科技档案电子文件归档管理办法(试行)
电子记录管理办法(试行)
电子记录管理办法(试行)1. 前言为了规范电子记录的管理，并确保其安全性和可靠性，本办法制定了适用于各部门的电子记录管理规则。
2. 定义本办法中所提及的术语定义如下：- 电子记录：指以电子形式创建、接收、发送和存储的文件、文档或数据。
- 电子记录管理：指对电子记录进行分类、归档、检索和保护等管理活动。
- 部门：指在本机构层级中的各个独立单位或部门。
3. 电子记录的分类电子记录应根据其内容和重要性进行分类，分为以下几类：1. 核心业务记录：包括与机构核心业务相关的主要文档和数据。
2. 行政管理记录：包括与机构行政管理相关的文件、协议和合同等。
3. 人事档案记录：包括与机构员工的入职、离职、晋升等相关的记录。
4. 财务会计记录：包括与机构财务和会计信息相关的记录。
5. 项目文件记录：包括与机构参与的项目相关的文件和数据。
4. 电子记录的归档和保护部门应制定相应的电子记录归档和保护措施，确保电子记录的完整性、保密性和可用性。
具体措施如下：- 确保电子记录在创建后及时进行归档，并按照分类储存。
- 使用密码、加密技术等手段对重要电子记录进行保护，确保其不被非授权人员访问和篡改。
- 定期对电子记录进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的地方，以避免数据丢失或损坏。
- 对电子记录的访问和修改应进行相应的记录，追踪和审计，以便追溯数据的历史变更。
5. 电子记录的检索和利用部门应建立便捷、高效的电子记录检索系统，以方便用户查找和利用相关记录。
具体措施如下：- 设立统一的电子记录管理平台，集中管理各类电子记录。
- 设置合理的分类和标签，以便用户快速准确地找到需要的电子记录。
- 提供便捷的搜索和检索功能，支持关键词搜索、时间段筛选等方式。
- 鼓励部门间合作共享电子记录，提高资源利用效率。
6. 电子记录的保存期限根据相关法律法规的规定，各类电子记录应按照不同的保存期限进行保存。
具体期限根据实际需要和法律法规的要求确定，并制定相应的保存计划。
福建省电子文件归档与电子档案管理办法
2012最新文档-管理系列(word可编辑版)福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）中共福建省委办公厅省人民政府办公厅关于印发《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）》的通知闽委办[2003]25号各市、县（区）委和人民政府，省直各单位：现将《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）印发你们，请认真贯彻执行。
中共福建省委办公厅福建省人民政府办公厅2003年5月6日福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）第一章总则第一条为适应信息化建设的需要，规范福建省党政机关在办公自动化与电子政务处理公务过程中所产生电子文件与电子档案的管理工作，保障电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《福建省档案条例》以及有关政策法规，结合本省实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于福建省各级党政机关在公务活动中产生的电子文件的归档与电子档案管理，其他社会组织可参照本办法执行。
第三条电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子档案，指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
第四条已利用计算机或计算机网络网开展办公自动化或电子政务的单位，应在计算机信息管理系统中设置相应的电子文件管理子系统，此系统应能对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用，其信息管理系统应安全可靠。
第五条以电子文件形式记载国家秘密载体的制作、收发与传递、使用、保存和销毁，应严格按照《中共中央保密委员会办公室、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定》执行。
局域网计算机信息系统不得从物理上直接与INTERNET联网。
经有关部门批准联接专用网的系统，要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
第六条各单位应有严格的信息管理制度和技术措施，明确规定本机关电子文件归档的时间、范围、方式、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求，确保归档电子文件的质量。
科技档案管理规定
来往函件 工程材料监理检查、复检、实验记录、报告
监理单位
监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录 各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检
查、抽查记录 施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事
故报告 工程进度计划、实施、分析统计文件 变更价格审查、支付审批、索赔处理文件单元工程检
查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、 评估 主要材料及工程投资计划、完成报表
监理单位
设备采购、监造工作监理资料 设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划 市场调查、考察报告 设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报
文件标题完整准确 文件编号系统规范 文件左侧留2.5公分以上的装订位置 施工图、工作图、竣工图、施工日记符合规定
格式 文件表面整洁、清晰，无污损、无锈蚀、无霉
斑
档案整理质量的要求
分类清楚 组卷规范 案卷排列有序 档号编制科学 编制了项目档案案卷目录
三、项目文件归档整理的责任分工
施工单位
隐蔽工程检查验收记录 强度、密闭性试验报告 设备、网络调试记录 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处
理报告 系统调试、调试记录 管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录 管线标高、位置、坡度测量记录 中间交工验收记录证明、工程质量评定 竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算 竣工图
四、项目文件的收集和平时归卷
建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前 期文件以及设备，工艺和涉外文件。
勘察单位负责收集、积累勘察文件 设计单位负责收集、积累设计文件 施工单位负责收集、积累施工文件 监理单位负责收集、积累监理文件
电子档案管理办法(征求意见稿)
附件1电子档案管理办法（征求意见稿）第一章总则第一条【目的和依据】为规范电子档案管理工作，保存国家历史记录，推进社会信息化进程，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，制定本办法。
第二条【适用范围、定义】各级各类档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的电子档案管理工作，适用本办法。
本办法所称电子档案，是指机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人在履行其法定职责或者处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、归档的，对国家和社会具有保存价值的各种信息记录。
第三条【工作原则】电子档案管理工作应当遵循统一领导、全程管理、安全可控的原则。
第四条【管理要求和效力】档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当确保电子档案符合以下要求：（一）来源可靠。
由合法、明确的形成者，在履行法定职责或者处理业务事务活动中产生，形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、归档、移交等系统安全可控；（二）程序规范。
形成、办理、归档、移交、接收、保存、利用、鉴定、销毁等全过程管理应当符合国家相关法律法规、标准规范规定，并且准确记录、可追溯；（三）要素合规。
内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合相关标准规范要求。
电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
机关、团体、企业事业单位和其他组织不得拒绝电子档案的合法合规使用，法律、行政法规另有规定的除外。
第五条【基础保障】档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当配备档案信息化基础设施，建立管理机制、标准规范体系、安全体系、人才队伍，满足电子档案管理的实际需求。
第六条【安全保密】电子档案管理的全过程应当符合国家网络安全、数据安全、保密管理、密码管理、个人信息保护等相关法律法规要求。
第二章机构及其职责第七条【档案主管部门职责】国家档案主管部门统筹规划、组织协调、监督指导全国电子档案管理工作，研究制定政策制度，建立健全标准规范体系，培养专门人才，推动电子档案安全保管和有效利用。
科技档案管理办法
科技档案管理办法本标准是根据《电力勘测设计科技档案案卷质量标准DLGJ70-1999》及我院质量体系文件《设计过程控制程序Q/20204-2000》、《服务过程控制程序Q/20205-2000》等标准制定。
本标准是对我院1999版《科技文件立卷归档管理办法Q/21102-2000A/0》的修订。
本标准自2003年08月01日起实施，原1999版《科技文件立卷归档管理办法》作废。
本标准由档案管理部门归口管理。
1. 目的和范围本标准对工程设计过程中形成的科技文件材料的归档方法和要求作出了具体的规定。
目的是通过加强对科技文件材料的管理，提高我院科技档案的管理水平，充分发挥科技档案在工程设计过程中的作用，提高工程设计的质量和效率。
本标准规定了在工程勘测设计、科标业、自身基建等项目的各个设计阶段中形成的具有保存价值的图纸、文字材料、计算材料等科技文件材料的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、鉴定的管理。
2. 引用标准/文件《电力勘测设计科学技术文件材料立卷归档办法》DLGJ105-2000《电力勘测设计科技档案分类编号办法》DLGJ86-96《电力勘测设计科技档案案卷质量标准》DLGJ70-1999《电力工程勘测设计图纸管理办法》DLGJ28-94《技术经济责任制文件汇编》Q/20110-2002（北京供电设计院企业标准）《设计图纸管理办法》Q/20204.08-2000（北京供电设计院质量体系文件）3. 职责档案管理部门负责科技文件材料的归口工作，各专业室、经营计划科、工程科、技术质保科、以及工程项目设总、专业主设人、设计人和工地代表、科标业项目负责人负责执行管理办法中规定的有关职责。
4. 收集与整理范围在工程勘测设计、科标业和自身基建过程中产生的具有保存价值的科技文件材料，其范围如下：4.1工程勘测设计项目科技文件材料4.1.1成品材料工程招、投标文件及附图、各阶段勘测设计图纸、说明书、设备材料清册、概预算书、工程总结、报告等。
北京市档案局,北京市信息化工作办公室关于印发《北京市国家机关电子文件归档工作规定(试行)》的通知
北京市档案局、北京市信息化工作办公室关于印发《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》的通知各区、县档案局、馆和信息化工作主管部门，市属各委、办、局、总公司（集团）、人民团体、高等院校档案部门和信息化工作主管部门：为加强本市各级国家机关和具有行政管理职能单位的电子文件归档工作，确保电子文件的齐全完整、安全保存和有效利用，市档案局和市信息化工作办公室根据相关政策法规，结合本市电子文件归档工作的实际，联合制定了《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》。
现印发给你们，请认真组织学习，并研究制定或修改本单位的电子文件归档制度。
市档案局和市信息化工作办公室将对落实情况进行检查，检查结果将纳入各单位年终信息化绩效考核。
北京市档案局北京市信息化工作办公室2007年1月22 日北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）（2007年1月22日）第一条为加强本市的电子文件归档工作，保障电子文件的齐全完整、安全保存和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等法律法规以及国家和北京市有关电子文件归档与管理的标准规范，结合本市实际，特制定本规定。
第二条本规定主要适用于本市各级国家机关和具有行政管理职能的单位电子文件归档工作的管理职责、归档范围、归档要求、归档时间及方式。
第三条市、区县档案局会同本级信息化工作主管部门负责对本行政区域内电子文件归档工作实行监督和指导。
第四条各单位要明确电子文件归档工作的管理职责，制定电子文件归档制度，做好电子文件归档工作。
（一）各单位档案部门要会同信息化工作部门和电子文件形成部门制定本单位电子文件的归档制度，确定本单位电子文件的归档范围、保管期限、归档要求、归档时间及方式等内容；要加强与信息化工作部门的沟通协调，使办公系统和业务系统具备符合档案管理要求的功能。
（二）各单位信息化工作部门要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。
科技档案管理制度范本
科技档案管理制度范本一、目的和背景科技档案是科技活动的重要组成部分，对于科技创新、科研管理和科技成果转化起到重要的支撑和保障作用。
为了规范科技档案管理工作，提高科技档案管理的效率和质量，制定本科技档案管理制度。
二、适用范围本制度适用于科技活动过程中产生的全部科技档案，包括科技项目申报、科技成果鉴定、科技论文、专利申请等。
三、档案管理原则1.规范性原则：科技档案管理需按照国家有关法规和规章制度的要求进行。
2.全面性原则：科技档案管理包括所有科技活动的全部环节和内容。
3.保密性原则：对于涉密的科技档案，要严格遵守国家有关保密法规和规定。
4.公开性原则：对于非涉密的科技档案，应尽量做到公开透明，便于科技成果的交流和推广。
5.便捷性原则：科技档案管理工作要方便科研人员的查询和使用。
四、档案管理责任1.科研单位负责科技档案的管理和保管工作，明确档案管理责任人。
2.科研人员负责科技档案的整理和移交工作。
3.科技档案管理部门负责制定科技档案管理流程和规范，加强档案管理培训和指导。
五、档案管理流程1.科研项目开始前，科研人员需要按照档案管理要求制定档案管理计划。
2.科研项目进行过程中，科研人员需要按照档案管理要求完成档案的整理和归档工作。
3.科研项目结束后，科研人员需要按照档案管理要求进行档案的整理和归档工作，并移交给科技档案管理部门。
4.科技档案管理部门进行档案的接收、登记、归档和保管工作，并定期进行档案整理和排查工作。
六、档案管理要求1.科技档案应使用科研项目编号进行标识，并按照一定的分类体系进行整理和归档。
2.科技档案应定期进行备份和存档，确保档案的安全和完整性。
3.科技档案应按照规定的保管期限进行保存和销毁，确保档案的及时性和便捷性。
4.科技档案管理部门应建立科技档案管理系统，便于档案的查询和使用。
七、档案管理评估科技档案管理部门应定期进行档案管理的评估和检查，对科研单位的档案管理工作进行监督和指导，并向上级机关报送档案管理情况的报告。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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(完整版)电子档案归档办法
(完整版)电子档案归档办法电子档案归档办法 (完整版)1. 前言本文档旨在规范组织机构中电子档案的归档办法，确保电子档案的有效管理和保护。
以下是电子档案归档的具体办法。
2. 归档流程2.1 归档前的准备工作在进行电子档案归档之前，需要进行以下准备工作：- 确定归档文件的种类和数量；- 指定责任人负责归档工作；- 确认归档文件的命名规范；- 准备归档文件的存储介质。
2.2 归档文件整理归档文件整理是归档流程中的关键步骤，包括以下内容：- 按照归档文件的种类进行分类；- 对每个分类下的文件进行整理和排序；- 建立电子档案目录结构；- 给每个归档文件赋予唯一的标识符。
2.3 归档文件存储完成归档文件整理后，需要将文件存储到合适的介质中，以确保文件的安全和可访问性。
- 选择适合的存储介质，如服务器、云存储等；- 对存储介质进行备份和维护；- 确保存储介质的存储空间充足。
2.4 归档文件访问与检索为了方便使用和管理归档文件，需要建立归档文件的访问和检索机制。
- 设定权限访问控制，限定用户对归档文件的访问权限；- 建立索引系统，方便用户根据关键词检索文件；- 定期对归档文件进行检查和更新。
3. 安全与保护为确保电子档案的安全和保护，需要采取以下措施：- 建立权限管理制度，限定用户对归档文件的访问权限；- 加密存储介质，保护文件不被非法获取；- 定期备份和恢复归档文件，防止数据丢失。
4. 归档数据销毁根据实际需要，对不再需要保留的归档数据进行销毁。
- 根据组织机构的规定，制定归档数据销毁的时机和方式；- 对销毁的归档数据进行记录和备份。
5. 相关法律法规的遵守在进行电子档案归档过程中，必须遵守相关的法律法规和政策规定。
- 对可能涉及隐私和机密信息的档案进行保护；- 遵守数据保护和隐私保护相关法律法规。
6. 结论本文档对电子档案归档办法进行了详细说明，旨在规范电子档案的管理和保护。
组织机构应根据本文档的要求，制定相应的操作规程，并督促执行，以保证电子档案的有效归档和安全保护。
科技档案归档整理办法
科技档案归档整理办法（试行）1、目的为做好xx工程基建档案管理工作，统一工程文件归档与档案整理，特制定本办法。
2、依据《水利工程建设项目档案管理规定》水办〔2005〕480号《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB／T 11822—2008《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA／T 28-2002《水利工程建设项目验收管理办法》水办〔2005〕366号《水利科学技术档案管理规定》水办〔2010〕80号3、工程建设文件材料归档范围、保管期限（见附件1）4、归档份数施工文件材料。
长城水务公司归档保存2套，正本1套，副本1套。
监理文件材料公司归档1套正本。
勘测设计及科研项目文件依据合同要求份数归档。
5、归档文件的质量要求归档的文件应为原件。
文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术、规范、标准和规程。
文件的内容必须真实、准确、系统、与工程实际相符合。
文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料必须标注的内容清楚、签字盖章手续完备。
文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm*210mm）。
图纸宜采用国家标准图幅。
归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/）要求统一折叠成A4幅面（297mm*210mm），图标栏露在外面。
竣工图是工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。
竣工图应是新的蓝晒图。
计算机出图必须清晰、不得使用计算机出图的复印件。
竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”（见附件2）1)竣工图章的基本内容包括：竣工图字样、编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位、审核人及日期。
有关单位责任人，应严格履行签字手续。
每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。
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浙江东洲建设监理咨询有限公司文件
浙东监办（2002）第4号
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转发《浙江省水利水电勘测设计院科技档案电子文件归档管理办法（试行）的通知》的通知
公司部门、各项目监理部：
经公司研究，现将《浙江省水利水电勘测设计院科技档案电子文件归档管理办法（试行）的通知》转发给你们，请结合本部门、本监理部的实际情况，认真组织落实。
科技档案电子文件的归档管理工作是一项十分重要的工作，随着现代科学技术迅速发展，科学管理水平日益提高，科技档案电子文件管理工作对施工监理也将发挥着积极的作用。
为此，公司要求各部门、各项目监理部一定要按照通知要求，做好科技档案电子文件的归档工作。
部门领导、各项目部总监（组长）为科技档案电子文件归档的第一负责人。
凡是施工监理规划（细则）、监理工作报告、监理合同均要在将原稿归档的同时将存储电子文件的软盘一同交公司办公室归档。
归档时，要填写《电子文件归档登记表》壹式参份（公司办公室、监理部、编写人各壹份）。
附件：浙江省水利水电勘测设计院科技档案电子文件归档管理办法（试行）
二○○二年五月二十七日
主题词：电子文件管理
抄送：公司领导、总工
浙江省水利水电勘测设计院
科技档案电子文件归档管理办法（试行）1．总则
1．1 能被计算机识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码序列称为电子文件。
本办法涉及的电子文件是由计算机设备产生的图形文件、图像文件和文本文件等。
1．2 归档的电子文件与纸质文件在内容上保持一致，按照集中统一、确保安全、便于利用的原则，电子文件由技术质量信息处归口管理。
1．3 各部门电子文件的归档情况与纸质文件一样作为年终考核的依据。
2．电子文件的归档范围
出院产品：指我院在规划、勘测、设计、施工、科研、监理、咨询等活动中形成的最终成果，如各阶段规划、设计报告，专题报告和工程图纸等图形文件和文本文件。
3．电子文件的备份、整理
3．1备份
3．1．1所有文件均以院专用文件（拟购入）服务器为临时存贮载体，在专用文件服务器上设“图纸备份”和“报告备份”目录，在该目录下为所有项目经理、工程负责人及其他有义务提供有保存价值电子文件的用户以其中文姓名建立人名目录，如姓名重名添加识别码1位。
3．1．2思源科技发展公司为各用户人名目录设置密码保护，该人名目录对有权进入（有权获取密码）的用户开放所有权限，即可以进行复制、下载、修改、浏览、删除等操作，如同自己本机上的一个子目录。
3．1．3各项目经理在以其名字为名的人名目录下再以各项目的中文全称（同该项目的纸质归档文件同名）建立工程项目工程子目录，否则，应以书面形式告知各份管理员（由思源科技发展公司指派）。
3．1．4建立子目录后，项目经理即可把某项目所有报告和图纸COPY到该工程目录下。
3．1．5思源科技发展公司根据项目经理的归档要求及时把所有内容分项目刻录光盘，经相关项目经理审核后，由备份管理员负责移交技术质量信息处存档保管，填写“电子文件登记表”（见附表1）。
该登记表上档号应与纸质文件档号一致，由技术质量信息处提供。
3．1．6技术质量信息处应确认项目经理签字后再接收档案。
3．2整理
3．2．1出院产品包括文字报告和图纸）一律按以上备份办法通过服务公司（文印部）传输给思源科技发展公司，由思源科技发展公司配合项目经理按工程项目、设计阶段、专业和归档范围所述类别整理刻录成光盘，移交技术质量信息处归档。
3．2．2电子文件在积累过程中要及时登记，积累过程中的更改由项目经理告知思源科技发展公司，填写“电子文件更改登记表”（见附表2）。
凡经改版的电子文件都应加版本号，原版为00版，
第一次改版为01版，依郊次类推。
4．归档程序
1．1归档时间
电子文件的图形文件和文本文件，在项目完成后1个月内完成归档。
4．2归档要求
4．2．1由思源科技发展公司配合项目经理填写电子文件登记表，移交技术质量信息处验收。
4．2．2归档的电子文件若需作“使用权限保护”，应注明。
4．3归档电子文件的状态与数量
4．3．1存档电子文件应为本阶段产品技术状态的最终版本。
4．3．2归档的电子文件一式两套（A、B），一套封存保管，一套供查阅使用。
4．4归档检查和验收
在归档交接时由交接双方进行归档检查，检查载体有无划伤、是否清洁、有无病毒及电子文件的完整性和有效性。
2．电子文件的管理
5．1管理要求
5．1．1技术质量信息处要认真履行电子文件归口管理的职责，对电子文件定期检查，遵守保护环境的要求和管理制度。
5．1．2技术质量信息处应及时对电子文件进行登记，同时建立机读目录。
5．1．3存储电子文件的光盘应放在盒中存放。
两套电子文件应分开保管。
5．2保管环境
5．2．1归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打光盘，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。
5．2．2电子档案保存必须有符合存贮介质的环境、温度湿度等控制条件。
5．3检测与维护
思源科技发展公司应定期对电子文件进行有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时修复和拷贝。
如软、硬平台发生改变则应及时转换。
5．4利用
5．4．1存档光盘不外借，只能以拷贝的形式提供利用，并应登记。
使用者不得私自复制和拷贝、修改或转让送人。
5．4．2电子文件可在拟引进的档案管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子文件，如查阅超越权限的电子文件需经所在部门领导批准，若复制需经分管院领导批准，并填写“电子文件检阅复制登记表”（见附表3）。
5．4．3技术质量信息处档案人员应遵守有关技术保密规定，确保电子文件的秘密与安全。
5．5统计
应及时地安年度对电子文件归档、利用、更改、管理、保护情况进行统计，并纳入档案统计项目。
5．6销毁
按电子文件保密期限的规定，经分管院领导批准后方可销毁。
需要销毁的电子文件应在光盘和系统中彻底清除。
6．本办法自2002年1月起试行。
填写写说明
表1 电子文件登记表
光盘编号：用项目档案号加版本号表示
项目名称：课题、项目（产品）等名称
档号：应与纸质文件档号一致
归档部门：思源科技发展公司
归档日期：向技术质量信息处移交归档的日期
电子文件内容：简述光盘内包含的各文件名称、图纸编号与张数项目经理：由项目经理签字确认
软硬件环境：指软硬件的技术状态
使用权限：若有保护要求
密级：电子文件的密级或使用权限
保管期期限：光盘内存储的电子文件的保存时间
表2 电子文件更改记录表
序号：更改顺序号
电子文件名及原版号：
更改后版号：
更改日期：更改电子文件的日期
更改者：项目经理
附表1
电子文件登记表
光盘编号：
附表 2
电子文件更改记录表
附表 3
电子文件查阅复制登记表。