文件和记录管理制度
医疗器械GSP文件-质量管理文件及记录管理制度
1.目的：质量管理运行过程中质量原始记录及凭证的设计、编制、使用、保存及管理的控制，以证明和检查公司质量体系的有效性，规范文件管理，保证质量记录的可追溯性，依据《医疗器械监督管理条例》、《医疗器械经营监督管理办法》，特制订本制度。
2.范围：适用于全公司。
3.职责：质量部监督本制度的执行。
质量部经理负责审核文件制度。
企业负责人负责制度的批准执行。
4.内容：4.1.质量记录应符合以下要求：4.1.1质量记录字迹清楚、正确完整。
不得用铅笔填写，不得撕毁或任意涂改，需要更改时应在更改处加盖本人名章，保证其具有真实性、规范性和可追溯性,若需修改软件记录,需填写《数据修改审批表》，生成《数据修改记录》；4.1.2质量记录可采用书面、也可用计算机方式保存，记录应易于检索，文字与计算机格式内容应保持一致：4.1.3质量管理控制过程中，需明确相关质量责任的关键环节质量记录应采用书面形式，由相关人员签字留存；4.1.4质量记录应妥善保管，防止损坏、变质、丢失；4.1.5台帐记录和签名、盖章一律用蓝或黑色；签名、盖章须用全名。
4.1.6质量部负责统一将本公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，编制《质量记录清单》包括名称、编号、保存期限等内容。
4.2.文件编码：4.2.1质量文件由质量部统一编码。
4.2.2 质量文件的统一编码是JY-XXX,XXX为文件序列号，文件版本根据英文字母及数字结合，例如A0,为第一版，文件小范围改动变更数字，A1 为文件小范围修改后第二版，因法规变化需修改文件，变更字母，例如B0 为法规变化后第二版，以此类推。
4.2.3 质量记录的编码为相对应质量文件的编码后加JLXX,XX为记录流水号.升版规则与文件一致.4.2.4文件字体及格式：4.2.4.1 页眉、页脚及标题：（1）Word文件：文件和记录标题字体为宋体三号、加粗，文件编号、受控状态等文字为宋体五号；页眉内容及版式：公司logo左对齐，记录文件文件编号及版本号右对齐；（2）Excel文件：文件和记录页眉部分字体大小为10号字，中文字体为宋体，西文字体为Times New Roman；文件和记录标题字体为黑体18号字、加粗。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度一、目的本制度规定了文件和记录的分类、编制、审核、批准、发布、存档、更新、销毁等环节的管理职责和要求，以确保文件和记录的有效性、准确性和可追溯性。
二、适用范围本制度适用于公司及各部门在生产经营活动中编制、使用、存档的文件和记录。
三、职责1、文件管理（1）公司及各部门应明确文件管理的职责和分工，建立文件管理制度，确保文件的编制、审核、批准、发布、存档等环节的有效运作。
（2）公司及各部门应建立文件编码制度，确保文件的唯一性和可追溯性。
（3）文件的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保文件的规范性和准确性。
（4）文件的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保文件的内容符合公司的规定和国家法律法规的要求。
（5）文件的发布和存档应按照公司及各部门的制度执行，确保文件的及时性和完整性。
2、记录管理（1）公司及各部门应明确记录管理的职责和分工，建立记录管理制度，确保记录的编制、审核、批准、存档等环节的有效运作。
（2）记录的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保记录的规范性和准确性。
（3）记录的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保记录的内容真实、准确、完整。
（4）记录的存档应按照公司及各部门的制度执行，确保记录的长期保存和可追溯性。
四、工作程序1、文件编制（1）根据公司及各部门的需求，确定文件的编制范围和内容。
（2）按照公司的规定，准备文件编制所需的资料和依据。
（3）按照文件编制的规范和要求，进行文件的起草和编制。
（4）对编制的文件进行校对和审核，确保文件的准确性和规范性。
2、文件审核和批准（1）按照公司的规定，对编制的文件进行审核。
审核应包括内容、格式、语法等各方面。
文件和记录管理程序在任何组织或业务中，文件和记录管理都是至关重要的。
它们不仅包含了公司的关键信息，而且也是日常运营和决策制定的基础。
本文将探讨如何创建有效的文件和记录管理程序。
1.设定明确的目标和标准你需要明确文件和记录管理的目标和标准。
特种设备文件和记录管理制度范本
特种设备文件和记录管理制度范本一、总则为了加强特种设备文件和记录的管理工作，确保特种设备的安全运行和使用，制定本管理制度。
二、文件的管理1. 文件的分类管理1.1 设备档案：按设备种类进行分类管理，包括设备的基本信息、设计文件、制造文件、安装调试文件等。
1.2 维修记录：按设备的故障情况和维修方式进行分类管理，包括维修记录、维修票、维修方案等。
1.3 安全检查记录：按设备的检查项目和结果进行分类管理，包括安全检查记录、检查表、检查报告等。
2. 文件的编号管理2.1 文件的编号应具有唯一性和顺序性，便于查找和归档。
2.2 文件的编号应包括设备名称、文件类型、编号年份等信息。
3. 文件的存储管理3.1 文件应存放在专门的文件柜或文件室中，保持整齐、清洁和安全。
3.2 重要文件应采取防火、防水等措施进行保护，确保文件的安全。
4. 文件的查阅和借阅管理4.1 文件的查阅和借阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。
4.2 文件的查阅和借阅应记录在册，并进行统计和动态管理。
三、记录的管理1. 记录的分类管理1.1 设备运行记录：按设备的运行情况进行分类管理，包括设备运行记录、日志、仪表读数等。
1.2 维护保养记录：按设备的维护保养项目进行分类管理，包括维护保养记录、保养计划、保养记录卡等。
1.3 安全事故记录：按事故的性质和结果进行分类管理，包括事故记录、事故报告、事故调查报告等。
2. 记录的填写和签字2.1 记录应由具备相应资质和技能的人员进行填写，确保记录的准确性和完整性。
2.2 记录应及时填写和签字，遵循填报、审核、签名等程序。
3. 记录的归档和保管3.1 记录应按照文件编号进行归档，确保记录的顺序性和完整性。
3.2 归档的记录应存放在专门的档案柜或档案室中，保持整齐、清洁和安全。
4. 记录的查阅和复制4.1 记录的查阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。
4.2 记录的复制应符合相关规定，遵循申请、审核、复制等程序。
特种设备文件和记录管理制度
特种设备文件和记录管理制度一、前言特种设备指使用周期限制、部件安全重要性高，需按规定定期检验、检测或试验的设备。
这些设备的安全利用，需要进行特殊的管理。
本文将介绍特种设备文件和记录管理制度。
二、特种设备的文件和记录1. 文件特种设备的文件包括以下内容：•设备制造单位提供的使用说明书、零部件目录、备件目录等•设备经检验合格后，发放的安全附件，包括检验合格证、使用注册证、使用登记证等•设备的维护保养、保险、税务等有关文件•设备运输、安装、拆卸及临时使用的文件，如运输许可证、安全技术交底书等以上文件应有序存放在设备管理部门指定的档案室内，并按照规定的时间和方式进行维护和更新。
每份文件都应该有文件编号和发放日期，以方便查阅。
2. 记录特种设备的记录包括以下内容：•检验记录：每一次定期或非定期检验时，都应当有检验记录。
检验记录应该包括检验项目、检验结果、非合格项和原因以及处理情况等内容。
对于合格的设备应当予以奖励并符合合格要求的设备，应记录到日常维护记录中。
•维修记录：对于检验合格的设备，一般存在大量的维修保养记录。
维修记录应当包括维修内容、维修人员和操作方法、材料、工期等，记录应当详尽，以便查找资料和了解设备的使用情况。
•日常维护记录：特种设备的使用过程中，需进行日常维护、保养和检查。
日常维护记录应包括工作内容、完成情况、质量状况等。
对于非合格项和原因及处理情况也应当记录下来。
记录内容应当真实、准确、完整地记录设备使用的各种情况，每一个记录都应该有记录编号和记录日期。
三、特种设备文件和记录的管理制度特种设备文件和记录管理制度应当明确设备管理部门、检验人员和维修人员等职责，保证设备文件和记录的准确性和完整性。
1. 设备管理部门设备管理部门应当建立健全特种设备的文件和记录的管理制度，规定文件和记录的存放地点、日期、时限等，制定卫生、安全、环保等措施，维护和更新文件和记录。
设备管理部门应当委托专业机构或单位，对文件和记录进行保密和防火防盗工作。
工程部文件和记录管理制度
工程部文件和记录管理制度第一章总则第一条为了加强工程部的文件和记录管理，规范工作流程，提高工作效率，促进项目顺利进行，制定本制度。
第二条工程部的文件和记录管理应遵循“便于查找、规范记录、严格保密、合理利用”的原则。
第三条工程部文件和记录管理的内容包括但不限于项目合同、工程计划、施工图纸、技术资料、验收报告、变更通知、会议纪要等。
第二章文件管理第四条文件的分类和编号1. 文件应按照其性质和用途进行分类，包括项目文件、技术文件、合同文件等。
2. 文件应统一编号，编号应包括发文单位、文件性质、发文日期等信息，方便查找和管理。
第五条文件的出具和签发1. 文件应经相关负责人审核签字，并加盖单位公章。
2. 文件应在规定的时间内出具和签发，不得延误。
第六条文件的分发和归档1. 分发应确保准确无误，目标清晰，内容完整。
2. 归档应按照一定的规范进行，分类明确，记录齐全。
第七条文件的保密和销毁1. 机密文件应妥善保存，不得随意传阅或外泄。
2. 文件的销毁应及时进行，经审核后，第三章记录管理第八条记录的建立和备份1. 记录应随时建立，确保记录的真实性和完整性。
2. 记录应定期进行备份，避免信息丢失。
第九条记录的保密和查询1. 记录应按照相关规定进行保密，不得随意泄露。
2. 记录的查询应方便快捷，可通过系统或文件进行查阅。
第十条记录的整理和归档1. 记录应定期进行整理，保持清晰有序。
2. 归档应按照一定的规范进行，保证记录的完整性。
第四章特殊文件和记录管理第十一条重要文件和记录管理1. 重要文件和记录应根据需要进行备份，以确保安全。
2. 重要文件和记录不得私自调动或修改，应经相关负责人审核。
第十二条机密文件和记录管理1. 机密文件和记录应严格保密，不得随意外传或泄露。
2. 机密文件和记录的保管应安全可靠，不得遗失或遗漏。
第五章处罚规定第十三条对于违反本制度的行为，将依据公司相关规定进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、降职、罚款等。
公司文档和记录管理制度
公司文档和记录管理制度一、总则本制度是为了规范公司的文档和记录管理，确保信息的完整性、准确性和保密性，提高办公效率，保障公司的正常运营。
全部公司内部的文档和记录，无论是电子化文档还是纸质文档，均适用本制度。
二、文档和记录分类为了便于管理和使用，公司的文档和记录分为以下几类：1. 紧要文件紧要文件包含公司章程、合同、协议、政策规定等紧要决策和业务文件。
紧要文件应当以纸质形式存档，并备份至公司指定的电子存储系统中。
2. 内部文件内部文件包含公司管理制度、部门工作方案、会议纪要、内部通知等文件。
内部文件可以以电子文档的形式存储，并备份至公司指定的电子存储系统中。
3. 项目文件项目文件包含项目计划、市场调研报告、竞争对手分析等与项目相关的文件。
项目文件应当以纸质形式存档，并备份至公司指定的电子存储系统中。
4. 数据和报表数据和报表重要包含公司的财务报表、销售报表、绩效评价等紧要数据。
数据和报表应当以电子格式存储，并备份至公司指定的电子存储系统中。
三、文档和记录管理流程为了确保文档和记录的规范和有效性，公司建立以下管理流程：1. 创建与审批•全部文档和记录的创建均需经过相关部门负责人的审批，并签署审批看法。
•文档和记录的创建应当注明创建人、创建日期和有效期限。
2. 存储与备份•纸质文档的存储应当采用防火、防潮、防尘等措施，存放在指定的文档库中。
•电子文档的存储应当采用公司指定的电子存储系统，并依照分类进行归档管理。
•全部文档和记录应当定期备份，并保管备份数据一年以上。
3. 使用与归档•全部员工在使用文档和记录时，应当注意保密，不得将公司的文档和记录外传。
•使用完毕的文档和记录应当及时归档，归档后不得随便更改或删除。
•对于过期或废弃的文档和记录，应当依照公司规定的程序进行销毁。
4. 查询与授权•员工需要查询文档和记录时，可以通过公司指定的电子存储系统进行检索。
•对于涉及敏感信息的文档和记录，只有经过相关负责人的授权才略查看和使用。
管理制度评审和修订制度及文件记录和档案管理制度
管理制度评审和修订制度及文件记录和档案管理制度管理制度评审和修订制度及文件记录和档案管理制度是组织内部重要的管理手段，其目的是为了规范组织内部的运行流程，提高工作效率和质量。
本文将从管理制度评审和修订制度以及文件记录和档案管理制度两个方面进行探讨，对其进行具体分析。
首先，管理制度评审和修订制度是指组织内部对现行管理制度进行定期评审和修订的一种制度。
其目的在于审查现行管理制度的可行性、完整性和适用性，保证其与组织内部实际工作相匹配。
其基本流程一般包括问题识别、问题分析、解决方案的制定、方案实施和效果评估等环节。
评审制度具体有以下几点：一、制定评审标准。
评审标准的制定应该基于组织的特点和业务需求，针对性强，能够客观评估现行制度的有效性。
二、明确评审周期。
评审周期的确定应根据实际情况来定，一般建议每年或每两年进行一次评审，确保制度的及时修订。
三、形成评审团队。
评审团队由一定数量的专业人员组成，他们应具备专业知识和评审经验，能够全面、准确地分析和评估制度的有效性和适用性。
四、开展评审工作。
评审工作应以专业的态度和方法进行，充分听取各方意见，全面了解制度的实施情况，在保证制度完整性的前提下，结合实际情况进行必要的修改和补充。
其次，文件记录和档案管理制度是指组织内部对各类文件进行准确记录和有效管理的一种制度。
具体包括文件的归档、存储、检索、保管和销毁等环节。
针对文件记录和档案管理制度，具体的要点如下：一、明确文件管理的责任和权限。
明确组织内部各级人员在文件记录和档案管理中的具体职责，明确权限和权限分配，确保文件管理工作的顺利进行。
二、规范文件记录的格式和要求。
要求文件记录的格式一致、准确、完整，对文件的编号、命名、格式等进行规范，并确保文件的主体、时间、内容、相关人员等信息明确记录。
三、制定文件存储和档案保管制度。
确定文件存储的物理位置和档案保管的责任人，制定对文件和档案的存储和保管要求，确保文件的安全性和完整性。
文件、记录和档案管理制度
文件、记录和档案管理制度一、目的：公司的文件档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的管理手段，为了规范公司的文件档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案资料，依据《中华人民共和国档案法》，结合本公司实际情况，特制定本制度。
适用范围二、适用范围：本制度适用于企业文件档案管理的全过程。
三、管理职责：3.1 行政管理部是公司文件档案（会计档案除外）的归口管理部门，负责文件档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文件档案的业务领导和工作实务指导。
3.2 企业各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。
同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。
3.3 文件档案室是公司对文件档案的专管机构，在行政管理部的领导下，行使文件档案的管理职责。
3.4 档案管理人员必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。
四、文件档案归档资料的范围和形式：4.1 归档范围：法规性文件、计划性文件资料、批示性文件材料、公司的重大会议决议、企业级总结性文件、凭证性材料、重要汇报性材料、劳资人事档案资料、调研性资料、产品技术资料档案、产品设计开发资料、市场信息、产品质量档案、用户档案、各种指标类定额类文件、证件性文书资料、馈赠性资料、企业会计档案（会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等）。
4.2 归档资料形式：纸质文档、光盘、U盘、声像制品资料、图片、匾牌、奖章、证照及实物等。
五、文件资料的立卷归档5.1 档案的收集5.1.1凡属本制度第四条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会计归档类在年度终结后，由行政管理部门编造清册，每两年归档一次。
5.1.2银行票据由行政管理部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只行政管理部立卷留存。
5.1.3业务计划、往来函等业务传真、资料由行政管理部立卷留存。
5.1.4各类外来文件、资料由行政管理部负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由行政管理部回收立卷留存。
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文件和档案管理制度1、总则1.1为了规范公司各类文件的类别、编号规定、格式；编写、审批和发布、发放规则；评审、修订、作废管理，以提高文件编写质量，加强文件的系统性、协调性、合规性、适用性、唯一性；为保证记录收集及时、传递有序、标识清晰、保管齐全完整、归档及时、销毁受控等。
特制定本文件。
1.2本文件适用于本公司内部文件、外来文件和记录的管理。
1.3本文件相关部门的职责：(a)行政部负责确定公司文件的相关管理要求；负责标准化审查、编号、登记及分发。
（b）行政部负责外来文件的收发和公司的档案管理。
（c）各部门负责编制及审核主管工作所需的文件。
1.4公文的管理执行公司《公文管理办法》。
2、文件分类2.1本公司将内部制定的文件分为如下类别：（1）管理手册：向公司内、外部提供关于公司管理体系的一致信息的文件；（2）管理制度类文件：通过公司通知类公文形式发布，适用于公司各部门，或适用于一个部门但较重要的管理类文件。
包括：（a）管理制度：规定如何一致地完成主要管理过程的信息的文件，主要用于职能部门管理主要管理过程。
（b）方案、办法、细则等：规定如何一致地完成主要管理过程中相对独立活动的信息的文件，主要用于职能部门管理各项相对独立活动。
（c）预案：规定各种紧急情况的应急方法的文件。
（3）作业类文件：阐明作业标准、作业步骤、作业检查要求的文件，如作业规程、安全操作规程。
(4) 记录：规定填写内容的格式文件，一般随管理制度类及作业类文件同时发布。
3、文件编制总要求3.1 各类文件所规定的条款应明确而无歧义，并且在其范围所规定的界限内按需要力求完整、清楚、准确、相互协调，能被未参加文件编制的相关人员所理解。
3.2 各类文件充分考虑与现行相关法律、法规、规章及相关标准，特别是强制性标准的协调性，并考虑最新管理水平，能达到控制风险的目的。
3.3在各层级文件内，文件的结构、文体和术语应保持一致，同类文件的结构及其章、条的编号应尽可能相同，类似的条款应使用类似的措辞来表达，相同的条款应使用相同的措辞来表达。
3.4在各层级文件内，某一给定概念应使用相同的术语。
对于已定义的概念应避免使用同义词，每个选用的术语应尽可能只有唯一的含义。
3.5文件的内容应便于实施，并易被其他文件引用。
3.6为了保证文件的及时发布，在制定文件时，应遵守文件制定程序。
在起草文件前，应确定预计的结构和内在关系，尤其应考虑内容的划分。
4、文件内容及格式要求4.1公司根据各项管理工作的需要，明确各类文件应描述的基本内容要求。
按照相关要求，根据公司实际，规定各类文件格式，以保证公司文件的规范有序。
4.2公司管理手册应描述公司的安全管理组织架构、方针、目标等基本信息；公司各项主要工作的责任部门、职能定位及管理要求。
4.3管理制度类文件应描述公司层面各项工作的具体要求及方法，应使用的相关记录等。
4.4作业类文件应描述相关作业要求、步骤等。
4.5记录是反映管理活动实施过程和主要内容。
配套纸质记录表格的格式见附录5。
如使用信息系统上的电子记录，按照信息系统上确定的格式执行，在相应的文件中给予说明。
5、文件编制、评审5.1 各部门根据管理需要按照第3章、第4章的要求编制相关管理类文件。
a)公司安全管理手册由质安部组织编制；b)管理制度类文件或作业文件由各相关主办部门负责组织编制。
5.2 行政部组织各相关主办部门评审文件。
c)各文件编制主办部门组织本部门内部评审所负责文件的可操作性；d)各文件编制主办部门组织相关部门评审所负责文件的接口合理性；e)当编制部门和评审部门的意见不能达成一致时，行政部组织公司领导评审文件并确认文件。
5.3 各文件编制主办部门提交相关部门评审时可采用以下两种方式：(a) 书面评审：编制部门填写“文件评审记录”中的文件基本信息栏目，提出审阅要求（包括审阅重点、完成时间等），并将待评审文件（电子版、纸质版均可）及“文件评审记录”提交相关评审人员。
评审人员按照审阅要求，认真评审文件，并填写“文件评审记录”中的评审意见栏目，按期返回编制部门。
（b）跨部门会议评审：分管领导主持，编制部门负责汇报，组织部门形成“会议评审记录”。
5.4编制部门根据评审意见进行修订，必要时执行上述条款再次评审。
5.5 管理手册、管理制度类及作业类文件的格式由编制部门根据第4章的要求进行格式自查，行政部进行最终审查，对不符合要求的文件应返回文件编制部门修改，直至符合要求。
6、文件审批、发布6.1行政部将经过评审通过后的管理手册、管理制度类及作业类文件按照《公文管理办法》履行审批手续，并正式发布。
6.2行政部按照第4章的规定，对格式符合要求的管理手册、管理制度类及作业类文件给予唯一受控编号，并在“文件管理一览表”中登记。
6.3管理手册、管理制度类及作业类文件由行政部以公司通知类公文形式发布，填写发放记录。
文件及评审记录交行政部归档。
7、在用文件评审及更改、作废7.1各部门根据使用情况，评审文件的持续适宜性，对发现的问题及时记录，填写“在用文件评审/更改/作废记录”，文件编制部门确认是否更改或作废相关文件。
7.2文件编制部门每年对所编制的文件进行定期评审，当出现组织机构调整、产品结构调整、作业场所重大变化等情况时，应及时跟踪变更情况，并评审文件是否适宜，填写“在用文件评审/更改/作废记录”，经部门领导确认是否需要更改或作废相关文件。
7.3经确认需更改的文件一般由原编制部门组织更改，如转交其他部门更改，应由原编制部门提交相关背景资料。
更改完成后，应填写“在用文件评审/更改/作废记录”，并按照第5、6章履行相关手续。
7.4经确认需作废的文件由原编制部门填写“在用文件评审/更改/作废记录”，经分管领导审批后，回收作废文件或通知作废信息。
7.5因法律或积累知识的目的而需保留的作废文件应标识“作废”，以防混淆，该类文件应单独存放。
7.6不需保留的作废文件，由负责回收的部门进行销毁，填写“文件管理一览表”。
8、外来文件管理8.1公司应确定管理所需的外来文件类别和明细，并确保外来文件得到识别，控制其分发。
8.2公司各相关部门应按确定的外来文件类别和明细收集诸如行业标准、相关的法律法规、用户技术标准或要求、同行业相关技术标准要求等外来文件。
8.3各部门收集到的外来文件应及时交与行政部归档管理，行政部将外来文件分类登记在“有效文件清单”中，备注“外来文件”。
8.4外来文件的编号可采用原文件编号，如原文件无编号可自行编号，在每份外来文件封面右上角注明新的编号。
8.5外来文件的借阅和发放由行政部负责，借阅和发放时要保留相关的记录，并在规定的期限内收回。
8.6相关部门应关注外来文件的最新版本，并有新版本生效时，行政部应及时下发有效版本，并将旧版本收回。
9、有效性控制9.1科技信息处建立包括公司公文、管理手册、管理制度类及作业类文件以及外来文件的“有效文件清单”，通过纸质或信息管理系统公布。
9.2各职能部门内部管理或作业用文件由各部门建立本部门“有效文件（内部制度）清单”，并报行政部备案。
9.3文件更改或作废后，应及时更新“有效文件清单”。
10、档案记录管理10.1 各部门根据工作需要，可使用如下记录形式：(a) 纸质形式，如：表格、传真、照片等；(b) 电子媒体形式，如：录音、录像、光盘、数码照片、信息系统上的电子记录等；(c) 实物形式，如：奖牌、奖状、奖杯、证书等。
10.2各部门在确定需使用的记录样式时，应尽可能使用现有已固化的记录样式，并按照第4章规定的格式框架要求，尽可能保证记录清晰全面。
10.3政府机构对相关记录的样式有统一规定的，按其统一规定执行。
10.4各种记录应按内容分类，由专人负责填写。
记录填写要准确、及时、标识正确、内容具体、字迹清晰、逐栏填写，若有空项应用“--”划去（备注除外）。
10.5记录不得随意涂改，确需更改时，应采用划改的方式，划改处应签上更改人的姓名及更改日期。
填写人对记录的数据、文字负责，在记录上应签署姓名、注明日期。
10.6各部门建立本部门的“记录清单”，收集本部门产生的记录，并按名称、产生时间等进行分类标识整理。
10.7部门之间根据需要移交记录，对重要记录的移交应填写“记录交接清单”。
需归档保留的记录应按公司《档案管理办法》规定移交人事行政部存档。
10.8政府机构对相关记录的收集、整理、移交有统一规定的，按其规定执行。
10.9各部门对需保存的记录应放于安全、适宜的地方，做到防潮、防火、防蛀、防丢失。
10.10各部门根据工作需要，确定本部门记录的保管期限。
并在“记录清单”中明确。
但最低保管期限不应低于1年。
存档记录的保存期执行《档案管理办法》。
10.11公司内部人员因工作需要，经有关部门负责人同意，可以查阅该部门的记录。
合同有规定时，顾客或其代表可以在商定期内查阅与合同有关的记录。
10.12在第一方、第二方、第三方审核时，相关部门应在审核计划确定的范围内，向审核人员提供需查阅的记录。
档案的查阅执行《档案管理办法》。
10.13各部门保存的纸质记录及电子媒体记录中的录音、录像、光盘、数码照片的保存到期后，可以进行销毁。
各部门填写“记录销毁清单”，报部门领导批准后销毁。
档案的销毁执行《档案管理办法》。
11、附则11.1 本文件所使用的记录见附录。
11.2 本文件由行政部负责解释。
11.3本文件为第1次发布，自下发之日起执行。