外贸函电写作技巧论文篇
外贸英语函电书写格式要求
11----------------精选公文范文----------------1外贸英语函电书写格式要求各位读友大家好，此文档由网络收集而来，欢迎您下载，谢谢篇一：外贸英语函电写作技巧外贸英语函电写作技巧英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。
书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。
很多公司都会印制带信头的信纸。
一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。
在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。
对于私人商务信函，如求职信等，22----------------精选公文范文----------------2信头通常写在信纸的右上方。
如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。
英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。
特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。
当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。
门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。
英文商务信函中称呼的书写有讲究在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。
一般位于信内地址下方空一行；有Attention时也一样，位于Attention下面空一行。
称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。
33----------------精选公文范文----------------3如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。
在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。
不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友好。
最新浅谈外贸函电7C原则及其在信函写作中的重要性1论文
浅谈外贸函电“7C”原则及其在信函写作中的重要性(1)论文摘要:中国加入世贸组织后，国际合作和交流不断加强，外贸函电作为一种重要的商务交流方式，在本国企业与外国客户之间架起了一座沟通的桥梁。
毋庸置疑，一封好的电函可以赢得客户的信任和尊重。
而作为指导外贸函电写作的重要方法，掌握“7C”原则是我们写好外贸信函的关键。
笔者将从三个方面对“7C”原则及其在外贸函电写作中的重要性进行阐述。
关键词:外贸函电;“7C”原则;信函写作;重要性一、引言在全球经济飞速发展的今天，世界各国的贸易往来越来越频繁，商务信函已成为不同国家或地区的贸易双方在无法面对面谈判磋商的情况下，进行商务沟通、洽谈业务及合作的重要方式之一。
众所周知，在不同的交易阶段，信函的内容和写作方法及所用专业术语都是不同的，然而，作为外贸函电写作的基本原则，“7C”原则是所有涉及交易的信函所必须遵循的写作规范。
下面，笔者将从外贸函电写作概述以及“7C”原则的主要内容等方面入手，探讨“7C”原则在外贸函电写作中的重要性。
二、外贸函电写作概述外贸函电写作是使用专业的外贸用语，与外商进行商务沟通和业务磋商的信函写作。
在信息化高度发达的今天，外贸信函不再局限于纸质信件，也可以是电子邮件、传真或MSN。
信函种类主要包括:建交函、询盘函、报盘函、还盘函、通知函、订单函、确认函、催促函、抱怨索赔函等。
外贸函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。
与一般的交往信函不同，外贸信函的写作不追求语言的华丽优美和感情的细腻丰富，而讲求用精准朴实的语言，礼貌且明确地表达出写信人的意图。
这也充分体现出商业领域效率优先的特性。
在有效地运用电函进行贸易磋商的同时，结交商业伙伴，并取得对方的信任和尊重，也是函电写作的重要目的。
三、何谓“7C” “7C”原则是外贸函电写作的基本原则。
“7C”是指评价外贸信函在选词、构句、内容、语气、写作态度等方面的7个以英文字母“C”开头的单词，即: 完整(complete) 正确(correctness) 清楚(clearness) 简洁(conciseness) 具体(concreteness) 礼貌(courtesy) 体谅(consideration) 1. 完整(complete) 在外贸信函中，写信人必须要把需要说明的情况全面交待清楚，叙述问题要有头有尾、善始善终，不能出现上下句脱节。
函电国际贸易论文范文-关于外贸英语函电在国际贸易中的运用word版下载
函电国际贸易论文范文-关于外贸英语函电在国际贸易中的运用word版下载函电国际贸易论文范文:关于外贸英语函电在国际贸易中的运用word版下载外贸英语函电在国际贸易中的运用论文导读:本论文是一篇关于外贸英语函电在国际贸易中的运用的优秀论文范文,对正在写有关于函电论文的写作者有一定的参考和指导作用,论文片段:中等职业教育，2009(14). 石亮.商务英语信函中的礼貌表现.今日科苑，2009(10). 滕美荣.实用商务英语基础教程.首都经济贸易大学出版社，2007.【摘要】随着全球经济的飞速发展，尤其是我国加入WTO以后，世界经济正趋于无国界经济发展，这就避开不了各个国家进行大大小小的国际性的贸易合作与商务洽谈。
外贸英语函电作为国际贸易交易中的重要支撑点，它的作用越来越重要。
本文论述了外贸英语函电的概念，进而探析了外贸英语函电在国际贸易中的作用。
【关键词】外贸英语函电;国际贸易;作用随着经济和信息技术的快速发展，外贸英语函电已成为国际贸易中不可缺少的部分，它不仅转变了企业本身的生产，经营，管理，而且对传统的贸易方式带来冲击。
其最明显的标志就是增加了贸易机会，降低企业成本，提高贸易效率。
所以商务英语函电在经济全球化和全球信息化过程中得到迅猛发展，而其本身的发展又极大地推动了对外贸易的发展。
一、概述1.国际贸易。
国际贸易(International Trade)是指不同国家(和/或地区)之间的商品和劳务的交换活动。
国际贸易是商品和劳务的国际转移。
国际贸易也叫世界贸易。
国际贸易由进口贸易(Import Trade)和出口贸易(Export Trade)两部分组成，故有时也称为进出口贸易。
国际贸易不但可以把发达国家互相联系起来，也可以把生产发展水平低的国家以及地区加入到交换领域，使这些国家和民族的劳动产品日益具有商品以及交换价值的性质，带动他们的发展。
进行对外贸易活动就可以参与国际分工，节约社会劳动，使各国的资源得到最充分的利用，加速社会扩大再生产，保证社会再生产顺利进行。
外贸函电（范文）
外贸函电（范文）第一篇：外贸函电（范文）外贸函电外贸函电是一种商务信件，英文foreign correspondence。
写外贸函电是外贸业务员的日常工作之一，然而，能写好外贸函电的外贸业务员却不多，为了有助于大家写好外贸函电，本文总结了几个经典外贸函电范文，可供参考。
外贸函电就是有着国际贸易关系的双方由于彼此的业务往来而产生的信件，但在信息化高度发达的今天，该信件并不局限于纸质信件，也可以是电子邮件、传真或MSN。
外贸函电最常用的内容：建立业务关系、询盘、发盘、回复、销售合同、包装、保险、赔偿、仲裁等。
外贸函电基本要求：主题明确，内容简洁，语言精炼，表述完整。
外贸函电的格式：有固定的语言、习惯用法和常用句型。
外贸函电的语气：各部分语气。
开发信、询盘回复一般要客气，表达感谢；平常业务联系要细心、信任；催促付款要紧急而不失礼貌；客户索赔要理解、给予足够的解释和说明。
范文：一、如何表达在涨价前订货Thank you for your letter of October 10 for business copiers.We are now sending you our price-list and catalog of the newest types that are under production and we can supply at once from stock.We want to notice you that prices of copier parts and components have gone up steadily since the second half of the year.Though we have tried hard to keep our quotations down, we are afraid the margin for keeping on going like this will not long.Therefore, we suggest that you will let us have your order before further rises in costs, which will lead to a raise in prices very soon unavoidably.感谢贵方10月10日关于商用复印机的询函。
作文之外贸函电作文
外贸函电作文【篇一：外贸函电作文】1 dear sirs；we have obtained your company information on the internetand take, the liberty of writing to you with the hope ofestablishing business relations with you.we are the desun trading co, ltd, found in 1987, a foreign trade corporation who has rights to import and export in china. wecan offer a wide range of services; have fixed businessrelationship with many suppliers and a good reputation. at thesame time, we pay attention to development of new products,the dr series of chinaware, our new products, which is verycompetitive with the exquisite packaging and high quality, wasmade from first-class porcelain in 2014.we have obtained that you are on the look-out for thechinaware on the internet; we hope that you would contact usif our new products could be of interest to you.yours faithfully, minghua zhao【篇二：外贸函电作文和翻译】1.阁下：特别感谢收到你方9 月 20 日询盘，现向你方发盘以下，以你方10 月 9 日下午 5 点以前答复为条件 .品名 :女士皮靴 .式样新奇 ,有 20 余种 , 颜色有黑棕及大红色 (详见目录 ).资料采用高级牛皮 .价钱 :cif 广州 ,依据不一样款式 ,每双由 95 美元至 300 美元不等 .支付 :由装船前 30 天开立的保兑的 ,不行取消的即期信誉证支付 .包装方式由买方决定 .装运日期在 10 月.致谢 .dear sirs,we were very grateful to receive your offer of september20,now we are giving you an offer , subject to your replyhere by 5:00 p.m. our time ,october 8, as follows;commodity : woman shoescolor: black, brown, red(refer to catalogue in details more than20 kinds) style : new and originalmaterial : high-level shin of cattleprice : cif guangzhou ,per pair from us#95 to us#300,according to different patterns.payment : confirmed , irrevocable letter of credit payable bydraft at sight to be opened 30 days before the time of shipment. packing: as per the buyers option.shipment: octoberyours faithfully.2.阁下 :我们已收到你方3000 箱铁钉的 786 号信誉证 ,我们特别遗憾地通知你方 ,因为从上海起航抵达你方港口的轮船最早在10 月 2 日离港 ,因此我们不行能在9 月尾以前装运货物.状况这样 ,我们不得不要求你方将装船日期及信誉证有效期分别延展到11月15日及 11月30日,并且请在 10 月 1 日前通知我方 .特别感谢你方的合作.致谢 .dear sirs,we have receive your l/c no.786 for 3000 cases of ironnails .we are sorry to inform you that as the earliest steamersailing for your port is to leave shanghai on october 2,it istherefore , impossible for us to effect shipment by the time of september. this being the case, we have to ask you to extendthe date of shipment to the 15th of november and validity of l/cto the 30th of nov ember ,and please let us know beforeoctober 1. thank you for your agreement very much.yours faithfully.3.阁下 :对于我们购货合同357 号项下的 5000 台机器 ,现通知你方我们已由伦敦银行开立了保兑的 ,不行取消的信誉证 436 号 ,总金额计60000 美元,有效期到 2003 年 10 月 31 日为止 .请注意上述货物一定在10 月底前装运,保险一定按发票金额另加 10% 投保 ,所以额外保险费由我方负担 . 请按我方要求输保险 ,我方等待你方的装船通知 .dear sirs,further to our purchase contract of no.375 for 5000 sets ofmachines ,and we inform you that we have now opened anirrevocable and confirmed letter of credit for no.436 throughthe bank of london ,whose amount is #60,000 dollars and termof validity is october 31,2003please see to it that above maintained goods are be shippedbefore october, and the goods are be covered for 130% ofinvoice value against all risks. we know that according toyour usual practice ,you insure the goods only for 10% aboveinvoice value ,therefore the extra preminu will be for ouraccount.please handle with risks according to our request ,and weare awaiting your shipping advice.yours faithfully.4.阁下 :我方已收到你方发来的 4098 号信誉证 ,经过认真检查 ,我们发现此中三项内容与合同不符 ,请改正以下 :请将金额改为 6000 美元 ,请在货物数目后增添”同意 5% 溢短装”删.除”不一样意转船”项,因为没有抵达你港的直抵船只 ,需要在香港转船 .期望你方的更正通知 .致谢 . dear sirs,we have receive your l/c no.4098, when we checked the l/cwith the relevant contract carefully ,we found three items of itare insufficient ,please amend them as follows:”amount to be adjusted to #6000 dollars .add“5% more or lessto the end of quantity of goods .delete the note“transshipment is not allowed” there is nodirect steamer sailing to your port ,so transshipment in h.k. isnecessary. we are forward to your amendment advice. yoursfaithfully .5.阁下 :我们已收到你方9 月 5 日对于购置个人电脑的来信,现向你方发盘如下:品名 :ibm 个人电脑 .规格 :cpu80668. 数目 :400 台.包装 : 依据你方要求 . 单价 :fob 香港价钱 ,每台 800 美元 .2003 年 10 月中旬装运 .支付 :凭装运期前30 天开立的保兑的不行取消即期付款信誉证支付 .该发盘在你方 9 月 20日以前答复有效 .致谢 . dear sirs,we have received your letter of september 5 about purchasingpersonal computer ,now we are giving you an offer as follows;commodity : ibm personal computerspecification:cpu80668material : high-level shin of cattlequantity:400 setspacking: at your optionprice :fob h.k. dollars ,per set us#800shipment: middle of october,2003payment : confirmed , irrevocable letter of credit payable bydraft at sight to be opened 30 days before the time of shipment.作文之外贸函电作文this offer will remain vailable before september 20.yours faithfully.翻译as business has been done extensively in your market at thisprice, we regret that we cannot accept your counter—offer. it isour hope that you would reconsider the matter and let us knowyour decision as quickly as possible.因为该产品已在你方市场按此价钱大批销售，我们很遗憾不可以接受你方还盘，我们希望你方能从头考虑此事，并赶快通知我们你方的决定。
改良齐头式外贸函电范文
改良齐头式外贸函电范文1.引言1.1 概述概述随着全球经济的不断发展和国际贸易的日益频繁，外贸函件成为了企业之间沟通的重要方式。
齐头式外贸函电作为一种常见的函电形式，以其简洁明了的格式和规范的写作方式受到广泛应用。
本文旨在探讨改良齐头式外贸函电的重要性以及实施改良的必要性。
首先，我们将介绍齐头式外贸函电的特点，深入分析其优点和不足之处。
随后，我们将强调改良齐头式外贸函电的必要性，并就其在提升沟通效果、增强合作关系等方面的积极影响展开讨论。
通过对改良齐头式外贸函电的内容与形式进行优化，我们可以实现更清晰、更具吸引力的信息传递，及时准确地表达自己的意愿和需求。
同时，改良后的齐头式外贸函电能够更好地体现专业性和国际化，加强与海外客户的信任与合作。
在结论部分，我们将总结改良齐头式外贸函电的效果，并对未来发展提出展望。
我们相信，通过不断改进和创新，齐头式外贸函电将成为外贸领域中一种更高效、更方便的沟通工具，进一步促进国际贸易的发展与合作。
通过深入研究和探索，本文将为读者提供关于改良齐头式外贸函电的范例及相关实践经验，以期为外贸行业的从业人员提供一种更好的沟通方式，提升企业的国际竞争力。
1.2文章结构文章结构是指文章的章节划分和内容的组织方式。
一个清晰有效的文章结构可以使读者更容易理解文章的主题和内容，提高文章的可读性。
文章1.2的"文章结构"部分可以包括以下内容：文章结构的设计应该根据整篇文章的内容和目的来确定。
本文旨在探讨改良齐头式外贸函电的范文，因此文章结构的设计应紧密围绕这一主题展开。
首先，我们将通过引言部分对整篇文章进行概述，向读者介绍文章的背景和目的，概括本文的主要内容和讨论点。
其次，正文部分将分为两个主要部分来探讨改良齐头式外贸函电的必要性。
首先，我们将介绍齐头式外贸函电的特点，包括其定义、用途和常见的结构和内容特征。
接着，我们将详细讨论为什么有必要对齐头式外贸函电进行改良，分析现行齐头式外贸函电所存在的问题和不足，探讨改良的潜在好处和具体方式。
外贸函电书写原则及范文
外贸函电书写原则及范文本文档由免费外贸平台-实惠网提供，轻松赚得美金；外贸论坛-实惠网外贸论坛-不是福步，更甚福步。
欢迎加入外贸交流QQ群：75877457 一、Courtesy 礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。
例如：We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.二、Consideration 体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。
例如：“You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比“We allow 2 percent discount for cash payment. We won't be able to send you the brochure this month.”要好。
三、Completeness 完整一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。
四、Clarity 清楚意思表达明确，要注意：(一)避免用词错误：例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.此处bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为：1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.3.We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco.(二)注意词语所放的位置：例如：1. We shall be able to supply 10 cases of the item only.2. We shall be able to supply 10 cases only of the item.前者则有两种商品以上的含义。
外贸函电的语言特点及写作原则论文
外贸函电的语言特点及写作原则论文摘要：外贸函电是对外贸易活动中重要的沟通交往方式之一。
熟练掌握运用撰写函电的语言特点及其写作的7c原则，为之后的贸易活动创建良好的公司形象；提供良好的沟通环境；提高学生英文水平，并充分运用于各项贸易实务环节当中。
关键词：外贸函电语言特点写作原则一、前言外贸英语函电是国际经济与贸易专业以及经贸英语专业的核心课程之一。
其作用于有效地使学生扎实掌握对外贸易实务的各个环节，并熟练地运用英文于各个环节中的交流沟通。
在当今变化多端的国际贸易活动中，更丰富的交流方式伴随着网络技术的发展也在积极更新，“商务英语”的范围也在持续扩大。
作为具有法律效力的文件，国际贸易函电已进步在词语运用通俗明了，简介朴实；句子言简意赅，精炼准确，越来越趋向礼貌口语的表达方式。
一封漂亮的商务信函，不仅能为公司带来新商机，新客户；并且大大促进发展与客户间的合作关系。
反之，函件词不达意便会引发误会，更甚者带来不必要的矛盾，造成客户流失，导致公司利益损失。
学生们在学习撰写商务信函的过程中，对相关外贸专业理论实务以及商务法规会加深掌握；并且精通扎实了英语语言水平，其专业术语及行文要求都有所进步；对于应通晓人的心理，熟悉推销的艺术，都有更深的理解。
二、外贸函电的语言特点伴随着竞争激烈的涉外商务活动，外贸函电也日渐呈现出新的写作特点。
首先，它具有明显的法律特征。
在全民经济时代，法律法规是管理人们贸易行为的重要工具。
尤其在步入国际贸易全球化，透明化的今天，健全的法规便成为人们在经济行为过程中自我保护的基本工具。
作为外贸经济活动中不可缺少的工具，外贸函电可以及时有效的记录双方在贸易中的行为，并且具有明显的法律特征及突出的法律效力。
如果在贸易过程中出现纠纷，理赔等现象，商务信函便可成为彼此联系的重要证据。
因此，信函的内容是必须遵从中国的相关法律法规，并且必须符合贸易合作方国家的相关经贸制度。
在函电术语方面，合作双方都要遵循统一的国际法律法规和惯例，即其内容与形式必须获得国际的认可。
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商务函电的写作技巧——以外贸业务员岗位为例郑婷(浙江工商职业技术学院国际交流学院应用英语0621)[摘要] 随着世界经济一体化步伐的加快，国际贸易不断发展，商务函电成为了国际商务交往中必不可少的联系工具。
因此，写好商务函电是作为一名外贸业务员在其工作岗位中的首要任务。
为此，本文从7C’s原则中的几个要素和格式等方面来分析商务函电的写作技巧并结合自身实际岗位分析所遇到的问题,以帮助外贸人士提高商务函电的写作技巧，建立更多的业务关系，并增加公司的销售量和利润。
[关键词] 商务函电; 原则;案例[Abstract]With the pace of economic integration of the world accelerated, the international trade has been constantly developed. Business correspondence has become the essential tool for the business communication. Therefore, it is a primary task for the salesmen of their jobs to write business correspondence well. This article from a few elements of the 7C's principles and format, analyzes the writing skills of business letters and problems of our own practical position to help foreign businessmen to improve their writing skills. So they can establish more business relationship and increase the company'ssales and profits.[Key words]Business correspondence; principles; cases一、前言（一）商务函电的定义及范围商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。
常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。
在发达国家，商务信函是传递信息，推销、宣传产品，沟通交流的重要手段，在我国也越来越受到企业的重视。
（二）商务函电的作用在当今世界贸易蓬勃发展之际，对外贸易的各个环节大多通过函电进行。
同时，它又是开展对外贸易业务往来和有关商务活动的基础及重要沟通工具。
商务信函的好坏，直接就会影响收信者对于写信者所在公司形象的好坏。
如果信写得不客气，公司就显得专横简慢；如果信写得草率，公司就显得傲慢无理。
相反，一封好的信函，直接就会让一个公司大大加印象分。
如果信写得清楚、简洁又有吸引力，公司就显得有组织和高效率；如果信写得礼貌又友好，公司就显得体谅又乐于助人，自然就能够建立更多的业务关系，销售量和业务也就会滚滚而来。
因此，熟悉运用并正确理解商务函电的写作技巧，是顺利进行商务业务活动的前提和条件。
二、如何写好商务英语函电在我国，随着经济的飞速发展，国际、国内之间商务往来日益频繁，商务英语函电也越来越受到了外贸企业的重视。
然而，写好一份商务英语函电，我们都应根据“7C”原则。
以下是有关这些原则的解释：商务英语函电中的“7C”原则的三个“准确、简洁、清楚”都是对语言方面的要求，“体贴、礼貌”则是针对态度和角度方面的要求。
“完整”是对格式的要求，而“具体”则是对整封函电内容的整体要求，是要求避免大而无当的词句，内容不能偏离要表达的中心。
“完整”和“具体”原则非常直观，属内容范围。
（选自《集团经济研究》杂志社编辑部的聂仁海的E时代中商务英语函电的特点及应用）所以，本人就从这些方面来分析商务英语函电的写作在以下几个方面的问题：（一）内容清楚，目的明确商务函电的功能不在于感情上的交流，而是为了一个非常实际的经济上的目的，向对方传达有关的意向和信息。
如提出建立双方贸易合作的关系；买方询问卖方某一商品的价格和其它付款条件等。
这就要求我们要围绕着这些目的来展开，突出重点，并且无关的内容应一概不写。
所以，商务函电的写作，一般直接切入正题来表达主要的目的，语言上力求清楚，明确，以使对方能对信中提及的信息、问题等一目了然，并给他们留下清晰，深刻的印象。
见下列例文：Dear Sirs,We are one of the largest importers of light industrial products in this city and shall be pleased toestablish business relations with you.At present we are interested in your electric goods, details are in our enquiry NoteNo.1345 attached, and shall be glad to receive your lowest quotation ASAP.We are looking forward to your reply.Yours faithfully,Sales Manager（选自檀文茹徐静珍编著的《外贸函电》）我们有以上可以清楚地了解到，这封是进口商介绍自己的信函。
它首先是自我介绍，接着明确提出了写信目的：自己的要货要求和希望。
这些都显示了函电写作目的明确的，内容清楚的特点。
（二）用语简洁，准确所谓一封简洁的商务信函，就是用最少的语言表达你想说的话，强调主要内容。
例如“We hereby wish to let you know that we fully appreciate the trust you have in us.”这其实是相当啰嗦的表达方式，这句话实际上就是要感谢你方对我方的信任，因此，我们其实可以保留主要的信息，去掉不相关的材料，修改后的简洁表达式为：“We appreciate your trust in us.”在掌握了这些的同时，我们还要避免不必要的重复，以及老套的，不必要的表达方式等，用语准确。
例如unexpected surprise就等于说surprise surprise,因为unexpected就含有surprise的意思。
这样反复说同一件事，就显得啰嗦、枯燥。
例如，去掉老套的、不必要的表达方式：当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等，尽可能做到准确。
这样会使交流的内容更加清楚，有助于加快事务的进程。
（三）礼貌委婉，语气恰当在你写信时，你要告诉对方你是礼貌的，你很在意并且体谅他们。
即使是处理商务纠纷的信函时，你很生气时，也要注意发脾气这种方式并不会帮你达到沟通的目的，要保持冷静，注意礼貌，以理服人。
礼貌性表现在句法上便是，如：We have the pleasure of introducing ourselves as…（很荣幸地向你方作自我介绍，我方是…）而在词汇方面则是礼貌惯用语的使用，如please, honor等。
熟练的沟通者会自然地用第二人称代词you/your,而不是第一人称代词I/we/us/our。
不管我们的目的是提供信息、增加友谊还是说服别人，最能打动人的词就是you/your。
对比下边的例子：（1）Our warranty for you become effective only when we receive an owner’s registration.(我们收到所有者的注册时，我们的保修才生效。
)（2）Your warranty begins working as soon as you return your owner’s registration.(一旦你寄回你们的所有者注册，你们的保修就生效。
)第一句是以作者为中心的写法，第二句则是以读者为中心的写法。
同样的内容，所带来的效果却是显而易见的。
一封函电的语气也反映了写信者对收信者的态度，同时也能显示你和你的公司的形象。
官样文字会使人感觉你是个神气十足的小人；自然、友好、礼貌的语气使人备感亲切，人们也总是愿意互相真诚地交往。
如果你在函电中有一种亲切而充满合作之意的语气，那么在建立令人满意的关系时就会起到很大作用。
相反，就会产生意想不到的不良效果。
因此我们也要注意语气的恰当。
例如，在国际贸易中，拒绝、索赔是常有的事。
在我们写函时，既要有具体解决问题的办法，又要对对方有善意的心愿，精心选则措词，创造一种积极的语气，即便是在叙述坏消息时，也不用陈腐的虚伪的客套。
（四）格式规范商务函电的写作格式非常重要。
格式规范的函件不仅便于公司归档管理，而且能使阅件人对于函件的重要信息一目了然，另外还能为您赢得他人的尊重。
因为凡在公司负责涉外沟通的人无疑是老板眼中的“外语专家”。
老板一定希望您能写出格式标准的商务函件。
外国合作伙伴也会因为收到规范的函件对您赞赏有加，从而增加对您的信任。
然而，在实际工作当中，写作或处理函件时，人们往往会把几种写作格式搞得很混乱。
不同的机构有不同的写信格式，常见的有四种格式：缩进式（indebted style），即把信头、日期、结束语和签名放在右手边，段落首行缩进4个~6个字母；混合式（modified style），即在缩进式的基础上段落首行不缩进；齐头式（blocked style）,即把信的每一部分都左顶格式；简化式（simplified）,即把齐头式的称谓和结束语都去掉，这种方式只用在很熟悉的客户和朋友之间。
现今，主要使用两种格式：齐头式和缩进式。
在格式中要特别注意的是呼语后面的逗号或冒号的使用，以及呼语和结尾敬语之间的固定搭配。
呼语：结尾敬语:（1）Gentleman:/Gentlemen:(冒号)......Faithfully, Truly,（2）Dear sir,/Dear sirs,(逗号) ...... Faithfully, Truly,（3）Dear Mr. Smith,(逗号) ......Sincerely, Cordially,若你的呼语为“Dear Miss Wu”而结尾敬语却用了best regards,那是不正确的。
同时，我们也要注意日期的使用。
日期有两种形式：英式，日-月-年，如21 August,1987。
美式，月-日-年，August21,1987。