电子公文交换系统模式与结构研究

电子公文交换系统的模式与结构研究
摘要：随着互联网信息技术的不断发展，电子政务在政府工作实践中得到了广泛运用，电子政务以其无纸化、电子化、自动化特征得到了广泛关注和欢迎。

本文针对电子政务工作实施的重要工具--电子公文交换系统展开研究，重点探讨分析其实现模式和组织结构，旨在借此为相关研究和实践工作提供些许借鉴和参考
关键词：电子公文；交换；模式；结构
中图分类号：tp3
作为政府事业单位开展行政管理和公务处理的一项重要工具，公文在政府工作上传下达中发挥了积极的作用，但传统公文交换方式因其人为因素大、流转慢、效率低等给政府办事效率带来了非常不利的影响。

随着以互联网为核心的信息技术在政府工作中的深入运用，电子政务以其无纸化、电子化、自动化的特征得到了广泛关注和欢迎，在有效提升政府工作办事效率并同时响应国家节能减排的呼吁。

积极使用公文交换系统能有效提升公文在各部门之间的流转效率，节约业务成本，促进信息资源在政府工作网站上的共享，促进当地政府电子政务工作的不断推进。

1电子公文交换系统概述
电子公文交换系统是用来实现政府事业单位各级机关之间公文电子化管理和传输的信息系统[1]，主要涵盖如下两方面内容：其一，在政府机关各级部门内部网络环境及办公自动化基础上，构建本区域的政府信息数据中心及传输平台；其二，规范学习并落实国
家关于政府电子公文的标准规范，并依托电子印章、ca认证等安全技术实现区域内跨平台的电子公文交换。

虽然电子公文交换系统在我国的发展起步较晚，但随着经济的快速发展和信息技术研究的不断深入，电子公文交换系统的研究与开发也取得了长足进步。

目前，电子公文交换系统通过设立专网来处理业务信息系统、oa系统、档案系统等异构系统之间的数据处理和传输，在结构上采用了星形网络拓扑结构，通过中央结点控制电子公文数据的交换。

2电子公文交换系统模式
对于电子公文交换系统而言，系统所采用模式是一项重要的研究内容，科学合理的系统设计模式能有效提升系统工作效率和扩展性，从电子公文交换系统的发展历程看，其主要经历了如下两种模式：
2.1点对点电子公文交换模式。

在电子公文交换系统发展初期，电子公文交换工作主要采用邮件或者电子文件下载的方式，前者通过选择添加发送对象的邮箱地址来确定电子公文流向，再由电子公文接收单位登录邮箱获取相关信息内容，这种方式极易传播病毒以及造成文件的毁损。

而电子文件的上传和下载，则可以通过网络协议加密方式保证文件的完整性。

就宁波市而言，自2002年起各部门就陆续建立了自己的公文下载和上传中心，方便与其他部门之间的点对点电子公文交换，其中点对点电子公文交换模式如图1所示：图1点对点电子公文交换模式
点对点电子公文交换模式实现起来相对容易，且部分代码在各个
部门之间还可以实现重用，但是由于各个部门之间各自为战，极易导致效率低下。

由于每个单位网站中只有本单位的公文，以至于在实践工作中操作人员每天要登录相关单位网站接收公文，也存在公文资源难以得到合理利用的缺点。

2.2星型电子公文交换模式。

针对上述点对点电子公文交换模式的不足，电子公文交换系统应运而生，近年来得到了长足发展。

该系统通过建立电子公文交换中心，将所有交换公文都存储于电子公文交换中心的数据库，结合收文单位和来文单位的代码决定公文去向，各个单位的系统操作人员只需登录一次电子公文交换中心，就可以实现对本单位所有公文的接收和发送工作，其采用的星型电子公文交换模式如图2所示[1]：
图2星型电子公文交换模式
相较于点对点公文交换模式而言，星型模式具有明显优势，而且从技术实现的角度看也具有结构简单、实现容易、管理方便的特点，采用先进的b/s架构能够很好进行系统实现。

但是，该模式也存在一定的缺点，如果市、区（县）、镇使用同一个公文交换中心，也会带来系统负荷太重的问题，不仅对设备性能的要求比较高，也会导致后续扩容扩展难的问题，大负荷的信息处理与交互也会对网络带宽提出更高要求，任何网络的中断延时都会给政府工作的开展带来不便。

3电子公文交换系统的功能结构
为进一步了解电子公文交换系统的组织结构，结合宁波市公文交
换系统为研究对象进行分析，该系统在组织结构上按功能分为系统、部门、公文三大管理模块，具体如下：
3.1系统管理模块。

电子公文的交换点为各级政府部门，由系统管理员对使用该电子公文交换单位进行信息的统一维护和管理，主要工作内容为：部门和部门管理员信息维护，主要包括对其信息的查询、增加、删除和修改维护，实现部门和对部门应管理员信息的同步一致，同时设置好部门管理人的操作权限；个人信息维护，主要是针对系统管理员自身而言，能够为自身信息的修改和维护提供便利；打印机维护，系统管理员对可用与禁止的打印机进行维护，通过属性设置可以让非法打印机无法打印出红章；日志浏览与信息统计，系统管理员可以查询和删除相关日志记录，也可以根据各个部门的公文交换记录查询统计相关信息并进行下载。

3.2部门管理模块。

系统管理员主要针对部门及部门管理员进行维护和管理，而部门管理员则主要负责本单位内部的用户管理，对单位内部的组别、发文表、催办电话和个人信息进行维护，以及日志查询和信息统计等，如对部门内部用户的增删改操作及其具体操作权限的设置，对部门组别、发文的增删改维护，对催办电话的修改，查询删除内部电子公文处理日志记录以及部门相关公文交换活动的统计信息等等。

3.3公文管理模块。

公文管理模块，顾名思义主要负责对相关公文进行操作处理，是整个电子公文交换系统的核心模块[3]。

部门用户可以通过此模块进行公文收发及监控，考虑不同类型用户的操
作权限不同，系统界面在呈现时也会针对性的进行调整，每个用户只能在自己权限范围内进行操作。

从其管理内容来及其实现功能来看，该模块主要用来负责对政府电子公文的收、发和监控，又可以细化为具体的三个子模块，其中，公文处理中常见的发文和文档速递主要是发文子模块实现的，发文又区分为普通发文和联合发文，普通发文由部门单独签发盖章即可，联合发文则需要同时加盖主办单位和协办单位的公章，文档速递主要用来传递各种资料性和信息类的文档，无需加盖印章。

在发送方完成公文发送操作后，收文单位的收文模块中便会增加一条记录，在收文方执行处理完相关公文事务后向发文方发送回执，而监控子模块主要为有监控权用户实施实时监控提供便利。

4结语
作为政务机关实时电子政务的重要工具，电子公文交换系统为促进政府办公自动化，提升其工作效率起到了积极的推动作用，本文在介绍电子公文交换系统相关概念的基础上，从其发展模式和组成结构两方面对其系统实现过程进行了积极探索，旨在与大家相互交流，有效促进政府电子政务工作的更好开展。

参考文献：
[1]方鑫.基于安全的电子公文交换系统研究[j].计算机光盘软件与应用,2013,1:170-171.
[2]杨健,杨斌.电子公文交换系统的设计实现[j].郑州牧业工程高等专科学校学报,2009,8:32-34.
[3]孙荣燕,林军,赵燕杰,杨金铭.云南省电子公文交换系统的设计及实现[j].云南大学学报(自然科学版),2010,9:269-272.
作者简介：方鑫（1987-）,男，浙江宁波人，浙江宁波市市级机关公文交换中心计算机管理职务，研究方向：电子公文交换。