供电有限责任公司企业档案管理制度范例页.doc

供电有限责任公司企业档案管理制度范例(WORD60页)1

目录

档案分类(1)

档案管理制度(2)

档案管理网络图(6)

文书档案保管期限表(7)

文书档案归档范围(10)

文书档案管理制度(19)

归档章式样(21)

归档文件目录(22)

备考表(23)

档案接收制度(24)

档案整理制度(25)

档案修改补充制度(26)

档案保管制度(27)

档案鉴定、销毁制度(28)

档案统计工作制度(29)

档案安全保密制度(30)

档案查借阅制度(31)

档案库房管理制度(32)

档案室设备管理制度(33)

底图保管制度(34)

人事档案管理制度(35)

工程档案管理制度(37)

科技档案管理制度(40)

科技档案保管期限表(42)

声像档案管理制度(43)

会计档案管理办法(45)

附录1：会计档案保管期限表(47)

附录2：会计档案管理流程图(48)

“三纳入”、“四参加”、“三同步”、“四同期”制度(49)电子文件归档与管理办法(50)

归档电子文件登记表（目录）(55)

归档电子文件移交、接收检验登记表(56)

电子文件标签(57)

档案分类1 文书档案（0—5大类）

党群工作

行政管理

经营管理

生产技术管理

财务审计

人事劳资

4

5

6

7

档案管理制度

1范围

本制度适用于禄劝供电有限责任公司档案管理工作。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本制度的引用而成为本制度的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订均不适用于本制

度，然而，鼓励根据本制度达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本制度。

《中华人民共和国档案法》

《企业档案管理规定》（档发[2002]5号）

《科学技术档案案卷构成的一般要求》GBT/11822-2000

《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）

《照片档案管理规范》GB/T11821—89

《档案库房技术管理暂行规定》

3管理职能

禄劝供电有限责任公司档案管理职能部门为公司办公室。

4 管理内容与要求

4.1 档案管理的基本原则及任务

4.1.1 档案工作坚持集中统一管理的原则。办公室下设档案室，配备专职档案员，负责全公司文书档案、科技档案、财务档案的集中统一管理。各部门设一名兼职档案人员负责本部门的文件材料保管、收集、归档工作。

4.1.2 办公室档案室应配置必要的设备器材，维护档案的完整与安全，便于各方面的利用。

4.1.3 对档案进行收集、整理、保管、利用、更改、鉴定、移交和统计，办理档案借阅，积极开展档案开发和利用工作。

4.1.4 对公司各部门档案材料形成、积累、整理和归档工作进行监督、指导。

4.1.5 公司员工违反《档案法》、损毁、丢失或擅自销毁档案，根据情节轻重，给予不同处理。

4.1.6 档案人员享受专业技术管理人员待遇。按工程技术专业或专业技术职务聘任。

4.2 文件材料的归档

4.2.1 归档范围

4.2.1.1 上级颁发的针对本单位职能活动和要执行的各类文件材料。

4.2.1.2 公司召开的党支部会议、职代会、员工大会、安全会议等重要会议及专题会议中形成的各种文件材料。

4.2.1.3 公司党政工团在各项管理工作中形成的文件材料。

4.2.1.4 公司在生产技术、安全、调度、基本建设、科学研究、设备、仪器、仪表、经营、物资供应、劳动工资、计划统计、教育卫生等技术和业务管理中形成的各种文件材料。

4.2.1.5 公司在财务、审计业务活动中形成的文件材料。

4.2.1.6 公司在工作活动中产生的并具有保存价值的各种录音带、录像带、照片、底片、计算机磁盘（电子文件）等。

4.2.1.7 公司产生的具有保存价值的实物。

4.2.1.8 具体分类按《电力工业企业档案分类规则：供电企业档案分类表》

归档。

4.2.2 归档要求及移交手续

4.2.2.1 归档的文件材料必须齐全、完整、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。4.2.2.2 归档的文件材料必须准确地反映公司党政、生产、基建、科研和经营等各项活动的真实内容和历史全过程。

4.2.2.3 归档的文件材料必须经过系统整理，组成保管单位，符合案卷的质量标准要求，作到分类科学、排列系统、保管期限划分准确。

4.2.2.4 归档的案卷要做到装订结实、整齐美观、编目齐全完备。

4.2.2.5 归档的声像材料，要经过编辑整理，并要附文字说明。

4.2.2.6 归档的文件材料，应编制移交目录一式两份，交接时双方应在移交目录上签字，各存一份。4.2.3 归档份数

4.2.3.1 各项工作活动中形成的种类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料适当增加归档份数。

4.2.3.2 基本建设工程归档份数，按照云南电力档案学会编制的《建设项目档案工作指南》办理。

4.2.4 归档时间和归档职责

4.2.4.1 党支部、职代会和重要的专业会议中形成的文件材料，会议结束后，由主办部门收集后移交档案室归档。

4.2.4.2 各管理工作中形成的文件材料，在次年上半年内，由各部门的兼职档案人员收集后移交档案室。

4.2.4.3 基建、大修、技改工程、科研项目等活动中形成的文件材料，由各部门指定有关人员负责积累、收集、整理，在任务完成一月内或告一段落时，由项目负责人审定后，向档案室归档。

4.2.4.4 财务管理活动中形成的会计档案，由财务部门整理立卷，保存一年，向档案部门移交。

4.2.4.5 各部门产生的音像材料，在拍摄录制工作完毕后，由摄录人员注明摄录者、时间和简单文字说明及时向档案室归档。

4.2.4.6 生产调度与运行原始记录、水文、气象、水工建筑观测等文件材料，在次年上半年内归档。4.2.5 控制措施

4.2.

5.1 对在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，根据《档案法》规定，任何部门或个人都无权保存和据为已有，都应向档案室归档。

4.2.

5.2 文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入生产、基建、科研、经营等工作计划、规划管理程序。

4.2.

5.3 档案室人员应参加企业鉴定，基建工程竣工验收等活动，并签署意见，接收有关文件材料。4.2.5.4 档案室人员应参加重要设备仪器的开箱验收，并接收文件材料。

4.2.

5.5 档案室人员应参加重要的生产技术会议。

4.2.

5.6 公司工作人员因公外出（包括出国）参加学习、考察或参加会议、收集带回的文件材料，要按归档范围的规定及时归档。

4.2.6 业务指导

4.2.6.1 档案人员对各部门文件材料的形成、积累、收集工作进行业务上的指导、监督。

4.3 档案的分类整理

4.3.1 档案的分类

4.3.1.1 档案按照《电力工业企业档案分类规则供电企业档案分类表》进行分类，分库保管。文书档案员负责按《电力工业企业档案分类表（0～5大类）》分类及声像档案人事档案管理；科技档案员负责按《供电企业档案分类表（6～9大类）》分类管理。

4.3.2 档案的管理

4.3.2.1 文书档案按照《文书档案整理办法》进行整理。

4.3.2.2 科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理。

4.3.2.3 声像档案按照不同载体分别进行整理。

4.3.2.4 会计档案按照《会计档案管理办法》进行整理。

4.3.3 档案的排架

4.3.3.1 文书档案案卷排列是按年度一机构(问题)一保管期限。

4.3.3.2 科技档案案卷排列是按大类一工期一案卷顺序号。

4.3.3.3 会计档案案卷排列按类别一年度一案卷顺序号。

4.3.3.4 声像档案案卷排列是根据不同载体，按大类一案卷顺序号。

4.3.4 档案的编目

4.3.4.1 档案编制案件目录和全引目录。

4.3.1.2 文书档案以件为单位著录目录和编号。

4.3.1.3 科技档案以工期为单位，按照项目工程著录目录和编号。

4.3.1.4 会计档案以类别著录目录和编号。

4.3.1.5 声像档案区分载体，以专题为基本单位，以案卷为登记单位，依照案卷整理排列顺序进行流水登记。

4.4 档案的开发利用

4.4.1 档案管理人员，应根据工作需要编制必要的检索工具，如档案案卷目录、全引目录等。

4.4.2 档案管理人员应熟悉所保管的档案，了解生产、科研、基建、经营和管理工作，积极提供档案资料，为各项工作服务。

4.4.3 档案室应根据需要组织编制各种专题资料，积极开发利用档案。

4.4.4 公司员工借阅档案的要求

4.4.4.1 公司员工均可借阅、查阅与本职工作有关的档案，办理必要的手续。

4.4.4.2 查阅档案应在阅览室进行，如需摘抄应经档案管理人员同意，如需复制应经档案部门负责人批准。不准复制，摘抄与本人所查内容无关的档案。

4.4.4.3 借阅档案应进行登记，凡解决的重大问题或取得一定经济效益、社会效益的事例，应及时反馈给经理工作部。

4.4.4.4 查阅密级档案应按保密规定办理。

4.4.4.5 档案借出一般不得超过七天，如遇特殊情况，由档案室确定。

4.4.4.6 借出、归还档案都应严格清点和办签证手续。

4.4.4.7 借查人应妥善保管、爱护档案，严防失密，不得删改、涂污、勾画、加注、拆散、损坏，不得转借他人。

4.4.4.8 因公外出需带档案时，一般可带复印件或副本，密级档案应通过保密手续传递。

4.4.4.9 凡属下列情况之一者，应立即将档案归还档案室。

a) 因工作调动、退（离）休、退（离）职者等。

b) 因事外出，请假超过一周者。

c) 因档案室工作需要时。

4.4.5 对外单位人员借阅档案的要求

4.4.

5.1 外单位人员需持单位正式介绍信，经主管领导批准，填写“借阅登记单”后，方可在阅览室查阅档案，一般不得借出或复制。

4.4.

5.2 外单位承包我公司工程需借出档案，由经理工作部办理手续，负责档案安全及时催还。

4.4.

5.3 外单位确实需复制档案，经办理审批手续。

4.4.

5.4 凡借出档案发生遗失或损坏时，应立即报告档案室，采取弥补措施，对所产生的后果由借阅人员负责，并按《档案法》等有关规定处理。

4.5 档案管理工作的保密

4.5.1 档案是党和国家的宝贵财富。凡涉及国家安全和利益，在一定时间内只能让一定范围内的人员知悉的文件材料，划属保管范围。档案保密工作要内外有别。对外必须坚持保密，对内则应在遵守国家保密规定的前提下，提倡协作交流，便于提供利用。

4.5.2 对档案管理人员保密要求

4.5.2.1 档案室要配备政治可靠人员。

4.5.2.2 档案管理人员要认真学习，宣传贯彻《档案法》、《保密法》和上级有关保密规定，以此来检验、指导自己的工作和言行。

4.5.2.3 档案管理人员要树立保密观念，增强保密意识，不得以任何方式泄

露公司的秘密。对违反保密制度的人和事，要坚决抵制，并及时向有关领导反映。

4.5.2.4 属于保密范围的档案，都应标明密级，对不同密级的档案，应由不同范围的人员查阅利用，不得擅自扩大利用范围。

4.6 档案库房的管理

4.6.1 档案管理人员，应刻苦钻研档案保护技术，不断提高科学管理水平。

4.6.2 档案库房要有专人负责管理，无关人员不得入内。

4.6.3 交接档案时要认真清点，手续完备。

4.6.4 档案库房应做到整齐、清洁、档案柜架和案卷排列科学，便于查找。

4.6.5 走廊、通道应畅通无阻，不得堆放杂物。

4.6.6 办公室、阅览室与档案库房分开。

4.6.7 定期对各种载体档案进行清点核对，做到帐、物、卡相符、存毁有据。

4.6.8 录音带、录像带每隔半年倒带一次，计算机磁盘每隔半年上机检查一次。

4.6.9 发现档案有损坏或异常现象，要及时查明原因，设法采取补救措施。

4.6.10 温度、湿度控制

4.6.10.1 档案库房应根据档案载体，保管特性，控制好温湿度。必要时安装空调、去湿机、加湿器等设备。对库房的温湿度做定期的测量记录，对不适应档案载体保管的温湿度要及时进行调整。