阳光采购让采招过程更透明高效

阳光采购让采招过程更透明高效

H企为华南区域标杆房企，2012年首次跻身中国房企百亿军团，今年更是将销售目标定为200亿，争取在2015年达到500亿。然而，H企从粗犷式向精细化管理转型的过程中，其采购业务中发生的几件事令董事长十分苦恼。例如，某项目消防招标过程中，有供应商举报H企某职员在前期供应商入围考察时暗示供应商可操作招标过程，承诺中标后可修改合同条款，提供变更等条件，并以发放中标通知书为由索要钱财达2万元，后经查实该职员被公安机关依法拘留并被开除处理；又如，H企下属区域公司工管中心某采购主管经查实收受回扣金额达90万元，涉及供应商达11家，造成了非常恶劣的影响。这些采招管理中出现的问题，往往是因为采招过程中过多暗箱与不透明造成的。

与H企类似，对于许多房企来说，阳光采购仍处于从成长向成熟的过程，很多企业尚未理清楚究竟该怎么操作、如何管理，随着对供应商资源库的重视和逐步建立，近年来关于如何更公平、公开、公正地开展招标采购，一些非常重视采招管理的房企开始逐渐摸索并形成一些成熟的模式和方法。

一、公开透明是采招管理规范化的发展趋势

采招管理的发展，从业务模式上讲，

经历了被动响应型（内部提需求即开展采

购）、提前做规划（采购部门有意识地跟

设计、成本等部门协同、提前计划）、标

准化采购（经沉淀后梳理出标准化体系，

包括产品标准化、部品部件标准化、标书

及合同文本标准化等）等阶段；从信息化

手段上来讲，经历了从无信息化的纯手工

管理，到供应商库建立和采购过程记录留

痕，再到采购计划与执行对比以及外网信

息发布、推送，最后到采招过程的网络交

互，即线上完成核心业务，全程透明公开。

采招业务的发展过程，正体现了对公开透

明化的不懈追求，而这其间，除了企业管

理者的重视和关注，更重要的还在于通过

机制、流程、方法进行规范化管控。一般

而言，采购过程管理流程如图1所示。

鉴于采招过程中出现的问题和教训，H企愈加重视采购管理的规范化、透明化，而为了让采购更加阳光透明、廉洁高效，董事长不遗余力，一方面引进多位标杆房企采招人才，另一方面更是开辟董事长投诉通道，内部员工及外部供应商可直接向董事长投诉采购业务及廉洁问题；同时，H企还将原工程管理中心更名为工程及采购管理中心，中心下设采购管理部，各区域公司下新增采购部门，逐步梳理阳光采购的组织架构、管理原则及思路。

二、阳光采购的平台实施与交互型外网采购

以H企为例，该企现已实施了阳光采购平台与体系，以及采购招标的外网在线交互，并取得了初步成效。依托外网平台，在供应商资源的招募上形成一定优势，有利于吸引更多的潜力合作伙伴，同时通过在线采购的公开透明、在线投诉威慑，可以有效规避采购过程风险。

1.打造阳光采购的实施平台

H企打造“公平公正、阳光诚信”的采购平台，分为四步走：一是建体系。规范组织权责和制度保障，体现在供应商管理办法、采购业务实现管理办法、战略合作及集中采购管理办法、报表及总结管理办法等一系列管理办法的制定；二是搭平台。无计划不采购，编制年度采购计划并公示，通过招标预告、入围内网公示、中标公示实现采购过程阳光透明，开辟在线投诉等监督渠道，并开通审计监督和董事长专线；三是聚伙伴。通过外网招募和认证选择供应商，通过同等条件优先入围、优先中标以及履约评估来培育优质供应商，通过定级排名和黑名单机制来保留合格供应商；四是提效能。通过统一信息平台实现内、外网信息交互提升采购效率，通过资源充分竞争、标准产品目录和价格库、提升集采及战采合作比例来降低采购成本，保障采购质量。

H企阳光采购有以下几大关键点。首先是明确权责。采购业务遵循成本、采购、工程三权分立原则，确保找单位、定价、用单位权限区分，工程部负责技术标准的制定，成本部负责制定参考价及组织评定经济标，采购部负责全过程操作，采购决策小组进行最终决策。其次是梳理流程。遵循“无计划不采购”原则，要求实现采购进度可控、可知、可预测，根据年度规划形成集中采购，降低成本，同时通过系统严控，固化流程，规范操作。再次，用好外网平台。对外发布采购信息，设定入围条件系统筛选供应商（如图2），在线编辑及审批标书文件和标底，通过电子招标，实现采购过程无纸化。

2.采购过程内外网信息交互

打造阳光透明的信息化采购，还在于建立内外网信息统一平台。H企多数应用公开招标、邀请招标方式进行采购，采购过程信息及时对外发布，秉持专业、公平、透明、公正、高管面对面原则：评审小组成员有任职要求，确保专业；评审小组由属下公司及总部各专业中心多部门组织，确保公平；如不合格则需要明确不合格原因并反馈供应商，若供应商对评价结果有异议可投诉，确保透明；如评审合格则需要在内部公示，无异议后入库，确保公正；入库前必须进行高管面对面，确保双方沟通顺畅。

供应商在外网平台参与投标，首先应通过外网查看各项目招标预告，报名符合条件的招标，并等待入围；其次，入围后下载标书，对标书有疑问可在线发起答疑，答疑无异议后上传标书，完成在线回标；再次，房企以技术标合格、经济标最低价中标原则，根据回标确定中标单位，并对外公布。（图3）

在这其中，一方面，招标须知由采购部门编制并审核，技术要求由工程部编制并审核，成本清单及合同文件由成本部编制并审核，图纸由设计部编制并审核，各分卷编制后统一发起标书文件审批，经由各部门审批通过后形成最终文件；另一方面，编制标底控制成本，标底在线审核保证开标前标底加密，保证其有效性及参考价值，为后续评标提供重要依据，同时分析标底与实际报价偏差率，及标底制定的准确性，反向修正后续项目标底编制，使标底更具参考价值。

通过阳光采购的平台实施与交互型外网采购，一来，可根据入围条件快速筛选符合条件的供应商，将风险问题前置；二来，在线发标、回标、答疑澄清，内外网信息统一，采购过程规范高效，信息公开透明，有效防止了篡改标书文件等腐败行为；三来，数据快速提炼，在线生成定标报告，既简化了工作，又保证了数据准确性，原本需要一周时间完成的工作，现在一分钟完成，大大提高了采购效率；四来，有利于实现信息化技术打造的阳光透明采购平台。