浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设
浅析高校干部人事档案信息化建设
赵 桢 北 京航 空航 天大 学档 案馆
【 摘 要 】本文从干部人事档案现状 出发 ，重点分析 了干部档案信息化的必要性 ，并在此基础上提 出了高校干部档案工作信息化建设的措施 ：出台干部人事档 案信息化工作标准，强化信息化管理的档案专业人才队伍 ，实用的干部人事档案管理软件和硬件设施。 【 关键词 】高校；干部档案 ；信息化
一
案管 理信 息化 是为 了给领 导和 相关 部 门 在较短时 间内提供全方位 的干部信息 ，通 过 信 息 化 的 方 式 可 以从 根 本 上 改 变 过 去 那 种 从 纸 质 上表 面 了解 干 部 的传 统 方 式 ，为 查 阅人 提 供 快速 全 方 位 准 确 的干 部 人 事 信 息 和 获 取 干 部 的简 历 、德 能 勤 绩 等 方 面 的
件 ，对 所 有 档 案 信 息 利 用 扫 描 仪 进 行 扫 描 ， 保 障 了 已输 入 归 档 数 据 信 息 的 不 可 变 更 性 。 为 了保 证 档 案 的 真 实 性 在 档 案 查 阅 时 可 以 使 用 纸 质 材 料 和 数 据 信 息 对 照 的 方 式 ， 相 应 的 避 免 了 档 案 材 料 从 源 头 上 或 过 程 中 的 失 真 。 通 关 网络 数 据 系 统 查 阅 干 部 人 事 档 案 还 可 以 减 少 对 纸 质 档 案 的 磨 损 ， 不 仅 保 护 了纸 质 的 干 部 人 事 档 案 ， 更 对 长 远 的 提 供 利 用 服 务 起 到 了保 护 作 用 。
组织 人事 部 门按照党 的干 部政 策 ， 在 培 养 、 选 拔 和 任 用 干 部 等 工 作 中 所 形 成 的 记 载 干 部 个 人 经 历 、 政 治 思 想 、 品 德作 风 、业务 能力 、工作 业绩 等 内容 的 相 关 文 字 资 料 组 成 了 干 部 档 案 。 伴 随 着 电子 政 务 的 发 展 ，为 了提 高 人 事 档 案 工 作 的 全 面 性 、真 实 性 和 时 效 性 ， 提 高 干 部人 事档 案信 息 的利用率 和使 用价 值 ， 利 用 计 算 机 及 网 络 管 理 干 部 信 息 必 将 取 代传 统 的干部档 案工 作模 式 ，干部档 案 工 作 的 信 息 化 已经 势在 必行 。 高校干部人事档案管理 现状 计 划 经 济 时 代 背 景 ， 造 成 了传 统 档 案 管 理 以 控 制 人 、 制 约 人 为 出 发 点 的 封 闭式管 理模式 ，不 符合 现代人 事管 理 和 信 息 化 社 会 的 发 展 趋 势 。 传 统 意 义 上 的 干 部 人 事 档 案 管 理 工 作 是 以纸 质 档 案 材 料 为管 理对象 的 ，主要 的工作 都是 以 手 工 方 式 进 行 的 ， 手 工 操 作 工 作 流 程 复 杂 ， 费 时 费 力 ， 容 易 出 现 差 错 ； 纸 质 档 案 材料 占地 面积 较大 ，在查 借 阅过程 中 的档 案 缺损 、老化 现 象容 易发生 ，从而 导致 信 息失 真； 目前 高校对 于部 人事档 案 的利 用 还 只 是 日常 查 借 阅 的利 用 ， 没 有 对 干 部 人 事 档 案 进 行 深 层 次 的 资 源 开 发 和 利 用 ； 目前 全 国 还 没 有 正 是 推 出 统 一 标 准 的 干 部 人 事 档 案 信 息 化 管 理 办法 ，各 个 单位还 在独 自摸 索阶段 。因 此 ，高校 干部 人事 档案信 息化 建设 已经 置 于 重 要 的工 作 日程 中 。 二 、高校 干部 人 事档 案信 息 化的 意义 （ 一 ）国家战略层面 目前 ， 我 国档 案 管 理 发 展 的 重 要 战 略 阶 段 是 档 案 信 息 化 建 设 ， 具 有 深 远 而 任 重 道 的 意 义 ， 是 实 现 国 家 信 息 工 程 的 重要 步骤 。我 国政府 管理 已转 变部 门职 能走 向社 会服 务化道 路 ，进一 步打造 现 代 化 档 案 信 息 资 源 品 牌 并 形 成 现 代 、 实 用 、 高效 的信 息化服 务平 台 。高校干 部 人 事档 案 工作 也必须 背负 历史使 命 ，紧 跟 档 案 事 业 发展 的潮 流 。 （ 二 ）服 务 层 面 从 服 务 层 面 来 看 ， 高 校 干 部 人 事 档
干部人事档案数字化_人事档案怎么数字化管理
干部人事档案数字化_人事档案怎么数字化管理干部人事档案数字化管理(一)随着干部人事档案信息化工作的逐步深入，纸质档案电子化转换工作已经被提到日程上来，越来越多的基层单位已经意识到“纸质档案数字化”的重要性。
但往往由于人力的匮乏，造成干部人事档案信息化工作进展缓慢。
或是由于资金、安全等方面问题，很难聘请第三方扫描公司来批量扫描档案。
正是出于此种背景之下，本公司开发了《应用干部人事档案管理网络版系统》(或称《干部人事档案网络数字化系统》)来专门解决这一现状。
用户只需花上较少的'费用来安装这套软件系统，然后从下级单位或部队借调一些党员干部，在专门的封闭的局域网内部，完成海量干部档案的扫描着录工作。
本产品主要解决干部人事档案网络化协同采集、检索、利用等问题，其中干部人事档案的网络采集工作，主要包括网络扫描、网络着目、业务表单登记等多人协同工作。
主要由网络任务分派管理、档案原文网络扫描、干部档案目录网络着录、干部扩展信息网络着录、干部档案业务应用登记、干部人事档案网络查询等客户端应用模块组成。
技术特点：1、采用数据代理服务机制，完成档案数据的网络采集及网络查询应用工作。
2、采用专用的档案原文服务程序，完成整个网络中的档案原文传输工作。
3、采用表单的显示方式，完成档案业务数据的网络登记任务。
4、采用档案分类扫描的方式，使扫描的档案图像数据与干部档案目录完整挂接。
5、采用多页显示档案原文的方式，将每件中所有单页档案图像列表显示在一起，使之浏览一份材料变得更加直观。
6、采用多属性页的方式采集人事扩展信息，就像使用Excel一样方便快捷。
干部人事档案数字化管理(二)系统采用B/S(浏览器/客户端)模式架构，分为日常业务管理、档案数字化采集系统和数字化档案查阅系统三大部分。
日常业务管理模块主要实现档案的日常管理和信息维护;档案数字化采集系统主要实现系统建库阶段档案信息的数字化采集;数字化档案查阅系统主要利用组织系统专网，实现对数字化档案的查阅申请、审批、本地及远程查阅等功能。
浅析干部人事档案数字化管理问题
浅析干部人事档案数字化管理问题【摘要】干部人事档案数字化管理在当前信息化时代具有重要意义。
目前在实际运作中存在着诸多问题，如数据安全性、管理效率低下等。
针对这些问题，数字化管理的解决方案包括提高技术设备投入、加强数据加密等措施。
应推动干部人事档案数字化管理的建议还包括加强培训、建立完善的制度措施等。
数字化管理的优势包括便捷性、可靠性和可持续性等。
由此可见，加强数字化管理已成为时代发展的必然趋势。
【关键词】干部人事档案、数字化管理、问题、原因分析、解决方案、建议、优势、趋势1. 引言1.1 背景介绍随着信息技术的快速发展和应用，传统的纸质档案管理方式已经难以适应现代社会的快速发展和信息化的需求。
在干部人事管理领域，对干部人事档案进行数字化管理已成为一种趋势和需求。
干部人事档案作为重要的管理资源，记录着干部的履历、绩效、考核等重要信息，对于干部选拔、培养和评价具有至关重要的意义。
传统的纸质档案管理存在着信息检索不便、安全性不高、易丢失等问题，影响了工作效率和管理水平。
推动干部人事档案数字化管理已成为解决这一问题的重要途径之一。
数字化管理可以提高档案管理的效率和安全性，便于信息的共享和检索，为干部管理提供更加高效、便利的管理手段。
在数字化管理的浪潮下，加强干部人事档案的数字化管理已成为必然趋势和发展方向，为干部管理工作带来新的发展机遇和挑战。
2. 正文2.1 干部人事档案数字化管理的重要性干部人事档案是组织和管理干部的重要依据，其管理工作的质量直接关系到干部队伍建设的质量和效率。
而传统的人事档案管理方式主要依靠纸质文件和手工录入，存在着信息不便捷、易丢失、安全隐患大等问题。
对干部人事档案进行数字化管理具有重要意义。
数字化管理可以提高管理效率。
通过建立完善的数字化档案系统，可以实现信息的快速检索和管理，减少人力资源的浪费，提高管理工作效率。
数字化管理还可以减少人为错误，提高档案管理的准确性和可靠性。
数字化管理可以加强信息安全保密。
如何进行干部人事档案的数字化管理
如何进行干部人事档案的数字化管理干部人事档案的数字化管理是适应信息科技发展的要求，提高干部人事档案管理效率和信息化水平的关键举措。
本文将从以下几个方面探讨如何进行干部人事档案的数字化管理。
一、数字化管理的背景和意义数字化管理是在信息化时代背景下，充分利用信息技术手段，实现电子数据存储、传输、处理和应用的方式。
对于干部人事档案管理而言，数字化管理具有以下意义：1. 提高效率：数字化管理可以辅助实现电子档案的高效存储、查询和管理，提高工作效率，节约人力物力资源。
2. 保障安全：电子档案可以设置权限访问，确保档案的机密性，防止数据泄露和损坏。
3. 便于应用：数字化管理可以实现档案信息的检索和分析，为决策提供科学依据，支持干部选拔、培养和评价工作。
4. 促进合作：数字化管理有利于信息共享和协同办公，提高团队协作效率。
二、数字化管理的基本步骤1. 组织架构调整：根据数字化管理的要求，对干部人事档案管理的组织架构进行调整和优化，明确各级管理责任和权限。
2. 信息化平台建设：建立干部人事档案数字化管理的信息化平台，包括硬件设备、软件系统以及网络和数据库的建设和维护。
3. 数据采集与整理：对现有的纸质档案进行数字化采集和整理，包括扫描和OCR技术处理，将纸质档案转化为电子档案。
4. 数据库建设：建立干部人事档案的电子数据库，包括个人基本信息、任免情况、考核评价、学历学位等档案信息，并进行分类和索引。
5. 数据存储与备份：建立电子档案存储和备份制度，确保档案的安全性和完整性。
6. 数据查询与应用：建立干部人事档案信息查询和应用系统，实现档案信息的在线查询和统计分析，支持各项工作的决策和配合。
三、数字化管理的关键问题1. 安全保密：干部人事档案涉及个人隐私和机密信息，数字化管理应确保档案的安全性和机密性，设置权限访问，避免非授权人员获取或篡改数据。
2. 数据质量：数字化管理的数据质量对于后续工作的进行至关重要，需要建立数字化管理的标准和规范，确保数据的准确性和一致性。
浅谈人事档案数字化建设的几点思考
浅谈人事档案数字化建设的几点思考人事档案是一个企业不可或缺的管理工作，是公司记录员工工作及成长历程、管理员工信息、进行人力资源决策的重要工具。
数字化建设是未来人事档案管理发展的趋势，它可以大幅提高存储、查询效率，并提升人力资本管理的质量和效益。
以下是本文针对人事档案数字化建设的几点思考：一、数字化建设需要整体规划数字化建设要考虑到整个人事档案管理的过程，包括档案的归档、存储、管理、查询等环节。
数字化有利于提高档案的存储、查询效率，也可以加强信息安全保障，减少人力物力资源的浪费。
因此，在数字化建设之前需要进行全面的规划，确定数字化建设目标、建设内容、建设周期等，并选用符合企业需求的数字化技术。
二、数据安全保障人事档案涉及的是个人隐私和企业机密，数字化建设中的数据管理需要加强安全保障。
数字档案管理需要加强用户权限管理，确保只有授权人员可访问数据和使用功能；并且要备份和恢复数据，防止数据丢失。
同时，任何数据备份不得存储在与主文件一起的相同物理设备上，也不能将其存储在无加密保护的设备上。
三、人工智能的应用随着人工智能的发展，它对人事档案数字化建设的趋势有着深刻影响。
智能搜索功能可帮助用户快速查找并获取文档中的特定信息，如员工编号、工作经验、岗位等信息；人工智能还可以将人事档案数字化，自动图像识别出各类文档，形成人事档案分析报告，实现企业的大数据分析。
四、员工参与数字化建设不仅是管理者的任务，也要得到员工的积极配合和参与。
员工可以通过网络自主管理和更新个人信息，及时完成相关的申请和审批。
同时，员工也要参与数字化培训，了解数字化建设的意义、好处和能力提升。
五、将人事档案数字化建设作为持续发展的路径人事档案数字化建设并不是一蹴而就的，它需要企业长期的计划和持续的投入。
随着企业经营的发展，人事档案发展的需求也会改变，数字化建设需要不断进化和改进。
因此，企业需要把数字化建设作为持续的管理路径，进行有效的监测和调整，实现人事档案管理的精细化、智能化和数据化。
做好干部人事档案数字化工作的意义
做好干部人事档案数字化工作的意义随着信息化和数字化技术的快速发展，各行业都在积极推进行政管理的现代化。
在干部人事管理方面，数字化工作已经成为一种必然趋势。
做好干部人事档案数字化工作，不仅有利于提高工作效率，减少人力和物力资源的浪费，更能够提高管理的科学性和合理性，有利于干部队伍建设和提高工作水平。
本文将从多个层面探讨做好干部人事档案数字化工作的意义。
一、提高工作效率传统的干部人事档案管理方式需要大量的纸质档案，这样就会带来档案整理、存储、检索等方面的工作量大、效率低的问题。
而数字化档案管理使用数据库软件，可以实现档案信息的快速录入、修改、存储和检索，大大提高了工作效率，减少了重复劳动。
数字化档案也可实现远程查询和管理，方便了相关人员的办公工作。
二、减少资源浪费数字化档案管理可以大大减少各种办公用品的消耗，减少了纸张、打印、碳带等的使用，有利于节约资源、保护环境。
也减少了办公空间的占用，减少了档案管理和维护的成本开支。
三、提高管理科学性和合理性数字化档案管理可以实现信息的精准和全面，在管理干部人事方面可以更加科学、合理。
通过数字化档案可以更好地统计和分析干部的年龄、学历、工作经验等信息，为领导决策提供更多的数据支撑。
数字化档案管理还可以实现干部评审、考核等工作的自动化处理，提高了管理的精确度和权威性。
四、有利于干部队伍建设和提高工作水平数字化档案管理可以实现干部队伍的动态管理。
通过数字化档案可以时刻了解干部的任职情况、岗位变动情况，推动干部的选拔、培养、激励和使用。
数字化档案还可以帮助干部自身更好地了解自己的发展轨迹和方向，提高干部的工作积极性和主动性。
五、提高信息安全数字化档案管理可以对档案信息实现加密、权限控制等技术手段，提高了信息的安全性。
传统的纸质档案容易被盗窃、灾害破坏等，数字化档案可以更好地保护档案的完整性和机密性。
六、促进政务公开数字化档案管理可以实现信息的共享和公开，提高了政务的公开透明度。
浅析省级干部人事档案信息化建设_梁爽
［摘要］本文全面分析研究现行省级干部人事档案管理信息化建设现状以及在信息化建设方面存在的问题，并探索了信息化建设的实现一些途径。
［关键词］信息化；人事档案；省级干部在我国为了全面的考察和了解一个干部的经历、能力和历史的信息建立起人事档案，这是选拔干部的根据，省级干部的人事档案管理是国家的重要任务，关系到国家高层官员的选拔。
省级干部档案的管理工作的正规化和制度化不仅有利于提高政府部门工作的效率而且可以加强领导干部队伍建设。
一、省级干部人事档案及其信息化建设现状1.形成了完备的干部人事档案管理体系省级干部的人事档案是由省委组织部的领导直接协调管理，它主要是依据国家有关部门的宏观管理，分级负责。
在我国每一个省基本上都有省级干部人事档案的专门管理机构，并且会有专门的人员进行管理，在管理的过程中中央领导会定期检查，监督。
形成了比较好的一个省级干部管理体系。
2.建立起较为完善的干部人事档案管理制度一个国家没有制度是不会有任何发展的，同样的一个部门没有制度也很快会落后，我国的制度是党和国家各级政府共同制定的，我国对省级干部人事档案的管理很重视，分别制定了《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《国家公务员暂行条例》等通过多年的实践和经验的积累我国的省级干部人事档案管理制度逐步完善。
3.干部人事档案的业务水平和工作人员素质有了较大提髙省级干部都是国家的中高层干部，而省级干部人事档案的管理工作必须细心、准确、完整。
不能有任何的疏忽，最近几年我国对省级干部人事档案管理人员严格考核，管理人员的综合素质有了很大的提高。
这为以后的管理工作打下了坚实的基础。
二、省级干部人事档案信息化建设的问题分析1.信息化建设缺乏统一规划近年来我国省级干部人事档案虽然有了一定的发展，但是在实质的建设方面还是缺乏统一性和规范性，发展速度跟不上信息技术发展的步伐，同时也缺少合理的规划，这主要是因为没有相关的人才对干部人事档案进行更深的研究和论证，对于干部人事档案的信息化建设的方案还没有形成，也没有一个可靠的信息化框架，同时在我国各大高校和科研机构也很少有人对这方面发表过相关的文献和指导信息。
做好干部人事档案数字化工作的意义
做好干部人事档案数字化工作的意义干部人事档案是指记录干部职务履历、个人经历、思想表现等信息的文书资料，是保证干部工作正常进行和干部管理科学化、规范化、制度化的重要手段和依据。
数字化管理干部人事档案是当前信息化、数字化建设的重要内容之一，意义重大、影响深远。
一、提高管理效率数字化管理干部人事档案可以极大地提高审批、查询、维护的效率。
传统的纸质档案需要大量时间去查询、整理，甚至可能会因为遗失、水损等原因出现档案的错误、缺失，而数字化档案则可以通过计算机系统快速、准确地实现管理工作。
数字化档案的数据库设计使信息的检索速度更快，同时实现了查缺补漏、信息整理、历史回溯等功能。
数字化档案的管理工作不仅能精细化，而且还能有效的避免了人为操作处理过程中的疏忽、错误。
二、保障干部档案信息的安全性数字化管理干部人事档案，不仅方便、快速，而且在信息安全方面也更具优势。
因为数字化管理档案避免了纸上存储的风险，不会出现因人为疏漏或自然灾害等因素导致的档案的遗失、损坏、篡改。
数字化档案存储于计算机系统内，在计算机系统管理下，可以实现数据的备份、离线存储、数据加密、权限管理等措施，从而确保了档案信息的稳定性，防止了信息泄露和数据灾害的风险，维护了干部档案的安全性。
三、更加方便地应对规划管理需要数字化管理干部人事档案可以更加方便地应对规划管理需要。
干部人事档案是一个统计、综合、管理规划的基础性工作，是实现干部队伍建设和管理的核心内容。
数字化档案可以实现电子化的储存，计算机系统可以分析进行，数据可视化得展示规律和趋势，为干部选调提供了参考意见，同时也是干部招考、工作分配和管理工作的重要依据，方便了干部运作和服务体系的协调与管理。
四、推进制度化、规范化管理数字化管理干部人事档案可以推进制度化、规范化管理的实施。
实现管理工作的制度化、规范化，需要有明确、规范、实施到位的管理制度和规定，电子化档案系统将档案管理制度和规范化实施衔接起来，对公务员、机关内部管理、机关制度等方面的提高都有正向作用。
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浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设
摘要：干部人事档案管理是我们每个机关、企事业单位的一项重要管理工作,针对干部人事档案管理数字化信息系统建设中需要注意的一些重点、难点问题进行探究，为干部人事档案管理数字化信息系统建设提供参考。
正文：干部人事档案管理数字化信息系统建设是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，干部人事档案管理数字化信息系统建设的目的就在于推广应用。
因此，干部人事档案管理数字化信息系统建设必须围绕干部人事档案文件多、种类多、文件创建者多、创建时间不定期、数字化程度低等实际问题,最大可能地采用最新信息技术，及时研究解决数字化建设中的存在问题。
一、干部人事档案管理数字化信息系统建设的现状
干部人事档案管理长期以来都是依靠手工作业，近年来虽运用了计算机，但由于其内容的保密要求，通用性相对较差，造成其数字化程度相对其他领域和行业相对落后。
1、干部人事档案管理软件的开发滞后，通用性差。
由于干部人事档案管理侧重于通用性信息的使用和管理，对干部人事档案的查阅使用相对薄弱，加之各级、各地、各部门对档案的需求各异。
干部人事档案管理软件的开发处于无政府状态，各自开发的软件不能互通，造成规范、通用管理软件开发落后，制约了数字化进程。
2、干部人事档案管理的标准化、规范化程度低。
干部人事档案管
理数字化信息系统建设的前提是基础工作的规范化和标准化。
但由于历史原因，干部人事档案业务基础较差，案卷质量不高，干部人事档案管理尚无统一标准，仅着眼于某一地区、部门或某系统，全面实施困难较大，制约了数字化建设。
3、干部人事档案管理的方式相对落后。
干部人事档案管理的技术标准、工作程序标准尚未从数字化技术特点和发展进行考虑，越来越多的“文件资料”是硬盘和光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应干部人事档案数字化的要求。
4、干部人事档案管理人员的素质有待提高。
进行数字化信息系统管理，需要有较高知识层次和先进技术水平的管理人员，不能仅仅满足于一般的计算机操作。
从目前看，许多单位和部门缺乏高素质人才，既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才就更加奇缺。
二、干部人事档案管理数字化信息系统建设的必要性
１、干部人事档案管理数字化是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求。
随着现代信息技术、网络技术和计算机技术的迅猛发展，成熟有效的数字化技术已经惠及到经济社会的各行各业。
加快数字化建设已成为我国现代化建设的国家战略，新型的组织人事工作需要数字化技术的支撑，用新型的数字化手段做好新时期的组织人事工作，更好地为经济建设服务既是新时期组织人事工作的客观需要，也是国家信息化工作的必然要求。
２、干部人事档案管理数字化是干部信息规范化的客观需要。
机关、企事业单位在日常的干部人事管理工作中，手工形成了大量的干部人事
信息，事实上造成了各地区、各部门对干部人事信息的分散、分隔，信息形式不规范，信息形成的流程不科学，信息内容不全面，不能满足单位、部门对人员个体微观管理和对人员群体宏观管理的需要。
３、干部人事档案管理数字化是积极推广和使用现代化办公手段的需要。
随着科技的进步，现代的办公设备已成为每个组织人事干部的必备用品，充分利用现有设备资源，提高应用水平和工作效率，运用先进的办公手段，实现信息资源共享，必须建立一套现代化的数字化信息管理网络系统。
三、干部人事档案管理数字化信息系统建设的目标
１、最全面地全方位提供干部人事信息。
干部人事档案数字化建设完成后，相关领导和部门可以快速准确地获取每位干部的简历、素质、特长以及德能勤绩廉等方面的综合信息，可以随时查询诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，实现干部情况从静态反映向动态反映的飞跃。
２、最大限度地提高劳动效率与工作质量。
通过数字化网络可以使信息共享，减少重复劳动，还可以根据干部管理工作需要，随时录入每位干部的最新信息，实现干部管理信息的实时化。
３、最大程度地提高知人识人用人的准确性。
通过数字化信息系统各级领导可以直观地看到被任免干部的自然情况、现实表现、个体形象、气质、口头表达能力等，提高干部任免的科学性和准确性。
四、干部档案管理数字化信息系统建设应注意的问题
１、要采用规范、统一的应用软件。
最好选用中央组织部推行的、
建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。
制定文本、照片、声像等资料的采集标准，统一文件格式，减少不必要的转换，对系统所涉及到的其他应用项目也应制定相关的标准，以确保信息共享和上下互通。
２、要用领先技术构建数字化信息系统。
建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等现代信息技术，在建立干部信息数据库时，最好采用先进的分布式多媒体数据库，不要采用简单的文件存放方式，克服图像和视频因数据容量大引起的调用速度慢等问题，以满足在信息数据大量增加情况下的信息调用、管理、更新和存储需要。
要注重数据源采集和后期制作的质量控制，采用高清晰度扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频和视频，确保信息资源的质量。
数字化信息系统建设还要预先考虑利用Internet与上级组织人事部门的连接，满足各类应用软件实时升级的技术要求。
３、要重视数字化信息系统建设的计划与完善。
要根据信息系统建设的迫切程度、资金多少、网络规模排定工作计划和建设目标。
一是拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。
二是进行各种资料数据的采集与录入，建立规范化、制度化的信息报送、录入规范，丰富信息资源库内容。
三是在试运行的基础上进行完善、改进和提高，收集整理运行中出现的问题，召开专家研讨会，集思广益提出改进方案，提高信息系统使用水平。
四是加大资金投入，在条件成熟的基础上推广成功经验，扩大系统覆盖面。
４、要突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门的协调。
干部档案信息外围涉及到上级主管部门、众多基层单位、横向条线部门，内部涉及到干部管理的多个职能部门，信息内容也包括班子建设、干部管理、干部任免、干部档案、干部教育、干部统计、干部考核、考察、党员统计等方方面面。
因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动，制定科学合理的信息采集、维护和使用规定，明确界定各级、各部门的责任区分、权限和义务，形成科学、有序、规范、统一的运行协调机制，加强统一的强化培训，提高信息使用者的实际操作能力，从而实现干部人事档案管理数字化信息系统建设更好地为现代组织人事工作服务。