电子文件登记表(首页)
电子文件登记表
其它二
电子文件登记表
西藏堆龙东嘎水泥厂
2008年5月20日
项目名称：西藏自治区堆龙德庆县江仓铁矿预查
勘查证号：30517
原本档号：固004
档号：000001
题名：《西藏自治区堆龙德庆县江仓铁矿预查报告》
光盘编号：00001
电子档号：00001
形成单位：重庆市地质矿产勘查开发局607地质队
填表人：唐大鹏
项目负责：王海蛟
单位负责：陈湘瑶
提交单位：西藏堆龙东嘎水泥厂
提交时间：2008年5月20日
成果地质资料电子文件登记表（首页）
制作人：唐大鹏验收人：李核良共2页第1页
备注
成果地质资料电子文件登记表（续页）
制作人：唐大鹏验收人：李核良共2页第2页。
电子文件登记
硬件系统： 系统软件： 应用软件： 存储载体：
硬件系统： 系统软件： 应用软件： 存储载体：
被迁移归档 电子文件情况
记录数： 迁移时间： 操作者：
字节数：
填表人(签名) 审核人(签名) 单 位(盖章)
年月 日 年月 日 年月 日
形成部门
文件 特征
完成日期 载体编号
通讯地址
电话
硬件环境 (主机、网络服务器型 号、制造厂 商等)
设备环 境特征
操作系统
软件环境 (型号、版本等)
数据库系统
相关软件 (文字处理工具、文字 浏览器、压缩或解密 软件等)
记录结构 (物理、逻辑)
文件记 记录字符及图形音 录特征 频、视频文件格式
文件载体
文件 交接
载体 编号
保管 期限
备注
表 A．3 归档电子文件移交、接收检验登记表
检验项目
单位名称 移交单位：
接收单位：
载体外观检验
病毒检验
真实性检验
完整性检验
有效性检验
技术方法与相关软件说明 登记表、软件、说明资料检验
填表人(签名) 审核人(签名) 单位(印章)
年 月日
年月日
年 月日
年月日
年月日
年月日
表 A．4 归档电子文件登记表(首页)
录特征 式
文件载体
型号： 数量： 备份数：
记录 类型
载体类型 联系人
口定长 记录总数 口可变长 口其他 总字节数
口一件一盘 口一件多盘
口多件一盘 口多件多盘
填表人(签名)
制表 审核
审核人(签名)
年月日 年月日
表 A．2 电子文件登记表【续页】
第页
事业单位档案管理制度
档案综合管理实施办法第一条为加强中心站档案的科学管理，保护和利用档案信息资源，为中心站各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合中心站档案工作的实际，制定本办法。
第二条本办法所称档案，是指中心站在各项工作中形成的具有保存价值的各种文书、基建、资料、业务等不同载体和容的文件材料，它是中心站在各项工作活动中形成的历史记录，反映中心站不同时期的历史面貌，是中心站工作查考、制定决策的重要依据。
第三条中心站档案工作是中心站相关工作的组成部分，是提高中心站工作效率和工作质量的必要条件，是维护中心站历史面貌的一项重要工作，必须加强对档案工作的领导，将其列入中心站的工作计划，统筹安排，保障档案工作的顺利进行。
第五条中心站档案工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导。
第六条中心站在各项工作中形成的所有档案，包括文书、基建、资料、业务等档案，均由中心站综合档案室统一保管，任何部门和个人不得擅自留存，以确保档案的完整和安全。
第七条中心站在各项工作中形成的各种门类、载体的档案材料，由各部门初步整理后，及时向综合档案室移交；业务档案则由业务部门整理完毕之后，再向综合档案室移交。
归档的文件材料必须齐全、完整、准确。
第八条综合档案室负责档案材料接收后的归档、管理工作，对各门类、载体的档案，都要进行系统化整理，保持归档材料之间的历史联系，区分保存价值，便于利用管理，并编制各类档案的检索工具，积极主动提供档案利用，开发档案信息资源，为本单位各项工作服务。
第九条综合档案室要建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定准确编制档案工作统计报表，及时上报档案行政管理部门。
第十条综合档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经档案鉴定领导小组审核、分管档案领导批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。
第十一条中心站的档案库房应做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高湿等设施。
归档电子文件登记表
第三章 保证电子文件信息安全的 技术措施
电子文件是高科技的产物，信息安全技术 对于维护电子文件的原始性、真实性至关重 要。目前这方面的技术主要有：
1.签署技术。
对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件 确实出自作者，其内容没有被他人进行任何改动。 电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和 手写式数字签名。证书式数字签名的原理是，发 方利用自己的不公开的密钥对发出文件进行加密 处理，生成一个字母数字串，与文件一起发出， 同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用 发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验数 字签名，是将专门的软件模块嵌入文字处理软件 中，作者使用光笔在计算机屏幕上签名，或使用 一种压敏笔在手写输入板上签名，显示出来的 “笔迹”如同在纸质文件上的亲笔签名一样。计 算机数字转换器来捕获手写签名，同时对电子文 件的内容、结构等进行打包处理。
电子档案管理应遵循档案收集、整理、 保管、利用、鉴定、统计等管理原则。但它 与纸质等载体档案确有很大区别，它的记录 形式是数字化系列。任何电子档案，当使用 技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光 盘等载体后，就永远离不开这种技术和设备， 它不能离开这种生成环境和设备而单独存在， 人们只有采用这种记录档案信息内容的技术 和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别 它的信息内容。
4、电子文件物理结构与逻辑结构的复杂 性及对元数据和背景信息的依赖性。
文件的物理结构是指其信息存诸于载体上 的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、 批示、附件等部分各自在载体上的存诸位置。 文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如 文件中的文字排列、章节构成、各页的先后 顺序、插图、标号等。
5、电子文件信息与载体的可分离性。
电子档案的长期保存，却是非常困难， 需要有不断更新的技术和设备作保障。电 子文件归档及电子档案管理需要有技术和 设备，电子档案的生命周期是由电子档案 内容而定，而保证电子档案生命周期的存 在，取决于载体的寿命、电子计算机软硬 件的生存周期和载体所载档案与电子计算 机软硬件平台的一致性。所以说，电子档 案管理是一项极其复杂的技术工程，从这 个意义上说，也可把电子档案管理称为 “电子档案技术工程”。
(整理)电子文件归档与管理表格集0313
西安市电子文件归档与电子档案管理细则附表
20120214
201400313修改表3、6
表1
电子文件登记表（首页）
电子文件登记表（续页）
第页
电子文件移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述
2.内容描述：按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子文件数量：按文件总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
电子档案登记表（首页）
电子档案登记表（续页）
表6
电子档案移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交单位或全宗号、移交档案年度、批次等描述
2.内容描述：按档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子档案数量：按档案总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
表7
电子档案管理登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表8
电子档案迁移登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表9：
光盘盒封面标签图示例
注：长121mm，高121mm。
表10：
光盘盒封底标签图示例
精品文档
注：长151mm,高118mm;两边“光盘编号”栏宽各为7mm。
表11：
光盘盘面示例
精品文档
表12
电子档案机读目录
精品文档
精品文档。
建设工程项目档案管理培训考试试题及答案
建设工程项目档案管理知识培训考试试题(含答案)一、填空题：1、文件材料转换成档案必须是( 办理完毕)的、( 具有保存价值)的、( 经系统整理)的。
2、在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设计（专门）条款，（明确）有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。
3、项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向（业主）单位、（生产使用）单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交（项目档案）。
4、建设项目文件归档审查，需由“三方”会审，指的是( 竣工文件的编制方)、( 质监部门)、( 监理部门)。
5、竣工图内容应与施工图设计、( 设计变更)、洽商、(材料变更)、施工及质检记录相符合。
6、组卷的原则是，遵循科技文件的( 形成规律 )、保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的( 成套 )、系统，便于档案的( 保管 )和( 利用 )。
7、电子文件的鉴定工作应包括对电子文件的( 真实性)、完整性、( 有效性)的鉴定及确定( 密级)，归档范围和划定( 保管期限)。
8、工程档案案卷题名的拟写要求：应( 简明 )、( 准确 ) 揭示卷内文件的内容。
9、归档电子文件应以(盘)为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以( 件)为单位填写续页。
10、案卷是由( 互有联系 )的若干文件组合而成的档案保管单位。
11、对成册、成套的科技文件组卷时宜保持其( 原有 )形态。
12、组卷时要求案卷内科技文件应齐全、完整，( 签章 )手续完备。
13、案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案( 保护 )要求。
14、科技文件宜采取按系统、( 成套性 )特点进行案卷或卷内文件排列。
卷内文件一般应( 文字材料 )在前，图样在后；译文在前，( 原文 )在后。
15、案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。
一般应正件在前，附件在( 后 )；复文在( 前 )，来文在后。
16、在编写卷内科技文件页号时，已有页号的文件可不再重新( 编写 )页号。
电子文件归档与管理规范
2003 年 12 月 18 日范围规范性引用文件术语和定义总则电子文件的真实性、完整性和有效性保证电子文件的采集与积累电子文件的归档归档电子文件的整理归档电子文件的移交、接收与保管本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的普通方法。
本标准合用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或者修订版均不合用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件：的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。
DA/T 18 档案著录规则DA/T 22 归档文件整理规则下列术语和定义合用于本标准3．1 电子文件 electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3．2 归档电子文件 archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。
3．3 背景信息 context指描述生成电子文件(3，1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
3．4 元数据 metadata指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3．5 逻辑归档 logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1) 的管理权限向档案部门移交的过程。
3．6 物理归档 physical filing指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
3．7 真实性 authenticity指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
事业单位档案管理制度
档案综合管理实施办法第一条为加强中心站档案的科学管理，保护和利用档案信息资源，为中心站各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合中心站档案工作的实际，制定本办法。
第二条本办法所称档案，是指中心站在各项工作中形成的具有保存价值的各种文书、基建、资料、业务等不同载体和内容的文件材料，它是中心站在各项工作活动中形成的历史记录，反映中心站不同时期的历史面貌，是中心站工作查考、制定决策的重要依据。
第三条中心站档案工作是中心站相关工作的组成部分，是提高中心站工作效率和工作质量的必要条件，是维护中心站历史面貌的一项重要工作，必须加强对档案工作的领导，将其列入中心站的工作计划，统筹安排，保障档案工作的顺利进行。
第五条中心站档案工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导。
第六条中心站在各项工作中形成的所有档案，包括文书、基建、资料、业务等档案，均由中心站综合档案室统一保管，任何部门和个人不得擅自留存，以确保档案的完整和安全。
第七条中心站在各项工作中形成的各种门类、载体的档案材料，由各部门初步整理后，及时向综合档案室移交；业务档案则由业务部门整理完毕之后，再向综合档案室移交。
归档的文件材料必须齐全、完整、准确。
第八条综合档案室负责档案材料接收后的归档、管理工作，对各门类、载体的档案，都要进行系统化整理，保持归档材料之间的历史联系，区分保存价值，便于利用管理，并编制各类档案的检索工具，积极主动提供档案利用，开发档案信息资源，为本单位各项工作服务。
第九条综合档案室要建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定准确编制档案工作统计报表，及时上报档案行政管理部门。
第十条综合档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经档案鉴定领导小组审核、分管档案领导批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。
第十一条中心站的档案库房应做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高湿等设施。
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（主机、网络服务器型号、制造厂商等）
软件环境
（型号、版本等）
操作系统
数据库系统
相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）
文件记录特征
记录结构
（物理、逻辑）
记录
类型
□定长
□可变长
□其他
记录总数
总字节数
记录字符、图形、音频、视频文件格式
文件载体
型号：
数量：
备份数：
□一件一盘□多件一盘
□一件多盘□多件多盘
总字节数
记录字符、图形、音频、视频文件格式
文件载体
型号：
数量：
备份数：
□一件一盘□多件一盘
□一件多盘□多件多盘
制表审核
填表人（签名）
年月日
审核人（签名）
年月日
表A.2电子文件登记表（续页）
第页
文件
编号
题名
形成
时间
文件稿本代码
文件类别代码
载体
编号
保管
期限
备注
表A.3归档电子文件移交、接收检验登记表
检验项目
单位名称
移交单位：
接收单位：
载体外观检验
病毒检验
真实性检验
完整性检验
有效性检验
技术方法与相关软件说明
登记表、软件、说明资料检验
填表人（签名）
年月日
年月日
审核人（签名）
年月日
年月日
单位（印章）
年月日
年月日
表A.4归档电子文件登记表（首页）
文件
特征
形成部门
完成日期
载体类型
载体编号
通讯地址
电话
联系人
设备环境特征
文件
交接
送交部门
通讯地址
电话
联系人
送交人（签名）年月日
接收部门
通讯地址
电话
联系人
接收人（签名）年月日
表A.5归档电子文件登记表（续页）
第页
文件
编号
题名
形成
时间
文件版本代码
文件类别代码
载体
编号
保管
期限
备注
表A.6归档电子文件管理登记表
归档电子
文件设备
情况登记
新设备兼
容性检验
磁性载体
转存登记
填表人（签名）年月日
审核人（签名）年月日
单位人设备情况
硬件系统：
系统软件：
应用软件：
存储载体：
目标系统
设备情况
硬件系统：
系统软件：
应用软件：
存储载体：
被迁移归档
电子文件情况
记录数：字节数：
迁移时间：
操作者：
填表人（签名）年月日
审核人（签名）年月日
单位人（签名）年月日
表A.1电子文件登记表（首页）
文件
特征
形成部门
完成日期
载体类型
载体编号
通讯地址
电话
联系人
设备环境特征
硬件环境
（主机、网络服务器型号、制造厂商等）
软件环境
（型号、版本等）
操作系统
数据库系统
相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）
文件记录特征
记录结构
（物理、逻辑）
记录
类型
□定长
□可变长
□其他
记录总数