 检索利用
是保证案卷 质量最基本 的要求
2014-4-17 7
区别措施， 妥善保管
2014-4-17
利于鉴 定销毁
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修整不符合规格的文件材料
归档文件材料的排列 归档文件的编号 归档文件目录的填写 备考表的填写 根据《机关档案工作 归档文件的装订 业务建设规范》或
规范整 理，便于 保管、检 索利用
《归档文件整理规则》 案卷封皮与案卷盒的填写 进行
规范组合案卷或装案卷盒
第三章 文书立卷与归档
制作人：曹琴
2014-4-17
1
学习目的和要求：
掌握归档文件的整理原则与要求，理 解并掌握文件的归档鉴定，正确划分立卷 范围与归档文件的保管期限，掌握立卷的 基本方法和操作技能、了解各种具体立卷 方法的一般情况。认识文件平时归卷、清 退，销毁和暂存工作；掌握编制归卷类目 方法。了解案卷系统化整理与编目的具体 要求与方法，掌握拟写案卷题名和各项编 目工作的技能，理解文件立卷工作的组织 与管理。认识并掌握以件为单位整理归档 文件的方法。 2014-4-17 2
时间 特征
注意：跨年度的文件形成年度与文件内 容所针对的年度不同的文件。
指文件针对时间
2014-4-17 16
1、“六个特征”立卷法
即将本单位与某一单位之间就一定 问题进行工作联系而形成的问复性 函件组合成一个案卷。
构成条件：作者：本单位与某一单位； 内容：同一问题；文件：问复性函件。
通讯者 特征
即将内容为反映同一事件、 问题要适度。例：业务督导，可分为 问题、人物、工作活动、案 文书档案、科技档案，文书档案又可 件等文件组合成一个案卷。 以分机关文书档案、企事业文书档案、 重要活动档案，科技档案又分为重大 优点：保持了文件之间的有机联系；便 工程项目档案、重大科研项目档案等。 于历史检索。
名称 特征
名称即文种
适用：会议记录、计划、报告、总结、 情况简报等综合性文件；命令、指示、 决定、决议等领导指导性文件；合同、 协议书、统计表等专业性很强的文件。
2014-4-17
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1、“六个特征”立卷法
即将针对同一年度或同一 时期（相同时间段）的文 件组合成一个案卷。
优点：保持文件在时间上的联系；反映 特定时间范围内的工作情况与特点。
2014-4-17 8
一个问题、一个人物、 一个案件、一次会议等
正件和附件、各种文字本、 问文与复文、存本与稿本
单位工作的规律和联系 文件的形成程序和内容、性质上的联系
保持文件 之间的有 机联系
避免重 复劳动
防止 失密
绝密级的归档文电单独整理保管
重点 保管
特别重要或珍贵的归档文件单独保管 按进馆与否和保管期限排列归档文件 按不同制成材料整理归档文件
质量要求
2014-4-17
5
表现：文件的内容和性 质；文件的形成时间
整理原则
方法：将一个问题、人物、案件、 会议等文件；将请示与批复、问 文与复文、批转文件的正件与附 件、定稿与存本等组合在一起。
1、遵循文件材料的形成规律和特点；
反映自身客观状况
2、保持文件之间的有机联系；
3、区别不同价值；
满足档案工作需要