文书立卷的方法与步骤
公文写作与处理第十二章文书立卷的步骤与规范
公文写作与处理第十二章文书立卷的步骤与规范篇一：公文写作与处理第十二章第十二章公文的整理与归档第一节一,什么是归档文件整理工作概述1,定义--------将归档文件以件为单位进行装订,分类,排列,编号,编目,装盒,使之有序化的过程.2,意义-------a,能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。
B,可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管。
c,归档文件整理为档案工作奠定了基础。
第二节归档文件整理工作的组织1，文书部门立卷制度---是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。
2，文书部门立卷制度的优越性体现在几个方面------可以充分的发挥文书部门熟悉本职务业务和了解文书处理过程的长处，便于提高档案文件整理的质量和效率。
------可以有效地避免和防止文件的散失，有利于文件的完整以及保守党和国家的秘密----有利于查阅文件的方便---提高机关的工作水平3，各类机关一般采用---集中，分散或者分散集中的三种形式。
4，公文整理立卷的范围考虑两个因素---反映本机关工作活动和具有考查利用价值第三节第四节归档文件整理的原则和要求1，归档文件--是指档案单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2，归档文件整理--是指将文件归档文件以件为单位进行装订，分类，排列，编号，编目，装盒使之有序化的过程。
3，归档文件的整理的基本原则------遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。
-------区分文件的不同保存价值------------便于保管和利用4，归档文件整理的质量要求---归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹末混或易退变的文件予以复制。
---整理档案文件所使用的书写材料，纸质，装订材料等应符合档案保护要求档案文件整理方法与归档1，归档文件整理方法的推行要注意几个方面。
----更新观念，增强改革意识----提高人员素质---加强硬件建设----注意新旧整理年方法的衔接2，归档文件整理的工作步骤--装订--分类---排列—编号—编目—装盒。
文书立卷的步骤
文书立卷的步骤文书立卷的步骤文书立卷是指对一定范围、一定时间内的文件进行整理、汇编、分类，并按照一定的顺序编制成册，以便于查阅和使用。
文书立卷是机关、企事业单位日常工作中必不可少的环节，它不仅有助于保障机关、企事业单位正常运转，还能够为领导决策提供必要的参考依据。
下面将详细介绍文书立卷的步骤。
一、准备工作1.明确范围：在进行文书立卷前，首先需要明确整理的文件范围。
例如：某个部门、某个项目或某个时间段内的文件等。
2.分析归类：对于明确了整理范围后，需要对文件进行分析归类。
将其按照性质、用途等因素进行分类，并确定每类文件所需准备的材料。
3.统计数量：在分类完成后，需要统计每类文件的数量和页数，以便于确定所需材料和编制册数。
二、整理文件1.取件归档：根据文件分类情况，将其从原来位置取出并归档到相应位置。
对于新建档案室或者新增加档案柜的情况，需要进行编号、标识并登记。
2.整理分类：将文件按照分类的要求进行整理，例如：按照时间顺序或者文件性质等进行排序。
3.检查核对：在整理分类完成后，需要对文件进行检查核对。
确保每个文件都归类到正确的类别中，并且没有遗漏或重复。
三、编制目录1.制定目录：制定目录是编制文书册子的基础工作。
根据文书立卷的范围和内容，确定目录的层次结构、主题和格式等。
2.填写目录：将已经整理好的文件按照目录结构填写到相应位置。
在填写时需要注意每个文件的名称、页数和存放位置等信息。
3.审核修改：在填写完毕后，需要对目录进行审核修改。
确保每个文件都被正确地填写在相应位置上，并且信息准确无误。
四、编制册子1.确定册数：根据统计出来的数量和页数，确定所需编制的册数。
一般情况下，一页纸为一张，每册不宜过厚或过薄。
2.编排顺序：按照目录顺序进行编排。
在编排时需要注意每个文件所需页数和存放位置，并且要保证每一页都有页码和文号等信息。
3.装订封面：在编排完成后，需要为每册编制封面。
封面应包括文书册子的名称、编制单位、时间范围等信息，并且要注明册数和页码范围。
文书立卷实施细则
文书立卷实施细则一、背景介绍文书立卷是指根据相关法律法规和规章制度，将案件的相关材料进行整理、归档和备案的过程。
文书立卷的目的是保证案件材料的完整性、可靠性和便于查阅。
为了规范文书立卷工作，提高工作效率和质量，制定本文书立卷实施细则。
二、文书立卷的基本原则1. 法律依据：文书立卷应依据相关法律法规和规章制度进行，确保合法合规。
2. 完整性：立卷材料应包括案件的全部重要文件、证据和相关资料，确保案件的完整性。
3. 时效性：文书立卷应及时进行，确保案件材料的及时整理和备案。
4. 规范性：文书立卷应按照统一的格式和规范进行，确保文书的一致性和规范性。
三、文书立卷的具体步骤1. 材料采集：负责人员应按照案件的特点和要求，采集相关的文件、证据和资料，并进行初步整理。
2. 材料归档：按照案件的性质和分类要求，将采集到的材料进行归档，确保案件材料的有序性和易查性。
3. 材料复核：由专人对归档的材料进行复核，确保案件材料的准确性和完整性。
4. 文书起草：根据案件的情况和要求，起草相关的文书，包括诉状、答辩状、证据清单等。
5. 文书审核：由专人对起草的文书进行审核，确保文书的合法性和规范性。
6. 文书盖章：经审核无误后，由负责人员进行文书的盖章，确保文书的真实性和可信度。
7. 文书备案：将盖章完毕的文书进行归档和备案，确保文书的安全性和可查性。
四、文书立卷的质量控制1. 质量检查：定期对已立卷的案件材料进行质量检查，确保文书立卷工作的规范性和准确性。
2. 问题整改：对质量检查中发现的问题进行整改，并制定相应的改进措施，提高文书立卷的质量。
3. 经验总结：定期总结文书立卷工作的经验和教训，为今后的工作提供参考和借鉴。
五、文书立卷的绩效评估1. 绩效指标：制定文书立卷的绩效评估指标，包括案件材料的完整性、文书的合法性和规范性等。
2. 绩效考核：根据绩效指标对文书立卷工作进行考核，对表现优秀的人员进行奖励，对存在问题的人员进行催促和培训。
文书立卷实施细则
文书立卷实施细则引言概述文书立卷是指在司法、行政、企业等领域中，将相关的文件、资料整理、分类、归档的过程。
文书立卷实施细则是指在进行文书立卷过程中需要遵循的规范和步骤。
本文将从五个方面详细介绍文书立卷实施细则。
一、规范文件命名1.1 简洁明了：文件命名应该简洁明了，能够清晰地表达文件的内容和主题，避免使用过长或含糊不清的命名方式。
1.2 统一格式：在整个文书立卷过程中，文件命名的格式应该统一，以便于查找和管理。
1.3 避免特殊字符：在文件命名中应避免使用特殊字符和符号，以免造成混淆和不便。
二、分类归档文件2.1 划分主题：将文件按照不同的主题进行分类，可以根据文件内容、时间、地点等因素进行分类。
2.2 设立文件夹：为不同的文件分类设立相应的文件夹，便于整理和查找。
2.3 定期清理：定期清理不需要的文件，保持文件夹的整洁和清晰。
三、建立档案管理制度3.1 制定规章：建立档案管理制度，明确档案管理的责任人和流程。
3.2 定期审核：定期对档案管理制度进行审核和评估，确保其有效性和合理性。
3.3 定期培训：定期对相关人员进行档案管理培训，提高他们的管理水平和意识。
四、保密管理文件4.1 分级保密：根据文件的重要性和敏感程度进行分级保密，制定相应的保密措施。
4.2 限制访问：对于涉密文件，限制访问权限，确保只有授权人员可以查阅。
4.3 定期审查：定期对保密文件进行审查和更新，保证信息的安全和保密性。
五、备份和恢复文件5.1 定期备份：定期对重要文件进行备份，确保文件的安全性和可靠性。
5.2 多地备份：在不同的地点进行文件备份，防止因灾害等原因导致文件丢失。
5.3 定期测试：定期对备份文件进行测试和恢复，确保备份文件的有效性和完整性。
结论文书立卷实施细则是文书管理工作中非常重要的一环，只有严格遵循规范和步骤，才能有效地管理和保护文件资料。
希望通过本文的介绍，读者能够更加深入地了解文书立卷实施细则，并在实际工作中加以应用。
文书立卷与归档
浅谈文书立卷归档【摘要】：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种具有保存价值的文书，都需要按照其形成过程中的相互联系和规律进行立卷归档。
本文将对文书立卷归档做简要的分析。
【关键词】：文书；立卷；归档对于已经办毕的文件，需确认其价值、数量、状况，进行分门别类，最终决定其归宿。
这个过程，就是文书的立卷与归档。
文书立卷的含义就是对已办理完毕、并且具有保存价值的文书，按其形成过程中的相互联系和规律组成案卷。
[1]一、文书立卷的意义文书立卷有很重大的意义，第一，有利于今后的查考和利用。
文书立卷要对文书进行系统地收集整理，有规律地排列与组合，并且编制详细的检索目录，这就为今后的查考和利用提供了方便。
第二，有利于文书的安全完整。
立卷过程中，在收集齐全的基础上，按一定的方法，将一份一份文件组成案卷，加上封皮装订成册，这就保证了文书的系统性和完整性，又不易在查考利用中磨损和丢失，维护了文书的安全。
第三，为档案管理奠定基础。
立卷前的文书与立卷归档后的档案，是相互联系的。
因此，文书立卷直接关系到档案的管理。
高质量的文书立卷，能为档案管理打下坚实的基础，是档案充分发挥历史凭证的作用，为将来的工作提供服务。
二、文书立卷的对象和范围文书立卷的对象是指已经办理完毕、并且具有保存价值的文书。
具体有以下几个方面：第一，涉及本单位时间较长的规范性和行政指挥性文书，从发文机关来说，在文书发出后，就算办理完毕，便可将定稿和存本归卷；从收文单位来说，经过传阅、传达，并制定了本单位实行的具体措施、办法后，就算办理完毕，可以把来文归档。
第二，不及办理或答复的文书，，经有关负责人阅批和传阅后，便算办理完毕，可以归卷。
第三，相互来往的文书，如请示与批复、问函与复函，对于请示或询问单位来说，收到上级或对方的批复或复函并采取措施贯彻落实之后，才算办理完毕；对于批复或答复单位来说，在批复件或复函发出后，就算办理完毕，可以归卷。
文书的立卷工作ppt课件
通过对文件进行立卷，便于文件 的保管、检索、利用和移交，同 时能够反应出一个机关、组织或 单位的职能活动和历史面貌。
工作流程
收集与整理
将分散的文件材料集中 起来，依照其形成规律 和内容性质进行分类整
理。
鉴定与挑选
对文件进行价值判断， 确定哪些文件需要立卷 ，哪些文件可以剔除。
组卷与排列
将有内在联系的文件组 合成卷，并依照一定的
保护档案隐私
对于涉及个人隐私的档案，要采取 适当的保密措施，确保个人信息不 被泄露。
确保档案的完全性
收集完全资料
在立卷进程中，要确保所有相关资料都已收集齐 全，避免遗漏重要信息。
分类整理
对收集到的资料进行分类整理，依照一定的逻辑 顺序排列，以便于后续的查阅和使用。
编制档案目录
为每个卷宗编制详细的目录，包括文件名称、页 数、时间等信息，以便快速查找所需内容。
页数等，以便于检索和辨认。
制作档案封面
档案封面是档案的外包装，它能够保护档案，同时也能展示档案的内容和重要信息 。
档案封面应包括档案的名称、档案编号、档案形成时间等基本信息，以便于辨认和 管理。
制作档案封面时，应选择质量好的材料，注意封面的美观和整洁，以提升档案的整 体形象。
装订档案
装订档案是将零散的文件装订 在一起，形成一个完全的档案 ，便于保存和利用。
文书的立卷工作ppt 课件
汇报人：
202X-12-30
目 录
• 文书立卷工作概述 • 文书立卷的准备工作 • 文书立卷的操作流程 • 文书立卷的注意事项 • 文书立卷工作的未来发展
01
文书立卷工作概述
定义与目的
定义
文书立卷工作是指将具有内在联 系的文件材料，依照一定规律组 合成为特定卷宗的进程。
第十五讲-文书立卷和归档
• 8.在档案管理软件中 录入卷内文件目录
• 9.打印卷内文件目录、 案卷封面及目录打印
• 10.填写备考表 • 11.装订 • 12. 完成归档工作
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〔一〕分类
• 就是在文件收集齐全的根底上，将文件按一定的属 性，逐项分开的过程。分类有四个环节：
• 分年度、 • 分机构、 • 分问题、 • 分期限。
立卷。本年度作上一年度的总结、决算、报表等,应放入上年度立卷。 • (5)有两个内容的跨年度文件(如涵盖本年度工作总结及下年度工作方案的
文件),应视其内容的侧重点,将其归入主要内容所针对的年度立卷。 • (6)跨年度的会议文件,应放在会议开幕年立卷。 • (7)跨年度的基建等工程文件,应放在工程竣工的年度立卷。科研工程文件,
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2.分机构——“机构〞立卷分工
• 就是按其形成或承办部门分类， • 首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门
分开，本机关的文件，还要按内部组织机构分开。 需要注意的是上级对本机关的批复，本机关对下级 机关的批复应分在一起，放入本机关文件内。
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3.按问题特征立卷
• 问题特征其实也就是公文内容所反映的主题，包括事件、人物、 事物、问题等。按问题特征立卷，就是将有关于某一事件、人物、 事物或问题的公文组合在一起，形成一个案卷。
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2.维护文件之间的固有联系
• 立卷时坚持联系原那么,也就是尊重历史事实形成的客观性,维护文 件之间的固有联系,可以从以下方面去把握:
• 按机关工作的管理周期,将一项工作或工程、一个问题、一个人 物、一个案件、一次会议等从开始至结束形成的文件,完整而系统 地组合成一卷或数卷,保持文件之间的整体性和联系性;
文书立卷实施细则
文书立卷实施细则一、背景介绍文书立卷是指根据法律、法规、规章等规定，将相关案件、事务的相关材料整理成文书的过程。
为了规范和统一文书立卷工作，提高工作效率和质量，制定本文书立卷实施细则。
二、适用范围本细则适用于所有需要进行文书立卷的部门和单位。
三、文书立卷的目的1.确保文书立卷工作的规范化和统一化；2.提高文书立卷工作的效率和质量；3.保证文书的准确性和完整性；4.便于文书的检索和管理。
四、文书立卷的基本原则1.依法立卷：依据相关法律、法规、规章等规定进行文书立卷；2.准确立卷：确保文书内容准确无误，符合实际情况；3.完整立卷：将所有相关材料整理完整，确保文书的全面性；4.规范立卷：按照统一的格式和要求进行文书立卷；5.及时立卷：在规定的时间内完成文书立卷工作。
五、文书立卷的步骤1.收集材料：收集与案件、事务相关的所有材料，包括证据、申请书、协议书等；2.整理材料：对收集到的材料进行分类整理，确保材料的完整性和有序性；3.审核材料：对整理好的材料进行审核，确保材料的准确性和合法性；4.编写文书：根据相关法律、法规、规章等规定，编写符合要求的文书；5.校对文书：对编写好的文书进行校对，确保文书的格式、语法等方面的准确性；6.审查文书：由相关部门或单位负责人对文书进行审查，确保文书的合规性和合法性；7.签署文书：由相关负责人签署文书，确保文书的有效性；8.归档文书：将签署好的文书进行归档，便于文书的检索和管理。
六、文书立卷的要求1.格式要求：文书的格式应符合相关法律、法规、规章等规定；2.语言要求：文书的语言应简明扼要，表达准确清晰，不使用含糊不清或模棱两可的词语；3.内容要求：文书的内容应准确无误，包括案件或事务的基本情况、相关证据、申请或协议的内容等；4.编号要求：文书应按照一定的编号规则进行编号，便于文书的管理和检索；5.时限要求：文书立卷应在规定的时限内完成，确保工作的进度和效率；6.保密要求：文书立卷过程中涉及的信息应严格保密，不得泄露。
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文书立卷的方法与步骤
一、分类：就是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的属性，逐项分开的过程。
分类有四个环节：分年度、分机构、分问题、分期限。
1.分年度：就是将文件按其形成或针对的年度分开。
⑴一般文件归入文件形成年度。
⑵跨年度的请示与批复，归入批复年度，没有批复的，归入请示年度。
⑶跨年度的规划、计划、预算一般归入文件内容针对的第一个年度。
⑷跨年度的总结、决算归入文件内容针对的最后一个年度。
⑸跨年度的会议文件，一般归入开幕的年度。
⑹跨年度的非诉讼案件材料，归入结案的年度。
⑺法规性文件，归入公布或批准的年度。
⑻回顾性、纪念性文件，归入成稿或发表年度。
⑼教学文件归入相应年度。
2.分机构：就是按其形成或承办部门分类，首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门分开，本机关的文件，还要按内部组织机构分开。
需要注意的是上级对本机关的批复，本机关对下级机关的批复应分在一起，放入本机关文件内。
3.分问题：就是将文件按其内容所反映的问题或事物分类。
分问题时，应按学校制定的分类方案进行。
4.分期限：就是将文件按照规定的不同保管期限分开。
文书档案的保管期限定为：永久、长期、短期三种，长期16-50年，短期15年以下。
分期限应按学校制定的保管期限表进行。
二、立卷组合
1.立卷组合的基本要求：立卷组合一般应以问题为主，
按照文件类型组合，适当分级，兼顾其它特征，使之联系紧密。
2.立卷组合的形式：
⑴会议文件，按会议届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷，或数会一卷。
⑵非诉讼案件材料，按立案问题或人名组合，可以一案一卷或一案数卷。
⑶人民来信，可按信件作者、信件的处理形式或反映的问题组合。
⑷统计、报表、名册等文件，按照格式名称或地区组合，根据文件数量，可组一卷或数卷。
⑸本机关管理和业务活动中形成的条例、法规、制度、业务调研材料，一般按单一问题组合。
⑹工作计划、总结等文件，一般按责任者或名称组合。
⑺简报、刊物，可按名称或期号组合，根据文件的数量，可以一期一卷或数期一卷。
三、卷内文件的排列与编号
1.卷内文件的排列
⑴卷内文件材料，一般按重要程度或时间顺序排列。
⑵批复、批示在前，请示、报告在后。
⑶正件在前，附件在后。
⑷正本在前，定稿在后（重要法规性文件的历次稿，依次排列在定稿之后）。
⑸转发件在前，被转发件在后。
⑹非诉讼案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后。
2.卷内文件的编号
卷内文件应按照排列顺序，用阿拉伯数字在有字迹或图表的一面逐页编写页号，空白页不编号，页号位置在每页材料正面的右下角，背面在左下角，一律用铅笔书写。
四、填写卷内目录与备考表
1.卷内文件目录的填写
⑴顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号，也称件号。
用阿拉伯数字连续编号，不得空号。
请示、批复分别编写。
⑵文号：文件制发机关的发文字号。
⑶责任者：即文件的署名者，没有注明责任者的文件材料要考证清楚，然后填写。
一般填全称，也可填通用简称。
不得简写为“本省”、“本校”、“本院”等。
⑷题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不能随意更改和简化。
没有标题的或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号，会议记录应根据每次会议的主要内容自拟标题，依次填写。
⑸日期：指文件的形成时间，填写时可省略年、月、日字样，如：1992、3、10。
会议记录应依次填写每一次会议召开的时间。
⑹页号：指卷内文件所编页号，除最后一份文件填起止号外，其余文件只填起号。
7.备注：对卷内文件变化作说明之用。
填写卷内目录，必须按规定格式逐件、逐项填写，要用计算机打印。
2.卷内备考表的填写
⑴本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写，并签名，标注时间。
⑵立卷人：由责任立卷者签名。
⑶检查人：由案卷质量审核者签名（要求是立卷单位主要负责人或分管档案工作的负责人签名）。
⑷立卷时间：填写完成立卷的日期。
若卷内无情况说明，也必须将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。
五、拟写案卷题名
案卷题名即案卷标题，一般应由立卷人自拟、案卷题名
要求结构完整，应由卷内文件的主要聘任责任者、问题、名称（名称不超过三个）组成，拟写时要求做到简明扼要，概括确切，文字通顺，正确地把卷内文件内容揭示出来。
一般采用段落式标法，末尾不加“。
”。
六、案卷封面的填写与装订
1.填写案卷封面：填写时要求使用碳素墨水，用粗钢笔书写，字迹要工整、清晰，应逐项按规定填写类目名称（类目名称必须盖章）、案卷题名、起止时间、保管期限、件、页数、归档号（归档号必须用铅笔填写）。
2.案卷装订
⑴装订前要去掉文件上的金属物，破损和装订线内有字迹的文件材料要进行裱糊。
⑵案卷装订前，要检查案卷各部分排列顺序。
应为案卷封面——卷内文件目录——卷内文件——备考表——封底。
⑶使用综合档案室按上级标准统一印制的软卷皮，采用三孔一线的方法装订。
其装订位置应按在案卷卷皮左侧印制的三孔装订点，卷内文件的下边与卷皮的下边取齐。
卷内文件的右边也要求整齐。
七、不能和文件放在一起的同一问题或同一事件的照片、录音带、录像带、光盘等，要统一整理，分别存放，并在编目时注明互见号和存放地点。