库存管理规定

海鑫智圣存货管理规定

第一条存货是指企业在日常生产经营活动中持有以备出售，或者仍处在生产过程，或者在生产或提供劳务过程中将消耗的材料或物资等。包括各类材料（主要材料、辅助材料、周转材料、其他材料）、商品半成品、产成品、在产品、低值易耗品、委托加工物资等。

存货控制的原则是不相容职务分离、限制接近、授权控制和定期清查盘点。

第二条实行定存货管理不相容职务分离的制度。单位办理存货业务至少下列不相容职务分离：

（一）采购与办理存货验收手续、付款、承担存货明细账登记职务相分离；

（二）存货的明细账登记职务与保管职务相分离；

（三）批准发料、发货的授权职务与仓库保管职务相分离；

（四）存货保管职务与账实核对职务相分离；

（五）存货的验收与保管职务相分离；

（六）存货处置的申请与审批、审批与执行相分离。

第三条合理限制无关人员对存货的接触。只有经过授权批准的专职保管人员才能接触，除特别授权外，非保管人员不得私自接近或接触，以确保存货实物的安全完整。

第四条建立存货的验收制度。不论是外购的存货还是自制的存货，不论购货款是否支付、发票是否取得，只要物资运达仓库或生产现场，都要及时进行点验。存货入库前应由验收人员会同生产、技术、库管人员按照“验质、验量、验品种、验票据”的原则，根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，对存货数量、质量、性能及进货时间、价格、金额等进行检验核实，并填制验收单，由参加验收人员签章；验收合格后，由库管员填写收料单编列序号并办理入库手续。验收时发现数量、质量和品种不符时，应立即通知财务部门停止付款，并报告物资负责人,查明原因，属于供料及运输单位责任的按规定向责任单位办

理索赔，属于自然损耗的须经有关人员鉴定后按审批权限处理。

第五条财会部门应当按照国家统一的会计制度的规定，根据验收证明对验收合格的存货及时办理入账手续，正确登记入库存货的数量与金额。对会计期末货物已到、发票未到的收货，应暂估入账。

第六条存货管理部门应当设置实物明细账，详细登记经验收合格入库的存货的类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容，并定期与财务部门核对。对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独记录，避免与本单位存货相混淆。

第七条建立存货管理制度，设备、材料的发放、借用、领用和列销手续，不得一人完成。

第八条库管人员在发出材料物资之前，必须审核出库单，检查出库的品种是否属于规定的范围，必须经有权审批人在出库单上签字、审批后方能发货。与收货人清点后，共同在出库单据上签章，及时登记存货台账。对领用中的剩余材料，领用部门的领用人员必须及时填制存货交接单，交仓库保管人员办理退料入库手。

第九条公司建立委托加工物资管理制度，为委托加工物资采购的原材料，先由采购人员及时到材料库办理入库手续，由物资保管人员填制入库单，注明供货单位、日期、品种、规格、数量、单价、金额。拨付加工料品时，及时登记委托加工拨料台账。加工完毕，验收入库，填制一式三份入库单，登记委托加工收料台账。

填开加工结算凭证，正确核算加工成本。

1、认真审核材料耗用定额；

2、认真审核加工费结算定额；

3、认真审核留存受托方的剩余物品数额；

4、严格按照加工合同约定支付加工费；

5、受托方递交的加工费结算凭证必须合法有效。

第十条加强周转材料的管理。对在用周转材料进行明细分类核算，监督在用周转材料动态。经鉴定周转材料确需报废时，存货管理部门应填制在用周转材

料报废单，经领导批准后报废。

第十一条在用周转材料丢失、损坏时，必须分析原因和责任，按规定提出处理意见，经单位领导批准处理。损坏但可以修复的在用周转材料，应进行整修，整修的费用计入成本。

第十二条应建立存货的定期清查、盘点制度。存货应按月、按季盘点，年终结算前要进行一次全面的财产清查。存货清查的程序是：

（一）确定存货清查日。存货清查日一般应确定为月末、季末或年末，应与会计核算的截止日相一致。

（二）存货的保管部门和财务部门将清查日前的各种收、发、领、退单据登记入账。

（三）进行实物盘点。实物盘点时至少两人一组，实物保管人员必须参加实物盘点。盘点时要按照存货的实物账逐项清点、核对、记录。发现盘盈、盘亏、型号不符、变质、毁损，应登记清楚。

（四）核对账目。要将仓库保管员的实物账与财务部门的明细账相核对，发现不符时及时查清原因，进行更正。

（五）编制清查盘点表。清查盘点表应按存货类别、品名、型号规格列明其数量、单价、金额及盘亏、盘盈和毁损情况。清查盘点表应经存货的保管人员、存货的主管业务部门和财务部门核实，并分别在清查盘点表上签字。

（六）处理盘盈、盘亏和毁损。对发生的存货盘盈、盘亏和毁损，应由存货的主管业务部门会同财务部门提出处理意见，存货在定额内的合理损耗，可由存货所有单位的主管领导审批。存货的超定额损耗、盘盈、盘亏和毁损的处理，应经过一定的会议集体研究审批。对造成存货损失的，按照损失金额多少按规定追究有关人员的责任。

第十三条控制程序，见附表1、附表2、附表3。

见附表1：入库验货控制程序

对上述程序说明如下：

适用范围：适用于材料、设备入库的管理。

程序说明：

①接货接单：采购部通知仓库做好接货准备，采购部提供材料、设备明细单。采购由供货商直接送货，当货物到达仓库时，向供方索要送货单及质量证明等有关资料；

②验货：库管员在验收前应搜集并熟悉有关资料，确定验收方法，组织好卸货人力和卸货工具，准备好相应的检验工具，并安排好货位。采用以下一种以上方法检验：

a) 核单点收：采购——库管员应将采购部提供的设备明细单、供货方提供的送货单、实物认真核对数量、型号。要严格做到三不点收：品种规格不符不收；无计划不收；材料、设备破损不收。

b) 品质检验：凡是入库的设备必须进行不低于30%的开箱抽检。

③签发入库单：由库管员根据入库情况，据实签发入库单。（入库单一式三联，在所有手续完成后分别由库管员、记账员、采购员留存。）

④登记库存账：根据仓库传递的入库单，登记库存账，在入库单上签字确认。

⑤办理报销手续：采购部将财务记账员签字的入库单附在报销单后，办理报销或付款手续。

⑥入库摆放：执行《仓库管理规定》。

相关记录表格

《设备、材料入库单》

《设备、材料点验单》

《委托加工材料余料入明细表》

附表2：

商品出库控制程序

2、物品借用、领用

3、物品归还

理

对上述程序说明如下：

适用范围：适用于材料、设备出库，借用及归还的管理。

程序说明：

①库管人员须见到总裁、主管审批及财务复核后的出库单后，办理物品出库。

②设备、材料借用单审批签字，由各中心负责人审批

③借用设备及材料要写明借用期限，借用设备应按借用期限及时归还，逾

期不归还，就重新填写借用单。时间长，价值高的设备须报部门主管审批，借用设备异常时报总裁审批，根据审批意见，做相应处理

④对设备、材料借用单整理登记，编制设备、材料借用明细表

⑤借用的设备只限于公司规定对外演示及备用的周转用设备及材料，不可

使用新采购的设备及材料

⑥归还设备时，填写设备归还单, 归还设备有损坏,待总裁、主管签署意见，

报财务备案后，归还设备、材料借用单

相关记录表格

《设备、材料出库单》

《设备、材料借用单》

《设备、材料归还单》

《设备、材料维修申请单》

《设备、材料报废申请单》

《设备、材料领用单》

《设备、材料领用明细表》

附表3：仓库盘点控制程序

对上述程序说明如下：