甘肃省电力公司建设项目档案管理实施办法

甘肃省电力公司建设项目档案管理实施办法文件管理序列号：[K8UY-K9IO69-O6M243-OL889-F88688]甘肃省电力公司建设项目档案管理实施办法第一章总则第一条为加强甘肃省电力公司建设项目档案的管理工作，提高公司建设项目档案的管理水平。

根据国家档案局和国家电网公司等有关规定，结合公司建设项目工作实际，制定本办法。

第二条建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的，应当归档保存的全部文件材料。

包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、勘测、设计、施工、安装、调试、试运、生产准备、竣工到投产(运)等工作中形成的文字、图纸、图表、计算材料、声像及电子版等各种载体、形式的文件材料。

第三条甘肃省电力公司建设项目竣工档案，是由各参建单位（省电力公司和委托建设、设计、施工、运行、监理、调试、招投标及物资供应等单位）在项目建设过程中共同形成的档案的总和。

各参建单位，要密切配合，分工协作，认真做好各自文件材料的形成、积累、鉴定、整理和移交工作，确保基建档案的完整、准确、系统。

第四条档案工作要与基建工程实行“三同步”，即各参建单位都应当在项目前期、项目进行中、项目交工验收三个阶段，做到档案管理与工程管理同步进行。

在工程移交生产达标、工程竣工验收和工程评优中，档案管理应达到相应的标准要求。

第五条本办法适用于公司及所属单位新建、改建、扩建和技术改造等项目竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收。

其它建设项目可参照本办法。

第二章组织管理和责任划分第六条公司建设项目档案工作按照“统一领导、分级管理”的原则进行管理。

各参建单位均应明确一名领导分管档案工作，配备专职或兼职档案人员，把建设项目档案工作纳入工程的总体规划和工作计划，纳入工程管理和工程进度考核，纳入领导议事日程和有关部门及人员的岗位责任制。

同时，将各自形成的文件材料及时整理归档，不得分散管理，不得由业务部门或个人私自保存应归档的文件材料。

第七条项目建设单位或委托建设单位要及时组织档案部门参加有关建设项目的合同签订、设备开箱及工程达标和竣工验收等重大活动，确保档案工作的顺利开展。

第八条甘肃电力公司档案馆是省公司系统建设项目档案管理的主管部门，在业务上接受国家电网公司和省档案局的监督、检查和指导；负责贯彻落实国家档案局、国家电网公司关于建设项目档案工作管理标准、制度等，并制定本公司建设项目档案管理的实施办法。

对本公司负责建设项目的档案工作进行监督、检查和业务指导；会同相关部门组织重大建设项目竣工档案的验收工作和达标投产建设项目档案管理的自查、检验工作。

第九条各参建单位责任（一）项目建设单位或委托建设单位应负责组织、协调、指导与工程有关的施工、设计、监理等单位编制项目竣工文件和整理项目文件；负责工程前期文件、工程管理文件、设备文件、工程竣工验收文件的收集整理与归档；负责接收工程全部档案。

（二）施工安装单位负责移交施工安装过程形成的文件材料并负责整理、归档。

主要包括工程项目开工、竣工报告，施工组织设计，施工中的地质水文资料，建筑、安装工程原始记录，隐蔽工程验收记录及测量记录、质量验评记录及签证书，消缺记录及永久性缺陷记录，重要施工材料的性能证件、检验报告、复试报告，重大的设备、人身伤亡事故报告、施工安装验收总结等。

（三）设计单位负责移交建设项目各设计阶段的设计文件材料，均应为正本、并加盖公章。

所有归档的设计变更通知单必须是原件，按专业编号。

设计工作总结等。

若合同确定由设计单位编制竣工图，须依据变更通知单的内容，按照国家编制竣工图的规定进行编制、审核。

并根据合同要求提供电子版竣工图。

（四）监理单位负责收集、整理、移交工程监理业务范围内形成的各项监理事项（工程质量、工期、投资等）的全部文件材料和监理工作总结，督促检查工程建设中文件材料的收集积累和完整、准确情况，负责竣工文件和竣工图的审核并签署意见。

（五）质量监督部门负责收集、整理、移交工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件。

（六）调试单位负责移交所承担的试验项目调试大纲、方案、措施、调试报告、调试过程中设备缺陷处理记录、调整试运质量验评表、性能试验、环保测试方案、方法、仪器、测点布置、结果及计算分析、调试过程中变更设计资料及调试工作总结等。

（七）生产运行单位负责收集、整理生产准备文件，包括企业技术标准（现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施等），负责提供整套启动及试生产期间文件材料（试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析和结论），试生产总结及运行、检修、技改中形成的文件材料。

第十条项目建设（委托建设）单位在签订建设项目设计、施工、监理、设备及其它合同、协议时，应设立专门条款，明确规定竣工档案编制、整理的责任、范围、内容、要求、份数、移交时间和违约的经济处罚等，以确保档案管理的整体控制。

第十一条归档竣工图一式三套，文件一般一式一份，以合同规定数量为准。

各参建单位在归档纸质文件的同时，应将在项目建设重要活动中形成的音像及相应的电子文件一同归档。

第十二条各参建单位应在项目启动验收后3个月内，将整理好的项目档案向建设（委托建设）单位移交。

第三章收集与归档质量要求第十三条项目档案的收集由参建单位按照各自的工作任务和职责范围进行，由项目建设管理单位统一组织、协调，档案部门具体指导。

第十四条项目档案的收集范围及保管期限，应依据《国家重大建设项目文件归档范围》（DA／T28—2002附录A）的规定，见附表一；供电企业35kV 及以上输变电工程的归档范围见附表二。

第十五条建设项目归档文件和案卷质量应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822－2000）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28－2002）的要求。

分类按照电力供电企业档案分类表（6－9大类）、水电企业档案分类表（6－9大类）、施工企业档案分类表（6－9大类）或相关行业档案分类规则执行。

（一）归档文件应齐全、完整、准确并原件（正本）归档。

因故无原件的，可归具有凭证作用的文件材料。

如零星购置的钢材材质试验报告等，由经销商在复印件（相关数据参数清晰可辨）上加盖印章后归档。

（二）案卷内科技文件材料的载体和书写字迹应符合耐久性要求。

因收到外来科技文件材料为不耐久载体和书写字迹且无法更换的，应先将原件复印后与该原件一并归档。

（三）非纸质文件应与其文字说明一并归档；永久、长期的电子文件必须形成一份纸质文件归档。

（四）外文（或少数民族文字）材料，若有汉译文的应与汉译文一并归档，且译文在前，原文在后排序。

无译文的要译出标题后归档。

（五）竣工资料的编制。

电力施工及安装工程的竣工档案，以专业为单位结合单位工程组卷，一般每个单位工程组成一个卷册，内容较多时，可根据单位工程内容的多少组成若干卷册。

一般卷册的厚度不超过50mm。

（六）竣工图的编制。

竣工图需编制总说明，对有修改内容的竣工图卷册，还应编制分册说明，其内容包括修改内容、修改原因；竣工图编制深度应与施工图的编制一致；编制应规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况；字迹清晰，整洁，签字手续完备。

签名真实，不得代签或打印，不得用印章代替签名。

（七）竣工图按GB 10609.3-1989《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成210mm×297mm(A4)图幅，内折式，外翻图标。

每张竣工图均须加盖规范的竣工图章。

竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。

图章规格尺寸为80mm×60mm。

如图1。

（八）变更通知单编制要求。

设计变更通知单针对被修改图纸的图名、图号应填写完整，附图清晰、齐全；设计变更通知单按照专业分类，整理；设计变更通知单的报审单规范，签署和公章符合规定要求；设计单位在工程竣工后，应向建设单位报送设计变更通知单清单，经核准后归档。

第四章档案的整理第十六条档案的整理应遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，便于保管和利用。

第十七条归档的文件材料要内容真实，数据可靠，制作和书写材料必须便于长久保存。

使其达到文件齐全、完整、分类组卷科学、合理，保管期限划分准确，编号规范，排列有序，案卷题名确切，整理规范、统一等基本要求。

（一）案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。

达标投产项目档案应一卷一盒，盒背脊需填写案卷题名内容。

案卷封面式样见图2。

（二）成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

卷内文件目录式样见图3。

（三）卷内备考表的编制，互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位（案卷）的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

说明包括：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

卷内备考表式样见图4。

（四）不装订的案卷,应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章,档号应填写全宗号、目录号、分类号、案卷号，四个号码之间用“—”分隔。

序号应填写卷内文件材料的件号或页号。

式样如图5。

（五）档案装具统一由甘肃电力档案学会制定标准，并负责向公司所属各单位推广使用。

第五章档案的鉴定与移交第十八条项目竣工档案编制完成后,应由项目建设管理(委托建设)单位督促有关单位（监理、设计、施工等）对竣工文件的编制情况进行审查，其主要任务是：鉴定文件材料是否齐全完整、是否真实可靠、图物是否相符、数据是否准确、图纸是否规范、手续是否完备、书写材料是否符合要求等。

对于存在的问题，及时提出整改计划，采取积极有效的措施，逐项落实。

第十九条移交档案时，移交单位要编制移交清册和案卷目录，交接双方在清点核对正确后，在移交清册上盖章，负责人签字。

移交清册应一式两份，交接双方各存一份。

第二十条在大中城市规划区范围内建设的重大建设项目，建设（委建）单位应按照国家档案局关于《城市建设档案归属与流向暂行办法》（档发字［1997］20号文）的规定向城市建设档案馆报送与城市规划、建设及其管理有关的项目竣工图及竣工验收报告。

其余档案材料不予报送。

第六章项目档案验收第二十一条档案验收的组织（一）由国家电网公司委托组织验收的项目，验收结果报国家电网公司备案。

（二）验收组人数不少于5人的单数，验收组成员应有1名副高级以上（含副高级）或3名中级以上专业技术职务人员，必要时可邀请有关专业人员参加。

验收组长由验收组织单位的人员担任。

第二十二条工程基建档案的验收与工程投产达标验收同步进行，重点在初步验收（自检）阶段。

验收依据国家电网公司基建工程达标投产考核标准或其它有关标准，由省电力公司工程投产达标验收组及各参建单位有关人员共同组成，具体负责工程的自、复检工作。