物资采购内部控制调查表
企业物资采购内部控制
浅议企业物资采购内部控制摘要：物资采购作为企业经营管理的一个重要组成环节，向来受到严格的控制，并且已经形成了一套行之有效的操作程序。
物资采购处于企业生产的开始部分，对企业的其他生产活动具有制约作用，如果采购的原材料价格高，质量次，那么企业要想生产出高质量低成本的产品的难度就会大大增加。
因此，降低采购成本、提高采购质量是企业采购管理的基本原则。
关键词：物资采购内部控制中图分类号：f274 文献标识码：a 文章编号：1001-828x（2012）07-0-01一、目前物资采购环节中存在的主要问题(一)采购管理的核心环节应是采购前的审批环节，而非采购活动本身，应使采购管理与材料物资消耗的管理紧密相连。
但是在实际操作中，主管部门并没有对各种各样的物资消耗一一进行核对，而只是凭借自身经验和主观感觉进行控制。
(二)产品质量是目前消费者投诉最多的问题，而企业采购中的商品质量问题造成的损失更为巨大。
如果在一个门类齐全的大型企业，所需的物资更是千差万别，采购质量更是较难控制的。
(三)在市场经济条件下，所采购的商品价格由市场的供求双方共同决定，同一种商品在不同的时间、地点的价格可能不一致，这就加大了管理层很难对采购价格进行内部控制的难度。
管理层很难判定采购人员是否是以最低的价格采购到了相同质量的物资，即使出现了从企业物资部门领购的物资比市场价高的情况，也很难判定采购部门是否有不当的行为。
(四)一项采购业务成功与否，与该项采购业务的必要性、采购商品的质量、价格、以及是否争取到有利的付款条件等因素密切相关。
企业为了加强对采购环节的管理，应该对采购环节进行审计与考核。
但是，由于采购程序分散在企业相对独立的各个部门之中，管理层不能对采购活动进行切实可行的绩效评价，因此就很难避免失职行为的发生。
二、解决途径：严格执行内部控制制度采购内部控制就是为规范采购行为，防范采购过程中可能出现的差错和舞弊，保证单位的物资采购在满足生产的前提下最大限度的降低采购成本而采取的一系列控制措施。
采购业务内部控制调查问卷
购买业务内部控制调查问卷
控制要点 调查内容 采购请批/ 审批 请购部门对需求部门提出的采购需求是否进行归类汇总，统筹安排企业 的采购计划 备 注
具有请购权的部门对于预算内采购项目，是否严格按照预算执行进度办 理请购手续
具有请购权的部门对于预算内采购项目是否根据市场变化提出合理采购 申请 对于超预算和预算外采购项目，是否应先履行预算调整程序，由具备相 应审批权限的部门或人员审批后，再办理请购手续
是否建立科学的供应商评估和准入制度
是否确定合格供应商清单
是否委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资质调查
供应商
采购部门是否按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实 防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议 是否建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度
供应商
购买业务内部控制调查问卷
控制要点 调查内容 是否对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及 其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价 是否根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应 商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中做出相应记录 是否根据市场情况和采购计划合理选择采购方式 备 注
采购计划是否纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性 指令严格执行 是否建立采购申请制度
是否依据买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请 求权，明确相关部门或人员购部门
请购部门对需求部门提出的采购需求是否进行审核
采购请批/ 审批
购买业务内部控制调查问卷
控制要点 调查内容 生产、经营、项目建设等部门，是否根据实际需求准确、及时编制需求 计划 需求部门提出需求计划时，是否指定或变相指定供应商 采购需求 对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，是 否经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批 在制定年度生产经营计划过程中，是否根据发展目标实际需要，结合库 存和在途情况，科学安排采购计划 采购计划 备 注
内控调研表-18个模块 全
（一）治理结构形同虚设，缺乏科学决策、良性运行机制和执行力，可能导致企业经营失败，难以实现发展战略。 （二）内部机构设计不科学，权责分配不合理，可能导致机构重叠、职能交叉或缺失、推诿扯皮，运行效率低下。 （一）缺乏明确的发展战略或发展战略不到位，可能导致企业盲目发展，难以形成竞争优势，丧失发展机遇和动力。 （二）发展战略过于激进，脱离企业实际能力或偏离主业，可能导致企业过度扩张，甚至经营失败。 （三）发展战略因主观原因频繁变动，可能损害企业发展的连续性或导致资源浪费，甚至危及企业的生存和持续发展。 （一）人力资源缺乏或过剩、结构不合理、开发机制不健全，可能导致企业发展战略难以实现。 （二）人力资源激励约束制度不合理、关键岗位人员管理不完善，可能导致人才流失、经营效率低下或关键技术、商业秘 密和国家机密泄露。 （三）人力资源退出机制不当，可能导致法律诉讼或企业声誉受损。 （一）安全生产措施不到位，责任不制落实，可能导致企业发生安全事故。 （二）产品质量低劣，侵害消费者利益，可能导致企业巨额赔偿、形象受损，甚至破产。 （三）环境保护投入不足，资源耗费大，造成环境污染或资源枯竭，可能导致企业巨额赔偿、缺乏发展后劲，甚至停业。 （四）促进就业及员工权益保护不够，可能导致员工积极性受挫，影响企业发展及社会稳定。 （一）缺乏积极向上的企业文化，可能导致员工丧失对企业的信心和认同感，企业缺乏凝聚力和竞争力。 （二）缺乏开拓创新，团队协助和风险意识，可能导致企业发展目标难以实现，影响可持续发展。 （三）缺乏诚实守信的经营理念，可能导致舞弊事件的发生，造成企业的损失，影响企业信誉。 （四)忽视企业间的文化差异和理念冲突，可能导致并购重组失败。
内部控制审计调查问卷—采购
是否确定请购的归口管理部门？
是否授予归口管理部门相应请购权？
是否明确相关请购部门或人员的职责权限及相应的请购程序？
是否设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划？
对于预算内采购项目，是否严格按照预算执行进度办理请购手续？
采购申请是否与市场情况相适应？
合同履行情况是否定期报送至相关管理层？
是否对有可能影响生产或工程进度的异常情况，出具书面报告并及时提出解决方案，并采取必要措施，保证需求物资的及时供应？
是否对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度？
对需要监造的物资，是否择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术等部门通报？
提供的独家、专有资料，是否经专业技术部门研讨，并经具备相应审批权限的部门或人员审批？
在制定年度生产经营计划过程中，是否根据发展目标实际需要科学安排采购计划？
在制定生产经营计划过程中，是否及时了解库存和在途情况？
采购计划是否纳入采购预算管理？
采购计划是否经相关负责人审批，并作为企业刚性指令严格执行？
请购
内部控制审计调查问卷一采购
调查部门
主要业务活动
调查事项
答复
相关政策、程序及控制活动
制度或文档名称
备注
是
否
编制等部门，是否根据实际需求编制需求计划？
是否存在需求部门提出需求计划时指定或变相指定供应商的情况？
是否制定专门制度对采取独家代理、专有等情况进行规范约束？
对独家代理、专有、专利等特殊产品是否提供相应的独家、专有资料？
是否根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜？
物质采购情况汇报表
物质采购情况汇报表尊敬的领导：根据公司物资管理制度的要求，我对最近一段时间的物质采购情况进行了汇报，具体情况如下：1. 采购时间：2022年1月至2022年6月在这段时间内，我负责公司的物资采购工作，根据公司部门的实际需求，严格按照采购流程和相关政策规定，进行了一系列的物资采购工作。
2. 采购物资情况：（1）办公用品：根据各部门的需求，我们定期进行办公用品的采购，包括文具、打印纸、墨盒等。
在这段时间内，我们保证了办公用品的充足供应，确保了各部门的正常运转。
（2）办公设备：针对部分设备老化或需要更新的情况，我们进行了办公设备的更新和维护工作，包括打印机、复印机、电脑等设备的采购和维护。
（3）原材料采购：针对生产部门的需求，我们及时进行了原材料的采购工作，保证了生产线的正常运转和生产计划的顺利执行。
3. 采购成本控制：在进行物资采购的过程中，我们始终把控好采购成本，通过与供应商的合作和谈判，尽量降低采购成本，确保了物资采购的经济效益。
4. 采购质量把控：在物资采购过程中，我们始终把质量放在首位，严格把控采购物资的质量，确保采购到的物资符合公司的标准和要求，杜绝了因质量问题带来的不良影响。
5. 采购流程规范：在物资采购的过程中，我们严格按照公司的采购流程和相关政策规定进行操作，确保了采购工作的规范和透明。
总结：通过这段时间的物资采购工作，我们保证了公司各部门的正常运转，确保了生产和办公的顺利进行。
同时，我们也在采购成本和质量把控方面做了大量的工作，为公司的经济效益和品牌形象保驾护航。
希望领导能够对我们这段时间的工作给予肯定，并提出宝贵的意见和建议，帮助我们进一步完善物资采购工作，为公司的发展贡献力量。
谢谢！。
采购项目调查表
部门/子公司：
日期：
年日
序号
1 2 3 4
采购项名称 物资类
型号/规格 计量单位 单价 原单价 年计划采购量 现有库存量
现有供应商信息（名称/联系电话）
服务类 1 2 3 4
工程类
项目总预算
1
主要材料
现有供应商信息（名称/联系电话）
2
3
备注： 工程类是指：非依法必须招投标的工程（公司自愿进行招标、非招标，以及招标失败后依法不再招标的各种工程项目，例如：金额未达到
依法招标要求的勘察、设计、施工工程，装修、拆除、修缮工程等）。 物资类是指：非依法必须招投标的物资采购（例如：金额未达到依法招标要求的办公用品、劳动保护用品、原材料、燃料、辅料、零部件
、设备、配件等。 服务类是指： 1、满足企业生产的技术类服务：技术咨询、检测认证、管理咨询、电子平台系统等； 2、工程建设项目有关的非必须招标的技术服务：可研报告、安全评价、环境评价、审计等服务； 3、企业劳务外包服务：培训、会议、印刷、维修等需外包的服务。
内部审计实务指南第2号
内部审计实务指南第2号第一章总则第一条为了规范物资采购审计的内容、程序与方法，根据《内部审计基本准则》及内部审计具体准则制定本指南。
第二条本指南所称物资采购审计是指组织内部审计机构及人员依据有关法律、法规、政策及相关标准，按照一定的程序和方法，对物资采购各部门和环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。
本指南所称“物资”是指组织在产品生产、基本建设和专项工程中所使用的主要原材料、辅助材料、燃料、动力、工具、配件和设备等。
第三条本指南适用于各类组织的内部审计机构、内部审计人员及其从事的内部审计活动。
第四条物资采购审计的目的是改善物资采购质量，降低采购费用，维护组织的合法权益，促进组织价值的增加及目标的实现。
第五条物资采购审计是对物资采购全过程实施的监督和评价，是财务审计与管理审计的融合。
物资采购审计的主要内容包括审计物资采购内部控制、采购计划、采购合同、采购招标、供货商选择、采购数量、采购价格、采购质量、物资保管、结算付款以及物资采购期后事项等。
第六条根据组织的管理模式和要求、物资采购业务量的大小、内部审计机构资源等的不同，物资采购审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。
（一）项目管理式审计是有重点、有目的地将某物资采购部门、环节或物资品种纳入年度审计计划，形成为特定审计项目，并实施相应审计程序的审计模式。
大、中型规模的组织适合采用该模式。
（二）过程参与式审计是由专职内部审计人员参与监督物资采购的全过程或者部分重要过程，实现物资采购审计的日常化。
小规模组织可以采用该模式。
第七条内部审计人员有责任警示被审计单位关注物资采购的现有和潜在风险。
第八条内部审计人员应具有物资采购管理的相关专业知识，熟悉相关法律、法规、政策和组织内部有关规定，掌握物资采购内部控制原理，了解组织物资采购现状和外部环境的变化。
开展专业技术性较强的物资采购审计，内部审计机构可聘请外部专家参与。
第二章物资采购前期审计第九条物资采购前期审计是从制定年度审计计划开始到具体实施物资采购审计程序之前对各项审计工作作出的安排。
高校物资采购管理内部控制探析
货商的履约能力判断不足等原 因，导致有的合 同中存在因供应商 缺少资源实力 ， 加价将合 同转给其他供应商 的情况 、 的合 同中还 有
存在供应单位 内部人员从本单位承揽业务 ，以供应商名义签订合 同的情 况 ， 这些合 同的履行都会损害到学校 的利益。 （ 高校物 资采购经 费方面存在 问题 六） 高校 办学规模的不断 扩大 ， 国家对教育 资金投入也越来 越多 ， 一般 规模 的高等院校物资 采购量每年少则几千万元 ， 多则 上亿 元。 近几 年 ， 关高校物资采 有 购的腐 败新 闻不时见诸报端 。 高校应如何规范使用物资采 购经 费， 防范采购腐败现象 ， 也是急需解决的问题 。 （ ） 七 高校物 资采购管理信 息沟通不及时
购、的编制大 多是
按学校本年度 的招生规模和科研项 目来确定的 ，在执行过程中因 教学 、 科研立项等因素的变化而进行调整 。 高校对于政府拨款以外 的各类经费（ 向科研 经费 、 向科研经 费 、 横 纵 重点实验室 和重 点学 科建设 专项经费 、国内外捐赠款 等）是很难在 年初预测相关的结 果 ，经费只有在相关立项公布后才能确认 ，立项经费金额通常很 高， 这对年度采购计划 的编制造成 了很大 的困难 。 （ 高校物资采购价格信息掌握 不全 面 四） 高校在物资采购管 理过程 中， 对于重复购置的物资 ， 如价格 未发生变化的 ， 以供 应商 上次提供的成交价格为依据执行 ； 如价格发生变化的 ， 则按掌握的
一
、
高 校 物 资 采 购 管理 内部 控 制存 在 的主 要 问题
（ ） 一 高校物资采购管理制度不够 完善
２ １年 １ ０ １ 月颁布 了《 中
华人民共和 国政府采购法实施条例（ 征求意见稿 ） ， 》 该条例增强 了 政府采购 的可操作性 、 推进 了政府采购信息的公开 、 了政府采 界定 购各方 当事人的权责。 目前高校基本上都是依据《 中华人民共 和国
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被审计单位名称 审计项目名称 会计期间或截止日 类别 编制 人 复核 人 是 问题 （一）物资采购控制环境问题调查 项目管理层及采购业务相关员是否熟知集团的物资采购政策？ 项目是否有明确的物资采购工作流程、手册和详细的岗位职责说明 书？并准确张贴于办公场所 ？ 物资采购涉及到的所有员工是否清楚自己所要履行的岗位职责和必须 遵循的政策与程序？ 是否制定了书面的道德政策并使员工了解及意识到其重要性？ 从事采购业务的员工素质是否能够胜任采购业务？ （二）物资采购控制活动问题调查 是否对物资采购不相容职务执行了分离？ 所有物资采购是否以项目二次预算为依据？ 所有物资采购是否按工程项目进度需要进行采购？ 物资采购是否经过适当的授权批准？ 是否以合法且最具成本效益的方式取得物资？ 是否对物资采购实施合同控制？并使用规范的合同范本签署？ 是否对承担采购职责的员工进行定期轮岗？ 大宗物资采购是否实行招标控制？ 是否在合格供方名录中选择供应商？ 采购物资的价格是否高于二次预算价格？ 洽商变更（清单外）的采购物资的价格是否经过审批并经招标或比价 程序？ 采购物资是否取得供应商提供的物资检测检验报告？ 采购物资是否自行送检取得物资检测检验报告？ 有无健全的物资价格信息控制措施，包括物价信息收集、分类、加工 、比较的程序控制，信息的质量要求，信息资料的归档保管等？ 对验收不合格的采购物资是否及时查明原因落实责任？ 是否对物资进行定期盘点？ 一 强 弱 般 否 页号 日期 日期 不适 用 备注
物资采购内部控制调查表（主业） 物资
被审计单位名称 审计项目名称 会计期间或截止日 类别 编制 人 复核 人 是 问题 是否在有关物资采购票证审核一致、无误的基础上确认应付账款负 债？ 是否定期发送供应商对账单？ 是否建立了现场点验制度，现场是否安装了摄像装置并有效使用？ 是否建立了负责采购、点验、库存保管人员离职的交接检查制度并有 效执行？ 是否建立了现场物资保管及领用制度？是否准确及时的记录物资实物 台账？ （三）物资采购信息与沟通问题调查 单位是否鼓励涉及物资采购的所有各方交流信息？如项目间，单位内 部信息渠道是否通畅？ 是否与外部单位建立必要的信息沟通？如业主、同业、监管部门？ 当期是否存在采购差异，如数理单价与预算差异，是否对差异进行了 及时调查和处理，是否对差异进行了分析调查并将结果向单位提交？ 单位是否建立了关于质量、价格的信息数量系统并予以利用，定期维 护更新？ 收集的外部信息是否全面，包括物价变动信息、市场需求信息、经济 政策信息、技术信息、供应渠道变化信息、业务流程再造信息等？ 员工的反馈、举报以及供应商的投诉渠道是否畅通？ （四）物质采购监督问题调查 是否建立适当的程序对物资采购活动进行持续的日常监督？如内审或 上级采购主管部门的监督检查？ 监督活动中发现的控制薄弱环节是否向向上级主管部门汇报？报告内 容是否被重视并利用？ 一 强 弱 般 否 页号 日期 日期 不适 用 备注
审计结论：