企业档案管理培训课件
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档案管理知识培训课件
档案管理基础知识及操作实务
和合文化出品
第一部分 档案管理基础知识
一、基本概念 1. 企 业 档 案 。 企 业 档案是指企业在日 常工作中从事企业 管理、生产、经营、 销售、经济核算及 科学研究等活动中 直接形成有保存价 值的真实记录 。 主 要包括文字、图表、 音像等。
第一部分 档案管理的基础知识
管理类档案归档范围 Nhomakorabea
法律及公证事务中形成的文件材料 审计方面形成的材料 各种年度报表 党、团、工会会费收据 反映本企业活动的媒体报道等 职工、党员花名册 经营决策方面形成的材料（包括发展规划，实施计划，方案等） 物资管理方面形成的材料 产品销售方面形成的材料 本单位管理程序文件（各种规章制度，技术标准，技术规范等） 各种合同，协议（除项目以外的） 企业整顿，认证，达标等活动的呈报，审批材料及合格证，资 质证书等；证书应作为实物档案进行整理保管 质量管理、安全生产、环境保护等材料 其他有保存价值的收发文。
材料一般按课题立项、方案论证、研究实验、 总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用 等阶段组卷、排列。
第一章 基本概念
4.会计文件材料的整理
会计档案分为凭证、账薄、财务报告和其他
四类，立卷整理。凭证按会计科目、性质结 合时间组卷;账薄一般一本一卷;财务报告中的 年度与月度报告分别组卷;其他类材料一种一 卷。
第一章 基本概念
2.设备仪器文件材料整理。
设备仪器档案按设备台(套)集中，按归档顺序
编制设备代号。同一台(套)设备的文件材料一 般可按立项审批与采购、设备仪器开箱验收、 设备仪器安装调试、设备仪器运行维护等组 卷、排列。
第一章 基本概念
3.科研文件材料整理。
和合文化出品
第一部分 档案管理基础知识
一、基本概念 1. 企 业 档 案 。 企 业 档案是指企业在日 常工作中从事企业 管理、生产、经营、 销售、经济核算及 科学研究等活动中 直接形成有保存价 值的真实记录 。 主 要包括文字、图表、 音像等。
第一部分 档案管理的基础知识
管理类档案归档范围 Nhomakorabea
法律及公证事务中形成的文件材料 审计方面形成的材料 各种年度报表 党、团、工会会费收据 反映本企业活动的媒体报道等 职工、党员花名册 经营决策方面形成的材料（包括发展规划，实施计划，方案等） 物资管理方面形成的材料 产品销售方面形成的材料 本单位管理程序文件（各种规章制度，技术标准，技术规范等） 各种合同，协议（除项目以外的） 企业整顿，认证，达标等活动的呈报，审批材料及合格证，资 质证书等；证书应作为实物档案进行整理保管 质量管理、安全生产、环境保护等材料 其他有保存价值的收发文。
材料一般按课题立项、方案论证、研究实验、 总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用 等阶段组卷、排列。
第一章 基本概念
4.会计文件材料的整理
会计档案分为凭证、账薄、财务报告和其他
四类，立卷整理。凭证按会计科目、性质结 合时间组卷;账薄一般一本一卷;财务报告中的 年度与月度报告分别组卷;其他类材料一种一 卷。
第一章 基本概念
2.设备仪器文件材料整理。
设备仪器档案按设备台(套)集中，按归档顺序
编制设备代号。同一台(套)设备的文件材料一 般可按立项审批与采购、设备仪器开箱验收、 设备仪器安装调试、设备仪器运行维护等组 卷、排列。
第一章 基本概念
3.科研文件材料整理。
档案管理培训完整版课件
档案管理培训完整版课件一、教学内容二、教学目标1. 理解档案的基本概念，掌握档案的分类和归档原则。
2. 学会档案的保管方法和检索系统的构建。
3. 了解电子档案管理的现状与发展趋势。
三、教学难点与重点难点：档案检索系统的构建与电子档案管理。
重点：档案的分类、归档原则及保管方法。
四、教具与学具准备1. 教具：PPT课件、黑板、粉笔。
2. 学具：教材《档案管理学》、笔记本、文具。
五、教学过程1. 实践情景引入（10分钟）通过展示一个企业档案管理混乱的案例，引发学生对档案管理的重视。
2. 理论讲解（30分钟）讲解档案的定义、分类、归档原则。
分析档案保管的重要性，介绍保管方法。
3. 例题讲解（15分钟）以一个实际档案分类的例题，引导学生掌握分类方法。
4. 随堂练习（10分钟）让学生现场进行档案分类练习，加深对分类方法的理解。
5. 档案检索系统构建与电子档案管理讲解（25分钟）介绍档案检索系统的构建方法。
分析电子档案管理的现状与发展趋势。
6. 互动环节（10分钟）学生提问，教师解答。
回顾本节课的重点内容，强调学习档案管理的重要性。
六、板书设计1. 档案分类及归档原则2. 档案保管方法3. 档案检索系统构建4. 电子档案管理七、作业设计1. 作业题目：请结合所学内容，分析并优化一个档案管理案例。
答案：（1）明确档案分类，按照归档原则进行整理。
（2）加强档案保管，防止丢失、损坏。
（3）构建档案检索系统，提高查找效率。
（4）逐步推行电子档案管理，实现信息化。
2. 作业题目：简述电子档案管理的优势。
答案：（1）提高档案检索速度，便于信息共享。
（2）节省存储空间，降低保管成本。
（3）有利于档案的长期保存，提高安全性。
八、课后反思及拓展延伸本节课学生对档案管理的理论知识掌握较好，但实践操作能力仍有待提高。
在课后，建议学生加强对档案管理软件的学习，了解电子档案管理的实际应用。
同时，可开展课外实践活动，如参观档案管理部门，加深对档案管理的认识。
档案管理培训课件完整版
档案管理培训课件完整版教学内容：教学目标：1. 理解档案管理的基本概念和重要性。
2. 掌握档案管理的原则和流程。
3. 学会使用常用的档案管理方法。
教学难点与重点：重点：档案管理的基本概念、原则、流程和方法。
难点：电子档案管理的具体操作和纸质档案的保存方法。
教具与学具准备：教具：投影仪、电脑、档案管理培训课件。
学具：笔记本、笔。
教学过程：1. 引入：通过一个真实的案例，介绍档案管理的重要性。
2. 讲解：详细讲解档案管理的基本概念、原则、流程和方法。
3. 演示：通过课件演示电子档案管理的具体操作和纸质档案的保存方法。
4. 练习：学生随堂练习，巩固所学内容。
5. 讨论：学生分组讨论，分享各自在实际工作中遇到的档案管理问题，并探讨解决方案。
板书设计：档案管理的基本概念档案管理的原则档案管理的流程档案管理的方法作业设计：1. 请简述档案管理的基本概念和重要性。
2. 请列出档案管理的原则，并解释每个原则的含义。
3. 请描述档案管理的流程，并举例说明每个环节的具体操作。
4. 请介绍你所在单位或学校的档案管理方法，并分析其优缺点。
课后反思及拓展延伸：本节课通过引入真实的案例，使学生深刻认识到档案管理的重要性。
在讲解过程中，通过详细介绍档案管理的基本概念、原则、流程和方法，使学生掌握了档案管理的基本知识。
在练习环节，学生通过随堂练习，巩固了所学内容。
在讨论环节，学生通过分组讨论，分享了自己在实际工作中遇到的档案管理问题，并探讨了解决方案。
整体来看，本节课达到了预期的教学目标。
拓展延伸：学生可以进一步探讨档案管理在企业和政府部门中的应用，以及档案管理在信息化时代的发展趋势。
同时，学生可以尝试运用所学知识，对实际工作中的档案管理问题进行分析和解决。
重点和难点解析：在上述教学内容中，有几个重点和难点需要我们特别关注。
档案管理的基本概念和重要性是学生理解档案管理的基础，而电子档案管理的具体操作和纸质档案的保存方法则是实践中的难点。
企业档案管理培训PPT课件
档案管理培训
企业档案管理培训PPT课件
公司档案是公司在各项经营活动和管理工作中直接形成的，有保存和利用价值、 经过整理的各种门类和载体的历史记录。
由相关业务部门（如二、三级机构的运营、银保、团险、营销等部门）指定专人负责收集、整理、保管、 统计、利用、鉴定、销毁等工作；
管
实物、声像、照片档案
理 部 门
由文化品牌部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，并于每年三月份前将前一年档案 移交集团综合档案室（馆）统一管理；
基建档案
集团基建项目由集团综合部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，并于项目完成三个
档案的鉴定与销毁
机构分立、合并、撤销或设立临时性机构， 要按照有关规定整理各门类档案，任何个 人不得带走已归档档案或应归档的各类档 案资料。
各级工作人员要参照《XX集团档案 管理办法》执行。
档案的鉴定与销毁
档案鉴定工作要在各级机构总经 理室领导下，由有关部门共同组 成鉴定小组，对确定销毁的档案 要形成鉴定工作报告，填写拟销 毁档案清单，并报请本公司分管
公司档案是公司在各项经营活动和管理工作中直接形成的，有保存和利用价值、 经过整理的各种门类和载体的历史记录。
档案的特性和作用
档案的特性
原始性（ 由原始文件直接形成 ） 真实性（ 各项活动的真实记录 ） 多样性 机密性 信息性 唯一性
档案的作用
是本单位各项活动的历史积和 真实记忆
是开展工作的凭据和参考 是本单位的资产和资源 是本单位整体管理体系的组成
公司档案是公司在各项经营活动和管理工作中直接形成的，有保存和利用价值、 经过整理的各种门类和载体的历史记录。
管理体制和基本原则
公司档案管理体制
企业档案管理培训PPT课件
公司档案是公司在各项经营活动和管理工作中直接形成的，有保存和利用价值、 经过整理的各种门类和载体的历史记录。
由相关业务部门（如二、三级机构的运营、银保、团险、营销等部门）指定专人负责收集、整理、保管、 统计、利用、鉴定、销毁等工作；
管
实物、声像、照片档案
理 部 门
由文化品牌部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，并于每年三月份前将前一年档案 移交集团综合档案室（馆）统一管理；
基建档案
集团基建项目由集团综合部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，并于项目完成三个
档案的鉴定与销毁
机构分立、合并、撤销或设立临时性机构， 要按照有关规定整理各门类档案，任何个 人不得带走已归档档案或应归档的各类档 案资料。
各级工作人员要参照《XX集团档案 管理办法》执行。
档案的鉴定与销毁
档案鉴定工作要在各级机构总经 理室领导下，由有关部门共同组 成鉴定小组，对确定销毁的档案 要形成鉴定工作报告，填写拟销 毁档案清单，并报请本公司分管
公司档案是公司在各项经营活动和管理工作中直接形成的，有保存和利用价值、 经过整理的各种门类和载体的历史记录。
档案的特性和作用
档案的特性
原始性（ 由原始文件直接形成 ） 真实性（ 各项活动的真实记录 ） 多样性 机密性 信息性 唯一性
档案的作用
是本单位各项活动的历史积和 真实记忆
是开展工作的凭据和参考 是本单位的资产和资源 是本单位整体管理体系的组成
公司档案是公司在各项经营活动和管理工作中直接形成的，有保存和利用价值、 经过整理的各种门类和载体的历史记录。
管理体制和基本原则
公司档案管理体制
《档案管理》PPT课件全文
页数 式
注
2005- 5 06-02
题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随 意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容， 无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟， 附于原题之后，外加“[ ]”号
h
47
归档文件目录
全宗号 类别号 年度 A 2003
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
h
28
▪ 由各部门分别整理归档的单位
▪ 先将归档文件按部门或（商户）分 开，再将同一部门或（商户）的文 件按三个保管期限分开，同一保管 期限内按时间先后排列。
尽可能将关系密切的同一活动、 同一工作、同一会议形成的文件材 料排列在一起。
h
29
▪ 统计报表、简报、刊物、非诉 讼性案件材料、来文与复文、 去文与复文等成套性文件可集 中排列，该套文件内部按文件 形成的时间顺序进行排列。
h
8
A 企业管理性档案
一、档案具体业务工作内容：
收集、整理、鉴定、检索、保
管、统计、编研和提供利用八
个环节，前六个环节称为基础
工作，后两个环节称为编研利
用工作
h
9
二、件的含义
▪ 单份文件，每份文件为一件； ▪ 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
h
10
▪ 正本与定稿（最终的修改稿）为一件； ▪ 正件与附件为一件； ▪ 正文与文件处理单为一件；（例1） ▪ 原件与复制件为一件； ▪ 转发件与被转发件为一件；
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
页数 式
企业档案管理ppt课件
25
人事档案
❖人事档案是人事部门按党的人事政策，在 培养、选拨和任用人员等工作中形成的记 载个人经历、政治思想、品德作风、业务 能力、工作表现、工作实绩等内容的文件 材料，是历史地、全面地考察了解和正确 选拨使用人员的重要依据，是国家档案的 重要组成部分。
件号（0-9） 盒号（0-9） 分类号（0党群） 目录号（年代）
14
文书档案的编目
❖ 归档文件应逐件编目。只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任 者、文号、题名、日期、页数、备注等项目
❖
归档文件目录
❖ 年度：2007年
保管期限：永久
序号 责任者 文号
题名
日 期 页数 备 注1
❖ ❖1
❖2 ❖ ❖
❖机制会计档案； ❖机读会计档案； ❖计算机系统软件
18
4 财务审计类
❖41
财务审计综合
42
财务管理
43
会计财务
44
审计工作
19
4 财务审计类
会计报表：年 报、季报、月 报、各财务分
析报表；
会计帐本：日 记帐、明细帐 、辅助帐、总
帐
43 会计财务
430 会计报表 431 会计帐簿 432 会计凭证
❖ 例一某企业2007年1 月会计现金收款凭证编号 （2007年度、4财务审计类、3会计帐务、2凭证、 001案卷号）
❖2007─ 4 32─0 0 1 ❖ ❖
❖ ❖ ❖ ❖
案卷号（001-999） 三级类目（0-9） 二级类目（0-9） 一级类目（0-9） 目录号（年代）
23
会计档案材料保管期限的划分
及时收集 企业重大 活动的有 关档案
10
转变收集 观念，注 重收集范 围
人事档案
❖人事档案是人事部门按党的人事政策，在 培养、选拨和任用人员等工作中形成的记 载个人经历、政治思想、品德作风、业务 能力、工作表现、工作实绩等内容的文件 材料，是历史地、全面地考察了解和正确 选拨使用人员的重要依据，是国家档案的 重要组成部分。
件号（0-9） 盒号（0-9） 分类号（0党群） 目录号（年代）
14
文书档案的编目
❖ 归档文件应逐件编目。只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任 者、文号、题名、日期、页数、备注等项目
❖
归档文件目录
❖ 年度：2007年
保管期限：永久
序号 责任者 文号
题名
日 期 页数 备 注1
❖ ❖1
❖2 ❖ ❖
❖机制会计档案； ❖机读会计档案； ❖计算机系统软件
18
4 财务审计类
❖41
财务审计综合
42
财务管理
43
会计财务
44
审计工作
19
4 财务审计类
会计报表：年 报、季报、月 报、各财务分
析报表；
会计帐本：日 记帐、明细帐 、辅助帐、总
帐
43 会计财务
430 会计报表 431 会计帐簿 432 会计凭证
❖ 例一某企业2007年1 月会计现金收款凭证编号 （2007年度、4财务审计类、3会计帐务、2凭证、 001案卷号）
❖2007─ 4 32─0 0 1 ❖ ❖
❖ ❖ ❖ ❖
案卷号（001-999） 三级类目（0-9） 二级类目（0-9） 一级类目（0-9） 目录号（年代）
23
会计档案材料保管期限的划分
及时收集 企业重大 活动的有 关档案
10
转变收集 观念，注 重收集范 围
企业档案管理培训PPT课件
文件夹
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04 电 子 档 案 管 理 Annual work summary report of simple geometry
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
档案如何管
请替换文字内容，修改文字内容，也可以直接复 制你的内容到此。请替换文字内容，修改文字内 容，也可以直接复制你的内容到此
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
01 格式统一
02 标识鲜明
03 科学分类
04 及时记录
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
统一
点击在此输入说文本点击在此输入说明文 本点击在此输入说明文本点击在此输入说 文本点击在此输入说明文本点击在此输入 说明文本
1
采购合同
4
招投标资料
2
销售合同
5
技术资料
3
往来文件
6 其它
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Annual work summary report of simple geometry 1．抽屉式直立档案
容易分类
易于保密
保护性好
检索简便
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Annual work summary report of simple geometry
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文件夹
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04 电 子 档 案 管 理 Annual work summary report of simple geometry
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
档案如何管
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02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
01 格式统一
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04 及时记录
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
统一
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1
采购合同
4
招投标资料
2
销售合同
5
技术资料
3
往来文件
6 其它
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Annual work summary report of simple geometry 1．抽屉式直立档案
容易分类
易于保密
保护性好
检索简便
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Annual work summary report of simple geometry
(公司)企业档案管理业务培训详解(行业讲座教学培训课件)
（行业讲座教学培训课件）
（三） 国际标准
1.ISO9001《质量管理体系要求》
作为市场经济和国际贸易的产物，ISO9001《质量管理体系要求》是 国际标准化组织在世界范围内推行最成功的标准之一。该标准1987年 国际标准化组织发布第一版 9000系列标准；2008年国际标准化组织发 布第四版ISO9001。较为突出一点是，在此过程中，增加了多处对档案 记录建立和管理维护的要求。说明在质量管理体系中档案记录的重要作 用日益被重视。
3. 地方性法规：省、自治区、直辖市和国务院批准的较 大的市等地方权力机关制发的地方性档案法规。
《档案条例》，原《档案管理规定》由第十届人民大会常 务委员会第三十三次会议于2007年7月27日修订为《档案条 例》。2007年9月1日施行。共42条。
4. 地方政府规章： 人民政府批准的地方档案局制定的规 范性文件。地方政府规章在本行政区域内有效，其效力低于法 律、行政法规和地方性法规。
（行业讲座教学培训课件）
（二）工作规范
1. 《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009， 2010年1月1日 开始实施）
2. 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家 档案局令第10号，2013年2月1日起施行）
3. 《企业档案工作规范测评办法》（粤档发〔2011〕24号） 4. 《 执行〈归档文件整理规则〉实施细则》（穗档[2002]4 号）
第六条 利用职务之便，将所保管的档案据为己有的， 对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级 或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。
9
（行业讲座教学培训课件）
第七条 因工作不负责任或者不遵守档案工 作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人 员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或 者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处 分。 • 第八条 擅自销毁档案的，对有关责任人员， 给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降 级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
确地提供档案信息，为企业地进步 和发展服务。 第三、是在电子文件不断生成的情况下， 进行及时有效地收集、整理，不断 丰富档案内容和档案信息。
备注：所有长期保存的档案，不宜用彩色或喷墨打印，宜用激光打印；传真 纸不能保存；所有的签名、批示不能用铅笔、圆珠笔，红墨水等。
企业档案管理培训课件
11
档案管理系统
成后三个月内将项目文件向建设单位移交归档。 4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。 5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。 6、其他档案归档时间：活动结束后归档。
企业档案管理培训课件
17
文书档案案卷格式
❖ 案卷卷皮格式
两种：硬卷皮、软卷皮。
❖ 硬卷皮外形寸
封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）
归档文件材料的范围
1、上级来文 2、本单位制发的文件 3、下属单位来文
各类文件材料的归档要求
1、文件材料要齐全、完整、准确反映本单位各项活动的历史面貌。 2、文件材料的规格与字迹要求 3、归档声像材料的要求。
企业档案管理培训课件
16
文件材料的形成与归档
归档时间
1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档。 2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档。 3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完
• 档案管理系统包含 1、文件管理 2、文书档案管理 3、科技档案管理 4、会计档案管理 5、声像档案管理 6、系统配置模块 7、档案制作系统、档案查询系统等。
电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高 档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范 化、现代化，真正实现档案的一体化管理。
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9
企业档案的工作性质
▪ 管理性—对企业档案进行管理 ▪ 服务性—为各单位提供查阅和参考 ▪ 保密性—维护和保护企业资源，避免不必要的损失。
是否保密档案，在定义制度时须规定清楚， 并加盖保密章。
企业档案管理培训课件
10
档案管理现代化的总目标
第一、是最大限度地延长档案寿命 第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准
3
档案管理的作用
凭证作用 参考作用 档案工作
是用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的 一项活动。包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保 管、统计、编研和提供利用等。
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4
档案管理工作原则
• 档案工作的管理原则一般有两条：
1、统一领导。 2、分级管理。
为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须 要有相应的管理制度，并便于企业各单位的 利用。
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12
档案管理制度建设
《档案管理办法》 《文件材料归档范围和不归档范围》 《文书档案保管期限表》 《全宗档案分类大纲》 《档案分类编号方案》 《档案人员岗位职责》 《整理（立卷）制度》 《档案利用制度》 《档案保管制度》 《档案保密制度》 《档案销毁制度》
企业档案管理培训课件
❖ 封底尺寸同封面尺寸
封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可 根据需要分别设以10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷 皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。（推荐使用 250g的牛皮纸制作案卷硬卷皮）
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18
案卷封面项目
• 封面项目包括：
全宗名称 类目名称 案卷题名 时间 内容提要 保管期限 件 页数 归档号 各项目具体位置/尺寸
13
档案管理制度建设
1、编写制度时，以下因素不能少：文件名称、版次、编制时间、制作 部门、页码/页次、文件归档的范围、文件归档的时间、文件归档的 份数、文件归档的要求与手续。
2、管理制度里面必须包含的内容应有：目的、适用范围、术语或定义、 相关文件、职责权限、操作流程、相关的记录。
3、管理制度的书写，其语言描述须简洁、清楚、易懂、全面，且无歧 意。
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6
职工档案管理部门的职能
❖ 保管职工档案 ❖ 收集、鉴别和整理职工档案材料 ❖ 办理职工档案的查阅、借阅和转递手续 ❖ 登记职工工作变动情况 ❖ 为有关部门提供职工情况 ❖ 做好职工档的安全、保密、保护工作 ❖ 定期向企业档案室移交档案 ❖ 办理其它有关事项
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7
企业档案的一般分类
管理类—所有制度类档案 业务类—含技术类、研发类、营销类等 财务类—独立管理 人事类—所有人力资源类档案 其它类—不能归入上述四类的档案
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8
❖ 普通档案、文书档案
❖ 技术档案 ❖ 音像档案
档案室的类型
❖ 人事档案
❖ 综合档案
❖ 联合档案室，比如集团公司，有 些类似于服务中心、文件中心
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2
什么是档案管理
什么是档案 收集、整理、保管、鉴定、统计和提 供利用等活动。
1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚； 2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。 3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。 4、档案的保存期限必须明确。
企业档案管理培训课件
4、细节方面的要求也应规定。比如，纸张大小、格式、字体、编码装 订位置等。
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14
企业档案的收集渠道
本企业业务职能部门移交的归档资料 外单位转让或移交的资料 企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或
转让资料 面向社会收集、征集的相关材料。
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文件材料的形成与归档
现代企业档案管理培训
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有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下 他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。
正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一 般不超过4种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进 行标示。
一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜 外要清晰的标明其目录。
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企业档案概念的涵义
❖ 企业档案是企业各项活动的历史记录。
❖ 企档的形成是具体地，即在特定的企业活动范围 内形成。
❖ 企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多 样性和企业活动内容的复杂性所决定的。
❖ 企档是企业活动的一种历史记录，说明企业档案 所反映的事物或活动已经完成或告一段落。
备注：所有长期保存的档案，不宜用彩色或喷墨打印，宜用激光打印；传真 纸不能保存；所有的签名、批示不能用铅笔、圆珠笔，红墨水等。
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档案管理系统
成后三个月内将项目文件向建设单位移交归档。 4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。 5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。 6、其他档案归档时间：活动结束后归档。
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文书档案案卷格式
❖ 案卷卷皮格式
两种：硬卷皮、软卷皮。
❖ 硬卷皮外形寸
封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）
归档文件材料的范围
1、上级来文 2、本单位制发的文件 3、下属单位来文
各类文件材料的归档要求
1、文件材料要齐全、完整、准确反映本单位各项活动的历史面貌。 2、文件材料的规格与字迹要求 3、归档声像材料的要求。
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文件材料的形成与归档
归档时间
1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档。 2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档。 3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完
• 档案管理系统包含 1、文件管理 2、文书档案管理 3、科技档案管理 4、会计档案管理 5、声像档案管理 6、系统配置模块 7、档案制作系统、档案查询系统等。
电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高 档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范 化、现代化，真正实现档案的一体化管理。
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企业档案的工作性质
▪ 管理性—对企业档案进行管理 ▪ 服务性—为各单位提供查阅和参考 ▪ 保密性—维护和保护企业资源，避免不必要的损失。
是否保密档案，在定义制度时须规定清楚， 并加盖保密章。
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档案管理现代化的总目标
第一、是最大限度地延长档案寿命 第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准
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档案管理的作用
凭证作用 参考作用 档案工作
是用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的 一项活动。包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保 管、统计、编研和提供利用等。
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档案管理工作原则
• 档案工作的管理原则一般有两条：
1、统一领导。 2、分级管理。
为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须 要有相应的管理制度，并便于企业各单位的 利用。
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档案管理制度建设
《档案管理办法》 《文件材料归档范围和不归档范围》 《文书档案保管期限表》 《全宗档案分类大纲》 《档案分类编号方案》 《档案人员岗位职责》 《整理（立卷）制度》 《档案利用制度》 《档案保管制度》 《档案保密制度》 《档案销毁制度》
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❖ 封底尺寸同封面尺寸
封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可 根据需要分别设以10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷 皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。（推荐使用 250g的牛皮纸制作案卷硬卷皮）
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案卷封面项目
• 封面项目包括：
全宗名称 类目名称 案卷题名 时间 内容提要 保管期限 件 页数 归档号 各项目具体位置/尺寸
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档案管理制度建设
1、编写制度时，以下因素不能少：文件名称、版次、编制时间、制作 部门、页码/页次、文件归档的范围、文件归档的时间、文件归档的 份数、文件归档的要求与手续。
2、管理制度里面必须包含的内容应有：目的、适用范围、术语或定义、 相关文件、职责权限、操作流程、相关的记录。
3、管理制度的书写，其语言描述须简洁、清楚、易懂、全面，且无歧 意。
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职工档案管理部门的职能
❖ 保管职工档案 ❖ 收集、鉴别和整理职工档案材料 ❖ 办理职工档案的查阅、借阅和转递手续 ❖ 登记职工工作变动情况 ❖ 为有关部门提供职工情况 ❖ 做好职工档的安全、保密、保护工作 ❖ 定期向企业档案室移交档案 ❖ 办理其它有关事项
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企业档案的一般分类
管理类—所有制度类档案 业务类—含技术类、研发类、营销类等 财务类—独立管理 人事类—所有人力资源类档案 其它类—不能归入上述四类的档案
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❖ 普通档案、文书档案
❖ 技术档案 ❖ 音像档案
档案室的类型
❖ 人事档案
❖ 综合档案
❖ 联合档案室，比如集团公司，有 些类似于服务中心、文件中心
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什么是档案管理
什么是档案 收集、整理、保管、鉴定、统计和提 供利用等活动。
1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚； 2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。 3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。 4、档案的保存期限必须明确。
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4、细节方面的要求也应规定。比如，纸张大小、格式、字体、编码装 订位置等。
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企业档案的收集渠道
本企业业务职能部门移交的归档资料 外单位转让或移交的资料 企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或
转让资料 面向社会收集、征集的相关材料。
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文件材料的形成与归档
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有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下 他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。
正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一 般不超过4种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进 行标示。
一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜 外要清晰的标明其目录。
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企业档案概念的涵义
❖ 企业档案是企业各项活动的历史记录。
❖ 企档的形成是具体地，即在特定的企业活动范围 内形成。
❖ 企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多 样性和企业活动内容的复杂性所决定的。
❖ 企档是企业活动的一种历史记录，说明企业档案 所反映的事物或活动已经完成或告一段落。