档案资料管理规定

档案资料管理规定

1.0 着装规定

规范公司档案的分类、归集、保管、借（查）阅及销毁工作。

2.0 适用范围

适用于公司档案的管理。

3.0档案归档、保管、借(查)阅及销毁工作

3.1 档案归档

3.1.1 凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件、图纸及有关材料都必须归档，并编制资料目录。归档的内部文件、外来文件、相关记录须加盖“西安万达广场商业管理有限公司存档文件（资料）”红章。

3.1.2 归档的重点是公司制订的及上级机关或其它单位发来的,与公司主营业务有密切联系的文件资料。凡属归档的文件，包括完整的正本、正件与附件、转发件与原件，以及领导的重要指示，都必须齐全与完整。

3.1.3 为了方便、准确、迅速地找到所需资料而编制此代码。代码由库号—柜号—序号组成。

3.1.4 每月5日前，完成上月档案资料的归档工作。

3.2 档案分类

公司档案按照各部门归档时上交的目录分类，包括管理部、工程部、营运部、行政部、企划部、财务部、品质部，7个部门的档案资料。

3.3 档案借阅

3.3.1 行政部负责建立档案借阅制度。

3.3.2 公司所有工作人员都有借阅档案的权利和保护档案的义务。

3.3.3 公司人员查阅档案或复印档案及借阅档案时，须填写《档案查(借)阅登记表》，经档案所在部门负责人及借用人所在部门负责人批准后方可借阅，所借档案须按期归还；人事档案、薪资档案、社保档案、劳动合同、公司减亏方案及组织机构和人员变动文件无总经理批准，不准借阅任何人。

3.3.4 阅档人对所借阅的档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。如需复印的档案资料，应交由行政部文员进行复印。

3.3.5 借出和归还档案时，应办理清点手续，由行政部文员和借阅者当面核对清楚。

3.3.6 档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

3.3.7 调离公司的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

3.3.8 外单位人员借阅公司档案须持有所在单位介绍信和本人工作证，并填写《档案查(借)阅登记表》，由公司总经理审批后方可借阅。

3.4 档案保管期限

3.4.1 档案保管期限分为永久、长期、中期和短期4种。短期为2年以下，中期为5年以下，长期为6年至70年，详见《档案分类及保管期限表》。

3.4.2 凡是介于两种保管期限之间的档案，保管期限一律按中期保管。

3.5 档案的销毁

3.5.1 对于到期档案，行政部文员须填写《档案销毁申请单》，经审批后方可销毁，同时档案销毁时须由行政部与2名以上的监销人员负责销毁，监销人员确认《档案销毁清单》与需销毁的档案无误后，选择安全地点销毁档案。《档案销毁申请单》由行政部文员妥善保存。

3.5.2 各部门档案由各部门负责制订销毁计划，上报行政部销毁。

3.5.3 销毁档案时要严格执行保密规定，若销毁档案过程中出现泄密或对公司造成损失，将根据公司《员工奖罚管理规定》进行处理。

3.5.4 行政部文员根据《档案销毁申请单》填写《档案销毁清册》。

3.6 档案管理现代化

3.6.1 档案管理现代化是公司现代化管理的组成部分，应列入公司现代化管理的整体计划。

3.6.2 应采用以计算机为主，包括通讯设施和办公自动化等现代化管理手段对档案进行管理和利用。

3.7 档案室管理规定

3.7.1 公司任何人员在未经允许的情况下，不得私自进入档案室翻阅、拿走资料，一经发现，按公司有关规定进行处理。

3.7.2 档案室内不得存放易燃、潮湿物品，要保持档案室温湿度，进行适当的通风和清洁工作。

3.7.3 行政部文员要严守机密，尽职尽责，确商管全；谨慎周密，照章办事，做好登记，把好出入关；随时整理，及时补充，保证查阅及时迅速。

3.7.4 档案室、档案柜平时加锁，禁止无关人员擅入。

3.7.5 档案资料归档、变更、销毁均须经过批准，登记后进行。

3.7.6 做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等八防工作。

3.7.7 档案柜排列方式要便于查找。