体系运行管理办法

山东剑桥新型材料有限公司体系运行管理办法编号：编制：年月日审核：年月日批准：年月日山东剑桥新型材料有限公司体系运行管理办法第一章总则第一条公司制订的手册、程序文件、管理制度和作业指导书、相关的外来文件是公司进行体系管理所必须遵守的重要文件，相应的记录是体系运行符合性的重要证据之一。

第二条本办法为公司公司体系管理手册的支持性文件，如本公司体系发生重大调整或体系标准发生变化，根据实际情况对管理手册和考核办法及时进行修订、评审。

第三条本办法适用于全公司体系管理体系的运行管理与考核。

第二章机构设置及职责第四条公司总经理全面负责体系管理体系运行管理考核领导工作。

第五条管理者代表负责体系管理体系运行管理考核的组织与协调，指定公司内审员监督体系运行，并由公司负责组织培训。

第六条公司管理层其他成员协助管理者代表，并具体负责各专业体系管理体系运行管理和考核工作。

第七条各单位主要负责人负责所辖范围内管理体系的运行工作，并指定审核联络员，负责认证工作的协调和信息沟通，协助体系内部组建、完善和改进。

第八条运营管理部负责归口管理：（一)负责体系管理体系的组织、协调、日常管理与考核；(二）负责公司内部审核、管理评审、体系文件记录管理等过程的管理；(三）负责与认证机构联络和协调，按审核计划进行工作安排；（四）组织开展管理体系标准知识及内部审核员培训工作；（五）对各部门管理体系进行日常的检查、监督与协调，并监督各部门进行风险和机遇应对、纠正和改进。

第九条各部门是公司管理体系运行的主要责任部门，负责本部门管理体系运行管理工作。

主要职责是：（一）认真贯彻落实公司体系管理体系文件，做好管理体系知识宣贯，保证管理体系在本部门有效运行；（二）配合归口管理部门，做好内审、外审及监督检查和管理评审工作；（三）及时向认证机构和归口管理部门提供准确的信息和有关资料；（四）积极配合外审和监督检查工作，对各种不符合项按照要求进行整改，并接受主管部门对整改情况的验证。

第十条各单位的管理体系运行工作应与实际工作相结合，具体的管理职责遵循手册内的职责划分。

第三章教育与培训第十一条公司组织跟踪评价、培训考核，建立培训计划、培训记录、培训评价、建档记录。

各部门培训教材要求用PPT格式，简约醒目、美观大方、引人入胜。

第十二条每周进行认证知识的教育培训，审核联络员、部门负责人，必须参加；部门负责人不参加时，需报请公司管理者代表批准，并指定1人参加，做好记录。

第四章目标、形成文件信息的管理第十三条公司目标主要以公司下发的年度安全生产计划、年度环境保护工作计划、年度产品销售计划和产品质量标准为依据，进行制定，并分解到相关部门车间。

为确保目标的实现，必须制定具体的管理方案，管理方案中要明确控制措施、所需资源、负责人、时间要求、结果评价等。

第十四条各部门车间根据公司分解的或新制定的各项目标和有关要求，制定落实管理措施，确保目标实现。

根据职责范围和分工，相应部门和单位每月分别考核相应层次的各项目标完成情况。

第十五条每月由运营管理部组织审核员进行一次综合性检查、不定期的抽查、监督巡查，并作好检查记录。

第五章内部审核第十六条内部审核每年组织至少一次。

审核方案由运营管理部体系工作小组负责编制，管理者代表批准后执行。

需要时，由管理者代表决定增加审核次数。

第十七条内部审核由管理者代表领导，根据年度审核方案和公司实际情况，由运营管理部体系工作小组负责制定具体的内部审核计划，落实参加审核人员。

第十八条根据形势需要和公司安排，可抽调部分经验丰富、工作能力较强的专业人员参加现场审核，确保审核满足计划要求。

具体按照《内部审核控制程序》规定的步骤实施审核。

第六章管理评审第十九条管理评审方式主要有：公司月度、季度、半年度、年度工作例会，办公会议等，也可单独召开管理评审会议。

具体按照《管理评审控制程序》规定的步骤实施审核。

第二十条体系评价涉及的所有内容每年度至少应包含以下方面的信息：（一）内外部审核结果和遵守法律法规要求的结果；（二）与外部供方及相关方的信息交流，包括投诉、建议及其他要求；（三）公司产品质量的符合性；（四）以往评价结果的跟踪措施、落实情况；（五）可能影响管理体系的变更，组织环境的变化；（六）体系改进的意见（如:职能调整，机构调整，人员调整，岗位调整，增加新设备、新技术，完善文件，改进产品，改进工艺等）；（七）目标的实现程度。

第二十一条体系评价的材料由各部门按公司规定要求准备和提供，体系评价的改进措施由公司安排到相关部门进行具体落实。

第七章外部审核第二十二条外审时，首、末次会议各单位必须安排负责人参加，内审员和体系管理员全部参加；到各单位审核时，主要负责人陪同。

第二十三条外审开出的不符合项主要有三类：严重不符合项、一般不符合项、观察项。

要杜绝开出严重不符合项，一般不符合项不宜过多，公司规定不宜超过5个。

第八章内审员的管理第二十四条内审员的设置和培训。

（一）原则上每个专业设置一个内审员，专业少的职能部门按部门设一个，内审员。

（二）内审员的培训按照公司年度培训计划执行。

第二十五条内审核员应具备的条件。

(一）具有良好的职业道德和思想品德，坚持原则，实事求是，作风正派，能够考虑不同意见或观点。

（二）具有较强的事业心和责任感，适应力强，独立工作能力强。

（三）具有一定的交流能力、表达能力、观察能力和明断能力。

（四）具有中专及以上学历或初级以上职称，两年以上管理工作经验，至少具备一门专业知识，并有一定的组织能力。

（五）掌握内部审核的程序、方法和技巧。

（六）了解常用的法律法规和其他要求知识。

（七）不断学习新知识、提高自身业务水平。

第二十六条内部审核员职责。

（一）指导和帮助相关单位的体系运行管理工作。

（二）按照内部审核计划安排，按时参加内审工作。

（三）遵守审核有关的要求。

（四）独立完成分工范围内的审核任务。

（五）尊重客观事实，坚持公平、公正。

（六）如实填写审核记录。

（七）按要求报告审核结果。

（八）验证相关纠正措施或预防措施的有效性。

（九）配合和支持审核组长的工作。

（十）妥善保存与审核有关的文件。

第二十七条各专业部门的内审员应对本专业所辖各单位认证工作进行积极指导，并当好领导的参谋。

第二十八条公司组织内审需要内审员时，内审员所在单位应支持公司内部审核和内审员的工作，保证内审员按时参加公司组织的审核。

第九章审核联络员的管理第二十九条体系审核联络员要负责认证工作的联系、协调、沟通、有关资料的准备和提供。

为利于工作，联络员的设置，原则上每个单位一个，管理部门每个大专业一个（由部门自己确定）。

第三十条单位的负责人、审核联络员是本单位体系有效运行的责任者，做好本单位体系的日常运行和体系运行资料的整理、保存工作，按要求做好迎接体系内审和体系外审的工作。

（一）体系联络员要保持相对的固定性，不得随意变动。

（二）确因工作需要变动时，必须经管理者代表同意，运营管理部人力资源科登记备案。

（三）为确保体系管理资料的完整性和连续性，新老审核联络员须在人力资源科的监督下进行工作资料的交接。

第十章考核第三十一条培训考核。

为提高认证体系审核联络员的业务水平，对体系审核联络员不定期聘请专家或到培训机构进行业务培训，培训结束必须进行考试，对考试不合格的人员每次给予50元的罚款，并联责单位负责人20元/人、次。

第三十二条审核联络员责权交接考核。

出现新、老体系审核联络员责权交接不当，造成本单位体系运行资料缺失，给体系运行造成影响的对当事人双方各给予50元的罚款，并联责单位主要负责人20元。

第三十三条内审考核。

认证体系的各种记录要真实反映现场实际，杜绝造假、后补、应付、凑付现象，监督检查中每发现一处造假现象，对单位责任人罚款50元；所有记录专人管理，字迹清晰、规范、签字齐全、真实，要用专用橱存放，并有可追溯性。

根据体系管理体系内部审核所确定的不符合项，对责任单位进行考核：（一）出现一项一般不符合项，罚款20元。

（二）出现一项严重不符合项，罚款100元，联责责任单位行政正职50元。

（三）出现5个观察项，按一个一般不符合项考核。

（四）出现5个一般不符合项，按一个严重不符合项考核。

（五）在内部审核和检查过程中发现的不符合项，各责任部门须在10个工作日分析原因并采取相应的措施。

否则，考核50元。

第三十四条跟踪审核的考核。

对内审存在不符合项责任单位整改后所采取的纠正措施落实情况进行评审、验证结果的考核：（一）对观察项未按要求进行整改的，按一般不符合项考核。

（二）对一般不符合项未按要求进行整改的，按严重不符合项考核。

（三）对严重不符合项未按要求进行整改的，加倍考核。

第三十五条外审考核。

根据体系管理体系外部审核所提出的问题对责任单位进行考核：(一）出现一项严重不符合项，罚款2000元，联责责任单位负责人600元。

（二）对一般不符合项未按要求进行整改或整改不及时没有按期关闭的，按严重不符合项进行考核。

第三十六条季度检查考核。

（一）对季度检查发现的一般（不符合）性问题，书面通知责任单位限期进行整改。

到期复查验证后，发现仍没有整改或整改不彻底的，罚款50元。

（二）对季度检查发现的严重（不符合）性问题，书面通知限期进行整改。

到期复查验证后，发现仍没有整改或整改不彻底的，罚款100元。

（三）对季度检查情况按照评分标准进行评比，对取得前两名的单位和最后两名的单位报公司研究奖惩，奖罚联责单位主要负责人奖罚额的10%。

检查情况在公司考核例会或中层干部会上进行通报。

第三十七条首、末次会议考核。

内、外审时，对不按要求参加首次会议或末次会议的人员，罚款30元/人。

第三十八条对违背体系要求的行为，及时提醒责成责任部门改正，并将其结果纳入部门绩效考核。

未开展或工作不到位时，考核30元。

第三十九条各部门必须认真接受审核员的检查与审核，不得有抵触情绪，甚至更恶劣的行为，否则，考核当事人50元，联带部门负责人20元。

第四十条每月公司召开有关质量的例会，每个部门都必须派人参加。

未及时参加者考核20元；各部门必须及时完成例会安排的每项工作，未及时完成的每项考核20元。

第四十一条每年由各个部门按公司制订的方针和目标，进行目标分解；并按月纳入月绩效考核，未完成考核20元/次。

第四十二条品控部对所有产品必须严格按检验规程进行检验，必须按产品放行规定进行放行。

若出现把关不严，让不合格品流入下道工序，扣责任部门50元/次；出现漏检情况扣责任部门50元。

出现客户投诉和质量事故时，扣责任部门本月质量管理50分，情况严重的当月质量记零分。

出现一次环保职业健康安全事故，当月分数归零。

由各管理部门组织其相关部门和人员对其发生原因和过程进行调查，并形成调查报告向管代汇报。

必要时进行纠正和改进。

第四十三条将体系管理考核纳入公司年度、月部门绩效考核。

第四十四条对发现非自己职责范围内的不符合或不安全事实，并及时向审核员报告者，或本职工作完成出色者，由运营管理部报管理者代表，经公司领导研究决定，进行奖励。