会展策划与组织

会场装饰用品
会场视听器材 会议通信设施 常用文具和印刷设备 交通工具 会议专门用品 生活卫生用品
第三节 会议组织
一、会议前的准备 (五) 预算和筹集会议经费
会议活动是一项消费活动,举行任何会议都要消耗一定的人力、物力、财力。
会议经费的筹集有以下几种渠道和办法:
行政事业经费拨款
主办者分担
第三节 会议组织
一、会议前的准备 (二) 制作会议证件 会议证件：是会议举行期间供与会人员和工作人员以及其他相关 人员佩戴使用的证件。 会议证件类型 会议证件主要有出席证件和工作 证件两大类。 会议证件的格式 会议证件的格式通常包括: 会议名称。 会徽。 姓名。 照片。 证件类别。 组别或代表团名称。 证件编号。 会议日期。 涉外会议证件可用中文和外文两种 文字,外文排在中文下方。
六、会议方式 三、与会人员 二、会议主办者 四、会议时间 五、会议场所 一、会议议题 会议议题：就是 会议内容,就是会 议要商议、解决 的问题,它是会议 的基本任务。
会议方式：指用以达到会议效果的手段,包括活动式样、传递方式、会场布置等方 会议时间:是指会议的起讫时间和时间跨度。 与会人员：即会议的参加者。会议应该由哪些人出席,是会议策划的重要内容,包 议题是会议交流的中心,与会者的报告、演讲应 会议场所：即会议的地点,是会议的空间要素。 面。 括“谁来开会” 和“多少人参加”两个方面。 会议主办者：是会议活动的具体组织者,其任务主要是根据会议的目标和规划制定 当紧紧围绕议题。一个好的议题往往能够起到集思 具体的会议实施方案,并为会议活动选择和提供必要的场所、设施和服务,确保会 广益、清晰地凸现会议目标的作用,并有助于会议效 议正常进行。 率的提高。
会议议题应当在会议召开之前与目标和任务一起确定。 议 案 单 项 议 题 的 正 式 书 面 文 件 。 : APEC会议(亚太经济合作组织工商领导人峰会)
目标和任务是:让工商界从企业的角度,广泛交流意见和看法,共同探 讨亚太地区企业发展之路并取得更清晰的共识;在竞争的同时加强合 作,扩大贸易投资,共同参与,共同繁荣,增强本地区的整体竞争力,从 而更好地应对新经济和全球化带来的机遇和挑战。
会议议程：是会议主要活动的安排顺序,它将会议的议题按付诸讨论、审 议和表决的次序编排起来并固定下来。
第二节 会议策划
七、会议公关和宣传的策划 会议的公关和宣传是会议组织工作的有机组成部分,也是会议取得成功的重要 保证。 不同类型、不同性质的会议,其公关和宣传的目的与意义不一样。
与媒体沟通是会议公关和宣传主要的、首选的方法。
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休息室 重要会议的主席台旁应设有休息室,其作用一是便于领导人到达 主席台的座次安排是一个非常重要而且又非常敏感的问题,有时甚至是一 时集中,然后依次入场;二是便于领导人休会时休息、谈话。 个严肃的政治问题,会务工作人员必须极其认真地对待。 主席台的座次安排 可以是一排,也可以是多排。
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4.主席台布置
与会者分担个人费用
社会赞助
转让无形资产 使用权
第三节 会议组织
一、会议前的准备
设计和安排会 场座位格局是会场 布置的首要任务。
(4)分散式。 (5)并列式。 (3)半围式。 (2)全围式。 即将会场座位分解成由若干个会议桌组成的格局,每一 即将会见与会谈的座位安排成双方纵向并列或者横向并 (1) 上下相对式。 突出了主席台的地位,又增加了融洽的气氛,适用于中小型的 全围式格局适用于召开小型会议以及座谈性、协商性等类型 个会议桌形成一个谈话交流中心,与会者根据一定的规则安 列的格局。 礼堂(或剧院)形是最常见的一种座位格局。这种 工作会议等。 的会议。全围式格局有圆形、长方形、八角形、“回” 字 排就座,其中领导人和会议主席就座的桌席称作“主桌”。 形式既适合于大型会议,又适合于小型会议。 形等具体形式。 这种座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用,同时, 更重要的是,也给与会者提供了多个谈话、交流的中心,使会 议气氛更为轻松、和谐,适合于召开规模较大的联欢会、茶 话会等。
座区的划分和排列一般采用以下方法:
排列团组先后次序的依据为: 一般做法是:正式代表的座区在 前或居中,列席代表安排在后排 ① 国际会议按与会国家英文名称的当头字母顺序排列,第一个字母相同的,根据第 或两侧。 如参加会议的代表具有不同的资格,又分成若干团组,则应当先按与会 二个字母确定,其余类推。 者的资格划分和排列座区,在相同资格的座区中,再按团组排列先后次序。 ② 我国全国性会议各代表团的先后次序是依据国家技术监督局有关各省、市、自 与会者座位次序可按职务高低排列,也可按姓氏笔画排列,或按与会者 治区排列顺序的规定,即按法定的顺序排列。 列席代表 所代表的单位名称笔画排列。 ③ 一般会议,按代表团、小组、单位名称的笔画确定,首字笔画数相同的,根据第二 字的笔画数确定,其余类推;也可按代表团、小组、单位名称的汉语拼音的字母顺序 正式代表 来确定,第一个字母相同的,根据第二个字母确定,其余类推。 ④ 根据协商达成的约定排列。
全围式· 圆形图 半围式· 桥形图 会场大小和与会人数 多少是制约会场座位 格局设计和安排的 两个重要因素。
全围式·长方形 半围式· T 字形
上下相对式· 礼堂形 上下相对式· 而字形 半围式· 马蹄形 全围式·八角形图 分散式· V 字形 全围式·回字形
第三节 会议组织
一、会议前的准备 (六) 会场布置 2.座区划分与座位排列 座区是指按会场内一定规则划分和排列的座位区域。
第二节 会议策划
六、策划会议议程、日程和程序
会议程序：是一次具体会议活动的详细顺序和步骤,是 会议议程的具体化和明细化,可供会议主持人直接操作, 也可让与会者了解每次具体会议活动的内容及时间顺 序。 确定会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动) 落实到单位时 间,凡会期满一天的会议都应当制定会议日程,以便与会者和会议 工作人员了解会议的具体进程。
会议的目标根据实际需要可以是一个,也可以是多个。
有些协会或公司的工作性会议,常常需要讨论解决 几个不同性质的问题,以减少召开会议的次数,提高 会议的效率,因而会议的目标多而且杂。
第二节 会议策划
二、确定会议议题
在会议过程中,会议的目标与任务必须落实到具体的会议议题上。议题是为目标和任务服务的,并 为目标和任务所制约。
座次图
座次图可张贴或悬挂于 会场入口处,主席台的座 次图则悬挂在休息室。
第三节 会议组织
一、会议前的准备 (七)会前检查 :是会前各项准备工作的落脚点,是保证会议能顺利召开的必不可少环节。 会前检查的方式:一般采取会议领导先听取会务筹备工作机构的汇报,发 现筹备过程中的薄弱环节,责成有关部门或有关人员负责整改;会议领导还 应亲自到会场进行实地检查,发现问题,及时纠正处理。
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第三节 会议组织
会徽即体现或象征会议精神的图案性 会标 一、会议前的准备 标志,一般悬挂在主席台的天幕中央, 形成会场的视觉中心,具有较强的感染 (六) 会场布置 和激励作用。 会徽 3.会场装饰 会场内外适当布置植物和花卉能烘托会议的气氛,给 隆重的会议宜在主席台及会场内外升挂一些旗帜,以 会标是指以会议名称为主要内容的会议信息的文字性标志。 把会议口号用醒目的书面形式张贴ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ悬挂起来,即 灯光的强、弱、明、暗及颜色,会给会场带来不同的 人一种清新、活泼的感觉,并能减轻与会者长时间开会的 增加会议的气氛。 成为会议的标语。 视觉效果。 疲劳。 标语 灯光 旗帜 国际展览局局徽 国旗的悬挂 2000年汉诺威世博会会 徽和吉祥物 彩旗的悬挂 植物
会议的规模与会议的效果密切相关。 会议的规模直接制约会议的效率。 会议规模还与会议成本有关。
第二节 会议策划
五、策划会议地点和时间 会议地点的 策划 会议时间的 策划
会议时间的策划也涉及两方面问题:一是指什么时候召 会议地点的策划包括两方面的含义:一是选择合适的地 开会议最为合适;二是指会期的长短。 方;二是选择合适的场馆(包括会场、住食的饭店等)。 会期的长短要依据会议的实际需要来确定。 现代会议地点的选择不仅要考虑是否能够容纳会议的人 数这些简单的问题,更重要的是考虑这一地点能否突出会议 由法律法规以及由组织章程或议事规则明确规定会期的, 应当严格按规定的会期召开,非特殊情况不得提前或推迟。 主题、提高会议效果、有利于实现会议目标。
第三节 会议组织
一、会议前的准备 (六) 会场布置 指示牌
在会场门口和场内悬挂 或放置指示牌,指明各座 区的方向和方位。
座位号标识
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大型的固定会场要有 座位号标识。
团组标识
分座区时要把首长席、 席卡 正式代表、列席代表、 来宾席、旁听席、记者 每个与会者桌上放置的 席等用标志明确区别。 写有姓名的标签,有时 又称名签。
策划会议议程
日程和程序
会议方式
会议时间
会议场所
会议的构成要素 会议组织
会议策划
策划会议公关和宣传
国际性会议
会议前的准备工作 会议期间的组织管理 会议后的总结与收尾工作
国际性会场市场细分 国际性会议承办方式 国际性会议的申办
第一节 会议的构成要素
一、会议议题
二、会议主办者 三、与会人员 四、会议时间 五、会议场所 六、会议方式
2005年爱知世博会会 徽与吉祥物
红旗的悬挂 1999年昆明园艺博览会 会标揭晓仪式 会徽与吉祥物
2010上海世博会会徽 链接：历届世博会会徽精品赏析
第三节 会议组织
一、会议前的准备 (六) 会场布置 主席台前排的每个座位都应装有话 设置专门的讲台,有助于突出报告人的地位,显示报告的重要性,也体现 筒,便于主席台入座人员讲话、插话。 出会议气氛的庄严和隆重。 主席台的座位格局 一般情况下,讲台只设一个,可设在中央,也可设在右侧(以主席台的朝 向为准)。 同会场座位格局相 比,主席台的座位格局可 讲台 以选择的形式较少,一般 都采取横式。应根据主 席台上就座的人数多少 来确定主席台的长短和 话筒 排数。