会议承办流程
承办会议、组织活动的18个步骤
承办会议、组织活动的18个步骤承办会议或组织活动是一个复杂的过程，需要事先进行规划和准备。
以下是一个包括18个步骤的详细指南，以帮助确保活动的顺利进行。
第一步：明确目标和目标在开始筹划活动之前，首先要明确活动的目标和目标。
确定活动的目的是什么，以及你希望活动完成哪些任务。
这将有助于指导你在接下来的步骤中做出的决策。
第二步：确定预算根据活动的性质和规模，制定一个预算是非常重要的。
计划在每个细节上花费的金额，这将帮助你控制成本，确保在合理的预算范围内进行活动。
第三步：确定参与人员确定参与活动的人员数量和类型。
根据活动的性质，确定参与人员的种类，如客户，合作伙伴，员工等。
了解参与人员的数量将帮助你选定场地和制定预算。
第四步：制定活动计划和时间表根据活动的目标和目标，制定一个详细的活动计划和时间表。
将活动分为各个阶段，并在每个阶段中设置明确的目标和时间点。
确保计划和时间表充分考虑到参与人员的需求和时间限制。
第五步：选择合适的场地选择一个适合的场地是确保活动成功的关键之一。
根据活动的规模和性质，选择一个能够满足你需求的场地。
考虑到场地的容纳能力，设施和设备是否齐全，以及是否在参与人员方便到达的位置。
第六步：制定营销和宣传策略根据活动的性质和目标受众的特点，制定一个有效的营销和宣传策略。
利用各种渠道和工具，如社交媒体，电子邮件，新闻稿等，向目标受众传达活动的信息和吸引力。
第七步：协调和安排活动细节在活动开始前，确保协调和安排所有的活动细节。
这包括预订场地，协调供应商，如餐饮，音响等，制定活动日程和注册管理，以及准备活动资料和礼品等。
第八步：与供应商签订合同根据活动需要，与各个供应商签订合同，明确各方的责任和权益。
这包括场地租赁合同，餐饮合同，音响设备租赁合同等。
确保所有合同都详细列出了服务的范围，时间表和费用。
第九步：组织团队和分配任务成立一个组织团队并分配任务是确保活动成功的关键之一。
确保每个团队成员都清楚自己的责任和任务，并提供必要的培训和资源支持。
主办(承办、协办)学术会议的流程
主办（承办、协办）学术会议的流程分管处领导：肖杏兵副处长 电话：025-******** 办公地点：新行政楼511科室联系人： 王小曼 电话：025-******** 办公地点：新行政楼517组织单位（各学院、中层单位）填写《南京信息工程大学校内单位举办学术会议申请表》，组织单位的科研秘书将《申请表》报交流科。
（一般会议应在预定召开时间的三个月前提出申请，国际性会议须提前五个月左右申请）交流科向组织单位反馈审批意见，同时对会议进行备案组织单位科研秘书将档案和总结材料报至科技处交流科备案后,方可按批准额度进行报销会议结束后，各院搜集相关档案材料，同时对会议情况进行总结 国际性学术会议报主管校领导审批，由校领导决定对国际性学术会议的资助力交流科对相关材料进行形式审核，处领导对于国内学术会议进行审批三、举办暑期培训班（SUMMER SCHOOL）的申请流程1. 组织单位根据学科发展和人才培养需要，于每年的1月份10日前提出举办意向申请，填写《南京信息工程大学举办暑期培训班申请表》；2. 组织单位科研秘书递交《申请表》至交流科，交流科对《申请表》进行形式审查；3. 科技处领导和学校主管领导对材料进行审批；4. 交流科反馈审批意见；5. 组织单位筹办会议,并于正式举办前需向科技处提供详细的办班目的，预计参加人员情况，邀请专家名单（需明确国别），具体的课程表和教学内容目录，举办时间和期限及各项开支预算等报交流科；6. 经科技处审核报主管领导批准后明确资助额度；7. 组织单位准备培训班并做好材料搜集和记录工作；8. 组织单位在培训班结束后的一周内对办班的具体情况进行总结，科研秘书将总结和培训班档案材料报送至交流科备案后，方可按批准额度进行报销。
流程图：组织单位根据学科发展和人才培养需要，于每年的1月份提出举办申请，填写《南京信息工程大学举办暑期培训班申请表》交流科反馈审批意见经科技处审核报主管领导批准后明确资助额度科技处领导和学校主管领导对材料进行审批组织单位科研秘书递交《申请表》至交流科，交流科对《申请表》进行形式审查组织单位筹办会议,并于正式举办前需向科技处提供详细的办班目的，预计参加人员情况，邀请专家名单（需明确国别），具体的课程表和教学内容目录，举办时间和期限及各项开支预算等报交流科组织单位准备培训班并做好材料搜集和记录工作组织单位在培训班结束后的一周内对办班的具体情况进行总结，科研秘书将总结和培训班档案材料报送至交流科备案后，方可按批准额度进行报销四、各单位呈报学术交流活动工作开展情况流程：1.每年1月和7月的上旬，各学院科研秘书下载并填写《南京信息工程大学学术交流活动统计表》；2.学院主管领导审核，签字确认；3.学院科研秘书交送电子和纸质版本《统计表》至交流科；4.交流科对各院材料进行统计整理，定期向领导汇报。
承办会议标准流程
承办会议标准流程
会前：要精心准备（文➕人➕物）
文：
拟定方案；
起草、审核、编印、下发会议通知；
起草、完善讲话材料；
人：
落实与会人员；（参会）
协调出席领导；（听会）
组建保障队伍；（办会）
物：
预定会议室；
编制座位图、摆放桌签；
布置主席台；
检查音响、灯光等设备；
制作会议证件；
制作会标；
安排新闻报道；
会议用车、交通疏导、警卫、电力保障等
会中：要用心协调
组织会议签到
分发会议材料
与工作人员对接会议值班安排
做好会场服务
维护会场秩序
会后：要尽心总结协助返程
资料归档
经费结算
会议纪要等文件总结经验
跟进落实。
承办会议、组织活动的18个步骤
承办会议、组织活动的18个步骤1.确定会议或活动的目的和主题。
2.确定需求：参与者、场地、时间、物资和预算。
3.选择时间和场地4.确定参与者，向他们发出邀请函。
5.整合信息，列举所有必需的任务，制定详细的计划。
6.建立一个组织委员会并分配任务。
7.搜集有关活动的所有必需信息，例如嘉宾演讲、宣传资料。
8.确定各个任务的时间表和资源使用9.制定传达计划，向媒体、社交网络、员工社区、客户、供应商和嘉宾发送邀请、提醒、通知和感谢。
10.准备会议或活动宣传资料、名片等11.订购物资和服务: 购买食品、饮料和其他必需品（如礼品）、以及场地装饰物和设备。
12.指派志愿者和工作人员，为他们提供必要的培训。
13.提前进行一次彩排，在故障的情况下准备紧急计划。
14.会议或活动开始前进行最后检查，如检查音响、视频设备和食品等。
15.举办会议或活动。
确保所有相关人员根据计划安排行动。
16.对活动或会议的细节进行记录。
17.收集反馈：要了解参与者的感受和反馈。
18.根据反馈和记录的数据修改或更好的改进下一个会议或活动。
19. 完成会议或活动后，对所有参与者和志愿者表示感谢，并给予他们认可和回报。
20. 汇总会议或活动的成本和效益，包括预算与实际支出的差距和参与者反馈的结果。
21. 向主管或赞助商报告结果，包括收支报告、活动效果和反馈结果等。
22. 对本次会议或活动进行总结，记录成功经验和改进方案，为下次会议或活动做准备。
23. 学习和发展自身的组织、沟通、协调能力，以及处理问题的能力，以更好的承担日后类似的任务。
24. 注意保持对参与者的关注和跟进，尤其是对反馈结果的处理和回复反馈意见者的意见。
25. 利用活动或会议的成功经验，推动组织的发展和壮大，为组织的未来策划和制定更好的计划。
国企大型会议承办工作手册
大型会议承办工作手册目录一、会议前组织工作准备： (2)（一）会议的发起： (2)（二）会议组织和机构： (2)（三）会议分工和责任： (2)二、会议承办主体流程： (2)（一）会议前期工作： (2)1参会客人的联系、函达及情况工作。
(2)2参会资料的准备。
(3)3会议场所的考察、落实工作。
(3)4参会资料的制作落实工作。
(3)5参会物品的情况落实工作。
(3)6参会人员用车情况落实工作。
(4)7财务预算整理，报公司领导审批。
(4)8拟定参会客人的详细接待、安排计划。
(4)9会议现场的工作安排。
(4)10会议现场外工作安排。
(5)11公司人员的仪容仪表要求。
(5)（二）会议中工作： (6)1检查工作。
(6)2迎接工作。
(6)3公司领导会面工作。
(7)4会场工作。
(7)5散会后工作。
(7)（三）会后工作： (8)1送机、送站参会客户工作安排。
(8)2宾馆门口迎送参会客人的安排。
(8)3结账工作。
(8)4联系参会客人平安到否工作。
(8)5会后公司内部总结会。
(9)6会后资料的整理。
(9)7制作参会人员名册。
(9)8资料、名册的存档与送达。
(9)一、会议前组织工作准备：（一）会议的发起：由会议发起人在会议前七天，向公司主管领导提交要举办会议的目的、内容、时间、地点、要求等书面申请。
（二）会议组织和机构：由公司领导层研究确定承办会议的组织机构，并明确会议的主责领导、组织机构和公司参加会议的人员。
会议组织机构一般设：总指挥、会务内勤组、会务外勤组、资料组。
各组成员一般由会议主题相关单位派出，必要时在全公司选调，一经明确，除特殊情况，会议期间各组成员应以会议工作为第一首要工作。
（三）会议分工和责任：由总指挥组织召开会议筹备工作分工会，明确各组职责和要求，指定各组负责人（组长），各组组长召开本组分工会，把每项工作落实到人。
二、会议承办主体流程：（一）会议前期工作：依照会议的整体流程对下列工作的进行落实，每天将各个小组工作情况及时准确的向会议总指挥汇报。
会议承办流程、会议筹备方案的拟写方法及会议的签到
会议承办流程、会议筹备方案的拟写方法及会议的签到下文是关于会议承办流程、会议筹备方案的拟写方法及会议的签到相关内容，希望对你有一定的帮助：第一篇:《会议筹备方案的拟写方法》会议筹备方案的拟写方法任务描述：宏利总公司是一家大型企业。
其下属长沙分公司年前推出了一款新产品。
十月，长沙分公司拟召开新产品推介会。
分公司办公室具体负责会议筹备等会议前期准备工作。
训练目标：能拟写出内容齐备、结构完整、考量周全、可操作性强的会议筹备方案（含议程表、日程表、经费预算等内容）会议筹备方案的写作结构和内容宏利总公司长沙分公司××新产品推介会议筹备方案一、前言说明会议召开的背景、目的和意义。
二、会议名称宏利总公司长沙分公司××新产品推介会议三、会议召开的时间、地点自拟四、会议主题用动宾结构句式概括说明（两句） 五、会议规模人数六、会议议程会议议题的程序化（表格）七、会议日程将会议的全部内容（包括参观和文娱活动）分解安排在会期几天的各单元（如分上午、下午、晚上）或时数（几点至几点）内，以简短的文字表达，制成表格。
可以附表形式列后。
八、会议筹备分工一般作如下分工：秘书组、接待组、宣传组、后勤组、保卫组等。
确定小组负责人，组员，工作职责，工作任务落实到人。
九、会议经费预算会议经费开支的主要项目——文件资料费、邮电通讯费、会议场所租用费、会议办公费、会议宣传交际费、会议住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费、会议期间各项活动的开支（如车辆租用）、其它费用（不可预计费用）。
可以表格形式列出。
审核的方式——将部分费用的细目表一并上交；对经费把关。
十、落款制发部门、日期具体实施：收集会议召开的相关信息，在计算机上拟写该会议筹备方案。
示范文本今业公司长沙分公司TMD型手机推介会议筹备方案为了满足广大客户的需求，今业公司长沙分公司研发了适应90后消费群体TMD型手机。
为了让产品顺利进入市场，增大销量，特举办TMD型手机推介会议，现拟定会议筹备方案如下：一、会议名称今业科技发展有限公司长沙分公司TMD型手机推介会二、会议召开时间、地点时间：2010年11月11日—12日，会期二天地点：长沙通程大酒店三、会议主题推介产品，扩大影响，增加销量，占领市场四、会议规模参会人员为全国各地分销商（经销商和代理商）共180人五、会议议程1、今业公司长沙分公司邓晓总经理致辞2、今业公司长沙分公司分管销售的王虹副经理宣读2009年优秀销售商名单3、优秀销售商代表发言交流经验4、今业公司长沙分公司产研部刘晓红部长介绍新产品5、今业公司总公司分管销售的邓小商副经理就各地资源分配及客户优惠政策讲话6、今业公司总公司邓仁总经理为现场订货会致辞7、现场签订合同六、会议日程详见附表1：《今业公司长沙分公司TMD型手机推介会日程安排》七、会议筹备分工（一）会务组小组负责人：张兰小组成员：王琴何丹职责：1、制发会议通知；2、准备会议文件：领导（邓晓总经理、邓仁总经理）致辞，优秀销售商名单，优秀销售商代表经验介绍材料，刘晓红部长介绍新产品发言稿，邓小商副经理发言稿，订货合同，会议日程表，会议须知；3、制发会议证件：来宾证，记者证，工作人员证。
会议及重大活动流程规范
会议及重大活动流程规范一、前期准备1.明确目标在召开会议或举办重大活动前，需要明确目标和目的，明确会议的主题和议程，以确保会议的顺利进行和达到预期效果。
2.确定时间和地点确定会议或活动的时间和地点，并提前与相关人员进行沟通和确认。
3.筹备人员和预算确定筹备会议或活动的责任人和工作小组，并制定相应的预算，包括会议场地、设备、材料等费用。
4.准备会议材料准备会议所需的文件、资料、报告等材料，并提前发给与会人员，以便他们有足够的时间阅读和准备。
二、会议或活动流程1.开场致辞在会议或活动开始前，由主持人致辞，欢迎与会人员，并介绍会议或活动的背景和目的。
2.主题演讲邀请专家或相关人士进行主题演讲，以提供相关领域的知识和经验，并为会议或活动设置基调。
3.分组讨论根据会议的主题和议程，将与会人员分成几个小组进行讨论，每个小组由一名主持人带领，讨论结束后，小组汇报各自的意见和建议。
4.展示环节在会议或活动中安排一些展示环节，如展示项目成果、产品或研究成果等，以增加会议的互动性和参与感。
5.茶歇和交流安排适当的茶歇时间，让与会人员进行交流和互动，增进彼此之间的了解和沟通。
6.闭幕致辞在会议或活动结束前，由主持人进行闭幕致辞，总结会议的成果和收获，并感谢与会人员的参与和支持。
三、后期总结1.会议记录会议结束后，及时整理会议记录，包括会议的讨论内容、意见和建议，并将记录发送给与会人员，以便他们了解会议的结果和进一步行动。
2.评估和改进对会议或活动进行评估，了解与会人员的反馈和意见，并据此对下一次会议或活动进行改进，以提高效果和质量。
3.归档和交接将会议相关的文件、材料和记录归档保存，并将会议的经验和交接资料传递给下一次的组织者，以保证会议工作的连续性和可持续发展。
以上是会议及重大活动的流程规范，通过明确目标、筹备工作、流程安排和后期总结，可以确保会议或活动的顺利进行和取得预期效果。
同时，也需要根据具体情况和不同的会议类型进行相应的调整和补充。
举办大型会议工作流程
举办大型会议工作流程第一步：确定目标和主题在举办大型会议之前，首先需要确定会议的目标和主题。
目标可以是知识交流、合作探讨、决策制定等。
主题可以是特定行业、领域或者是平台的相关主题。
通过明确目标和主题，可以制定出会议的方向和内容。
第二步：筹备团队的组建与分工第三步：制定预算和筹款确定会议的预算是非常重要的一步。
预算制定需考虑到会议场地租金、餐饮费用、参会人员的交通和住宿费用、会议资料制作费用等。
如果预算有限，可以考虑寻找赞助商、合作伙伴或者进行筹款活动来减轻财务压力。
第四步：寻找合适的会议场地选择合适的会议场地对会议的顺利进行至关重要。
会议场地需要有足够的容纳参会人员的空间，并提供先进的音视频设备、舞台、投影仪等。
此外，会议场地还需具备方便的交通、餐饮和住宿条件。
第五步：确定会议议程和日程表制定会议议程和日程表是为了让参会人员了解会议的主要内容和流程。
议程应包括开幕式、主题演讲、分论坛、研讨会、展览展示等环节。
日程表应包括每个环节的时间安排和地点等细节信息。
确保会议的安排紧凑合理，充分利用时间。
第六步：邀请主讲嘉宾和参会人员主讲嘉宾是大型会议的重要组成部分，需要邀请相关行业领域的专家、学者和企业代表等担任主题演讲嘉宾。
同时，需要向相关组织或单位发出参会邀请函，列明参会人员的资格条件、报名方式、交通住宿要求等。
确保主讲嘉宾和参会人员的报名与接待工作顺利进行。
第七步：会前准备和会议执行会前准备包括会议资料的整理、印刷和发放、会议设备的调试和布置、餐饮、住宿等配套服务的安排等。
会议执行中需要安排工作人员进行现场秩序维护、会议记录和摄像等工作。
确保会议的进行顺利、有序。
以上是举办大型会议的工作流程，每个步骤都需要认真和细致地进行。
只有通过精心筹备和充分准备，才能保证大型会议的成功举办。
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会议承办流程
会前：
a、与会议主办方洽谈
b、提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。
并制定完备的会议预案书给会议方
c、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
d、确定方案，签订合同，预付定金。
会中:
a、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。
提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
b、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
c、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
d、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
e、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
f、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
g、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
h、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
会后:
a、结账：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结账。
b、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。