档案立卷工作规范
立卷整理归档制度(5篇)
立卷整理归档制度一、文书立卷整理是____工作的一项基本制度。
本所文书立卷工作由内勤人员进行负责。
二、本所档案应编制整理类目，认真执行档案管理办法规定。
三、档案质量应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件的有机联系，区别不同价值，一事(问题)一件，便于保管和利用。
1、归档文件、材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制；2、归档文件以件为单位，一般以每份文件为一件，文件正本定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件；3、盒内文件材料应按先批复后请示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列；4、盒卷内文件应除去金属物，已破损的应予以修整，托裱整齐，逐件用缝纫机装订并依次编页号或件号；5、填写盒内目录和备考表应符合有关规定，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰；6、声像档案应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点中心内容和责任者。
7、实物档案应用文字标出授奖单位、获奖名称、日期、单位和载体种类；8、会计档案由财务部门收集齐全，按照会计凭证、会计帐簿、会计报表分类整理立卷，装订成册，并在每册封皮上注明保管期限，在财务部门管理一年后移交档案室，并编写会计档案案卷目录和移交清单一式两份；9、基建档案由基建部门，按分类组合案卷编制目录和移交清单一式两份，工程完工验收后移交档案室；四、文书书写要求1、书写材料应用碳素墨水、蓝黑墨水，除特殊行业规定外不能使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等。
2、文字书写一律从左至右横写。
立卷整理归档制度（2）是指企业或组织为了管理和保存文件资料而制定的规章制度。
该制度旨在规范文件资料的整理、归档和保存，并确保文件资料的安全性和可查性。
立卷整理归档制度的主要内容包括：1. 文件分类和编号：按照一定的分类标准对文件进行分类，并为每个文件编号，以便于整理和查找。
2. 文件整理和归档：根据文件分类和编号的要求，对文件进行整理和归档。
文书档案立卷归档制度模版
文书档案立卷归档制度模版一、概述本文书档案立卷归档制度模板旨在规范文书类档案的管理流程，确保档案的准确、完整、安全、便捷地归档和检索。
二、适用范围本制度适用于各类单位和组织的文书档案的管理工作。
三、定义1. 文书档案：指各类单位和组织生成并具有业务背景和事实真实性的文件、资料等记录形式。
2. 立卷：指按照一定规范整理文书档案并编制卷内目录的过程。
3. 归档：指按照规定的档案管理流程，将立卷编制完成的文书档案存放到指定位置的行为。
4. 档案管理员：指被授权管理、保管文书档案的负责人员。
四、立卷程序1. 收集将各类单位和组织生成的文书档案按照时间顺序进行收集，确保完整性和时效性。
2. 分类根据文书档案的性质、内容和形式，进行分类，建立相应的分类目录。
3. 鉴定对收集到的文书档案进行鉴定，确保其真实性和合法性。
4. 编目将鉴定合格的文书档案进行编目，包括卷内文件的题名、日期、份数等基本信息。
5. 整理归档按照编目完成的文书档案，依次整理归档，注意保持卷内文件的整洁和有序。
6. 编制卷内目录在每个卷内的首页编制卷内目录，包含文件的题名、页数和位置等信息。
五、归档规定1. 储存位置文书档案应储存在防潮、防火、防尘、通风良好、安全可靠的档案室内，禁止将档案存放在易燃、易爆、易腐蚀等有害环境下。
2. 分区存放文书档案按单位和组织的业务进行分区存放，每个区设立相应的标识标牌。
3. 档案柜档案室内设立专用的档案柜，每个柜子配有锁，负责人对柜子的钥匙进行严格管理。
4. 编号管理对每个档案柜、卷内和文件进行编号管理，确保档案的唯一性和可追溯性。
5. 出借和借阅凡需出借或借阅档案的，必须填写借阅申请，经主管领导批准后方可执行，并按规定的期限进行归还。
6. 档案销毁根据档案保管期限的规定，到期的档案应按相关规定进行销毁，严禁随意销毁档案。
六、档案管理责任1. 负责人各单位和组织应指定专人负责文书档案的管理工作，并制定具体的管理责任制度。
学校档案立卷归档制度模版
学校档案立卷归档制度模版一、制度目的及意义1. 为保护学校档案的完整性、安全性和可追溯性，确保学校档案材料的有序管理，制定本制度。
2. 本制度的实施，可以促进学校档案管理的规范化和科学化，提高学校档案管理的效率和质量。
3. 通过建立学校档案立卷归档制度，可以确保学校档案工作的规范性，便于对学校活动的回顾、研究和评估。
二、适用范围本制度适用于学校内所有部门、单位的档案编制、整理、立卷和归档等工作。
三、工作责任1. 校长负责学校档案工作的总体指导和监督，确定档案工作的基本方针、政策和制度，保障档案工作的顺利进行。
2. 档案管理部门负责学校档案工作的具体组织和协调，制定档案工作的实施细则和操作规程，指导各部门、单位开展档案工作。
3. 各部门、单位负责本部门、单位的档案管理工作，确保档案的及时更新、完整归档。
四、档案编制与立卷要求1. 档案编制要求：（1）将学校档案实物、电子档案、图像资料等按时间顺序进行分类、编制；（2）确保档案的准确性和完整性，不得有遗漏、错位等问题；（3）统一采用规范的档案编号和目录；（4）明确档案的保管责任人，确保档案的安全性和可追溯性。
2. 立卷要求：（1）按照学校档案分类系统，将相关档案资料整理为一个卷，包括主题、时限、范围和内容等；（2）确保卷内文件的文件标识和文件鉴定等工作，确保文件的真实性和可信度；（3）编制卷内目录，确保档案检索的方便和高效。
五、档案归档与检索要求1. 档案归档要求：（1）按照学校档案管理规定，对立卷完成的档案及时归档，确保档案的有序存放和保存；（2）采用密封存储的方式，确保档案的安全性和保密性；（3）建立档案移交和接收的流程，确保档案归档的记录和档案流转的可追溯性。
2. 档案检索要求：（1）建立学校档案检索系统，确保检索的便捷和准确；（2）规范档案检索的申请和办理流程，确保档案检索的合法性和可控性；（3）提供在线检索和实时查询的功能，便于用户查询和使用档案。
文书档案立卷归档制度范文(4篇)
文书档案立卷归档制度范文第一章总则第一条为了规范机构的文书档案管理工作，提高管理效率和工作质量，制定本立卷归档制度。
第二条本制度适用于本机构各部门及相关人员的文书档案管理工作。
第三条本制度所称文书档案，是指机构在日常工作中形成的各种书面文件以及提供证据及材料的各种记录。
第四条本制度的内容包括：文书档案管理的原则、管理机构和责任、档案的立卷归档流程、档案的保存和销毁、安全保密以及监督和检查等。
第二章文书档案管理的原则第五条文书档案管理应遵循以下原则：(一) 法律合规原则：遵守国家相关法律法规，确保文书档案的合法性。
(二) 规范管理原则：根据档案管理的相关规定，制定并实施相应的管理方法和制度。
(三) 整体管理原则：将文书档案纳入机构的整体管理体系，做到协调一致。
(四) 安全保密原则：保护文书档案的安全和保密，防止丢失、泄漏和损毁。
(五) 便捷服务原则：为需要查询、复印或提供证据材料的相关人员提供便捷服务。
(六) 法定期限原则：按照国家有关规定制定档案保存期限，确保档案正常保存和利用。
第三章管理机构和责任第六条机构领导是文书档案管理的直接负责人，负责制定并监督文书档案管理制度的实施。
第七条各部门负责人是本部门文书档案管理的直接责任人，负责组织和管理本部门的文书档案工作。
第八条档案管理员是文书档案管理的专职人员，负责文书档案的组织、管理和维护。
第九条所有机构人员应当依照文书档案管理制度的要求，如实、准确地填写、维护和归档文书档案。
第四章档案的立卷归档流程第十条档案的立卷归档工作应遵循以下流程：(一) 立卷：按照文件的主办单位或其他标识进行分类立卷，确保文件的整理和归类。
(二) 编制归档目录：根据立卷的文件，编制归档目录，确保归档的文件信息清晰明确。
(三) 编制档案编号：按照机构的编码规则编制档案编号，确保档案的唯一性和可查询性。
(四) 归档存储：将归档目录和文件装订成册，并按照档案编号进行存放，确保档案的完整性和安全性。
(工作规范)吉林大学财会类档案立卷工作规范
吉林大学财会类档案立卷工作规范为了提高我校财会类档案（以下简称财会档案）工作的业务建设和科学管理水平，更好地为学校和具有中国特色的社会主义建设事业服务，并为考核财会档案工作提供依据，根据教育部《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》及财政部《会计档案管理办法》，结合我校实际，特制定本规范。
1.财会档案工作的基本原则1.1 高等学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属财会档案。
1.2 高校财会档案是记录和反映学校经济业务活动的重要史料和证据,是高校全部档案的重要组成部分。
1.3 财会档案必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发和利用。
1.4 财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。
在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。
1.5 努力实现财会档案的科学化管理，大力开发档案信息资料，为高等学校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。
1.6 要把财会档案工作列入学校发展规划，在经费、库房、设备和人员分配等工作条件上给予保证。
2.财会档案归档范围的确定2.1 确定的原则2.1.1 归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.1.2归档的财会文件材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准系统。
2.1.3归档的财会文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。
2.2 归档的主要内容和重点2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、会计报表、会计凭证、会计帐簿、工资清册等。
具体范围见附件一。
2.2.2 归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。
2.3 不归档的文件材料2.3.1 上级有关财务的普发的（非专指高校）、不办的文件；2.3.2 未定稿的文件；2.3.3 重份文件；2.3.4 无查考利用价值的一般性、临时性文件；2.3.5 未生效的合同、协议、单据；2.3.6 与校外单位交换来的材料（可作资料保存）1财会文件材料的部门立卷与预立卷制度3.1 部门立卷3.1.1 依据《档案法》及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。
档案立卷规则
工程造价咨询档案立卷规则工程造价咨询档案是指咨询企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。
工程造价咨询企业完成咨询业务后必须逐项建立档案。
一、立卷的原则1、遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；2、正确分析和鉴别文件材料的保存价值；3、按委托项目分别立卷；4、卷内文件材料应真实、完整，审批和签章手续完备；5、卷内文件材料的制作和书写必须规范、清晰，益于长期保存和查阅。
二、归档材料归档材料主要由咨询成果报告、咨询依据文件、其他文件三部分组成。
1、咨询成果报告主要内容和排列：（1）咨询报告书正本原件(含附件)；（2）签发人签发的报告书底稿（附件1）；（3）技术文件及工作底稿（各类分析说明文件、计算书、工料分析表等）。
2、咨询依据文件主要内容和排列：（1）委托方提供资料清单(清单应注明委托单位名称及项目名称)（附样2）；（2）项目建议书或批件（投资估算编审）；（3）设计方案及初步设计文件（设计概算编审）；（4）工程招标文件（含工程量清单）、设计交底纪要、招标答疑（工程量清单、标底、投标报价、结算编审）；（5）工程承包合同、中标通知书、补充协议（结算编制、造价控制）；（6）送审工程概、预、决算书；（7）施工单位送审的工程结算书（结算审核）；（8）设计变更单、施工签证（结算编审）；（9）工程竣工验收凭证（结算编审）；（10）甲供材料、设备明细单（结算、决算编制）；（11）会议纪要、文函；（12）安全文明施工措施费测定表（结算审核）；（13）其他材料：各种调查材料、采集数据、取证资料等。
以上内容在委托方提供的清单里列出时，则在依据里可以不再重列。
3、其他文件主要内容和排列：（1）工程造价咨询合同或司法鉴定委托书；（2）咨询企业作业计划书（大于500万项目时必须有，附样7）；（3）工程造价咨询质量控制流程单（附样5）；（3）工程复核记录单（附样6）（4）备考表（附样9）；立卷情况说明：卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，由档案管理人员填写。
档案立卷管理制度
档案立卷管理制度一、档案立卷管理制度的概念和意义档案立卷管理制度是组织根据国家有关档案管理法规和标准，以及自身实际情况制定的管理档案立卷的规章制度。
其主要目的是确保档案管理工作的科学化、规范化和制度化，保障档案的完整性和真实性，提高档案利用效率，保护国家和集体利益。
具体来说，档案立卷管理制度的建立和执行有利于：1. 确保档案的真实性和完整性。
通过严格的立卷程序和内容要求，可以有效防止档案被篡改或破坏，保护档案信息的真实性和完整性。
2. 提高档案管理效率。
规范的立卷程序和内容要求可以使档案管理工作更有条理，降低出错率，提高工作效率，减少管理成本。
3. 保障档案利用需求。
通过清晰的档案立卷规定可以提高档案的利用价值，便于组织和个人快速、准确地查阅和利用相关档案信息。
4. 维护国家和集体利益。
遵循档案立卷管理制度可以保障国家和集体的利益，防止档案被滥用或泄露，维护国家和组织的安全和稳定。
二、档案立卷管理制度的主要内容档案立卷管理制度应包括以下主要内容：1. 档案立卷的程序规定。
规定档案立卷的程序包括哪些步骤，需要哪些人员参与，以及各个环节的具体要求和标准。
2. 档案立卷的内容要求。
规定档案立卷的内容要求，包括档案题名、时限、保管期限、责任者、组织机构、分类号、编号等。
3. 档案立卷的标准化规定。
规定档案立卷的标准化格式和规范，包括纸张大小、字体和字号、装订方式、标签标注等。
4. 档案立卷的审核和审批程序。
规定档案立卷的审核和审批程序，包括各个环节的审核人员和审批人员，以及各个环节的具体要求和标准。
5. 档案立卷的管理责任制。
规定档案立卷的管理责任制，包括立卷责任人、审批责任人、监督责任人等，明确各自的责任和义务。
6. 档案立卷的修改和废止程序。
规定档案立卷的修改和废止程序，包括哪些情况下可以修改和废止档案立卷，需要哪些人员参与，以及各个环节的具体要求和标准。
三、档案立卷管理制度的执行与监督档案立卷管理制度的执行需要各级领导重视，相关人员必须严格按照规定执行。
天津市律师事务所业务档案立卷归档管理办法
天津市律师事务所业务档案立卷归档管理办法为了贯彻国家法律法规，加强天津市律师事务所业务档案管理，确保档案真实、准确、完整，充分发挥档案在资源管理、研究分析和司法程序中的作用，经天津市律师协会及其事务所部分会员审议，现颁布本办法。
二、相关定义1、天津市律师事务所业务档案：指天津市律师事务所咨询及案件代理、维权服务、培训教育、行政审批等业务活动，以及与此类事务所相关的其他活动所产生的文书、资料、工作报告、计算机数据、影像资料、档案管理软件信息等资料档案。
2、立卷：指将符合要求的档案资料按文号、编号依次排序装入塑料保护袋，再装入纸制文件夹，依文件类别和时间顺序编写立卷表，塑封，放入木文件柜中的档案归档处理方式。
三、立卷与归档1、档案立卷（1）档案立卷前，在档案管理工作人员组织下，开展全面清理档案，发现问题档案进行处理。
（2）档案立卷：将符合要求的档案资料按文号、编号依次排序装入塑料保护袋，再装入纸制文件夹，依文件类别和时间顺序编写立卷表，塑封，放入木文件柜中。
2、档案归档（1）综合档案：将以多种形式的档案资料综合起来，加以归类整理，有序排列，封存储。
（2）卷内档案：将卷内档案归档，按规定的格式立卷，分类封存；包括法律援助档案、执业登记档案、行政审批档案、维权服务档案、培训教育档案、案件代理档案、咨询档案等类别。
四、档案管理1、档案管理工作要经常检查，经常对档案管理规定和操作程序进行检查，确保档案管理工作有序、及时、准确地完成。
2、档案保管室应有安全措施，档案保管室应安装防火、防盗等安全措施，落实档案保管责任制，定期对档案保管室进行安全检查，确保档案安全。
3、档案保管室应有记录，档案保管室应对出入档案室人员等进行记录，开展操作档案信息登记，有效管理档案。
4、档案清理封存工作要经常开展，科学合理利用现有档案，定期对档案进行清理、统计和封存，确保档案的安全性、真实性和完整性。
五、监督检查为加强对天津市律师事务所业务档案立卷归档管理工作的督导和监督，推动档案管理工作更加规范：1、档案管理部门应按照有关规定，开展档案管理检查工作，定期开展对档案室内整理情况、档案清理封存工作的检查，加强档案整理、卷内档案排架、档案登记、封存和档案资料安全等情况的检查，提高档案管理工作规范性。
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档案立卷工作规范—培训材料之二教育事业的飞速发展，作为记录和承载学校历史沿革的档案，在学校发展中发挥着越来来重要的作用。
高校档案是高校工作中一个重要的组成部分，是提高高校管理水平的一项重要工作，是维护高校历史真实面貌的重要事业。
它不仅发挥着为高校教学、科研、管理育人等各项工作直接服务的作用，而且是高校办学和增强办学实力的重要财富，并对高校的竞争能力有着持久的影响。
高校档案工作的好坏，直接反映了学校管理工作水平高低。
《27号令》第三条也对档案工作提出了相应要求“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
” 从这里也可以看出国家对档案的重视程度。
在我校档案的作用同样是不可忽视的，从我们的日常工作中，我们就感觉到档案的作用是越来越大，例如：在07年学校的本科教学评估中，在学校提供的各种佐证材料、宣传材料、汇报材料等各种材料，很多材料都是由档案馆提供的，由此可见档案工作并不是可有可无的工作，档案工作的好坏，直接影响到学校的工作。
档案立卷归档工作一、归档流程二、立卷归档工作内容立卷归档法律依据：27号令《高等学校档案管理办法》、国家教委《高等学校档案工作规范》、国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、档案工作国家标准（一）预立卷1、什么是预立卷；各归档单位根据本部门文件材料形成规律，参照《西华电大学档案归档范围和保管期限表》，预先编制案卷类目。
2、预立卷工作内容：●收集材料，做好日常管理材料收集工作直接影响档案立卷工作的质量。
因此,在日常工作中要树立敬业精神,不断增强档案意识,注意工作中重大活动的动向,摸清文件材料形成的规律,主动收集、及时追问文件的下落,以防遗漏,要做到、脑勤、嘴勤、手勤、脚勤,做到文件材料勤收集、勤整理、勤维护,不拖拉,不积存。
收集就是将办毕的文件材料随时或定期收上来,要求及时、齐全,次要文件连同有关资料一并收回。
收集的对象主要是承办部门的有关人员,也包括学校的领导人。
平时归卷是根据立卷的要求对随时产生的、处理完毕的文件材料归入拟制好的立卷类目中，兼职档案员应在当年初或上一年末，根据类目准备若干卷夹，并适当准备一些随时增补用的卷夹。
卷夹封面和卷夹的卷脊上抄写类目名称。
然后将卷夹按号顺序排号，以备随时归卷和查找文件。
通常的做法是为立卷类目的每一条目准备一个卷夹,随时将办毕的文件归入。
●鉴别对收集来的文件进行分析判断。
主要是看三项内容:检查文件材料是否办毕,“文件处理单”、签报、发文稿纸上的“办文结果”栏是否签署,是否有领导批复；没有办毕的应立即退回,没有签署、办复的应进行补办。
要检查每份文件材料是否完整，有无缺页，是否正件、附件齐全,是否有错漏号码等，文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明，遇有不清之处应及时询问承办人。
鉴别文件材料的性质、特征、保存价值,以正确判定应归入哪个归卷类目。
●归卷工作将检查完毕的文件按案卷类目对号入座，归入卷夹。
经过借阅归还的文件，亦应随时销帐归卷。
对于不须立卷归档的文件材料，可以另备卷夹单独存放。
在平时归卷中要注意根据文件的变化情况,随时修改与调整案卷类目,增补有关条款。
●预立卷类目的修改与调整事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入，这是很自然的。
兼职档案员可以在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时进行修改或增补。
每年年终或次年年初，应总结经验并结合下一个年度的工作计划，对类目进行一次全面的调整与修改，以备下一年度使用。
（二）立卷归档分工1、归档范围27号令：第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。
文件材料的归档范围是：1.党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
2.行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
3.学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
4.教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。
5.科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。
6.基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。
7.仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
8.产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
9.出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
10.外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
11.财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。
高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。
归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
2、立卷归档分工●以学校名义举办的重大活动或召开的全校性、综合性会议形成的文件材料等由校务办负责立卷归档，或者由校务办于会议及活动筹备时，指定有关部门负责收集整理，立卷归档；其它党委、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、电子、实物、人物等门类的归档材料，由形成材料的部门负责立卷归档。
● 上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把上级来文与办理好的材料一并立卷归档，其余的上级来文由校务办负责归档。
● 归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责立卷归档，非主办部门负责提供相关材料。
● 党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、办公会所形成的材料，由校务办分别立卷归档，由各职能部门起草或承办以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位的职能部门立卷归档。
● 各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前指定专人做好文件材料的整理工作，移交学校档案馆保存，任何人不得擅自带走或销毁。
● 因机构调整而导致部门职责分工变化，调整前形成的文件材料，仍由分管部门立卷归档，调整后形成的文件材料，则由现分管部门立卷归档。
（三）文件材料的收集按照以下原则和重点并根据归档范围，在平时积累组卷的基础上，收集文件材料。
1、文件材料的收集原则：必须对学校、社会有史料和研究价值，具有参考或凭证作用，能够反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
2、收集的重点：是本校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件及需我校承办的文件材料。
3、不归档的文件材料（若需要以下某方面的材料，可选作资料暂存）● 上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；●本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；●同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；●下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
●未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；●从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；●无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；●学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；●为参考目的从各方面收集的文件材料；●本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；●非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；●未生效的合同、协议、单据。
(四) 立卷归档的原则和方法1、原则：应按问题、时间、重要程度和遵循文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当考虑保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
2、方法以自然件为单位，逐件整理归档（1）. 按年度分●一般的文件材料归入其形成年度；●计划、预决算、总结、报告、统计报表等，归入文件内容针对的年度；●长远规划、计划、预算放在文件内容针对的第一年；●跨年度的总结、报告、决算归入文件内容针对的最后一年；●跨年度的案件，放在结案的一年；●跨年度的会议文件归入会议开幕的年度；●法规性文件归入公布和批准年度；●按学年处理的文件归入专门年度；●科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度。
●不同年度的文件一般应分开排放。
(2). 按问题、类别分●学校在管理和业务活动中形成的文件材料，按单一问题组合；●会议文件，按会议的届次组合，一会一卷或一会数卷；●非诉讼案件材料，按立案问题组合,一案一卷或一案数卷；●工作计划、总结等，按责任者或名称组合；●统计、报表、名册等按名称组合；●简报按名称、期号组合；●科研、基建、设备的项目档案，按项目组合，管理性和结论性的文件材料组成卷后放在各卷之首，其余材料可按阶段、结构、部件等分别组卷；●不同类别的文件材料，必须分别排列组合。
(3). 按保管期限分各部门在整理归档材料时，可按文件的凭证和参考价值的大小，先将文件材料按永久、长期、短期分开，只对本部门的工作有短期参考价值文件材料，留本部门保存，不向档案馆移交。
3、卷内文件的排列顺序●卷内文件材料按文号顺序、重要程度或时间顺序排列；●同一件文件材料，按正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后排列；●同一年度、同一问题的请示与批复排列在一起，批复在前，请示在后，批复与其请示不在同一年度的，可分别归档，但须在备注栏注明参见号；●其他文件材料按文号或时间顺序排列。
（五）卷内编号成卷装订的卷内文件在装订前编页号（卷内目录、备考表、空页不编页号），用铅笔在有字迹或图表的页面逐一顺序编号，用阿拉伯数字从1开始。