机要档案管理制度
1．目的
规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。
2．范围
本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。
3．定义
机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。
机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、人事档案、专利档案、印章档案、公司荣誉、史料、资质等。
4．职责
4.1总经办是公司机要档案归口管理部门，直接负责公司一类档案，并对各部门的档案管理工作进行监督、检查、指导；
4.2总经办的行政部负责公司一类档案的日常管理（收发、借阅、保存等），并对档案资料的完整性负责；
4.3总经办的风控部负责一类档案中合同类的审核；
4.4各二级部门，负责本部门档案室的管理。
5．流程图
6．流程说明
7．激励措施
7.1 有下列事迹之一的，各部门应当给予奖励：
7.1.1 对机要档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
7.1.2 对违反机要档案管理要求的行为及时检举，或立即采取补救措施，避免或减轻损害后果的。
7.2 有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚5-50分；造成损失的，根据档案价值，责令赔偿损失：
7.2.1 未按要求移交应归档材料；
7.2.3 未配备档案员或档案员异动未及时备案。
7.2.4 借用档案未按时归还；
7.3 有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚50-100分,情节严重的予以辞退。
7.3.1 擅自提供、抄录、公布应当保密的档案；
7.3.2 损毁、丢失或者擅自销毁档案；
7.3.3 涂改、伪造档案；
8．附件
附录1 《机要档案收集范围、整理要求与归档时限》
附录2 《机要档案分类和保管期限表》
附录3 《档号章及相关内容填写要求》
附录4 《档案库房管理要求》
附录5 《机要档案利用审批权限表》
附表1 《归档资料移交清单》
附表2 《机要档案利用审批表》
附表3 《机要档案利用登记表》
附表4 《机要档案盘点记录表》
9．附加说明
本制度由总经办提出，并负责解释和归口管理
附录1：机要档案收集范围、整理要求与归档时限
1.类目设置
根据机要档案的收集范围，档案产生的领域范畴，档案记述的内容性质，结合各档案的管理方式、著录要求，确定为十四个一级类目。
2.档号编制及标识
档号组成方式为“全宗号—分类号—年度号—件号”。
分类号是档号的主体，由一、二级类目代号组成(部分由一、二、三级类目代号组成)。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，二级类目、三级类目的标识，采用阿拉数字“双位制”。
具体请见主表如示。
年度号由四位阿拉伯数字组成。
全宗号:合资公司给每个部门的代号。
各新增事业部需到合资公司机要档案申请全宗号。
年度:文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2017。
保管期限:归档文件保管期限的简称。
分为永久、15、10三类。
室编件号:文件的排列顺序号。
各档案室在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“0001”开始标注。
馆编件号：不需要填写。
机构(问题):分类方案中的二级类目名称。
如:2017收到的第100份有关经营的文书档案档号章的填写方式：
附录4：库房管理要求
1.机要档案室应合理配置专门档案库房等档案工作用房，并配置防盗、防火、防高温、防潮等必要设施。
2.档案库房应远离存有易燃易爆物品等不安全的场所，原则上不得设置在地下楼层或顶层。
3.库房内档案装具应统一编号，排列有序，便于档案上架（入柜）和利用。
4.每年1月30日前完成上一年度进出档案的盘点，并填写机要档案盘点记录表。
5.库房应保持卫生清洁。
要每周定期进行打扫，并注意拉好窗帘，防止强光进入。
6.库房内尚未整理的文件材料不得随处堆放，要有序的存放在档案柜内。
7.库房严禁存放私人物品、非机要档案归档范围的寄存物品。
8.每天进行巡查库房防火防盗设施及空调、除湿机等设备的运转情况，发现隐患应当及时处理或报告；下班前，必须关好库房门窗，切断电源。
附录5：机要档案利用审批权限表
1
档案移交部门可对其档案中不宜向其它部门开放的部分提出限制利用的意见。
电子文件的使用需求等同于借用档案原件。
经营
2008永久
0100
2合同档案利用需申请部门与合同移交部门领导会审签字。
合同移交部门档案员可以办理登记直接查阅、复印、借用所移交的合同档案。
公司审计监察人员经其部门总监授权，可以直接调阅所有合同档案。
附表1:
归档资料移交清单
本清单共＿＿页＿＿＿项，一式两份。
交接日期：＿＿＿＿年＿＿月＿＿日。
移交部门：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿，移交人：＿＿＿＿＿＿＿。
接收部门：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿，接收人：＿＿＿＿＿＿＿。
特别声明：本移交清单经双方签字后正式生效，资料未作特别注明的均视为原件。
移交资料清单：
附表2:
机要档案利用审批表
特别声明：档案未作特别注明的均视为原件；“利用序号”为6位流水号。
附表3:
机要档案利用登记表
特别声明：档案未作特别注明的均视为原件；“利用序号”为6位流水号。
附表4:
机要档案盘点记录表。
高校机要室档案管理制度
第一章总则第一条为加强高校机要室档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合高校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于高校内部所有机要室档案的管理工作。
第三条机要室档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整、连续、系统；2. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全；3. 利用性原则：方便档案的查阅和利用；4. 保密性原则：严格遵守国家保密法规，确保档案的保密性。
第二章组织机构与职责第四条高校机要室由学校行政部门负责管理，设专人负责档案的收集、整理、保管和利用工作。
第五条机要室档案管理人员的职责：1. 负责档案的收集、整理、归档和保管工作；2. 严格执行档案保密制度，确保档案的保密性；3. 定期对档案进行鉴定、整理和归档；4. 为校内外的查阅者提供档案查阅服务；5. 参与档案鉴定、销毁工作；6. 完成上级领导交办的其他工作任务。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：1. 学校各类重要文件、资料、报表、证书等；2. 教职工、学生的各类人事档案、学籍档案、奖惩档案等；3. 学校科研、教学、管理等方面的档案资料；4. 其他需要归档的文件、资料。
第七条档案整理要求：1. 按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目、立卷；2. 档案卷内文件应按照时间顺序排列，编号；3. 档案卷内文件应填写卷内目录，卷内文件名称、编号、页数等信息应准确无误；4. 档案卷内文件应装订整齐，封面、封底、目录、文件等要素齐全。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持通风、干燥，温度控制在18℃-25℃；2. 档案库房内不得存放易燃、易爆、腐蚀性物品；3. 档案库房内应设置防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；4. 档案管理人员应定期对档案进行检查、维护。
第九条档案利用要求：1. 查阅档案应提前预约，填写查阅申请；2. 查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得擅自复制、摘抄、拍照；3. 查阅档案应登记，记录查阅人、查阅内容、查阅时间等信息；4. 查阅完毕后，应及时归还档案。
机要档案管理制度
1．目的规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。
2．范围本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。
3．定义机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。
机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、人事档案、专利档案、印章档案、公司荣誉、史料、资质等。
4．职责4.1总经办是公司机要档案归口管理部门，直接负责公司一类档案，并对各部门的档案管理工作进行监督、检查、指导；4.2总经办的行政部负责公司一类档案的日常管理（收发、借阅、保存等），并对档案资料的完整性负责；4.3总经办的风控部负责一类档案中合同类的审核；4.4各二级部门，负责本部门档案室的管理。
5．流程图6．流程说明7．激励措施7.1 有下列事迹之一的，各部门应当给予奖励：7.1.1 对机要档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；7.1.2 对违反机要档案管理要求的行为及时检举，或立即采取补救措施，避免或减轻损害后果的。
7.2 有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚5-50分；造成损失的，根据档案价值，责令赔偿损失：7.2.1 未按要求移交应归档材料；7.2.2 档案建账不完整、库房管理不符合要求；7.2.3 未配备档案员或档案员异动未及时备案。
7.2.4 借用档案未按时归还；7.3 有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚50-100分,情节严重的予以辞退。
7.3.1 擅自提供、抄录、公布应当保密的档案；7.3.2 损毁、丢失或者擅自销毁档案；7.3.3 涂改、伪造档案；8．附件附录1 《机要档案收集范围、整理要求与归档时限》附录2 《机要档案分类和保管期限表》附录3 《档号章及相关内容填写要求》附录4 《档案库房管理要求》附录5 《机要档案利用审批权限表》附表1 《归档资料移交清单》附表2 《机要档案利用审批表》附表3 《机要档案利用登记表》附表4 《机要档案盘点记录表》9．附加说明本制度由总经办提出，并负责解释和归口管理附录1：机要档案收集范围、整理要求与归档时限附录2：机要档案分类和保管期限表1.类目设置根据机要档案的收集范围，档案产生的领域范畴，档案记述的内容性质，结合各档案的管理方式、著录要求，确定为十四个一级类目。
机械档案管理制度
一、总则第一条为了加强机械档案管理，确保机械档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有机械档案的管理工作。
第三条机械档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）完整、准确、安全原则；（三）科学、规范、高效原则；（四）便于利用原则。
二、职责与分工第四条机械档案管理工作由档案管理部门负责，其他相关部门按照职责分工配合档案管理部门开展工作。
第五条档案管理部门职责：（一）制定机械档案管理制度，并组织实施；（二）负责机械档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、移交等工作；（三）指导、监督各部门的机械档案管理工作；（四）开展机械档案的查阅、利用工作；（五）组织机械档案的销毁工作。
第六条其他部门职责：（一）按照档案管理部门的要求，及时、准确、完整地提供机械档案；（二）配合档案管理部门做好机械档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、移交等工作；（三）按照档案管理部门的指导，加强本部门的机械档案管理工作。
三、机械档案的收集与整理（一）机械设计、制造、安装、调试、运行、维护等过程中的文件、图纸、资料；（二）机械设备的运行记录、检修记录、维修记录等；（三）机械设备的验收报告、鉴定报告、验收证书等；（四）机械设备的报废、改造、升级等资料；（五）其他与机械设备相关的资料。
第八条机械档案的整理要求：（一）按照档案管理部门的要求，及时、准确、完整地收集机械档案；（二）按照档案的来源、内容、时间等要素，对机械档案进行分类、编号、编目；（三）对机械档案进行装订、塑封等保护措施；（四）建立机械档案的电子档案，实现机械档案的数字化管理。
四、机械档案的保管与鉴定第九条机械档案的保管要求：（一）档案管理部门负责机械档案的保管工作；（二）按照档案的保管期限，对机械档案进行分类、存放；（三）保持档案库房的安全、通风、防潮、防虫、防火等条件；（四）定期对机械档案进行检查、清理，确保档案的完整、准确、安全。
机要 管理制度
机要管理制度第一章总则第一条为了规范机要工作，保障国家重要文件和资料的安全，提高国家管理效率，制定本制度。
第二条机要工作是指保管、传送、处理和利用国家重要文件和资料的一系列工作。
机要工作是国家行政管理工作中的重要组成部分。
第三条机要工作实行保密管理制度，坚持"机密文件保密，限制文件限制，公开文件公开"的原则。
第四条机要工作要坚持服务国家重大决策、安全和稳定的原则，坚持法律法规、党和国家机关规章制度，第五条国家机要工作实行统一领导、分级管理的制度，在国务院机要工作领导小组的领导下，由国家保密局具体负责管理机要工作。
第六条国家机要工作实行专门负责、专业分工的制度，在全国各级机要部门全面推行专业化和标准化管理。
第七条国家机要工作实行管理科技化、信息化的制度，不断引进新技术、新设备、新方法，提高机要工作的管理水平，并与国际惯例接轨。
第八条国家机要工作实行依法行政、公开透明的制度，加强对机要工作的监督和检查，确保机要工作的合法合规。
第九条国家机要工作实行改革创新、提高效率的制度，不断探索适合国情的机要管理模式，提高机要工作的效率和效益。
第十条国家机要工作实行保障待遇、激励机制的制度，建立健全机要工作人员的待遇保障和激励机制，保持机要工作队伍的稳定和壮大。
第十一条国家机要工作实行责任追究、奖惩严明的制度，建立健全机要工作责任追究和奖惩机制，确保机要工作的严肃性和规范性。
第二章机要设施第十二条国家机要工作设施包括保密控制区、限制控制区、公开控制区。
各控制区的设立、范围和级别由国家保密局按照国家保密规定具体规定。
第十三条保密控制区主要用于机密文件和资料的保管、处理和利用，必须设置保密设施和按照严格的保密管理制度实施管理。
第十四条限制控制区主要用于限制文件和资料的保管、处理和利用，必须设置限制保密设施和按照限制管理制度实施管理。
第十五条公开控制区主要用于公开文件和资料的保管、处理和利用，必须设置公开保密设施和按照公开管理制度实施管理。
机要文件管理制度范本
机要文件管理制度范本第一章总则第一条为了加强机要文件的管理，确保机要文件的安全、准确和及时传递，根据国家有关法律法规和政策规定，制定本制度。
第二条本制度适用于我国各级机关、企事业单位和其他社会组织内部的机要文件管理工作。
第三条机要文件管理工作应遵循保密性、完整性、及时性和规范性的原则。
第四条机要文件管理部门应设立专门的机要文件管理机构，配备专业的管理人员，负责机要文件的接收、登记、传递、办理、归档、销毁等工作。
第二章机要文件的接收与登记第五条机要文件的接收应由专门的机要文件管理人员负责，接收时应认真核验文件封面的标识，确认无误后进行签收。
第六条机要文件管理人员应及时在机要文件登记簿上进行登记，登记内容包括：文件编号、文件标题、密级、份数、收文时间、发送单位等。
第七条机要文件管理人员应定期对机要文件进行清点，确保文件数量与登记内容相符，发现问题应及时上报并处理。
第三章机要文件的传递与办理第八条机要文件传递应按照规定的程序进行，确保文件安全、准确、及时送达接收人员。
第九条机要文件办理应按照文件内容和要求进行，需要领导批阅的应及时呈送，需要办理的应及时处理，需要归档的应及时归档。
第十条机要文件办理过程中，应确保文件的完整性和保密性，防止文件丢失、损坏或泄露。
第四章机要文件的归档与销毁第十一条机要文件归档应按照文件类别和时间顺序进行，确保文件完整、准确、系统。
第十二条机要文件销毁应按照规定的程序进行，确保文件无法恢复，防止机密信息泄露。
第五章机要文件管理人员的职责与培训第十三条机要文件管理人员应具备高度的职业道德和责任心，严格遵守国家有关保密法律法规和本制度。
第十四条机要文件管理人员应定期接受保密知识和业务培训，提高机要文件管理水平和能力。
第六章监督与检查第十五条机要文件管理部门应定期对机要文件管理工作进行自查，确保机要文件管理工作的正常运行。
第十六条上级管理部门应定期对下级单位的机要文件管理工作进行督查，对存在的问题及时指出并督促整改。
机要文件管理规定
机要文件管理规定为做好我院机要文件的管理工作，落实机要人员责任制，特作如下规定：一、收文1.收到文件首先检查文件袋有无破损，发现问题及时查明原因。
2.及时拆封，清点、查对文件数量、收文单位与登记是否相符，避免号码和分数出现差错。
3.对文件进行登记、编号，注明密级、收文日期等。
二、阅文1.机要文件履行文件批办手续后，由机要文书负责传阅。
各级领导要在办公室或机要室内阅文，全过程注意保密。
特别对绝密级文件、电报，除传阅范围内人员和机要人员外，不得外传。
绝密级文件、电报要限时传阅，阅完后及时收回，不得在机要室以外过夜。
2.阅文人员应严格遵守保密制度，不得向规定范围以外的人员泄漏或公开引用文件内容。
传阅过程中文件不得抽离文件夹。
阅后要签名、注时，当日送机要秘书，严禁横传或将文件带回家中阅读。
3.领导出差前请将未阅完的文件返还文书室。
领导阅后退回时，对文件要逐一进行核对；领导对所送文件如有批示，要及时通知有关部门或领导阅读文件及批示。
三、借阅1.借出机密级以下机要文件须办公室主任批准，不得超过两天，要登记清楚时间、文件名称、文件编号及份数，双方核对清楚，借用人签名后，方可带走文件。
借阅者归还文件时，机要文书核对无误后，办理还文手续。
确需继续使用的，须经办公室主任批准，办理续借手续。
2.借阅机密级以上机要文件须经党委书记批准，并不准带出机要室。
四、文件的复制机密级文件复制须经机要文书审核，机密级以上文件复制须经党委书记批准，复制时不得遮盖机密级标志、保密期限及知悉范围。
文件处理完毕请及时将复印件返还文书室。
五、文件的清销1.机要文书每月要检查文件的阅读和保管情况，按要求进行分类、清点整理。
2.需要交还的文件按时上交上级机要处；允许留存的文件，留存在机要室保存，并备有文件目录以供查阅。
3.清销的机要文件、内部资料，送指定部门监销。
4.清点整理文件中，如发现丢失，确认无法找回，要写出书面报告，及时报送办公室领导。
机要部门管理制度
机要部门管理制度第一章总则第一条为了加强机要工作的管理，提高工作效率，保障国家机密和重要文件的安全，制定本管理制度。
第二条本制度适用于机要部门的工作人员，包括机要秘书、打字员、文件管理员等。
第三条机要部门要坚持党的领导，严格执行国家有关法律法规和机要工作制度，确保国家机密和重要文件的安全。
第四条机要部门要加强对工作人员的教育培训，提高他们的政治素质和工作技能，确保他们能够履行好机要工作的职责。
第二章机要工作管理第五条机要部门要建立完善的工作制度，明确工作流程和工作责任，确保工作的有序进行。
第六条机要部门要建立健全的文件管理制度，规范文件的收发和保管，确保文件的安全和完整。
第七条机要部门要加强对文件管理员的管理，严格执行文件管理制度，保证文件的及时归档和妥善保管。
第八条机要部门要建立健全的机要设施管理制度，对机要设施进行定期检查和维护，确保设施的正常运转。
第三章机要工作流程第九条机要部门要严格执行文件的密级管理制度，对各类文件进行严格的密级控制和管理。
第十条机要部门要加强对机要通信的管理，规范机要通信的使用和保管，确保通信的安全和保密。
第十一条机要部门要建立健全的加急文件处理制度，确保加急文件的及时处理和传送。
第十二条机要部门要建立健全的机要会议管理制度，确保会议文件的保密和会议记录的完整。
第四章机要人员管理第十三条机要部门要加强对机要人员的考核和监督，对工作人员的工作情况进行定期检查和评定。
第十四条机要部门要建立激励机制，对工作出色的机要人员给予表彰和奖励，同时对违反有关规定的人员给予相应的处罚。
第十五条机要部门要加强对机要人员的培训和教育，提高他们的保密意识和工作能力。
第五章机要工作安全第十六条机要部门要加强对机要设施的安全管理，确保设施的安全和稳定。
第十七条机要部门要建立健全的应急预案，做好机要工作的应急处理工作。
第十八条机要部门要加强对机要人员的安全教育，确保他们了解应对突发事件的方法和程序。
机要档案管理规定
机要档案管理规定 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT19981．目的规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。
2．范围本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。
3．定义机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。
机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、人事档案、专利档案、印章档案、公司荣誉、史料、资质等。
4．职责总经办是公司机要档案归口管理部门，直接负责公司一类档案，并对各部门的档案管理工作进行监督、检查、指导；总经办的行政部负责公司一类档案的日常管理（收发、借阅、保存等），并对档案资料的完整性负责；总经办的风控部负责一类档案中合同类的审核；各二级部门，负责本部门档案室的管理。
5．流程图6．流程说明7．激励措施有下列事迹之一的，各部门应当给予奖励：要档案的收集、整理、提供利用做出显着成绩的；施，避免或减轻损害后果的。
有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚5-50分；造成损失的，根据档案价值，责令赔偿损失：档案建账不完整、库房管理不符合要求；档案员异动未及时备案。
借用档案未按时归还；有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚50-100分,情节严重的予以辞退。
擅自提供、抄录、公布应当保密的档案；损毁、丢失或者擅自销毁档案；涂改、伪造档案；8．附件附录1《机要档案收集范围、整理要求与归档时限》附录2《机要档案分类和保管期限表》附录3《档号章及相关内容填写要求》附录4《档案库房管理要求》附录5《机要档案利用审批权限表》附表1《归档资料移交清单》附表2《机要档案利用审批表》附表3《机要档案利用登记表》附表4《机要档案盘点记录表》9．附加说明本制度由总经办提出，并负责解释和归口管理附录1：机要档案收集范围、整理要求与归档时限附录2：机要档案分类和保管期限表1.类目设置根据机要档案的收集范围，档案产生的领域范畴，档案记述的内容性质，结合各档案的管理方式、着录要求，确定为十四个一级类目。
机要档案管理制度流程.doc
机要档案管理制度流程1
1．目的
规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。
2．范围
本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。
3．定义
机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。
机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、
7.3.2 损毁、丢失或者擅自销毁档案；
7.3.3 涂改、伪造档案；
8．附件
附录1 《机要档案收集范围、整理要求与归档时限》附录2 《机要档案分类和保管期限表》
附录3 《档号章及相关内容填写要求》
附录4 《档案库房管理要求》
附录5 《机要档案利用审批权限表》
附表1 《归档资料移交清单》
附表2 《机要档案利用审批表》
附表3 《机要档案利用登记表》
附表4 《机要档案盘点记录表》
9．附加说明
本制度由总经办提出，并负责解释和归口管理。
机要档案管理制度
机要档案管理制度机要档案管理制度一、制度概述机要档案是指国家重要机构或重点部门的机密文件、资料及其他机密信息，为确保机要档案的保密安全，必须建立科学的管理制度和保密措施。
机要档案管理制度是指规范机要档案的管理和使用，加强机要档案的保密安全措施，保障国家秘密的安全和完整性。
二、主要内容1.机要档案归档和保管（1）机要档案应当采用电子化存储方式，建立专门的机要档案存储系统，存储机要档案信息。
（2）对载体为纸张的机要档案，必须按照要求使用防火、防盗、保密的保险柜存放，每次开柜记录进出情况。
（3）机要档案的保密级别应当与载体一致，进行分级存放。
（4）机要档案保管人员应当符合保密资格要求，具有一定的保密业务知识和技能。
（5）机要档案应当根据存放年限规定办理检查和续存手续。
2.机要档案查阅和使用（1）机要档案查阅和使用应当严格控制，除主管领导审批外，需进行“两人制”查阅。
（2）机要档案查阅和使用人员应当符合保密资格要求，有保密知识，签署使用保密承诺，并接受保密监督。
（3）机要档案查阅和使用应当记录，记录中应当注明查阅人员姓名、工作单位、查阅日期、查阅事由、查阅期限、查阅证件号码等信息。
（4）机要档案被复印或数字化所得的副本应当加盖机要印章，并按规定进行保管。
3.机要档案移交和销毁（1）机要档案移交和销毁应当按照有关法律法规和规章制度进行，获取主管领导批准。
（2）机要档案移交和销毁的人员应当符合保密资格要求，具备一定的保密业务知识和技能。
（3）机要档案移交和销毁应当制定专门的程序和操作规范，并记录移交和销毁的内容、时间、人员等资料。
（4）机要档案销毁应当采取专门的方法、设备和场所，彻底销毁机要档案，防范泄密风险。
（5）机要档案的转让、借阅、复印、拍照等行为必须经过审批，保证机要档案的保密安全。
三、管理要求1.机要档案保管、使用、移交和销毁行为必须符合相关保密法律法规和规章制度的规定，确保机要档案的安全和完整性。