准备阶段文件收集及整理说明
建筑管理验收记录 规划设计要点（或规划方案批 复） 建筑工程消防设计审核意见书 （厂区） 建筑工程消防设计审核意见书 （智能）
原件
原件
广州市公 安局萝岗 分局 广州市公 安局萝岗 分局
原件
原件
开发区环 建设项目环境影响报告表的批复 保局 开发区规 市政公用处方案设计专业审查意 划 市政公 见表 用处 人防办 人防工程设计专项审查意见书
原件用于办理房地产权证
本文应为一式两份，一份用于办理房地产权证，一份存 于竣工档案资料中。如企业遗失一份，可以将本文存于 竣工档案，并由我馆出具证明用于办理房地产权证。
复印件，主要包括施工总承包单位、监理、勘察、设计 、检测单位及建材实验单位；分包单位主要包括桩基、 防水、幕墙、消防等
建设工程规划验收合格证、建设用地批准书）外，其余
报建审核意见书
原件
建筑工程施工许可证
原件
25 第（××）号 26 27
工程质量安全监督登记表
原件
各单位资质文件
复印件
电梯安装工程监督登记表
原件
注：除了“四证一书”（国有土地使用证、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程规划验收合格证、建设用地批准书） 文件均要提供原件。
提交说明
或国家各级有关计划发展部门的投资计划文件；外 资企业建设项目由政府外经部门的投资文件 由规划部门规定，在选址时要求进行可行性研究的 项目
设计院 勘察、设计承包合同及中标通知 书 施工承包合同及中标通知书 原件
施工单位
原件
监理单位
监理委托合同及中标通知书
原件
五、开工审批文件 22 ×××]××号 23 ×××]××号 24 ×××]××号
穗开规建[× 开发区规 划局 穗开规建[× 开发区规 划局 穗开规施[× 开发区规 划局 （× × × × ） 开发区质 监站 各责任单 位 开发区质 监站 建设工程规划许可证 复印件
土地使用合同
建设用地规划许可证及附图
复印件
复印件
三、勘察、测绘、设计文 件 7 8 9 10 11 12 13
穗开（西） 人防审[× × × × ]× × 号
开发区规 划局
穗开规设[× × 开发区规 × × ]× × 号 划局 穗公萝消审 [× × × × ]第× × 号 穗公萝消审 [× × × × ]第× × 号 穗开环保影 字[× × × × ]× × 号
可行性研究报告及批复 环境影响报告书或环境影响报告 表或环境影响登记表
原件
原件
二、建设用地、征地、拆 迁文件 4 5 6
穗国有[× × × 和房屋管 × ]字第× × 号
国土资源 国有土地使用证及附图 复印件 理局
穗开国房合 开发区规 字[× × × × ]字× 划局等 × 号 穗开规地[× × 开发区规 × × ]× × 号 划局
卷
号
文件题名
路口开设、排水排污核准书
日期 页次 备注
原件
开发区规 划局 开发区供 水管理中 心
户内工程设计审核批复表
原件
萝岗区安 关于对××工程项目安全生产初 监局 步设计审查意见 萝岗区卫 生局 广州供电 局 设计院 建设项目设计卫生审查意见书
原件Biblioteka 原件供用电方案协议原件
施工图设计文件审查意见
原件
四、招投标、合同文件 19 20 21
准备阶段文件收集及整理说明
卷 内 目 录
(建筑工程) 共 序 文件编号 责任者 号 文件题名 工程准备阶段文件 一、立项文件 1 2 3
穗开管企[× × 开发区管 × × ]× × 号 委会
2
页
卷 号 第 1 页
日期 页次 备注
关于成立××公司批复
200X. 0X.0X
1
原件
建设单位/ 管委会
穗开环保影 开发区环 字[× × × × ]× × 保局 号
原件用于办理房地产权证
编制指南中的名称为“建设工程测量记录册”，属 建设工程规划许可证的附件 规划部门出具的规划设计要点或规划方案批复
（人防、环保、消防、市政、供水、供电、卫生防 疫、安全生产等）批准文件或协议。应在卷内目录 逐份体现，文件编号填写文件的文号，文件题名填 写文件标题的全称。如企业需要留存上述文件，我 馆可以出具原件存于我馆的证明文件，用于企业留 存。
建设工程规划验收合格证、建设用地批准书）外，其余
提交说明
（人防、环保、消防、市政、供水、供电、卫生防 疫、安全生产等）批准文件或协议。应在卷内目录 逐份体现，文件编号填写文件的文号，文件题名填 写文件标题的全称。如企业需要留存上述文件，我 馆可以出具原件存于我馆的证明文件，用于企业留 存。
施工图审查机构或设计院出具的审查意见，包括审查报 告、审查申请表、受理通知书、审查合同、审查意见单 、审查批准书等
原件
原件
原件
注：除了“四证一书”（国有土地使用证、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程规划验收合格证、建设用地批准书） 文件均要提供原件。
准备阶段文件收集及整理说明
卷 内 目 录
(建筑工程) 序 文件编号 责任者 号 13 14 15 16 17 18
穗开水施审 [× × × × ]第× × 号 穗萝安监审 字[× × × × ]第× × 号 穗开卫食审 字[× × × × ]第× × 号
文件收集整理情况汇报
文件收集整理情况汇报
最近一段时间，我对文件收集整理情况进行了一次全面的汇报，以下是我对此过程的详细总结和分析。
首先，我对需要收集整理的文件进行了详细的调查和梳理。
在
这个过程中，我主要关注了公司内部的各类文件，包括合同、报告、会议记录、规章制度等。
通过与相关部门的沟通和调查，我全面了
解了公司内部各类文件的数量和类型，为后续的整理工作奠定了基础。
接下来，我开始对收集到的文件进行分类和整理。
我根据文件
的类型、重要性和更新频率等因素，将文件进行了科学合理的分类
和归档。
在这个过程中，我注重了文件的标识和编号，确保每个文
件都能够被准确地归档和检索。
同时，我还对一些过时或冗余的文
件进行了清理和整理，确保整个文件库的清晰和整洁。
在整理的过程中，我还对文件的内容进行了详细的审阅和核对。
我确保文件的内容准确完整，符合公司的规定和标准。
对于一些需
要更新或修改的文件，我及时与相关部门进行沟通，确保文件的内
容能够及时更新和修订，保持与实际工作的一致性。
在整理工作完成后，我还对整个文件库进行了一次全面的检查和复核。
我确保每个文件都能够被准确地归档和检索，避免了文件丢失或混乱的情况。
同时，我还对文件的存储和保管进行了一次全面的检查，确保文件的安全和完整性。
总的来说，通过这次文件收集整理情况的汇报，我对公司内部文件的管理工作有了更加清晰和全面的认识，也为今后的文件管理工作提供了重要的参考和指导。
在今后的工作中，我将继续加强对文件管理工作的监督和指导，确保公司内部文件的管理工作能够更加科学规范和高效有序。
GB50328T-2014建设工程文件归档规范
建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2014）1 总则1.0.1 为加强建设工程文件归档工作，统一建设工程档案的验收标准，建立真实、完整、准确的工程档案，制定本规范。
1.0.2 本规范适用于建设工程文件的整理、归档，以及建设工程档案的验收与移交。
1.0.3 建设工程文件的整理、归档以及建设工程档案的验收与移交除应符合本规范外，尚应符合国家现行有关标准的规定。
2 术语2.0.1 建设工程construction project经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。
它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。
2.0.2 建设工程文件construction project document在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。
2.0.3 工程准备阶段文件pre-construction document工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
2.0.4 监理文件project supervision document监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。
2.0.5 施工文件constructing document施工单位在施工过程中形成的文件。
2.0.6 竣工图as-built drawing工程竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。
2.0.7 竣工验收文件handing over document建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
2.0.8 建设工程档案project archives在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。
2.0.9 建设工程电子文件project electronic records在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（档案管理）某项目档案整理规范及要求
（档案管理）某项⽬档案整理规范及要求郑州市项⽬档案整理规范及要求第⼀部分：总体要求第⼆部分：建设⼯程⽂件归档范围和保管期限表第三部分：项⽬档案分类第四部分：项⽬档案整理第⼀部分：总体要求⼀、国家、省、市关于重点建设项⽬档案管理的规定1、郑州市⼈民政府令第184号：郑州市建设项⽬竣⼯验收规定（第五、六、七、⼗四、⼗五条）2、专项验收制度：《重⼤建设项⽬档案验收办法》3、登记制度：《国家重点建设项⽬档案管理登记办法》4、通知制度：《关于建⽴郑州市重点建设项⽬档案专项验收通知制度的通知》⼆、参建各⽅档案⼯作职责1、⼯程代建（使⽤）单位应将监理、勘察、设计、施⼯等各参建单位的⼯程⽂件材料的收集、整理和归档纳⼊合同管理，对⼯程档案的范围、套数、质量、费⽤、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整理、归档责任。
2、⼯程代建（使⽤）单位要对项⽬档案⼯作采取有效措施，制定可⾏的规章制度，实⾏领导负责制，确定负责领导、部门及档案⼯作⼈员，制定可⾏的规章制度，对⼯程档案实⾏统⼀管理，对参建各单位档案⼯作实⾏有效的监督、指导、检查，确保⼯程档案⼯作与⼯程建设同步进⾏。
3、⼯程监理单位负责监督、检查⼯程建设中⽂件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣⼯⽂件；并将⾃⾝履⾏监理职责⼯作中形成的⽂件材料经收集、整理向代建（使⽤）单位移交。
4、勘察、设计单位应按要求将⼯程建设中⾃⾝形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。
5、施⼯单位形成的档案材料种类多，数量⼤，应配备专⼈，对施⼯各阶段档案材料进⾏收集，整理，按合同要求将⼯程档案数量齐备、整理规范，及时向代建（使⽤）单位移交。
6、参建各单位在档案向代建（使⽤）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防⽕、防盗、防有害⽣物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。
三、归档的要求归档：指⽂件的形成单位完成⼯作任务后，将形成的⽂件整理⽴卷后，按规定向有关单位移交。
如：代建单位向市档案馆移交整个项⽬档案，参建各⽅向代建单位移交监理、勘察、设施、施⼯档案。
建筑工程资料前期准备阶段资料都有哪些以及资料员的工作具体都有哪些内容？
资料整理步骤：“收集、查找、填写、补充、整理、组卷”1、收集：工程合法性手续、各单位资质、人员资质证书、各种迕场材料癿质量证明资料、其他不工程相关的文件。
2、查找：每个施工步骤迕行时就要查找图纸、图集、觃范、施工工艺等，弄清楚返部施工程序要做什举，都怎举做，然后从我们软件中找到相应的资料用表。
3、填写：知道了每一步的工作内容和所要用的表格，然后对照质量验收规范内容对表格迕行填写，签字完善后报监理单位签字。
（在新验收规范GB50300-2013中规定，检验批表格要对应现场原始记录内容，检验批表格内容要写检查过程与检查结果，不能只写符合要求，要写检查了几个点，几个点不合格，几个点合格，返批样本合格。
而原始记录才写具体检查点的实测值或者偏差值，但是原始记录只是过程资料，不作为归档资料。
4、补充：资料整理是一个长期和繁琐癿工作，在工作当中很可能出现丢落的工作内容、没有报的资料。
这就要求我们隔一段时间对我们在资料进行一些梳理，看看是不是有漏报的资料、有没有漏检的材料。
5、整理：施工过程中将资料按照类别、时间顺序进行整理、分类，建议编制临时目录，便于查阅。
6、组卷：资料组卷是指在工程完工、所有资料全部收集、整理完成后将资料按照规范的归档顺序行分类编目整理。
施工过程中我们的资料是按横向进行报验，而最后的组卷顺序是竖向排序，即每表格按照时间先后顺序进行排列编目整理。
所以组卷整理也是一项很繁重的工作。
关于新的组卷顺序，各个档案管会有各自的组卷目录，在组档案馆的资料时可先去档案馆咨询组卷顺序。
7、前期准备资料（1）施工单位资质报审、施工单位人员报审、质量及安全组织机构报审、管理及技术制度报审（2）工程技术文件报审表（施工组织设计（方案）报审表）。
施工组织设计、方案应由项目技术负责人编制，经公司技术负责人审批。
（3）开工报审（开工报审表）。
新监理规程的表里边增加了建设单位签字盖章，比较合理。
（4）施工现场质量管理检查记录（施工现场质量管理记录）—易漏项。
项目材料档案归档整理方案
项目材料档案归档整理方案是一种详细的规划，用于指导如何有效地收集、分类、保存和检索项目过程中产生的各类文件资料。
以下是一个基础的项目材料档案归档整理方案范例：一、前期准备阶段1. 明确归档范围与标准：根据项目的性质和规模，确定需要归档的材料类型，如项目计划书、设计图纸、会议纪要、合同协议、工作进度报告、财务报表、验收文档等，并按照国家或行业的档案管理规范制定相应的归档标准。
2. 建立档案管理系统：选择或定制适合项目特点的电子或纸质档案管理系统，确保系统具有良好的安全性和便捷性，便于信息录入、存储、查询和调用。
3. 人员配置与培训：指定专门的档案管理人员负责整个项目的档案管理工作，对相关人员进行档案管理知识和操作技能培训，确保所有参与项目实施的员工都能了解并遵循档案管理制度。
二、材料收集与整理阶段1. 实时收集与登记：在项目执行过程中，各环节产生的文档资料应及时收集，并在档案管理系统中进行详细登记，包括文件名称、来源、日期、作者、关键词等元数据信息。
2. 分类整理：按照预先设定的分类体系（例如按项目阶段、文件类型、责任部门等）进行分类整理，保持文件的逻辑性和关联性。
3. 审核与修订：由项目负责人或相关部门主管对归档文件进行内容审核，确认其完整性和准确性，必要时进行修订补充。
4. 加密与备份：对于涉及敏感信息的文档，采取必要的加密措施，同时定期对档案库进行数据备份，确保信息的安全存储。
三、档案归档阶段1. 编制目录索引：制作详细的档案目录和索引，以便快速定位所需文档。
2. 物理归档：如果是纸质文档，应按照编号顺序放入档案盒，标明标签，存放在干燥、通风、防火防盗的档案室内；电子文档则需上传至指定服务器或云存储空间。
3. 签署归档证明：完成归档后，由档案管理员和项目负责人共同签署归档证明，作为档案正式归档的凭证。
四、后期维护与利用1. 定期核查：定期对已归档的项目材料进行核查，确保档案的完整性与可用性。
档案收集及分类保管实施细则
文件编号：文件名称：档案收集及分类保管实施细则文件版本：首次变更通知：N/A变更标记：N/A首发日期：编制：审核：批准：档案收集及分类保管实施细则第一章总则第一条目的为保证XXX工程档案完整性和系统性，确保档案管理的规范化、标准化、制度化，特制定本细则。
第二条适用范围（一）本实施细则规定了XXX工程文件收集、整理、归档及移交的要求和方法。
（二）本细则适用于XXX工程档案管理工作。
第三条引用标准下列文件对于本实施细则的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本实施细则。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本实施细则。
(一) GB/T 50328-2001《建设工程文件归档整理规范》(二) GB/T 11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》(三) GB/T 11821 《照片档案管理规范》(四) GB/T 18894 《电子文件归档与管理规范》(五) DA/T42—2009《企业档案工作规范》(六) DA/T28《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(七) DL/T241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》(八) DL/T5229—2005《电力工程竣工图文件编制规定》(九) DL 5277—2012《火电工程达标投产验收规程》(十) DL/T5434—2009《电力建设工程监理规范》第四条专业术语定义（一）项目文件建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。
包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
（二）项目档案经过鉴定、整理并归档的项目文件。
（三）档案整理按照一定原则对档案实体进行分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
（四）原件最初产生的区别于复制件的原始文件。
（五）正本有规范格式和生效标志的正式文本。
（六）副本再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关关方面之用。
监理资料整理归档要点
质量监理资料归档整理要点一、工程准备阶段的资料收集(一)建设单位应提供的资料：一、建设单位提交的工程依据资料及相关文件：1、岩土工程勘察报告。
2、工程周边管网综合图等资料。
3、施工图纸及其设计说明。
4、设计图纸审查报告书及批准文件。
5、建筑工程施工许可证。
6、建设单位书面移交的水准点和规划放线坐标控制点、规划监测资料。
7、建设单位提交的有关工程资料等文件。
（二）施工单位提供的资料1、资质资料：1）施工单位的资质文件（企业法人营业执照、企业资质等级证书（包括承包工程范围栏）、安全生产许可证等复印件且加盖公司红章）。
2）项目部施工管理人员登记表（内容应包括岗位职责分工）。
3）项目部管理人员上岗证（项目经理、项目技术负责人、专职质检员、施工员、安全员、测量员、取样员等的职称证和岗位证复印件且加盖公司红章）。
4）特殊工种人员上岗证（复印件且加盖公司红章）；5）计量设备的校验证明；（对施工方上报的钢卷尺、经纬仪、水准仪、全站仪、计量设备等的检定证书，仔细检查，应确保在有效期内。
）上述文件和复印件均应盖施工企业公章，报验申请表在工程开工前由项目经理签字填报，专业监理工程师审查证书时效性、签字盖章等资料是否齐6）分包单位的资质资料（同上）；7）供货单位资质资料（同上）；8）试验室等单位的资质资料（同上）。
2、施工组织设计及专项施工方案、工程的总进度计划、施工总平面图等。
3、施工招投标文件、建设工程施工合同、分包合同、各类定货合同等。
（三）监理单位的提供的资料：1、项目监理机构资质资料：（1）监理企业营业执照。
（2）监理单位资质等级证书、建设单位授权书（3）项目总监理工程师（总监代表）任命书。
任命书应盖公司红章，总监由法定代表人授权签发，总监代表由法定代表人同意，总监授权，总监与委托监理合同或合同备案单不符的应有建设单位书面同意的变更手续。
（4）项目监理机构成员名单。
成员名单由总监或公司授权签章，抄送给建设、施工单位，内容包括岗位职责分工。
煤矿开会工作流程模板详细说明
一、会议准备阶段1. 会议通知（1）确定会议主题、时间、地点及参会人员。
（2）根据会议主题，制定会议议程。
（3）将会议通知提前3-5天发送给参会人员，确保人员到位。
2. 准备会议资料（1）收集整理会议所需资料，包括政策文件、工作总结、问题清单等。
（2）整理会议议程，确保议程清晰、有序。
（3）准备会议记录本、笔、投影仪等设备。
3. 确定会议主持人（1）根据会议主题和参会人员情况，选择合适的主持人。
（2）主持人负责会议的引导、协调和控制。
4. 准备会议场所（1）根据参会人数，选择合适的会议室。
（2）布置会议场地，确保座位、音响、投影仪等设备正常运行。
（3）检查会议室安全设施，确保参会人员安全。
二、会议召开阶段1. 会议签到（1）参会人员到达会议室后，签到并领取会议资料。
（2）主持人核实参会人员名单，确保人员到位。
2. 主持人开场（1）主持人介绍会议主题、议程及参会人员。
（2）宣布会议纪律，要求参会人员遵守。
3. 主题发言（1）邀请相关领导或专家就会议主题进行发言。
（2）发言内容应结合煤矿实际情况，提出针对性建议。
4. 分组讨论（1）根据会议议程，将参会人员分成若干小组，进行讨论。
（2）各小组讨论时，应围绕会议主题，提出问题、分析原因、提出解决方案。
（3）主持人负责监督讨论过程，确保讨论顺利进行。
5. 总结发言（1）各小组汇报讨论成果，主持人进行总结。
（2）针对讨论成果，提出下一步工作计划。
6. 会议决议（1）根据讨论成果，形成会议决议。
（2）主持人宣布会议决议，要求参会人员贯彻执行。
7. 会议结束（1）主持人宣布会议结束。
（2）参会人员离开会议室，会议圆满结束。
三、会议总结阶段1. 归档会议资料（1）将会议记录、发言稿、决议等资料进行整理、归档。
（2）确保会议资料完整、规范。
2. 落实会议决议（1）将会议决议分解为具体工作任务，明确责任人和完成时限。
（2）定期跟踪工作进度，确保会议决议得到有效落实。
电力工程资料
电力工程中包含施工合同、招标文件、施工单位投标报价书；工程招投标文件、工程投标答疑、工程最高限价通知、工程投标报价书、中标通知书、施工合同书、工程开工报告、工程图纸会审纪要、工作联系单、工程量签证单、设计变更单、施工图纸、竣工图纸、质检部门质量评估报告（或监理质量评估报告）、工程竣工报告、工程领料单、工程退料单、工程结算报价书等等资料。
一般电力工程资料分三个阶段，即施工准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段；工程资料收集大致分5部分：即工程施工项目管理部分、工程施工安全管理部分、工程施工质量管理部分、工程施工造价管理部分、工程施工技术部分。
、、一、施工准备阶段资料的收集本阶段的资料收集主要是工程开工前的准备工作方面的资料，主要有以下几方面：1、施工图审查文件施工图审查应有资质的施工图审查机构出具施工图审查意见书，设计单位应根据施工图审查意见进行修改，并出具设计变更文件。
2、施工组织设计施工组织设计是施工单位进行施工的指导性文件，是履行施工合同和监理单位监理的重要依据，施工组织设计的编制应有针对性、可操作性，技术方案应有先进性。
施工组织设计必须经上一级技术负责人进行审批并加盖公章方为有效，并须填写施工组织设计审批表（合同另有规定的，按合同要求办理），由总监理工程师审定后方可实施。
在施工过程中发生变更时，应有变更审批手续；3、开工报告、开工令工程开工前承包单位必须提交《工程开工/复工报审表》，由监理工程师审查施工单位的准备工作，符合要求后由总监理工程师签署开工令。
对于已停工程，则须有总监理工程师的复工指令如能复正。
对于工程规模较小或监理范畴以外，而未实行监理的工程，施工单位在开程开工前，应填写开工报告，经建设单位、及建设行政主管部门批准后方可实施；4、分包单位资格审批资料涉及到需要分包的分项工程，在工程开工前，总承包单位应提交《分包单位资格报审表》及相关证明文件供监理工程师审查，审查通过后由总监理工程师签署意见；5、工程定位、测量放线记录工程开工前，施工单位对建设单位（或其委托的单位）给定的原始基准点、基准线和标高等测量控制点进行复核，并将复测结果进行报验，经监理批准后施工单位始能据以进行准确的测量放线，并填写测量放线记录。
村(社区)档案整理参考指南
村（社区）档案整理参考指南一、档案收集（一）收集范围。
档案收集以本村（社区）自身形成为主，兼顾上级下发、下级上交与本村（社区）工作密切相关的，具有一定保存价值的材料。
重点收集：文书档案（A）、会计档案（D）、声像档案（F）、实物档案（J）、土地管理档案（H）、户籍人口档案（M）。
其他收集：基建档案（B）、设备档案（C）。
［注：2003年后，村居不再形成婚姻登记档案（G）］（二）如何收集。
1、参考《村级文件归档范围和保管期限表》，制定本村（社区）各个部门应提交档案的明细范围。
每年度采用公文形式向村（社区）主任提请收集意见，以村（社区）主任的批示到各部门收集相关档案。
收集过程严格对照明细范围收集，汇总收集不全的材料名单及责任部门，形成工作汇报，书面向村（社区）主任反映，并抄送镇档案馆一份。
2、设置部门资料盒（建议用蓝色的资料盒），把收集到的资料暂时存放到资料盒中（不同部门不放在同一盒）。
3、对部门移交的资料，按资料盒分类存入（注：如合同、协议等重要文件务必接收正件，没有正件要求移交人签名备注复印件，及时理清责任，避免日后产生矛盾；日常办文人员形成的总结、汇报、会议纪要、请示、发言材料等要求打印多一份，及早存入资料盒，以备日后归档所需; 要存档的文件，不要用废纸打印）。
4、村（社区）应配备一台性能较好、工作稳定的计算机，用于专门管理档案的电子文档及档案软件的使用。
在计算机硬盘下，建立如下图的相应文件夹，规范存放电子文档，避免电子文档分散存放，容易丢失。
5、到各办收集档案资料时，尽可能收集相关的电子文档，并存储到对应的电脑文件夹中，以便使用电子档案馆著录时，上传电子文档。
二、文书档案整理（一）2010年前采用案卷整理，2011年后采用单件整理方法。
（二）单件文档的理解：只有一个文件题名，若该文件有附件，连同附件作为单件文档。
（三）从每个资料盒中提取有保存价值的资料整理成为档案。
（注：提取整理过程，建议按部门来完成，先完成第一盒办公室的，再完成第二盒共青团的，不要将不同部门的档案混合一起整理，一个部门的档案尽可能靠在一起，不要过于分散）（四）装订要求。