档案交接文据格式GB
档案交接文据格式GB/T 13968—92
（1992年12月17日国家技术监督局发布，1993年7月1日实施）
1主题内容与适用范围
本标准规定了档案交接文据格式及填写方法。
本标准适用于档案馆、档案室。
机关和直属单位之间或机关内部机构之间的档案交接亦应参照使用。
2术语
档案交接hand—over of archive
按照国家规定，档案馆、档案室接收和移交档案的过程。
3档案交接文据的格式
3.1档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。
档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。
3.2档案交接文据由三部分构成
3.2.1第一部分是：确认交接单位或个人的法定身份、交接性质及范围。
3.2.2第二部分是：交接档案、资料及有关材料的种类、数量。
3.2.3第三部分是：移出说明及接收意见。
3.3档案交接文据的规格为297mm×210mm(详见下图)。
4档案交接文据的填写方法
4.1第一部分的填写方法
4.1.1确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交、接双方分别填写。
a.单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。
禁填曾用名称。
b.领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。
c.经办人栏应由对档案交接负有直接责任的人员签名。
d.移出和收进日期应当相同。
e.上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。
f.属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。
4.1.2交接性质栏由交接双方共同填写。
4.1.3交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。
a.移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。
b.寄存：集体所有和个人所有的档案交档案馆(室)保管，保管期间其所有权仍归移交者属寄存。
c.征购或收购：国家依法收买属集体所有的和个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
d.捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
4.1.4档案所属年度栏应由档案移出单位填写。
应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。
4.2第二部分的填写方法
4.2.1第二部分的各栏应由移出单位填写，接收单位核实。
4.2.2档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。
一类一款顺序填入。
4.2.3档案的数量一般应以卷为计量单位。
零散文件可用长度米为计量单位。
声像档
案可用张、盘为计量单位。
4.2.4检索及参考工具种类栏应填入按规定随档案一同移交的有关材料。
一般应随档案移交案卷目录、资料目录、全宗指南和著录卡片等材料。
4.2.5检索及参考工具的数量单位为册(套)。
4.3第三部分的填写方法
4.3.1移出说明栏应由移出单位填写。
4.3.2移出说明栏应填入有关档案交接或需要说明的事项。
a.档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。
b.档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止使用的范围、内
c.有无在档案交接中产生的其它文件。
d.其它需要说明的事项。
4.3.3接收意见栏应由收进单位填写。
4.3.4接收意见栏应填入交接过程及验收意见。
a.交接过程中有无需要记录的事项。
b.由移出方填写的各栏是否属实。
c.依据《档案法》及档案行政管理机关的有关规定，对所接档案做出评价。
4.3.5第三部分各栏如书写不下，可另纸书写。
附在本文据之后，并注明相应栏目。
中华人民共和国行业标准。
档案交接文据
档案交接文据
填表说明：
1、移交性质：根据实际情况填写移交、寄存、征购或收购、捐赠。
2、档案所属年度：填写移出各类档案形成的最早时间和最晚时间。
6、移出说明：由移出单位填写。
填写内容：一是档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况；二是档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止作用的范围、内容；三是有无在档案交接中产生的其它文件；四是其它需要说明的事项。
7、接收意见：由收进单位填写。
填写内容：一是交接过程中有无需要记录的事项；二是由移出方填写的各栏内容是否属实；三是依据《档案法》及档案行政管理机关的有关规定，对所接档案做出评价。
8、需提请注意的问题：档案内容、数量栏填写不完的，可续页填写。
移出说明和接收意见填写不完的，可另页书写，作为附件。
此表为法定依据，因而各组织填写要实事求是，认真负责。
3、档案类别：填写各门类和载体档案或资料的名称。
如文书档案、照片档案、电子档案、实物、资料等。
4、档案数量：档案以卷计算。
长度栏可不填写。
没有短期移交的，短期栏不填写。
5、检索、参考工具种类：填写各类档案的检索工具名称。
如案卷目录、全引目录等。
移交时，检索参考工具必须一并移交。
另有全宗介绍或全宗指南的，也一并移交，并注明名称。
城建档案交接文据
2．档案内容中有无涉及国家机密，在档案利用时需限制使用或禁止使用的范围、内容。
附件7工程档案交接文据
移交单位名称
接收单位名称
工程名称
建设单位
勘察单位
监理单位
设计单位
施工单位
交接性质
档案所属年度
年月至年月
档案类别
数量(卷、米)
检索工具类别
说明
接收意见
移交单位（印章）
领导人：
经办人：
移交日期：年月日
接收单位（印章）
领导人：
经办人：
接收日期：年月日
说明：档案数量一般以卷为计量单位。城建档案检索工具应随档案一起移交，一般随城建档案一同移交的有案卷目录、工程简介、工程沿革等材料；移交说明由移交单位填写，应填写档案移交或需说明的事项如：
档案交接文据格式
3.2.1第一部分是；确认交接单位或者个人的法定身份、交接性质及范围。
3.2.2第二部分是；交接档案、资料及有关材料的种类、数量。
3.2.3第三部分是：移出说明及接收意见。
3.3档案交接文据的规格为297mm×210mm（见图1）(图略）4档案交接文据的填写方法
4.1第一部分的填写方法
1主题内容与适用范围本标准规定了档案交接文据格式及填写方法。 本标准适用于档案馆、档案室。机关与直属单位之间或者机关内部机构之间的档案交接亦应参照使用。
2术语档案交接hand-over of archive按照国家规定，档案馆、档案室接收与移交档案的过程。
3档案交接文据的格式
3.1档案交接文据是在变更档案保管者或者所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。档案交接文据应一式二份分别由移交单位与接收单位储存。
4.1.2交接性质分为移交、寄存、证购或者收购、捐赠四种。
4.1.3交接栏由交接双方共同填写。a.移交：机关、团体、企事业单位与其它组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。b.寄存：集体所有与个人所有的档案谘档案馆（室）保管，保管期间其所有权仍归移交者属寄存。c.征购或者收购：国家依法收买属集体所有的与个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。d.捐赠：无偿向国家献出集体所有的或者个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
4.2.4检索及参考工具种类栏应按规定随档案一同移交的有关材料。通常应随档案移交案卷目录、资料目录、全宗指南与著录卡等材料。
4.2.5检索及参考工具的数量单位为册（套）。4.3第三部分的填写方法（未完待续）
【关闭窗口】
4.1.4档案所属年度栏应由档案移出单位填写。应据实填入所交各式各样类档案形成的最早与最晚时间。
人事档案移交范本
人事档案移交范本移交方：________________（以下简称甲方）接收方：________________（以下简称乙方）根据《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》，甲方将人事档案的日常管理、转递、整理等工作移交给乙方，为明确双方责任，经双方协商，签订人事档案移交协议如下：一、人事档案的移交1. 甲方自______年____月____日起，将所保管的人事档案转由乙方管理。
其中涉及到的档案包括：____________________（根据实际情况填写）。
2. 移交前，甲方应对所保管的人事档案进行清理、检查。
对于缺失或破损的档案材料，应及时进行补充或修复，确保档案的真实、完整。
3. 移交时，甲乙双方应对档案进行清点，确认无误后签署《人事档案移交清单》。
移交后，如发现档案数量不符或有其他问题，责任由甲方承担。
二、人事档案的管理与使用1. 乙方应建立健全人事档案管理制度，采取有效措施，确保档案的安全、保密和完整。
对于涉及个人隐私和商业机密的档案材料，应严格遵守相关法律法规的规定。
2. 乙方应按照国家有关规定，为档案查阅者提供便捷、高效的服务。
查阅者应符合相关规定，并履行查阅手续。
乙方应对查阅者的身份和查阅目的进行核实。
3. 对于涉及个人隐私和商业机密的档案材料，乙方应采取必要的保密措施，防止信息泄露。
如发现档案材料丢失或被窃，应及时报告甲方和有关部门。
三、人事档案的转递1. 当员工离职、退休或发生其他变动时，乙方应及时将人事档案转递给新的档案管理单位。
转递前，乙方应对档案进行清理、检查和密封，确保档案的真实、完整和安全。
2. 转递时，甲乙双方应对档案进行清点，确认无误后签署《人事档案转递清单》。
如发现档案数量不符或有其他问题，应及时通知对方并查明原因。
3. 转递后，乙方应及时将转递清单归档，并通知员工本人领取存档证明。
员工本人领取存档证明时应携带有效身份证件。
四、其他事项1. 本协议自签订之日起生效，有效期为______年。
人事档案移交通知单
接管日期：年月日
第〖〗号
公司HR/行政部：
兹将同志的档案及相关材料转入贵部，请按照档案内所列目录清点查收，并将回执返回我处。
移交单位：档案移交负责人：
接管人签字确认存根：移交时间：
人事档案移交通知单
第〖〗号
人事档案移交通知单存根
公司HR/行政部：
兹将同志的档案及相关材料转入贵部，请按照档案内所列目录清点查收，并将回执返回我处。
姓名
原工作部门职务
调档事由
移交内容
项目Biblioteka 数目备注人事档案部分
入司前原始档案
入司后续建档案
附件（相关材料）
1
2
3
档案移交负责人：移交时间：
移交单位名称（盖章）：
回执
：
贵单位于年月日转来的第号档案移交通知单中所列同志的档案及相关材料，我单位已于年月日收到，经清点确认无误，现将回执返回，请查收。
档案交接文据
全宗单位
全宗号
交接性质
档案所属年度
年至年
档案类别
保管期限、数量(卷/件/张/盒)
永久
长期/30年
短期/10年
起止年度
卷/件数
排架长度(米)
是否扫描
起止年度
卷/件数
排架长度
(米)
是否扫描
起止年度
卷/件数
排架长度
(米)
是否扫描
总计
文书档案卷件,基建档案卷，设备档案卷，会计档案卷，声像档案张卷，专业档案卷件，实物档案件。电子目录数据共条,全文数据件,页。
2.卷和件是两种不同的整理方式，以卷为单位整理的档案不再统计件数。
检索/
参考工具
纸质年共本
大事记
年——年共本
全宗指南
年——年共本
其他
移出
说明
接收
意见
移出单位（公章）
负责人：
经办人：
移出日期：年月日
接收单位（公章）
负责人：
经办人：
接收日期：年月日
填表说明:
1.不同整理方式形成的档案数量分别统计,如文书档案,2001年以前立卷方式整理的和2001年以后单件整理的档案分两栏统计。
人事档案移交范本
人事档案移交范本引言概述：人事档案移交是组织机构内部人事管理的重要环节，它涉及到员工信息的保密性、合规性以及组织运营的连续性。
为了确保人事档案的准确、完整和安全移交，制定一份符合标准的人事档案移交范本是非常必要的。
本文将从五个大点来阐述人事档案移交范本的内容。
正文内容：1. 人事档案移交范本的基本信息1.1 移交人员的基本信息1.2 接收人员的基本信息1.3 移交日期和时间1.4 移交地点1.5 移交的档案数量和类型2. 移交档案的准备工作2.1 档案整理2.2 档案清点2.3 档案分类2.4 档案归档2.5 档案备份3. 移交档案的具体步骤3.1 移交前的准备3.1.1 档案清单的制作3.1.2 档案整理的确认3.1.3 移交人员的培训3.2 移交过程中的操作3.2.1 档案的包装和标识3.2.2 移交清单的填写3.2.3 移交人员的身份确认3.2.4 移交档案的递交和接收3.3 移交后的确认和归档3.3.1 接收人员的确认签字3.3.2 移交档案的归档3.3.3 移交记录的保存4. 移交档案的保密性和合规性4.1 档案的保密措施4.2 数据的加密和存储4.3 移交过程的监控和审计4.4 合规要求的遵守4.5 相关法律法规的遵守5. 移交档案的后续管理5.1 档案的更新和维护5.2 档案的查询和使用5.3 档案的销毁和归档5.4 档案迁移和转交5.5 档案管理制度的完善总结：人事档案移交范本是确保人事档案移交工作的规范化和高效性的重要工具。
在制定人事档案移交范本时，应包含移交档案的基本信息、移交档案的准备工作、移交档案的具体步骤、移交档案的保密性和合规性以及移交档案的后续管理等五个大点。
通过合理的规划和操作，可以确保人事档案的准确、完整和安全移交，进而提高组织机构的人事管理水平。
文书档案交接文据及填写方法
档案交接文据档案交接文据的填写方法一、第一部分的填写方法1、确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交、接双方分别填写。
①单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。
禁填曾用名称。
②领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。
③经办人栏应由对档案交接负有直接责任的人员签名。
④移出和收进日期应当相同。
⑤上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。
⑥属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。
2、交接性质由交接双方共同填写。
3、交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。
①移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。
②寄存：集体所有和个人所有的档案交档案馆（室）保管，保管期间其所有权仍归移交者属寄存。
③征购或代购：国家依法收买集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
④捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
4、档案所属年度栏应由档案移出单位填写。
应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。
二、第二部分的填写方法1、第二部分的各栏应由移出单位填写、接收单位核实。
2、档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。
一类一款顺序填入。
3、档案的数量一般应以卷为计量单位。
零散文件可用长度米为计量单位。
声像档案可用张、盘为计量单位。
2001年以后的文书档案以件为计量单位。
4、检索及参考工具种类栏应填入按规定随档案一同移交的有关材料。
一般应随档案移交案卷目录或归档文件目录、资料目录、全宗指南和著录卡片等材料。
5、检索及参考工具的数量单位为册（套）。
三、第三部分的填写方法1、移出说明栏应由移出单位填写。
2、移出说明栏应填入有关档案交接或需要说明的事项。
①档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。
②档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止使用的范围、内容。
档案交接要求及表格
交接双方已完成交接过程，被交接方明确交接内容。
3、已注销公司转移须保留文件至总公司
1）
公司已完成工商、税务等注销登记手续。
2）
文件齐全，并已将无用、重复的文件处理掉。
3）
每份文件有完整的文件目录。
4）
文件管理员已提供文件管理员及部门领导签字后的《文件交接表》。
档案/文件交接表
公司名称
部门名称
文件时间
档案交接要求及表格
《档案/文件交接说明》
内容
是
否
备注
1、已完结需归档文件移交至档案室
1）
文件属于公司规定归档的文件，且文件准确完整。
2）
文件管理员在规定时间前移交。
3）
文件齐全，且已将无用、重复的文件处理掉。
4）
文件排列有序科学，保持文件间的有机联系（按时间或流程）。
5）
文件已按要求装订并编号。
6）
保管期限★
存放位置
本文件共
件
经管人员
日期
文件管理员签字
部门负责人签字备注交 Nhomakorabea记录日期
移出人签字
接收人签字
备注
文件目录
序号
文件内容（名称/编号/批次号）
备注
每份文件有完整的文件目录（按部门需求）。
7）
每份文件已独立成袋，每份档案袋外已按要求完整填写《档案袋信息表》，若为业务文件标题编码应按照《业务文件归集操作细则》准确填写。
8）
文件管理员已提供完整签字后的《文件交接表》。
2、离职或调派等需部门内部文件交接
1）
文件管理员已提供文件管理员、交接双方及部门领导签字后的《文件交接表》。
档案交接文据格式
3.2.1第一部分是；确认交接单位或个人的法定身份、交接性质及范围。
3.2.2第二部分是；交接档案、资料及有关材料的种类、数量。
3.2.3第三部分是：移出说明及接收意见。
3.3档案交接文据的规格为297mm×210mm（见图1）(图略）4档案交接文据的填写方法
4.1第一部分的填写方法
1主题内容与适用范围本标准规定了档案交接文据格式及填写方法。 本标准适用于档案馆、档案室。机关和直属单位之间或机关内部机构之间的档案交接亦应参照使用。
2术语档案交接hand-over of archive按照国家规定，档案馆、档案室接收和移交档案的过程。
3档案交接文据的格式
3.1档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。
4.2.4检索及参考工具种类栏应按规定随档案一同移交的有关材料。一般应随档案移交案卷目录、资料目录、全宗指南和著录卡等材料。
4.2.5检索及参考工具的数量单位为册（套）。4.3第三部分的填写方法（未完待续）
【关闭窗口】
4.1.4档案所属年度栏应由档案移出单位填写。应据实填入所交各式各样类档案形成的最早和最晚时间。
4.2第二部分的填写方法
4.2.1第二部分的各栏应移出单位填写，接收单位核实。
4.2.2档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。一类一款顺序填入。
4.2.3档案的数量一般应以卷为计量单位。零散文件可用长度米为计量单位。声像档案可用张、盘为计量单位。
4.1.1确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交、接双方分别填写。a.单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。禁填曾用名称。b.领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。c.经办人栏就由对档案交接负有直接责任的人员签名。d.移出和收进日期应当相同。e.上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。f.属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。