公司行政事务管理制度

办公室行政管理制度

第一章总则

第一条为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类管理办法，以加强行政管理的有效性，并在公司

内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的局面。

第二条办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报；逐步建立并完善各项规章制度，促进公

司各项工作的规范化管理。

第三条办公室应加强对外联络，拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象。

第四条本制度所指行政事务管理内容是办公室档案管理；印信管理；图书资料管理；办公室设备管理、办公用品管理制度、办公室日常涉外公务及礼仪管理制度；办公环境

卫生、办公纪律管理；保密规定等。

第二章办公室档案管理办法

第五条档案管理范围：

1．公司文件档案：包括公司资质、方针政策、决定、年度计划等与公司整体发展

相关的有长期保存价值的文件及资料；

2．人事档案：劳动合同、员工档案、社保资料、考勤记录等；

3．行政档案：办公物资、设备、一般易耗品的购买、使用记录等相关档案、例会记录等。

4．项目档案：项目资料、项目会议记录等具有参考价值的文件资料。

5．销售档案：合同、协议、对外宣传资料等。

第六条公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案，由公司办公室负责管理。

第七条管理职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。第八条资料的收集与整理

1. 公司的归档资料实行“季度更新、年度归档”规则，“项目归档”根据项目进

行进度情况分阶段归入项目档案。

2. 在归档期，办公室分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

3. 原始资料应进行编号、登记，同时更新上次的归档目录，各主管部门经理应积

极配合与支持。

4. 凡应该及时归档的资料，办公室按其种类、密级负责及时归档。

第九条档案的借阅

1．总经理、总监、办公室主任借阅非密级档案可直接办理借阅手续。

2．因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由借阅本人填写《借阅档案申请表》，部门经理审批，办公室主任核批后方可借阅。

3．公司档案密级分为机密与普通两个级别，机密级档案经总监级批准后方可借阅，但借阅时间不得超过2个工作日，普通档案由部门经理审批后至办公室办理借阅手续，借阅时间最长为一周。

4．档案借阅者必须做到：爱护档案，保持整洁，严禁涂改；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

第十条档案的销毁

1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2．公司档案、项目档案、销售档案、员工人事档案为长期保存档案；非长期保存档案保存期为两年。

3．当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交办公室主任审核经总经理批准后执行。

4．经批准销毁的公司档案，办公室工作人员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5．在销毁公司档案资料时，必须由总经理或办公室主任指定专人监督销毁。

第三章办公室印信管理办法

第十一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。第十二条公司的印章由办公室总监保存、发放、回收印章，监督印章地保管和使用。

第十三条公司印鉴一律由总经理批准后方可用印，印章应在办公室内使用并由总监亲自用印，力求做到印迹清晰、规范。

第十四条建立《用印登记簿》，对印章使用情况进行登记备查。对各类证明存根，要妥善保管。

第十五条公司一般不允许开具空白证明，证明如因工作需要或特殊情况需要，必须经总经理批示后方可开出，持空白证明外出工作回来必须汇报情况，未使用必须交回。

第三章办公设备管理办法

第十六条办公设备包括：办公用计算机、复印机、电器、办公家具、照相机等单位价值较高的实物资产。

第十七条办公设备的采购

1．办公设备的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购大中型设备器具、大

宗基建材料等，必须有两人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务

交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。

2．各部门根据实际需要申请购买办公设备，单位价值1000 元以上的需经总经

理批准，单位价值在1000 元以下的由部门经理批准，办公室审核，原则上由办

公室安排购买，或经办公室同意由申购部门自行购买。

第十八条办公设备的发放、领用与保管

1．办公设备（如计算机等）由办公室统一安排发放，领用人签字领用，并负责

保证办公设备的外观整洁、功能完好。

2．办公设备必须详细备案纪录，登记造册，由办公室统一保管；

第十九条办公设备与用品的借用

1．凡借用公司办公设备、器材，需填写设备借用单，并由部门经理签字认可。

2．借用办公设备时限最长为1 周，超时未还的，办公室有责任督促归还。

第二十条办公设备的归还

1．短期借用的办公设备，如照相机、硬盘等，在使用完后应及时归还办公室，

办公室应检查办公设备使用状态良好后办理归还手续。

2．个人领用及长期借用的办公设备需在该员工离岗或调岗时归还办公室，由办

公室检查设备的使用状态良好后为其办理交接手续。

3．领用或借用设备发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。

第二十一条公共办公设备管理

1．公共办公室设备是指公司电扇、饮水机、微波炉、家具、沙发等由办公室负

责管理，办公室应保证设备的安全、完整、整洁、卫生。

2．使用人在使用公司公共设备时注意合理、安全使用，并爱护公共设备。

3．公司复印机、打印机等由办公室管理并负责配合具体保养与维护。

4．公共办公设备如有故障或缺少相关配件，员工不得随意自行拆装修理，应由

办公室及时联系安排维修或更新事宜。

第五章办公用品管理办法

第二十二条公司办公用品是指单位价值在100 元以内的低值易耗品，包括办公文具、卫生用品等。

第二十三条办公用品的采购

1．办公用品的采购应本着节约、合理、适用的原则，由办公室根据库存情况、

实际使用情况，统一进行采购。

2．办公用品采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：

1）定点：公司指定大型超市或指定的办公用品专营店进行办公用品采购。

2）定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。

3）特殊物品：批量价值较高的物品，应选择多方厂家的产品进行比较，择优

选用。

第二十四条办公用品入库应按照分类原则，及时登记入库。

第二十五条办公用品的领用

1. 办公用品领用应由领用人填写《办公用品领用登记表》，办公室负责核对发放。

2. 办公室有权根据办公用品领用情况，控制员工的办公用品领用总支出。

3. 所有人员名片由办公室统一印刷个人未经同意不得翻印，一经发现有翻印名

片且滥用职位名称者，将给予严重处罚。

第二十六条办公用品的月度统计

1．办公室负责每月底对库存办公用品进行盘存，要求做到帐实相符。

2．办公室根据统计结果和库存情况，对次月的办公用品消耗进行预估，进行必

要的增补。

第二十七条办公用品归还

1．员工在离职时，应将部分可再用的办公用品进行归还，如文件架、文件夹、

计算器、名片、名牌等。

2．员工领用的办公用品不需再用，又不影响再次使用的，可以归还至办公室，

由办公室办理相关手续。

第六章图书资料管理办法

第二十八条图书资料的分类

1．公司图书资料根据用途划分为项目图书资料和一般性图书资料两大类。

2．项目图书资料：指为配合公司业务项目开展需求所购进的相关图书资料。

3．一般性图书资料：指为提高员工业务技能或为丰富员工文化生活所购进的相

关图书资料。

第二十九条图书资料的采购