第二章信函
文秘常用应用文写作第二单元专用书信PPT课件
完成多写多练
你是东菱公司的人事主管，现在要 去勒流职业技术学校洽淡招聘学生到 你公司工作的具体事宜，请你为自己 写一份介绍信。
第一单元 专用书信
任务四 感谢信
哪些是“感谢信”的要素
广州市丽华贸易公司公司全体员工经过一年的努 力在业务销售上取得了好的业绩，总经理王大卫等 管理层领导心里特别高兴，在新春来临之际让办公 室文员谭红以公司的名义，给全体员工写一份感谢 信，感谢全体员工为公司做出的贡献。
署名和日期
下面，请根据写写练练，亲自体验一
下传真的写作方法和过程！
完成多写多练
第二单元 专用书信
任务二 证明信 介绍信
别人凭什么相信我？
广州市丽华贸易公司副总经理林伟明打电话给办
公室文员谭红说：“天天物流公司要求我公司派人提
取雅兰公司发给我公司的货物。这件事你请负责部门
派人去一趟。
副总经理林伟明指的负责部 门是哪个部门？
东芝公司（公章） 二０一三年三月十二日
感谢信
李强、王宝技术员： 在两位的倾力协助下，我公司今年营销利润超计划指 标达９７%，为此，在新年到来之际，特向两位技术人员 表达衷心的感谢！ 在公司业绩下滑时，二位技术员给我们带来了智慧和 技术，帮助我们解决了产品销售过程中的一些瓶颈问题， 使我们的业绩蒸蒸日上，到年底，已超计划完成了９７% ，几乎翻了一番。 鉴于你们在公司业绩中做出的重大贡献，在此，再次 向你们表达由衷的谢意和敬意！并奉上不成敬意的奖金， 敬请笑纳！
文秘常用应用文写作 第二单元专用书信
第二单元 专用书信
任务一 传真件
怎么样联系运输公司？
广州市丽华贸易公司办公室文员谭红早上一到公司，总经理办公室主任助理刘 伶就吩咐她有30 台冰箱急需运到广东南海“益华百货大厦”，让她请尽快联系运输 公司送货。 谭红答应，马上开始办理。
第二章 行政公文
意见的写作要求
1、撰写意见的原因一般要写的有概括性， 说清楚撰写意见的重要性。 2、意见的见解和事项要围绕核心问题， 采用夹叙夹议的方式，分条陈述。所述 办法要具体、可行。
第三节 文告、通知、通报
一、文告 二、通知 三、通报
一、文告
概念：文告是公告和通告的统称，是周知性 公文． 1、公告是“适用于向国内外宣布重大事 项或者法定事项”的公文。 2、 通告是“适用于公布社会有关方面应 当遵守或者周知事项”的公文。
（4）发文机关标识 发文机关标识又称公文版头，由发文机关全 称或规范化简称后加“文件”组成。 （5）发文字号 发文字号简称文号，又称公文编号，是发文 机关同一年度公文排列的顺序号，由发文机 关代字、年份和序号组成。 （6）签发人 在上行文也就是报送上级机关的公文中，要 标识签发或会签公文的机关领导人姓名，平 行排列于发文字号右侧。
行政公文的概念有广义、狭义之分。 1、广义的行政公文是指国家机关、社会组织 和团体行使职权、办理公务所使用的文书。 2、狭义的行政公文专指国家行政机关制发的 文书。《国家行政机关公文处理办法》给它 下的具体的定义为：行政机关的公文，是行 政机关在行政管理过程中所形成的具有法定 效力和规范体式的文书，是依法行政和进行 公务活动的重要工具。
版记部分
版记部分又称文尾部分，通常是由主题 词、抄送机关名称、印发机关和印发时 间等项目构成的。
（1）主题词 主题词是标示公文的内容特征和归属类别的 关键性词语。 标注主题词必须讲求层次，要根据主题词本 身的涵义由小到大或由大到小、由内容到形 式地有次序地将其排列出来；一份公文的主 题词一般不能超过7个。上报的文件，应当 按照上级机关的要求标注主题词。 （2）抄送机关名称 抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解 公文内容的其他机关。标注抄送机关，应当 使用该机关全称或规范化简称、统称。
第二章信函
Sample Reading
要求 ： 根据下文撰写一篇感谢信 迈克３ 迈克３月５日受邀到马丽家参加宴会， 日受邀到马丽家参加宴会， 请代迈克象马丽写一封感谢信． 请代迈克象马丽写一封感谢信．
March 6th Dear Mary : I would like to express my deep thanks for your kind invitation last night. I really enjoyed the dinner and had a good time in your house. The food you made is delicious , I have never had such nice dinner. In your house ,I also met many old good friends , we had delightful conversation . And your cordial reception and hospitality made me feel at home . It was a memorable night for me . It was so generous of you to invite me over to have dinner, many thanks again . I hope I can invite you over to my house soon . Yours sincerely , Mike
2.3.2 常用词或短语
complain v. 抱怨，投诉 complaint n. complain about / of 投诉，抱怨…… make a complaint about 提出投诉 concerning adj. 有关的 with reference to 关于 goods n. 货物 service n.服务 quality n.质量 defect n. 缺点，不足之处 flaw n.缺陷 fault n. 错误， 差错 delay n. & v. 延误，延迟
财经应用文写作第二章商务信函
第十二节 《商务信函》
一、商务信函的含义
商务活动中用于双方联系业务、洽谈生 意、处理问题的信件。广义上的商务信函不 仅仅包括纸质信件，还包括电子信件。
商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函
具有信用特征的商务文书
二、商务信函的特点
1.内容精确
2.格式固定 3.具有约束力 4.具有依据凭证作用
五、英文商务信函的写作格式
1.平头式/齐头式
2.缩行式 3.混合式
六、商务信函写作注意事项
1.熟悉业务，严肃认真
2.简明扼要，避免虚礼 3.遵循“7C”原则
三、商务信函的种类
商务活动整个过程 第一种：建立贸易关系函 第二种：洽谈类商函 第三种：履约函
四、英文商务信函的构成与写作
构成：
1）信头（Letterhead）：包括发信人公司的名称、地址、传真 或电话号码。 2）写信日期（Date）：写信的年、月、日。 3）信内地址（Inside Address）：收信人的公司名称和地址。 4）称呼（Salutation）：对收信人的尊称。 5）正文（Body of the Letter） 6）结束语（Complimentary Close）：书信结束的礼貌用语。 7）签名（Signature）：写信人的署名。Leabharlann 四、英文商务信函的构成与写作
特别部分（写信时可根据具体情况增减） 8）参考编号（Reference Number）：为了便于存档分类而编 的号。 9）经办人名称（Attention Line）：希望收信商号将信速交经办 部门办理。 10）事由、标题（Subject Line）：使信的基本内容或目的一目 了然。 11）抄送（Carbon Copy），简写为(C/C)：将信抄送给有关部 门的标记。 12）附件（Enclosure）：注明随信所附的样品、样品本、价目 单等。 13）再启（Postscript）：信写完后，如果想起还有要紧的话要 说，可在信末加P.S.,引出补述的话。
外贸函电课件第二章商务信函的结构与格式
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(11) Dictation Initial (发信人及打字员姓名缩写)
(12) Enclosure (附件)
(13) Carbon Copy (副本(fùběn)抄送)
(14) Postscript (附记)
精品资料
信函(xìn hán)格式——the Format and Features of
4. Do not walk on the grass.
•Stay away fro the grass.•
•
•
5. Smoking is not permitted anywhere except in the lobby.
Smoking is allowed only in the lobby.
道
城市，邮编
国家
2. Date (发信
(fā xìn)
日期)
• When a writer begins his letter writing, he must add the
date a few line below the last line of the letterhead.
• The date line consists of the month, day and year.
精品资料
练习(liànxí)：将下列句子改为积极语气
（Positive Approach）
•
1.We hope you will not be disappointed with the results.
•
We hope you will be pleased with the results.
函电信函格式范文(热门7篇)
函电信函格式范文(热门7篇)（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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【书信函范文】物业管理委托书范本
物业管理委托书范本第一章本合同当事人第一条甲方(业主)：_____________________________地址：_____________________________________乙方(物业管理公司)：_____________________地址：_____________________________________根据有关法律、法规，在自愿、平等、协商一致的基础上，甲方委托乙方对其________市________路________号提供物业管理服务，订立本合同。
第二条物业管理服务期限为________年，自本合同签字之日起生效。
第二章管理服务事项第三条房屋建筑共用部位的养护和管理，包括：楼盖、屋顶、外墙面、承重结构、楼梯间、走廊通道、门厅。
第四条共用设施、设备的养护、运行和管理，包括：共用的上下水管道、落水管、共用照明、水泵房、消防设施、低压配电设施、避雷设施。
第五条市政共用设施和附属建筑物、构筑物的维修、养护和管理，包括道路、化粪池、沟渠、管道。
第六条公共绿地、绿化、建筑设施等的养护与管理。
第七条附属配套建筑、场地和设施的养护和管理：围墙、大门。
第八条公共环境卫生，包括公共场所、房屋共用部位的清洁卫生和垃圾的收集、清运。
第九条维护物业区域内的公共秩序。
第十条配合、协助当地公安机关实施小区的治安防范工作，配备保安值勤、巡视、进行安全监控。
第十一条管理与物业相关的工程图纸、竣工验收资料与住户档案。
第十二条业主和物业使用人房屋自用部位、自用设施及设备的维修、养护，在当事人提出委托时，乙方应接受委托并合理收费。
第三章双方权利义务第十三条甲方权利义务1.维护自身的合法权益，享受乙方提供的物业管理服务。
2.监督乙方管理服务工作及实施制度的执行情况。
3.有权向有关行政管理部门投诉乙方违反法规、规章的行为。
4.有权向乙方投诉其管理人员的服务态度和服务质量并知悉处理结果。
5.向乙方递交物业产权证复印件一份作为备案材料。
公文信函格式范文
公文信函格式范文尊敬的×××先生/女士：您的来信/电函收悉，对于您所提到的×××事宜，我们非常重视。
经过认真研究和商讨，我们就此事达成如下共识，并致信告知：首先，我们对于您所提出的×××问题深表歉意，并为此造成的困扰向您表示诚挚的道歉。
我们非常重视您的意见和建议，我们将尽快采取有效措施予以妥善解决，以确保类似问题不再发生。
同时，我们也对此事进行了全面梳理和总结，以避免类似问题的再次发生。
其次，针对您所提出的×××问题，我们已组织相关部门进行了仔细的调查和核实，并于××日召开了专题会议，形成了明确的解决方案。
在此，我代表我们公司向您就解决方案作如下说明：一、第一条解决方案一：我公司将提供×××服务，以解决您所遇到的问题。
具体安排如下：1.时间：自××年×月×日起至××年×月×日止。
2.地点：×××大厦×××室。
3.提供人员：我公司将派出××名专业人员负责指导、辅导和解答您的问题。
二、第二条解决方案二：我公司将对您的×××事项给予积极处理并协助解决。
具体做法如下：1.在××日之前，我公司将提供为您解决×××事项的详细方案。
2.在××年×月×日之前，我公司将组织专业人员进行现场指导和协助。
3.在解决方案实施过程中，我公司将细致跟进，确保解决工作的顺利进行。
三、第三条解决方案三：我公司将对于您所提出的×××事宜进行深入的调研和分析，并根据实际情况提供相应解决方案。
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2.3.3 常用句型
1. 我方写信投诉…… I am writing to complain/ make a complaint about… (e.g.) 我方写信投诉货号为14478的装运。 I am writing to complain about the shipment of our Order No.14478. 2. 我方对你方提供的服务深感不满。 We are far from satisfied with the service you offer. 3. 我以为以上所述仅是贵店服务欠佳的一部分 In my eyes, the above points are only a part of the many failings in your service. 4.贵店店员的愚蠢行为只会伤害贵店的真诚顾客。 Your assistants’ foolish actions could well contribute to hurting genuine / sincere customers to your store.
2.2.3 常用句型
1. 这封短信是要谢谢你邀请我们到你那里去． 这封短信是要谢谢你邀请我们到你那里去． This short letter is just to express our appreciation for inviting us over. 2. 感谢你们的热情款待．我过得非常愉快． 感谢你们的热情款待．我过得非常愉快． Many thanks for your hospitality, I enjoyed it very much . 3. 非常感谢你温馨的祝福 问候 赞美。 非常感谢你温馨的祝福/问候 赞美。 问候/赞美 Thank you so much for your warm wishes/greetings/compliments. 4. 这封信是要表达我们对你送的礼物的深深的感谢． 这封信是要表达我们对你送的礼物的深深的感谢． This is to show our deep gratitude for your gift. 5. 我由衷地／真诚地感谢你的漂亮礼物． 我由衷地／真诚地感谢你的漂亮礼物． I sincerely/ truly appreciate your nice present.
2.3.2 常用词或短语
complain v. 抱怨，投诉 complaint n. complain about / of 投诉，抱怨…… make a complaint about 提出投诉 concerning adj. 有关的 with reference to 关于 goods n. 货物 service n.服务 quality n.质量 defect n. 缺点，不足之处 flaw n.缺陷 fault n. 错误， 差错 delay n. & v. 延误，延迟
hurt v. 伤害 endanger v. 危害，危及 inconvenience n. 不方便 trouble 麻烦 loss 损失 damage 破坏 solve the problem 解决问题 apologize v.道歉 look into 调查 take legal /immediate actions 采取法律行动/ 马上采取行动 claim/ demand a refund 要求退款 compensate for 补偿 exchange for 更换
对款待和礼物进行描述
6. 我们从来没有玩得这么开心过 我们从来没有玩得这么开心过. We have never had so much fun . 7. 晚餐美味可口，谈话也很愉快，我们玩得很尽兴． 晚餐美味可口，谈话也很愉快，我们玩得很尽兴． We enjoyed the delicious dinner and delightful conversation very much . 8. 你诚挚的接待和热情款待让我觉得象在自己家一样 Your cordial reception and hospitality made me feel at home . 9. 那真是难忘的一晚． 那真是难忘的一晚． It was a night to remember． ．
2.3 投诉信Letter of complaint
在日常生活中，消费者买到劣质、假冒商品 或服务人员态度粗暴时，写一封投诉信是解 决此类问题的第一步。 注意事项：应客观讲述实际情况；言辞尽可 能冷静理智， 并表现出文明礼貌。
2.3.1 投诉信包含的内容
写信目的：应开门见山提出投诉的内容。 事情经过：客观描述事情的原委，绝不能杜 撰或歪曲事实。 造成影响：可写明此次事件对其公司以及对 于作者造成的不良影响。 赔偿要求：就写明合法合理的赔偿要求，或 进一步要采取的行动。
练习写作
要求: 要求 撰写一篇感谢信 3月10日是李芳的生日 他收到了好朋友周 月 日是李芳的生日 日是李芳的生日,他收到了好朋友周 明送的花瓶一个,请替李芳向周明写一封感谢 明送的花瓶一个 请替李芳向周明写一封感谢 信.
March 11th Dear Zhou Ming : It was very kind of you to remember my birthday. And I thank you from the bottom of my heart . To tell the truth, I thought you had forgotten my birthday. But your gift will always remind me of our friendship . The vase you sent brought me a lot of joy . It was just what I want . And when I put it on my bookshelf, I found they go perfect well. You are a genius in selecting gift. I really appreciate it ,and I will treasure it forever. Please accept my sincere thanks . Yours, Li Fang
2.2.1 写作指导
1. 感谢信一般以表示感谢之情的言语开头 感谢信一般以表示感谢之情的言语开头; 2. 然后要在信中对收到的礼物 或者款待了 然后要在信中对收到的礼物,或者款待了 你的主人加以称贺; 你的主人加以称贺; 3. 在结束的时 要向对方给予的关怀 帮助 在结束的时, 要向对方给予的关怀,帮助 帮助, 慷慨和礼物表示再次感谢. 慷慨和礼物表示再次感谢
10. 你送的礼物是我拥有的最珍贵的礼物． 你送的礼物是我拥有的最珍贵的礼物． Your gift is the most precious one that I have. 11. 你送的花让我好高兴． 你送的花让我好高兴． The flowers you sent have given me so much joy/ cheer/ pleasure. 12. 你送的漂亮花瓶正是我想要的． 你送的漂亮花瓶正是我想要的． The beautiful vase you gave is just what I want . 13. 在选礼物上，你真是个天才． 在选礼物上，你真是个天才． You are really a genius in selecting gift .
第二章 信 函
信函包括各种类型的信件,如邀请信、投诉信、 推荐信、介绍信、贺信、感谢信等。
2.1 英文书信格式
① 发信人的地址和写信日期 Heading ② 收信人的地址 Inside Address ③ 称呼 Salutation ④ 信函正文 Body of the Letter ⑤ 结尾套语 Complimentary Close 签名Signature ⑥ 签名
2.2.2 常用词汇
thank v. 感谢 many thanks for 感谢 appreciate v. 感激，感谢 appreciation n. 感激， gratitude n. 感谢 grateful a. 感激的 acknowledge v. 答谢 enjoy v. 喜欢，享受 喜欢， hospitable a.热情款待的 hospitality n.殷勤款待 热情款待的 殷勤款待 generous a. 慷慨大方的 generosity n.慷慨 慷慨 thoughtful ／kind a. 考虑周到的，好的 考虑周到的， assistance n. 帮助 compliment v. n. 致意、称赞 致意、
14. 我将把花瓶放在桌子中央，让它成为最好桌 我将把花瓶放在桌子中央， 子的最好装饰品． 子的最好装饰品． I will put the vase on the center of the table and make it a wonderful decoratio我们到你家去．再次表 你真是慷慨，邀请我们到你家去． 示我们的感谢． 示我们的感谢． It was generous of you to invite us over. Thanks again .
⑦ 附记 Postscript (P.S.) (注:正式信函避免使用) ⑧ 附件 Enclosure (Encl:/Enc:)
2.2 感谢信 (Letter of thanks)
感谢信广泛应用于日常社会交往和商务 活动中.当收到礼物 得到帮助,照顾 当收到礼物,得到帮助 照顾,款待或者 活动中 当收到礼物 得到帮助 照顾 款待或者 祝贺的时候,应当写信道谢 应当写信道谢. 祝贺的时候 应当写信道谢
Sample Reading
要求 ： 根据下文撰写一篇感谢信 迈克３ 迈克３月５日受邀到马丽家参加宴会， 日受邀到马丽家参加宴会， 请代迈克象马丽写一封感谢信． 请代迈克象马丽写一封感谢信．
March 6th Dear Mary : I would like to express my deep thanks for your kind invitation last night. I really enjoyed the dinner and had a good time in your house. The food you made is delicious , I have never had such nice dinner. In your house ,I also met many old good friends , we had delightful conversation . And your cordial reception and hospitality made me feel at home . It was a memorable night for me . It was so generous of you to invite me over to have dinner, many thanks again . I hope I can invite you over to my house soon . Yours sincerely , Mike