物资供应商管理制度

大宗物资分批采购供应商管理制度XXXXX矿业有限公司二0一三年十二月目 录一、总则二、物资供应商管理遵循的原则三、物资供应商的评审标准四、淘汰物资供应商五、供应商供货和服务投诉六、合格物资供应商调查七、物资供应商调查内容八、合格物资供应商评审九、物资供应商评审内容十、合同管理十一、合格物资供应商档案十二、廉洁管理1、 总则1、为了规范公司物资供应商的选择和管理，优化物资供应商资源，更好地满足物资的采购供应需要，结合公司实际和行业特点，制定本制度。

2、本制度定义的物资供应商，是指能向公司提供设备、材料等物资的法人（经销商或生产厂家）。

不含工程承包商和劳务承包商。

3、本制度适用于公司、能源设备部物资采购供应商的选择和管理。

4、本管理制度的责任部门为能源设备部，能源设备部负责对本制度定期检讨。

二、物资供应商管理遵循的原则1、通过网络公开招标形式确定物资供应商。

2、选择物资供应商遵循“质量、成本、交货与服务”并重的原则。

3、供应商筛选评价遵循“公平、公正、公开”的原则，不准暗箱操作。

4、与供应商合作遵循“友好合作、互惠互利”的双赢原则。

在保证供应商一定商业利润的前提下，降低公司成本。

三、物资供应商的评审标准1、采购评审1) 公司需求情况2) 企业情况3) 履约能力4) 价格竞争力5) 质量及售后服务6) 检验或检测7) 性价比8) 资金垫付9) 其它2、技术评审1) 产品工艺2) 项目需求3) 性能及技术参数4) 产品许可5) 质量及售后服务6) 经营及生产许可四、淘汰物资供应商1、淘汰标准下列情形，列为淘汰物资供应商：1) 年度评审不合格2) 未能按合同约定的时间供货，致使工程进度严重拖后，对总工期造成严重影响。

3) 所提供物资发生严重的质量事故或安全事故，致使公司蒙受损失。

4) 发生以次充好、提供虚假证明材料等欺诈行为的。

5) 服务态度恶劣，对提出的投诉意见不予整改。

6) 因供应商公司分拆或合并造成供应商原评审条件改变，达不到公司要求的。

2、淘汰程序1) 年度评审结论被淘汰的。

2) 供应商被能源设备部或公司其它使用方严重投诉，经批准淘汰的。

3、淘汰物资供应商相关规定1) 淘汰物资供应商程序完成3天内，能源设备部必须发布公告。

并登陆公司供应商信息库把该供应商信息从合格物资供应商信息子库转移到淘汰物资供应商信息子库。

2) 下列原因淘汰的供应商，不论经办人的更换或是公司构架变更，永不得成为公司后备或合格物资供应商：a) 因供应商原因或供应商的不作为，造成公司重大声誉或经济损失的。

b) 所提供物资发生严重质量安全事故，使得公司蒙受损失的。

c) 以次充好，提供虚假证明材料的。

d) 弄虚作假，故意欺诈行为的。

e) 服务态度恶劣，对提出的投诉意见不予处理或经常无故拖延的。

f) 发生法律诉讼的。

4、下列原因淘汰的供应商，企业组织构架变化或相关人员变更，原有问题整改方案经公司确认的，淘汰满一年，可重新申请合格物资供应商。

1) 未能按合同约定时间供货，对项目工期客观上造成影响遭投诉被淘汰的。

2) 年度综合评审不合格遭淘汰的。

3) 服务不及时或经办人原因遭淘汰的。

4）因淘汰供应商造成合格物资供应商数量不足的，能源设备部应予一周内补充新的合格物资供应商。

五、供应商供货和服务投诉1、下列情形，相关人员必须提交。

1）提供商品出现质量问题。

2）供应商相关人员不作为。

3）以次充好，提供虚假证明或假冒材料。

4）弄虚作假，故意欺诈。

5）服务态度恶劣，或服务不及时。

6）供货期拖延。

7）不能及时提交发票或财务沟通障碍。

2、下列单位在与供应商业务过程中，涉及上述投诉事项的，应责令供应商立即整改并及时提交投诉报告单1) 财务部——涉及供应商财务沟通或财务作业时2) 生产单位——涉及产品材料使用或相关业务活动时3) 能源设备部——例行或专项检查中发现相关问题时3、任何投诉事项，必须提交报告给供应商管理责任部门备案，并纳入供应商年度评价体系。

4、能源设备部有权直接淘汰供应商。

5、能源设备部负责供应商投诉的日常管理。

6、严禁与供应商窜通或对供应商的不良行为和产品质量不合要求的事实故意隐瞒不报。

六、合格物资供应商调查1、供应商调查只对已与本公司发生往来的合格物资供应商进行。

2、供应商调查必须内部调查和外部调查同时进行。

3、供应商调查采用随机形式，由能源设备部组织。

4、调查频次1) 确保一年内的调查范围覆盖当年发生过往来的全部合格物资供应商。

2) 首次往来的合格物资供应商应在合同履行结束一周内完成调查。

3) 对单个合格物资供应商调查对象，全年不得超过2次。

4) 项目结束，项目合格物资供应商必须进行内外调查（公司能源设备部调查）。

5、对供应商调查中发现重大问题的，立即处理，并提交处理报告6、使用的表式1） 向生产单位进行内部调查的，使用《物资供应商调查表（内部）》。

2） 向供应商进行外部调查的，使用《物资供应商调查表（外部）》。

七、物资供应商调查内容1、内部调查1) 质量与服务a) 提供的产品品质b) 对产品维修的处理c) 对公司要求现场服务的响应d) 对公司投诉的反应2）价格a) 与同类产品比较，价格水平b) 供价与业主接受价格的空间3）交货a) 及时性b) 数量准确性4）其它a) 沟通、配合情况b) 廉洁情况2、外部调查1) 是否愿意再次与公司合作2) 对公司付款是否满意3) 动态垫资或质量保证金的数额调整4) 对公司供应商管理体系的建议5) 对公司管理人员的建议6) 是否向公司人员提供利益7) 是否有公司人员向供应商索取利益八、合格物资供应商评审1、合格物资供应商评审每年进行一次，评审范围须覆盖全部的公司合格物资供应商。

2、评审按《物资供应商评审表》内容进行。

3、评审以能源设备部评价为主，涉及不确定事项的，应由能源设备部组织调查。

4、评审程序1) 相关人员调查。

2) 填报《物资供应商评审表》。

3) 能源设备部确定供应商得分与级别。

4) 主管副总审核。

5) 公司总经理批准。

6) 评定结果登陆或编入合格物资供应商名册。

5、根据年度评审的得分进行排序1) 同类物资排序在第4名之后的，作后备物资供应商。

2) 同类物资通过供应商评审，确定一家星级合格物资供应商。

3) 采购作业时优先选择星级合格物资供应商。

九、物资供应商评审内容1、一票否决项目1) 是否违反廉洁制度2) 未能按合同约定的时间交货，对项目工期客观上造成严重影响的3) 所提供的物资发生严重的质量事故或安全事故，致使公司蒙受损失的。

4) 服务态度恶劣，对提出的投诉意见不予处理或经常无故拖延的。

5) 因供应商原因或供应商的不作为，造成公司重大声誉或经济损失的。

6) 发生法律诉讼的7) 供应商以次充好，提供虚假证明材料或弄虚作假，存在欺诈行为的。

2、财务项目1) 对请款程序遵守情况2) 对偶尔付款滞后的催讨情况3) 动态垫资额度3、基本项目1) 供应商内部调查的结论2) 本年度的投诉次数3) 本年度的供货总额4) 对供应商调查的配合情况5) 对公司管理制度的配合情况6) 合同履约情况7) 服务态度4、额外加分项目1) 提供项目信息或给予业务协助2) 推荐人才给公司3) 超合同配合等十、合同管理1、公司与供应商之间的权利和义务，应当按照平等、自愿的原则以合同方式约定。

2、采购合同的形式应当采用书面形式，不得以口头方式约定。

以下情况除外：1) 公司采购人员直接购买，属货款两讫类采购行为的。

2) 氧气、乙炔气、氩气等瓶灌气经常性的活动3) 小型机电设备属货款两讫类采购行为的3、采购合同必须采用公司统一的合同格式1）物资供应商合作协议。

a) 对于供应频次多，结算方式可采用阶段性结算的物资供应商，签订《物资供应商合作协议》。

b) 合作协议的有效期原则上为一年，于当年年底前签订。

2）采购合同a) 已签订物资供应商合作协议，供货行为（产品特性、货期、结算、付款）需与项目密切挂钩的或采购物资有特殊要求的采购，应单独签订《采购合同》。

b) 未签订物资供应商合作协议，其采购行为不属于本条第2款规定的，必须使用《采购合同》格式。

3）订购单a) 已签订物资供应商合作协议的日常采购，使用《订购单》格式。

b) 已签订《采购合同》需追加与合同相同品种的物资时，在不改变合同其他条款的前提下，可以使用《订购单》格式作为补充合同。

4）合同备案a) 能源设备部签订的采购合同、订购单，自签订之日起五个工作日内，应当将合同副本报公司备案。

b) 涉及采购的合同审批权限，按《采购管理制度》执行。

十一、合格物资供应商档案1、公司合格物资供应商总目录2、物资供应商会谈纪要3、物资供应商提交资料清单及附件4、询价单及报价书5、询价比价表6、物资供应商审定表7、合格物资供应商登记表8、供应商调查表（内部、外部）9、物资供应商评审表10、供应商供货/服务投诉单11、其它相关资料十二、廉洁管理1、公司所有员工应廉洁、自律，不得向供应商索取或收受供应商物质或非物质利益。

2、严禁供应商未经公司同意向公司相关人员或部门提供物质或非物质利益。

3、公司相关人员有权利和义务投诉供应商的行贿行为、公司相关人员的受贿或索贿行为。

4、严禁公司相关人员徇私舞弊、弄虚作假。

5、供应商有权向公司总经理办公室投诉本公司员工在业务操作中的不当行为。