Excel超实用打印技巧

打印表格是很多朋友在工作中常常要面临的任务，这里我们通过实例图解的方式向大家提供一些Excel中实用的打印技巧。

仔细学习并使用这些技巧，可以使我们能更加得心应手地完成工作中的各种打印任务。

学习目标：一、在每一页上都打印行标题或列标题二、只打印工作表的特定区域三、将数据缩印在一页内四、将报表打印在指定的几页内五、打印设定的工作表背景六、打印工作表中的零值七、不打印工作中的错误值八、打印出工作表中的公式一、在每一页上都打印行标题或列标题在Excel工作表中，第一行通常存放这各个字段的名称，如“客户资料表”中的“客户姓名”、“服务帐号”、“公司名称”等等，我们把这行数据称为标题行(标题列依此类推)。

当工作表的数据过多超过一页时，打印出来只有第一页有行标题，这样阅读起来不太方便。

用下面方法可以让每一页都打印行标题：进入要打印的工作表，选择菜单“文件→页面设置”命令，在弹出的对话框中选择“工作表”选项卡，然后单击“打印标题”区“顶端标题行”文本区右端的按钮，对话框缩小为一行，并返回Excel编辑界面，用鼠标单击一下标题行所在的位置(图 1)，再单击回车即可。

这时对话框恢复原状，可以看到“顶端标题行”文本框中出现了刚才选择的标题行(图 2)，核对无误后单击“确定”完成设置。

以后打印出来的该工作表的每一页都会出现行标题了。

说明：列标题的设置可仿照操作。

若需要要打印工作表的行号和列标(行号即为标识每行的数字，列标为标识每列的字母)，勾选“打印”区的“行号列标”复选框即可。

二、只打印工作表的特定区域在实际的工作中，我们并不总是要打印整个工作表，而可能只是特定的区域，那么应该如何设置呢？请跟着下面的方法进行。

(一)、打印特定的一个区域如果需要打印工作表中特定的一个区域有下面两种方法。

方法1：先选择需要打印的工作表区域，然后选择菜单“文件→打印”命令，在弹出的“打印内容”对话框的“打印内容”区，勾选“选定区域”单选框(图 3)，再单击“确定”即可。

方法2：进入需要打印的工作表，选择菜单“视图→分页预览”命令，然后选中需要打印的工作表区域，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“设置打印区域”命令即可(图 4)。

说明：方法1适用于偶尔打印的情形，打印完成后Excel不会“记住”这个区域。

而方法2则适用于老是要打印该工作表中该区域的情形，因为打印完成后Execl会记住这个区域，下次执行打印任务时还会打印这个区域。

除非你选择菜单“文件→打印区域→取消打印区域”命令，让Excel取消这个打印区域。

(二)、打印特定的几个区域如果要打印特定的几个区域，和上面的方法对应，也有两种方法。

方法1：开始时，按住Ctrl键，同时选中要打印的几个区域，后面的操作与上面的方法1相同。

方法2：在分页预览视图下，用前面方法2介绍的方法设置好一个打印区域后，再选择要打印的第二个区域，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“添加到打印区域”命令即可(图 5)。

用同样的方法设置其它需要打印的区域。

说明：用方法2设置的打印区域，Excel会一丝不苟地把它记下来。

要取消这些设置，执行菜单“文件→打印区域→取消打印区域”命令即可。

三、将数据缩印在一页纸内这个技巧主要运用于如下的情形：1、当数据内容超过一页宽时，Excel总是先打印左半部分，把右半部分单独放在后面的新页中，但是右半部分数据并不多，可能就是一两列。

2、当数据内容超过一页高时，Excel总是先打印前面部分，把超出的部分放在后面的新页中，但是超出的部分并不多，可能就是一两行。

上面的情况不论是单独出现或同时出现，如果不进行调整就直接进行打印，那么效果肯定不能令人满意的，而且还挺浪费纸张。

下面我们提出两种常用的调整方法。

∙2008-1-15 16:35∙回复∙∙frreq∙1位粉丝∙2楼(一)、通过“分页预览”视图调整进入需要调整的表，选择菜单“视图→分页预览”命令，进入“分页预览”视图(图 6)。

从图6中可以看到F 列和G 列之间有一条蓝色虚线，这条线就是垂直分页符，它右边的部分就是超出一页宽的部分，下面我们把它和左面部分一起放在同一页宽内。

将针移至F列和G列之间的蓝色虚线处，鼠标指针变为左右双箭头(图 7)，这时按住鼠标左键，拖拉至G列右边缘处放开即可。

调整后的效果如图8所示，可以看到原来的蓝色虚线与G 列边缘的蓝色实线重合，表示垂直分页符被重新设定，这样原的G列数据就可以被打印在同一页宽内。

水平分页符的设定方法完全一致，可以仿照操作。

(二)、通过“页面设置”对话框调整通过“页面设置”对话框调整也相当方便。

进入需要调整的工作表，选择菜单“文件→页面设置”命令，“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡。

然后点选“缩放”区的“调整为”单选框，在后面的文本框内输入“1”页宽和“1”页高(图 9)，单击“确定”按钮即可。

四、将报表打印在指定的几页内当数据的内容比较长时，打印出来的纸张很多页，当然，这些页之间的分隔，都是Excel 默认为我们添加的。

但是实际情况中，我们可能希望Ex cel能够以自己的分页标准来打印，下面介绍一下处理的方法。

具体操作之前，我们打开“页面设置”对话框，进入“页面”选项卡，确认一下区域，选中的是“缩放比例”单选框。

如果这里选择了“调整为”单选框，后面的操作Excel 就会不听话了。

根据Excel 会把不相邻的打印区域打印到不同的页面上的原理，下面我们做两件事：一是在我们需要分页的地方插入一个空白行；二空白行分开的每一页都设置为打印区域。

这两件事做好后，再执行打印命令就可以得到我们要求的效果了。

具体操作步骤如下：在我们需要分页的位置插入空白行。

所有空白行插入好后，按住Ctr l键，同时选中需要打印的各页数据，注意不要白行。

然后选择菜单“文件→打印区域→设置打印区域”命令，再选择菜单“文件→页面设置”命令，进入“页面”选项卡，点选“缩放”区的“调整为”单选框，输入所需的页数，单击“确定”按钮即可(图 10)。

五、打印设定表背景有很多朋友都有为工作表设定一个漂亮的背景的习惯，这样可以为工作表的外观增色不少。

但是当执行打印命令，把工作表打印到纸上时，发现Excel 并没有打印这个背景。

如果你还没有上面的经历，可以马上试验一便在工作表中输入一些数据，然后选择菜单“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，随便选择一幅图片作为该工作表的背景，然后执行“打印预览”命令，发现效果图中没有背景的任何痕迹，真的很遗憾啊！。

如果我们要在Ex cel中打印插入的图片，该怎么操作呢？下面提供一种方法。

进入需要插入图片的工作表，选择菜单“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，然后通过该对话框插入恰当的图片即可。

用这种方法插入的图片就会被印。

值得一提的是，为了使打印出来的工作表更加美观，可以通过设置单元格的填充色，因为单元格的填充色会被Excel 打印。

六、不打印工作表中的零值有些工作表中，如果认为把“0”值打印出来不太美观，可以进行如下设免Excel 打印“0”值。

选择菜单“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“视图”选项卡，把“窗口选项”区的“零值”复选框的勾去掉(图 1 1)，单击“确定”按钮后，返回Excel 编辑窗口，可以看到工作表中的所有零值都变成了空白单元执行“打印”命令，零值单元格就不会被打印出来。

七、不打印工作中的错误值当在工作表中使用了公式或者函数之后，有些时候难免会出现一些错误提示信息，如果把这些错误信息也打印出来就非常不雅了。

要避免将这些错信息打印出来，可以按照下面的方法进行设置。

选择菜单“文件→页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，进入“工作表”选项卡，在“打印”区单击“错误单元格打印为”下拉框，选择“空白”项(图 1 2)，最后单击“确定”按钮，打印的时候就不会将这些错误信息打印出来了。

八、打印工作表中的公式一般情况下，我们是不需要打印公式内容的，但是某些特殊情况下，为了方便我们对计算公式进行分析，我们可以把公式内容打印出来。

进行如下的设置打开如图11的对话框，勾选“窗口选项”区的“公式”复选框(图 13)，单击“确定”按钮后返回Ex cel编辑窗口，可以看到所有的公式都显示出来了，此时再打印工作表，就会把工作表中所有的公式内容都打印出来。

说明：使用快捷键“Ct rl＋~”速地在公式和计算结果之间进行切换。

要打印公式，切换到公式显示时，执行打印命令即可。

好了，我们的Ex cel打印技巧就先介绍到这里，这些技巧都是经过验证行之有效的，但有可能不一定是最佳的，所以期望各位读者朋友通过实践掌握它们后，能够找出更优秀的方法，到我们的Office高手论坛和大家一起交流。

后面还有更精彩实用的课程等待你的关注，别忘了经常来办公软件专栏看看哦∙2008-1-15 16:35∙回复∙∙dsfe118∙3楼Office技巧里最常用到的还是Excel技巧。

以下是一些常被忽略的Excel技巧，您看有没有用？相关精彩文章Excel用自定义函数倒读单元格文本Excel 2003查找重复姓名方法两则“End+方向键”进行快速定位至最边上单元格假如当前单元格在c3的位置，按End键后再按↑键，当前单元格则会跳到最上方c1单元格，而如果按的是↓键则会跳到最下文的c5单元格，按←键会跳到最左方单元格，按→键会跳到最右方单元格。

也就是说不管当前单元格在哪个位置，反正按End键后再按方向键就会定位到最边上的单元格。

而如果中间有空白单元格则会先会定位至空白单元格。

这个作用是如果工作表中有很多行或列时，用此快捷键则可以快速找到空白单元格或定位至边上单元格。

excel搞不定的网络共享功能，那就采用magicflu搞定隔行列快速粘贴按Ctrl键后同时选中a1、e1、a5、e5四个单元格，复制后粘贴会发现复制的内容连接到了一起。

这样可以达到快速复制不连接单元格的作用。

当然如果中间有空白单元格则是无法选中的。

"填充内容"#与"填充内容"@单元格格式类型当你需要输入大量前面部分或后面部分的相同内容时，可以在单元格格式中设置单元格类型为"填充内容"#或#"填充内容"，其中“"填充内容"”为自动填充的相同部分的内容，“#”为手动输入的部分。

输入数字时用“#”，输入字符时用“@”。

中英文输入自动切换在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，这时可以选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后确定退出。

现在当选中需要输入中文的单元格时，中文输入法就会自动打开，而当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。