办公室工作实务2--2
办公室工作实务培训课程
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行业领域的业务 知识
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相关知识
1 经济学知识 2 法学知识 3 心理学知识 4 社会学知识 5 行政学知识 6 领导科学
办公室秘书区别于其他专 边缘学科知识的掌握有助于办
业人才的重要标志
公室秘书整体素质的提高
会说 会写 会做事 会做人
办公室秘书的知识素养
相关知识
行业知识
专业知识
大一学生每天下午到校内各办公室见习
会说 会写 会做事 会做人
办公室秘书的职业道德
职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行 为规范。各行各业都有自己的职业道德，秘书相 对于其他职业而言，职业道德尤其重要，因为秘 书这个职业最接近领导核心层，知密多，知密早， 知密深。如果一旦道德沦丧，将会给单位带来无 法估量的损失；另外，由于秘书工作的事务性、 从属性、服务性等特点，也决定了办公室秘书必 须具备较高的职业道德素养。
会说 会写 会做事 会做人
项目任务
如果你是文秘专业学生，你打算怎样培养自 己的职业素养以适应现代化企业管理对秘书人才 的要求 ？
会说 会写 会做事 会做人
任务分析
随着我国市场经济的迅速发展，秘书人员以 惊人的速度增长，秘书已成为市场经济条件下兴 起的社会职业群体，是社会活动中重要的不可缺 少的辅助力量。随着我国改革开放特别是加入世 贸组织，对秘书从业人员的要求越来越高，围绕 我国企业转换经营机制，建立现代企业制度，秘 书工作必须适应新的形势，秘书人员也必须努力 提高自身的素质，更好地为完善市场经济体制服 务，这就要求面向二十一世纪的秘书具有较高的 素质。
△某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文 字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。……
办公室实务 第2版 项目五 常规办公室工作
学习目标
知识目标
• 了解印章的作用、种类、样式 • 掌握印章管理的基本要求
素养目标
• 使学生养成良好的执业行为习惯，严格遵守各项规章制度 • 合规操作，注重细节，培养责任心 • 坚持原则，严于律己、杜绝“关系章”、“人情章”。
任务描述
中信集团的小林是一位刚毕业的大学生，因为总经理秘书刘小姐即将升任公关部 经理，总经理安排小林跟随刘小姐学习，有意让她接任刘小姐的位子。一天，刘小姐 与总经理外出开会，小林自己留守办公室。
在印章启用通知所规定的生效日之前，所刻印章 不得使用
为安全起见，取公章应实行双人同行制 取回后，立即交办公室负责人拆封检验，指定专 人保管
启用新公章时，将印模和启用日期报送上级主 管部门。上级主管部门和使用单位都要把印模
和启用日期的材料立卷归档，永久保存。
一、印章
4.印章的使用 印章使用程序
申请用印 正确用印 用印登记
应届大学毕业生小林近日在跨国化妆品企业华润公司实习，其职位是经理秘书。 经理让小林先负责电话的接打工作。请问小林应注意哪些方面的问题？
理论知识 理论知识
一
特殊电话处理技巧
一、接听电话的技巧
1.接听电话程序
做好记录笔记
响铃不过三 接听电话礼貌应答
认真做好记录 礼貌结束通话
三、特殊电话处理技巧
Q1 1．接听上级来电
认真记录 核对内容 及时传达
Q3 3．接听直接找上司的电话
问清身份 酌情处理
Q2 2．接听下属来电
马上请示 马上转达 马上决策
Q4 4．接听推销电话
态度明确 柔中带刚 礼貌拒绝
办公室工作手册
办公室工作手册
第一章：办公室文化
在办公室工作，除了完成日常工作任务外，还需要了解办公室的文化。
办公室
文化包括着装要求、办公室礼仪、团队合作等方面。
了解和遵守办公室文化是每位员工的基本素质。
第二章：办公室礼仪
1.着装要求：在办公室工作时，应保持得体的着装，避免过于随意或
过于正式。
2.办公室用语：和同事相处时，应避免使用粗俗、冒犯性的语言，保
持礼貌和尊重。
3.会议礼仪：参加会议时，应提前准备好相关资料并按时到场，积极
参与讨论，不要打断他人发言。
第三章：办公室卫生
1.个人卫生：保持个人卫生，勤洗手、勤换衣，避免传播疾病。
2.办公桌整理：保持办公桌整洁有序，注意保持环境卫生。
第四章：工作技巧
1.时间管理：合理安排工作时间，根据任务的优先级合理分配时间。
2.沟通技巧：学会有效沟通，注意倾听他人意见，避免产生沟通障碍。
3.问题解决：遇到问题时要冷静分析，寻找解决方案，不要轻易放弃。
第五章：团队合作
1.协作能力：培养团队合作精神，积极参与团队活动，共同完成团队
目标。
2.分享资源：和同事分享工作中的资源和经验，相互帮助，共同进步。
结语
办公室工作手册是指导员工在办公室工作时遵守的规范和原则，也是提高工作
效率和团队凝聚力的重要工具。
只有做好了基础工作，才能更好地发挥个人和团队的潜力，实现工作的成功和成长。
愿我们每一位员工都能认真遵守这些规定，共同创造一个和谐、高效的办公环境。
办公室管理作业解析及答案
《办公室管理》第一次形成性考核作业题目解析一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。
这道问题是针对教材第一章中办公室实务范围和内容予以设计的，主要考虑是，让同学们对办公室的具体业务有一个比较全面的了解，能够对三类文员，即国内一般性文秘工作、国外一般性文秘工作和国内外企文员工作的共性工作和一般性区别有一个大致的了解。
同学们在填表格内容时，应该注意要会“合并同类项”，也即将内容基本相同的，填在同一行中。
当然有些内容可能因工作管辖范围和责任等因素置放在一起未必合适，但只要能够自己说出理由也是可以有自己的判断和归类的。
问题源于教材第一章第2点“办公室实务的范围和内容”。
（P3—P5页）参考性解答：办公室实务工作一览表上面的回答可供参考，因为有些内容划分在一类中似乎不是很妥当。
比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容；这种情况，可以将两栏都填上这一项。
还有些内容要分开来写。
比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容，后两项则是文书处理的内容。
又如外出办事，如银行、邮局等工作也可能是“其他临时交办的事项”栏中的工作内容。
二、办公用易耗品主要包括哪些？这个问题教材中有明确的表述，只是同学在回答问题时，除了回答出教材中的有关内容以外，还应注意在日常办公室工作中，随着现代化办公技术手段的变化，又有很多新的易耗品出现，教材所列出的项目一定不全，我们应当予以注意，如墨盒、墨粉等等，当然完成作业可以按照教材内容回答即可。
问题源于教材第一章第5点的“办公用品的种类”。
（P19—P20）办公用易耗品主要有：1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。
办公室实务期末复习资料之判断题答案.doc
二、判断题（正确打“√”，错误打“×"。
每小题1分，共10分）1．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。
（√）2．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。
（×）3．无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。
（×）4．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。
（√）5．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
（×）6．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。
（√）7．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。
（√）8．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。
（×）9．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。
（√）10．介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。
（×）11．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。
（×）12．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。
（√）13．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。
（√）14．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。
（√）15．文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。
（×）16．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
（×）17．男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。
（√）18．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。
办公室工作实务2--3
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情景案例
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周三上班，宏利公司秘书贾珊就发现今天工作很繁重。她迅速地 开始工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 导致她今天工作忙乱的原因主要是今天办公室的邮件收发处理工作很 多：
1、处理发给总经理的函件，封面上有“急件”字样； 2、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 3、处理寄给人事部刘部长的包裹； 4、处理市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理的批办意 见：“交各部门负责人传阅”； 5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄 送本公司的一个商品的样本过去； 6、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报刊、小册子等 印刷材料； 7、三个客户的邮件需要在四小时内回复，江苏分公司催要广告宣 传单等文字材料。
❖ 素质点： 培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯
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第三节 办公室的邮件处理工作
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处理邮件的注意事项
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1、要熟悉本公司报刊、邮件、函电收发制度；
2、要了解各种邮政业务，如信函业务、邮政包裹业务、特 快专递业务等，特别是要熟悉一些邮政操作方面的小常识， 如如何填写业务单式；如何封装包裹；如何查询、更改、撤 回邮件等。
3、领导外出不在公司，秘书仍应按规范程序和要求处理各 种邮件，但一定要和领导保持联系和沟通，重要邮件要及时 请示汇报，处理过的各种来信应保留至领导返回后，请他逐 一阅读处理。
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国考秘书三级工作实务题考点
国考秘书三级工作实务题考点————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：国考秘书三级工作实务题考点第一章会议管理（7道）1、会议筹备方案的拟订P2内容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。
P2作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。
P2会议筹备方案的制定程序：P8（1）组建会议筹备委员会（2）分成筹备小组（3）形成筹备方案（4）领导审核方案组建会议筹备委员会；划分筹备机构各小组，选举或指派筹备方案编写负责人；与领导沟通，确定会议的主题与议题、名称、议程、时间和地点、所需设备和工具、文件的范围、与会代表组成、会议经费预算以及住宿和餐饮的安排；方案拟出后要交上司审核，再行具体安排与部署。
2、会务检查工作程序内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。
P12-13（1）开会检查的程序P161）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知3）召开协调会并在会上现场解决问题4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实（2）现场检查的程序P161）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点2）制作检查单，以便记录和汇总3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正3、会议文件审核工作程序内容包括（P18）：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。
一般文员的工作内容-办公室文员的工作内容
一般文员的工作内容:办公室文员的工作内容文员是公司的基层职员，一般从事文处理工作，而一般文员的工作内容到底有什么呢?第一条传达事务1、接待来访：来访者不同，事有大小，文员要区别对待。
对应该会见的人，应直接转达对方的意图，并引其进入会客室或告知各部门接洽人，不论对方要求见面还是预约。
对不宜会见的人，在请示相关人员后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由，拒绝对方或是将个人意见报经理后接受答复。
2、接听电话：接听电话时一定要先声明“这里是××公司”，然后记下对方的姓名、工作单位等，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但一般不说总经理是否在。
3、转达：需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，并准确、迅速地转达。
4、文的收发及分送：收到的邮或送来的文首先要区别是直接呈送办公室主任的，还是需文员再进行处置和整理的，或者是私用文书(这些区分的范围需事先请示主任)。
需主任办理的要直接送主任，主任不在时如果有于之人直接有关的留言、电报、快递，可用电话告知。
第二条日常运转工作1、日程的设计及其安排：对所确定的应由主任处理的事项如会见、出席会议的日期和时间进行记录整理，并随时进行调查，协助主任制定出日程表。
日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况。
2、准备及安排：有些工作需要特别的准备和安排，这些工作通常都有一定的时间限制，因此必须提前做好适当的准备。
第三条用品的整理文员应将主任工作中所需要的文资料、各项用品及备用品事先准备齐全。
1、在办公室内：平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量，为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种和一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期。
2、主任外出时：主任外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应该注意事先做好准备好一定数量，需要收入提包内的物品也要做同样考虑。
这些需要准备的物品应在询问过主任后制做一张明细表事先贴好以防遗漏。
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会说 会写
会做事
会做人
Company Logo
Logo 接听电话的程序和规范
问题讨论
5、电话转接时如何缓解对方的情绪？ 6、秘书应如何做好打给上司电话的“过滤” 工作？ ７、谁应该先挂电话？ ８、如何做好电话记录？
会说 会写
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Logo 拨打电话的程序和规范
问题讨论
2、电话拨通后规范的做法是什么？
会说 会写
会做事
会做人
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Logo 拨打电话的程序和规范
问题讨论
３、电话两端谁等谁？
秘书替领导拨打电话，电话接通后不能让职位较高的人等候职位 较低的人 让对方等候最多30秒
确定对方信息，作好资料和记录准备
作好相关准备
“您好，请问 是 XX 公司销售部吗”
确认对方
我是××公司，麻烦您，请接××先生。谢谢！”
自报家门
记录相关内容； 集中精神听对方讲话，并随声附和： “好的。”“我明白了。”等等。 “我再重复一遍，好吗？” 日期、数量、金额、专有名词、地 点等要素都要进行复述
会做事
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打电话前的考虑 和准备
这个电话是否一定要打（考虑其他方式）？ 打电话的时间，对方是否方便（时差、机密）？ 查清、确认对方的电话号码； 拿起话筒前写通话提纲，重要细节（人名、地名、 数字）要准确无误； 5. 要用到的有关文件放在电话机旁，翻到需要的那 一页； 6. 要告知的事可能引起不悦，应准备好应答方案； 1. 2. 3. 4.
自报家门
“是李先生吗？” 如果对方未报姓名， 你可以这样 说： “对不起，您是哪位？”
确认对方
商谈有关事项
记录相关内容； 集中精神听对方讲话，并随声附和： “好的。 ” “我明白了。 ”等等。 “我再重复一遍，好吗？” 日期、数量、金额、专有名词、地 点等要素都要进行复述
复述，确认要点
“再见！ ”轻轻挂上电话。
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第二节 办公电话的接听与拔打
会说 会写
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Logo 情景案例
在宏利公司实习的秘书刘远第一天上班，被安排在接电话的岗位上。 第一次遇到外来电话，铃声刚响，他就抓起受话筒问对方：“喂，你找谁？ 你是谁？”。第二次接电话时，是对方拨错了号，刘远一听便告诉对方： “你打错了！”就挂上了电话。刘远身边的实习指导教师吴秘书对他说： “接打电话是有学问的，你刚才的工作既不规范，也不礼貌，更严重的可 能会给公司带来损失！……。”吴秘书的话还未说完，就被经理叫走了。 刘远听了吴秘书的批评心里不是滋味。当初在学校学电话事务时，自已心 里好笑：“电话谁不会打？几岁起就听电话，打电话，还有什么学头？” 那堂课他一点没听，自然就出现今天的难堪处境。 下午，办公室的人全部外出办事，刘远接到市商业总公司通知经理开 会的电话。当他把开会通知告诉经理时，经理反问他开会的具体时间、地 点和议题，他才意识到接电话时应该做电话记录，现在已记不太清楚了， 他只能似是而非回答了几句。还好，他灵机一动，去翻电话号码簿，找到 了市商业总公司电话，重新询问清楚了有关事项后，才补了漏子。
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Logo
小技法
要微笑着接拨电话，由于面部表情会影响声音的变化， 所以即使对方看不见秘书，也能从秘书热情的语调中受到感 染，得到尊重。
会说 会写 会做事
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
会说 会写
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Logo 项目任务
如果你是宏利公司秘书刘远的实习指导教师吴秘书， 针对刘远在接打电话时的种种不规范，你该如何进行纠正 并对接打电话工作作出哪些指导？
会说 会写
会做事
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Logo 接拨电话的注意事项
1、 态度友好，讲究礼仪 2、 通话简洁，注重效率 3、 遵守制度，注意保密 4、 自我约束，严禁损公利私
会说 会写
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相关链接
常用的电话服务功能
1、热线服务 2、转移呼叫 3、遇忙回叫 4、免打扰服务 5、缩位拨号
商谈有关事项
复述，确认要点
“再见！”或“占用了您的宝贵时间，对不起”。
道别，表示感谢
轻轻挂上电话
挂断电话
Company Logo
会说 会写
会做事
会做人
Logo
小技法
打电话前把要说的内容依照“5W1H”排列清楚，接电话 时也要按“5W1H”要求记录来电内容。所谓“5W1H”是指： When何时、Who何人、Where何地、What何事、Why为 什么、How如何处理。
Logo
办公室工作实务
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第二章
办公室日常事务 学习目标
知识点： 了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求 能力点： 掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道，具备相应的办事能力 素质点： 培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯
会说 会写
会做事
会做人
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Logo 特殊电话的处理技巧
接听各种推销的电话，如果对对方推销的东西不感兴趣，不能简 单地答复对方：“对不起，我们不需要。”或者“我们已经有了。” 拒绝时要注意说话的语气和分寸，做到“买卖不成仁义在”，如“对 不起，我们已经有了，所以不能……不知您意思如何？” 一些部门或客户为求得问题的解决三番五次打来电话纠缠不休， 针对这类电话秘书不要心烦意乱甚至发脾气，一味拒绝或训斥对方， 秘书在电话应对时应大度有礼，不怒不躁，讲求原则，如：“先生， 您的电话我们已经知道了，有消息会打电话给您，请别现在打电话催 问，越催越糟，越不利于事态的发展，问题的解决，请予以合作，不 然我们也没办法帮您，再见。” 秘书有时也会接到一些威胁或恐吓的电话，这些电话大都与经济 利益有关系，如企图阻止公司与某企业合作等，秘书遇到这类电话要 镇定，应马上做好电话录音工作，掌握证据，以便后面通过司法机关 进行处理。
书新人可能都会有这种想法，因此，吴秘书对刘远的指导恐怕更多要从思想认识的层面去解决他专
业不规范的问题，要使他认识到：电话尽管已在我们的工作和生活中得到了广泛的使用，电话人人 会接打，但接打时合不合规矩，能否达到要求，对不同的职业要求是不一样的，作为秘书从业者， 在使用电话时是一定要按规矩办事的，这个所谓规矩就是接打电话的技术规范，虽然对于接打电话 的双方来说，都没有看到对方，仅仅是靠电流在交换双方的声音，但是，在电话里也能闻其声如见 其人，如果在接打电话时随随便便，当然会影响个人和单位的形象，从这个意义上来说，秘书接打 电话一点也马虎不得，必须要按一定的程序和规范操作。对刘远而言，接打电话的态度端正了，技 术规范的问题就很好解决，因为，有一句名言：态度决定一切！
会做事
会做人
Company Logo
Logo 接听电话的程序和规范
来电者
对方单位 电话内容
来电号码
来电时间
紧急程度 处理意见 备注
会说 会写 会做事
记录人
Company Logo
会做人
Logo 电话接听流程示例
在电话铃声响两声之后迅速拿起电话
左手接电话
“您好，这儿是 XX 公司销售部”
Logo 任务分析
对于实习秘书刘远在上班头一天接打电话时的种种不规范，实习指导老师吴秘书应该要作出及 时的纠正，如电话铃响了几声去接是最合适的，拿起电话第一句应该怎样说，对方拨错了号应该如
何应对，接听电话应该及时做好电话记录……等等，专业的指导当然是很必要的，但更重要的是，
刘远在接打电话时的种种不规范，是源于他认识深处对这项工作的不重视，的确，正如刘远在读书 时的想法：“电话谁不会打？几岁起就听电话，打电话，还有什么学头？”，现代人可能在上幼儿 园之前就会使用电话了，在成为秘书之后还有必要学习打电话吗？许多在校的学生和初涉职场的秘
道别，挂断电话
某些重要的电话，要将记录的电话内容呈送 上司批阅； 根据上司提出的意见执行。
请上司批阅
会说 会写
会做事
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Logo 拨打电话的程序和规范
问题讨论
1、拨打电话前要作好哪些准备？
会说 会写
会说 会写
会做事
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相关链接
什么是电话传真机
传真技术诞生的历史较久，它问世于19世纪40年代，20世纪20年代 传真技术基本成熟，第二次世界大战前后开始使用。 传真机是电话传真机的简称，是利用电话线路来传输数字信号，使 接收方获得文字、图像等信息副本。由于它快速、准确地传递性，使它 较之电话、电报有更大的优越性，甚至在无人值班的条件下，也可自动 发送和接收文件。 秘书在使用传真机时要注意：一是自动接受传真容易失密，并且安 装于普通市内电话网及普通长途电话线路上的传真机，一般不能用来传 送机密文件，传送机密文件的传真机必须安装保密装置。二是传真机一 般采用热敏纸作为记录材料，热敏纸不易留存，因此传递的文字图像保 存的时间不长，不能存档备用，热敏纸传真件要留存需及时复印。 目前，各种规模的用户普遍将传真系统与计算机网络系统相结合， 实现无纸化传真，通过与计算机连接上网，在计算机上收发传真就像发 e_mail 一样方便快捷，可以群发、自动拨号、自动快速重拨，还有地址 簿管理、定时发送等功能，大大提高了发送传真的智能化程度，有效地 提高了传真作业的效率。