规划设计部档案管理制度
规划单位档案管理制度
规划单位档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强规划单位档案管理，提高档案管理水平，确保档案资料的完整性、真实性、可靠性和及时性，制定本制度。
第二条本制度适用于规划单位的档案管理工作。
第三条规划单位档案管理工作应遵循依法、全面、规范、保密的原则。
第四条规划单位档案管理工作应当紧密结合规划工作的具体要求，服务规划工作，提高工作效率和服务质量。
第五条规划单位应当建立档案管理工作制度，明确档案的归档、保管、利用和销毁等方面的规定。
第二章档案管理范围第六条规划单位档案管理范围包括规划编制、实施、监测、评估和成果管理等各个环节的档案。
第七条规划单位档案管理的主要内容包括规划文件、资料、成果、出版物等各类档案及相关附属材料的管理。
第八条规划单位应当对所有形成的档案材料进行归档，并制定相应的档案管理规范。
第三章档案管理机构第九条规划单位应当设立档案管理机构，具体负责档案管理工作。
第十条档案管理机构应当配备专职人员，并具备档案管理的专业知识和技能。
第十一条档案管理机构应当建立档案档号制度，并明确档案的存放、借阅、调阅和销毁等相关程序。
第四章档案管理流程第十二条适用于规划单位档案管理的流程包括档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节。
第十三条档案的收集应当先进行归档登记和分类，然后按照文件编号归档。
第十四条档案的整理包括对档案材料进行分类、整理、编目和维护等工作。
第十五条档案的归档工作包括将整理好的档案材料按照一定的规则和标准进行归档存放。
第十六条档案的保管工作包括对档案资料进行密封封装、密集存储和安全保管。
第十七条档案的利用工作包括对档案材料进行调阅、复制和提供查询等服务。
第十八条档案的销毁工作应当严格按照规定的程序和标准进行，确保档案的安全和保密。
第五章档案管理制度第十九条规划单位应当建立档案管理制度，包括档案管理的基本原则、制度规定、工作程序和责任任务等内容。
第二十条档案管理的基本原则包括依法、全面、规范、保密等原则。
工程设计技术档案管理制度
工程设计技术档案管理制度一、总则为加强工程设计技术档案的管理，规范档案保存和利用工作，提高档案管理效率，保障工程设计技术档案的完整性、可信性和可用性，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于所有涉及工程设计技术档案的相关单位和人员，包括但不限于设计单位、施工单位、监理单位以及相关行政机构。
三、档案内容工程设计技术档案包括各类设计文件、技术资料和相关证明文件等。
具体内容包括但不限于项目可行性研究报告、初步设计方案、施工图纸、技术规范、验收报告、竣工图纸等。
四、档案管理责任1.设计单位应建立健全档案管理制度，明确档案管理的各项职责，任命专人负责档案管理工作。
2.施工单位应按照设计单位的要求，做好施工阶段的档案管理工作，保证施工图纸的准确性和及时性。
3.监理单位应加强对工程设计技术档案的检查和监督，确保设计文件的合法性和完整性。
4.相关行政机构应加强对工程设计技术档案的管理和监督，确保档案的安全保存和合理利用。
五、档案管理流程1.设计单位在项目启动时，应根据项目要求编制项目档案管理计划，明确各类档案的保存期限和归档要求。
2.施工单位应按照设计单位的要求，及时提交施工图纸和相关技术资料，并保证施工过程中的记录准确完整。
3.监理单位应及时收集和整理工程设计技术档案，对设计文件进行审核和归档，确保档案的完整性和可追溯性。
4.相关行政机构应定期对工程设计技术档案进行检查和审核，发现问题及时纠正并提出整改意见。
六、档案保存和利用1.设计单位应按照国家有关规定，将项目的设计文件和技术资料保存至少30年以上，确保档案的完整性和可读性。
2.施工单位应将项目的施工图纸和相关技术资料保存至少20年以上，确保档案的安全性和可检索性。
3.监理单位应将项目的监理报告和验收报告保存至少10年以上，确保档案的可追溯性和可查找性。
4.相关行政机构应将项目的核准文件和相关证明材料保存至少5年以上，确保档案的合法性和可查证性。
七、档案管理安全1.设计单位应建立档案管理系统，强化档案管理安全意识，确保档案的保密性和完整性。
设计单位的档案管理制度
第一章总则第一条为加强设计单位档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本设计单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本设计单位所有设计项目、技术文件、图纸、资料等档案的管理。
第三条本制度遵循统一领导、分级管理、集中保存、规范操作的原则。
第二章档案管理组织与职责第四条设计单位成立档案管理领导小组，负责档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。
第五条档案管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等工作。
第六条各部门负责人对本部门档案管理工作负直接责任。
第三章档案收集与整理第七条档案收集应遵循完整性、准确性、时效性原则。
第八条档案收集范围包括：（一）设计项目立项、审批、验收等文件资料；（二）设计图纸、技术文件、计算书、试验报告等；（三）设计变更、设计补充、设计优化等文件资料；（四）设计合同、委托书、协议书等；（五）设计成果、专利、获奖证书等。
第九条档案整理应遵循分类、编目、编号、归档等规范要求。
第十条档案整理程序：（一）对收集的档案进行分类、编目、编号；（二）对档案进行整理、装订；（三）对整理好的档案进行归档。
第四章档案保管与利用第十一条档案保管应遵循安全、保密、方便、高效原则。
第十二条档案保管措施：（一）设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施；（二）建立健全档案管理制度，加强档案保管人员培训；（三）定期对档案进行检查、维护；（四）对重要档案实行专人保管。
第十三条档案利用应遵循合法、合规、便捷原则。
第十四条档案利用程序：（一）提出档案利用申请；（二）档案管理部门审核申请；（三）档案管理部门提供档案；（四）档案利用完毕后，及时归还档案。
第五章档案鉴定与销毁第十五条档案鉴定应遵循真实性、准确性、完整性原则。
第十六条档案鉴定程序：（一）档案管理部门提出鉴定意见；（二）档案管理领导小组审议鉴定意见；（三）对不再具有保存价值的档案，报请单位领导批准后销毁。
规划档案管理制度
规划档案管理制度篇一：规划局档案管理办法关于印发《姜堰市规划局档案管理暂行办法》的通知作者：规划局办公室来源：本站原创点击数：13:52:01姜规发〔2009〕22号1331 时间：2009-10-30关于印发《姜堰市规划局档案管理暂行办法》的通知机关各科室，信息中心、监察大队：《姜堰市规划局档案管理暂行办法》已经局长办公会研究通过，现印发给你们，希认真贯彻执行。
二〇〇九年十月三十日主题词：文秘工作档案管理办法通知抄送：市史志档案办公室姜堰规划局办公室2009年10月30日印发共印15份姜堰市规划局档案管理暂行办法第一章总则第一条为全面规范规划系统档案管理工作,提高档案利用效率，逐步实现档案管理的标准化、制度化,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《国家档案局机关档案工作业务建设规范》、《江苏省档案管理条例》等法律、法规和规定，制定本办法。
第二条本办法所称的机关档案（以下简称档案），是指局机关各科室、开发区分局以及市规划信息中心、市规划监察大队在工作活动中形成的、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条档案工作应遵循下列原则：统一领导，分级管理，维护档案的完整与安全。
第四条档案管理的基本要求：集中统一管理，门类收集齐全，科学分类和确定保管期限；规范有序，合理利用，确保安全。
第五条档案管理的基本任务为：（一）对档案进行收集、整理、立卷和归档，实施统一集中管理并积极提供利用。
（二）接受上级档案主管部门的指导和检查，按规定向上级档案馆移交档案。
（三）加强档案管理业务建设和信息化建设。
（四）对局系统档案管理工作进行指导和监督。
（五）办理其它档案业务工作。
第二章档案机构及管理职责第六条局档案工作由局档案工作领导小组统一领导。
领导小组组长由分管局领导担任,成员由各科室(单位)负责人和专职档案管理人员组成。
第七条局办公室是局档案管理工作的牵头责任部门，组织实施收集、整理、保管、利用等各项档案工作，具体工作由局档案室承办。
设计档案资料管理制度
设计档案资料管理制度1.适用范围：设计管理部各类档案资料管理2.工作指引本指引将技术资料分为前期资料、方案文本、地勘报告、施工图纸、设计变更、往来文件、合同文件、收文、设计资料等九大类，具体内容如下：2.1 前期资料前期资料包括项目红线图（附电子文件）、项目地形图（附电子文件）、国有土地使用证（复印件）、建设用地规划许可证（复印件）、建设项目方案审定意见书（复印件）、建筑工程规划证可证等。
前期资料管理程序：2.2 方案文本方案文本是指通过规划审批的最终方案文本、电子文件（光盘）等，方案文本管理程序：（前期部6本为区规划局2本、市规划局1本、房产测绘1本、规划验收1本、房产验收1本；设计部存档1本、公司档案室存档1本）2.3 地勘报告地勘报告管理程序如下：2.4 施工图纸施工图管理的基本目标是保证把最新的图纸及时有序的分发到相关部门，做好分发记录，整理归档（包括电子档，电子光盘中应明确图纸用途及时效性），并对作废的图纸及时处理或销毁。
施工图分发和管理程序：2.4.1需报审图中心类（开发管理部3份为人防1份、消防1份、办理施工许可证1份，均需盖审图章，另一套备用）2.4.2景观、装饰类（无需报审图中心类）2.4.3专项（二次）设计类（无需报审图中心类）2.4.4注意事项：专业设计师要求设计单位提交出图清单，进行清单核对，确定无误后进行后续分发管理。
2.5 往来文件往来文件是指由工作需要而发生的，与公司内部各部门或外部设计单位之间发生的往来书面文件（技术核定单、工作联系单等）。
（1）收文：注：收文应在签批回复后按部门、类别存档，如有附件或图纸的应一并存档，并填写收文明细表，档案盒应有明确目录及文件名称明细。
（2）发文：注：发文规则与收文规则相同；2.6 合同文件注：合同应有合同审批过程文件一同归档，并应按项目建立单独合同管理档案。
2.7 设计资料（1）、规范图集管理购买程序：（2）、规范图集进行统一管理，借阅需办理借阅手续，做好借阅记录，尽量不要私自拿取。
工程设计的档案管理制度
工程设计的档案管理制度一、背景随着我国经济社会的快速发展，工程建设项目数量增加，工程设计的重要性日益凸显。
工程设计的档案管理不仅是落实工程设计管理的一项重要工作，更是为保障工程质量、确保工程安全、提高工程设计水平、加强工程管理提供可靠依据。
因此，建立健全的工程设计的档案管理制度，对于规范工程设计过程、提高工程设计质量、保障工程安全具有重要意义。
二、制度目的1. 确保工程设计资料的完整性、真实性和及时性，为工程设计的质量和安全提供可靠的根据；2. 规范工程设计的文件管理流程，提高工程设计管理的效率和效果；3. 促进工程设计的信息共享和利用，加强工程设计与其他相关部门的沟通与协作；4. 保护工程设计资料的安全性和保密性，防止信息泄露和损坏。
三、档案管理制度内容1. 档案管理的范围和内容：（1）工程设计的档案管理范围包括所有与工程设计相关的文件和资料，包括设计依据、设计方案、设计图纸、设计计算书、设计说明、工程计量资料等；（2）工程设计的档案管理内容应包括工程设计的全过程，包括设计前、设计中、设计后的各个阶段。
2. 档案管理的责任部门和责任人：（1）建立专门的档案管理部门，负责具体的档案管理工作；（2）明确档案管理的责任人，各个阶段的工程设计的负责人应负有相应的档案管理责任。
3. 档案管理的流程和要求：（1）建立规范的档案管理流程，包括档案的收集、整理、归档、检索和销毁等各个环节；（2）要求档案管理工作必须按照相关规定和标准进行，确保档案管理的准确性和及时性。
4. 档案管理的安全保密：（1）建立档案保管制度，确保档案的安全保密；（2）对于机密档案，应建立严格的权限管理机制，设立专门的保密区域和专人负责保密工作。
5. 档案管理的监督和评估：（1）建立监督机制，对档案管理工作进行定期检查和评估；（2）对于档案管理工作中存在的问题和不足，及时进行整改和改进。
四、档案管理的实施1. 建立档案管理制度培训机制，对工程设计人员进行档案管理制度的培训，提高其对档案管理工作的重视和意识。
设计院档案管理制度制度
设计院档案管理制度制度设计院档案管理制度一、技术档案的归档范围一)工程设计项目所有委托我院设计的新建、改建、扩建、加固等工程的基础资料、阶段设计成果文件、设计修改文件以及与工程有关的同建设单位、施工单位发生的各类协议、合同、函件、公文和竣工验收、调试、工程总结等文件，均应归入技术档案。
1.初步设计阶段初步设计的文件一般不归档，但我院只做到初步设计而由其他院完成施工图设计的项目要存放在资料室并归档。
归档文件包括以下内容：1)初步设计最终成果。
2)设计总概算书或综合概算书底稿及打印件。
3)各专业有关的计算书底稿及电算资料。
4)设计方案审定记录单，设计文件校审记录单。
2.施工图设计施工图设计文件归档包括以下内容：1)各子项各专业设计底图。
2)各专业设计计算书及电算资料。
3)《设计文件校审记录单》。
4)修正概算书及打印件。
5)《设计修改通知单》以及因修改形成的计算书。
6)程序文件规定要归档的资料。
3.工程建设各阶段形成的文件资料1)建设单位提供的全部设计基础资料，原始资料（含建设单位上级主管部门批准的设计任务书或计划任务书（复印件）；征地文件（复印件）；规划部门批准的建筑红线图；地形图；选址报告及批件（复印件）；工程地质及水文勘察资料；风洞试验报告；工艺布置图和技术要求资料以及我院向协作单位提供的技术资料底稿；公用工程协议（供水、排水、供电、供热、人防、消防、环境保护等复印件）；设计合同及协议书；方案或初步设计批准文件等）。
2)工程设计、施工过程中与建设单位各种联系中形成的有关文件、图纸、资料、来往公文、函电、设计过程中的交底会审纪要，与工程有关的会议纪要。
3)工程竣工验收、调试过程中形成的文件、图纸、资料（含竣工验收报告、调试、试用期间、使用期间发现的问题、修改、补充核定有关图纸和文件）等。
4)工程事故与设计有关的结论分析报告等。
二)技术咨询服务项目技术服务和咨询项目归档包括以下内容：1.委托单位提供的全部文件资料1)委托任务书。
设计档案管理规定
2．项目设计主持人及各专业负责人，负责收集并妥善保管（归档前）档案，按规定及时将资料提交负责该项目的项目秘书，当面核对资料的完整情况并签字确认。
3．有关设计人员负责本人所参与设计的归档文件编写。
4．项目秘书负责接收并妥善保管（归档前）设计文件和资料，完整收集设计图纸、文件和资料后应及时送资料档案室归档。
6）归档底图必须存放于图档室，如需调晒，按以上流程执行。
（2）除图纸以外的设计文件资料归档流程设计文件资料流程图见下页。
流程说明：
1）除设计更改通知单外，其余各阶段设计依据性文件及非图纸文件资料、质量记录表应在正式出图（施工图阶段为外审通过）后10个工作日内归档，正式出图时间以“出图单”时间为准。
2）设计变更单的登记、盖章统一由项目秘书或部门秘书经手办理，由其在盖章前核对电子文件是否已按要求归档以及纸质文件与电子文件的一致性，填写“设计更改通知单登记表（QR7.3-14A）”，并在盖章后及时归档纸质文件。
4.归档记录表
《方案设计文件归档登记表》（QR4.1-1）；
《初步设计文件归档登记表》（QR4.1-2）；
《施工图设计文件归档登记表》（QR4.1-3）；
《质量记录归档登记表》（QR4.1-4）；
《设计质量记录表保存年限》（QR9.0-1）
设计图纸归档流程图
单位
角色
出图/晒图表单
(出图前3日内签字完整交图档员）
底图
成品（蓝图）
甲方
联系人
设计部门
专业负责人
设计主持人
项目部
项目秘书
项目经理
项目总监
信息中心
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规划设计部档案管理制度规划设计部档案管理制度一.文书档案立卷归档制度(一)总则第一条为加强规划设计部资料档案管理工作，特制定本制度。
第二条归档的图纸.文件材料必须按年度立卷，本部门内部在工作中形成的各种有保存价值的文件材料以及根据工作需要购买或收集的书籍.资料等，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时交资料员归档。
工作变动或因故离职时应将借阅的图纸.资料向资料员办理归还手续，经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理第四条坚持部门收集.管理文件材料制度。
资料员应为部门专职管理人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
第五条凡本部门缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件.批复请示.转发文件含被转发的原件)一律交资料员统一收集管理；图纸及变更应由相关责任人验收后交资料员统一管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习.考察.调查研究.参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向资料室办理归档手续.资料室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料.电子档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条资料员的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向公司档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用图纸.资料及其他文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围第八条部门接收的设计文本.图纸.变更等。
第九条重要的会议材料，包括会议的通知.报告.会议所用方案文本及图纸.会议决议.总结.会议简报.会议记录等。
第条公司下发来的与本部门有关的决定.决议.指示.命令.条例.规定.计划等文件材料。
第一条本部门对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第二条本部门的请示与上级机关的批复。
第三条本部门反映主要职能活动的报告.总结（如审图意见等）。
第四条本部门的各种工作计划.总结.报告.请示.批复.会议记录.统计报表及简报。
第五条本部门负责办理的公司与有关单位签订的合同.协议书等文件材料。
(四)平时归卷第九条部门内要建立健全平时归卷制度。
对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职资料员集中统一保管。
第二条部门内资料员根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目“。
“案卷类目“的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职资料员归卷。
第二二条专(兼)职资料员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目“条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座“，并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)第二三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室专(兼)值资料员在公司档案室档案人员指导下组卷.编目。
第二四条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二五条归档的文件材料种数.份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二六条归档的图纸.文本，应分项目.阶段.专业分别归类，图纸按顺序整理后整体归档，不得分拆借阅，归还时资料员应查证图纸的完整性。
在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件.印件与定稿.请示与批复.转发文件与原件.多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二九条卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。
装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三条永久.长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。
填写的字亦要工整。
卷内目录放在卷首。
第三一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。
若无情况可说明，也应将立卷入.检查人的姓名和时期填上以示负责。
备考表应置卷尾。
第三二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整.清晰。
第三三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订。
装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三四条案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三五条本制度自印发之日起实施。
二.电子档案管理办法(一)总则第一条为加强本部门电子文档的管理，特制定本办法。
第二条本部门的电子档案是指本部门工作中各种成果的电子文档的表现形态。
第三条电子档案是本公司全宗的组成部分，必须由实行集中统一管理。
部门资料员是专职档案管理人。
(二)电子档案资料的收集第四条收集范围1.公司各项目方案.施工图.变更.设计任务书.建设和装修标准.交底记录.各种原始设计条件图纸审查意见等所有与设计工作相关的文件的电子版本。
2.其它具有保存价值的电子文件资料。
第五条收集时间1.电子档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的电子资料。
第六条收集要求1.图纸.文本和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。
凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；2.接收原版.原件，特殊情况下可接收复制件；3.电子资料的内容要完整，版本更新要及时且要求版本编号明确区分。
第七条电子档案资料的征集1.档案部门有责任随时征集重要电子资料；2.在征集的电子资料中，凡涉及国家和行业重大变化，或将对公司运营发展产生重大影响的，应向公司档案主管领导报送目录和样本。
第八条电子档案费用的报销本部门按本办法第四条形成电子档案的发生费用，责任人将档案资料按要求向档案管理人归档，经档案管理人签字认可，部门主管领导签字批准，财务部门应给予核报费用。
(三)电子档案的整理第九条电子档案的整理，包括分类.组合.排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第条电子档案的整理由相关各专业设计师负责，资料员协助。
第一条分类.编号1.图纸.文本档案按项目.阶段.专业.版次.时间分类.编号，变更加编流水号和日期。
格式：（例）XXGS（分公司）-XXXX（项目）-BG(变更)-JG(专业)-000-xx/10/202.。
第二条保管期限：应视其内容的重要程度.时间.名称.可靠程度.有效性等因素，划定保管期限。
第三条文字说明的编写1.文字说明基本内容包括事由.时间.地点.人物.背景.记录者等。
2.编写文字说明的要求：(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；(2)按资料的自然张编写文字说明。
(3)文字简洁.语言通顺；(4)时间用阿拉伯数字表示。
(四)电子档案的保管第四条电子档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第五条保管条件磁盘.光盘应在室温下存放保管，并避免存放在潮湿的环境中。
磁盘库必须避开30 奥斯特以上的磁场，磁盘盒与盒的间距不小于3mm；存放磁盘最好不用铁皮柜。
磁盘及光盘应立放存放。
第六条对库存的电子档案，要两年检查一次。
第七条归档保存的电子档案，任何人不得私自撤销.抽出.清洗.消磁和涂改；销毁电子档案必须经过鉴定，须经主管领导审批，登记造册。
第八条建立健全电子档案统计制度，做好电子档案收进.移出.库存数量.保管情况.提供利用及效果等项统计工作。
(五)电子档案的开发利用第九条编制电子档案目录.卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二条建立电子档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据电子档案的机密程度，确定利用范围。
第二一条具有专利的电子档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。
已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二二条电子档案原版一般不得借出档案室之外。
如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。
利用率高的电子档案可将复制。