货品基础数据字段填写规范
ERP制造基础数据整理文档格式规范标准
X公司ERP管理信息系统制造基础数据整理文档格式规范文档作者:创建日期:确认日期:控制编码:当前版本:审批签字:X公司项目经理>A公司项目经理>拷贝数量_____更改记录审阅分发人员目标本文档用于对该项目基础数据格式规范做了适当的控制，以便保证所填写的数据达到统一。
范围本文档在整个项目设计、实施等过程中都有效。
相关文档文档格式产品结构式：1、E xcel 文本格式2、所有字段的属性为文本3、规格栏中描述的是子零件的规格，M、Φ、L采用大写字母，“乘号”统一为大写字母“*”4、材质栏中内容按图纸填写5、材质栏中需要填写生产子项零件所采用的原材料的材质和规格6、辅肋描述栏中需填写配套零部件之间关联关系7、请将随车备件及工具在产品结构中描述表头格式工艺BOM格式：1、E xcel 文本格式2、所有字段的属性为文本3、工艺BOM部分数据由研究所提供表头格式字段说明投料工序序号：该子件在父件生产过程中投入的工序序号单件用料定额：生产一件产品所需要的子件或原材料的定额数量工序序号：反映工序的先后顺序的流水号，如：10、20、。
等工作中心：企业内的一定区域，它包含一定的人或设备，它可以用来进行成本采集和核销制造费，是进行生产能力平衡的单元固定工时：生产一件产品在该工序上的运行时间或加工时间操作说明：1、艺产品结构描述过程中必须保证产品结构的完整，可以执行整个表的排序、整行的移动、单元格的复制等不影响表结构的操作。
2、工艺产品结构可以脱离研究所提供的产品结构模式进行。
3、艺路线针对父件描述：在每一部件前插入一行，以部件图号作为父项图号，在后面相应字段中填入工艺信息，部件下子件的相关属性通过剪切/粘贴的方法从研究所提供的产品结构中提取。
4、反映装配关系，需要从其他部件中提取子件的，必须通过剪切/粘贴的方法从研究所提供的产品结构中提取。
5、对每一部件下的子件在“投料工序序号”中填入需要该子件的工序序号。
商品录入管理规范new2
商品录入管理规范一、编码规则商品条码：商品有国际条码，采用国际条码，商品无条码或条码有误时采用店内码，店内码由系统自动生成，全网统一。
二、自有品牌1.自有品牌商品录入规范2.自采商品录入规范三、生鲜商品录入规范a. 同一商品不同的销售方式（同一店或不同店）比如：桂花鱼kg桂花鱼条立项原则：分别立项b. 同一商品不同经营方式（同一店或不同店）比如：盐焗凤爪自营盐焗凤爪联营立项原则：名称区别，分别立项c .不同商品同一名称，多见联营（不同店间）比如：烤鸭详述：不同供应商因不同制作方式、不同口味、甚至使用的鸭的品种不同，成品都叫烤鸭立项原则：分别立项d. 同一商品销售规格差异（不同店间）比如：小餐包A店6个装B店5个装备注：统一销售规格、品种e. 同一商品不同名称（各店）例如：A店猪肚B店鲜猪肚A店茼蒿菜B店茼蒿C店蒿菜A店盐局凤爪B店盐焗凤爪备注：制定商品名称规范四. 食品、百货商品录入规范a.商品资料各店统一b.大小包装商品，以最小销售单位立项，大包装按包装含量做一品多码。
c.商品名称相同、条码不同的商品，如确认是同一商品，做一品多码。
d.系列商品，例如：名称相同、进售价相同、仅色彩不同或口味不同的。
如系统不支持子母货号，可权衡利弊决定采用分开立项或一品多码立项原则。
分开立项原则，利于订货。
一品多码立项原则，利于数据查询、统计。
1.录入约定a)录入约定的必要性录入约定是对部份商品进行的录入统一，以减小个性化命名的录入差异，统一录入风格。
其中，规则1、2、3则有效避免了由于商品资料加有特殊符号造成的数据传输问题及减少重复录入。
b)录入规则五、食品自营散装商品录入规范1.自营散装商品录入规范的意义由于散装商品本身不带规格，名称后加（散）的标志，示意其独特的销售方式，便于管理。
同时区别自营散装称重商品与其它商品的重要性在于数据统计。
（散）的标志，让报表高效地统计到自营散装商品的数据。
2.录入规范3.联营、专柜录入规范超市内、外区专柜（手输售价、开单销售）注意：1.此类属于开单销售商品，一个专柜一个销售码，不能用其商品条码进行销售。
便利店进销存填写规范
24小时便利店进销存填写规范
1、进方填制内容，商品的验入、商品调入、销售退回（红字说明），若进方有变动则在交接班本背面注明商品配送单号、验收单号或商品出库单号、调拨（调入）单号等信息，由交班人和接棒人同时签名确认，并由主管审核。
2、销损方填写内容：商品销售、商品调出、进货退回（退回供应商或返配回仓库，用红字说明）和熟食商品报损等，若销损方有变动则在交接班本背面注明销售小票流水号、调拨（调入）单号及熟食商品报损单号，由交班人和接棒人同时签名确认并由主管审核。
3、存方填写内容：为（上班存+本班进-本班销损）的数值。
4、填写交接班本时字迹要工整，不得潦草，所填写的数字大小不得超过该表格的2/3。
货品主档基础数据字段填写说明
货品主档基础数据字段填写说明1、委托方*：填写委托方营业执照上面的全称2、申请人*：委托方申请人员的名称3、所属部门*：委托方申请人员所在的部门4、委托方货品ID*：指委托方ERP系统上面货品的ID，该ID需要具有唯一性，即一个ID只对应一个货品。
5、通用名*：以批件上的名字为准6、商品名*：以批件为准，没有的可以不录7、规格*：以批件上所写规格加包装规格，如：批件规格为100mg，包装规格为60粒，则规格应表示为100mg/60粒。
常见规格填写规范如下：8、剂型*：以说明书为准做选择，主要用于药品定价文件的核对，详见《剂型选项字典》。
大输液，包装材料应体现在“剂型”字段上，写在准确剂型的前面，如“塑瓶大容量注射剂”“玻瓶大容量注射剂”、“软袋大容量注射剂”。
并在货品名称后直接备注含量百分比，如“葡萄糖注射液5%”等。
9、生产厂家*：以批件为准，有更名的以补充批件为准。
9.1药材填写规则如下：批发与零售公司应填生产该饮片的生产企业，制药公司就填本公司名称。
9.2对于进口分包装药品，生产企业为其在国内的分包装厂；9.3对于进口药品，使用其生产企业的英文名，加上该企业所属国别和该药品的品牌持有企业名称中文译名作为生产企业名称。
如海捷亚的注册证上，生产厂商(英文名) Merck Sharp & Dohme Limited、厂商国家（中文）英国，在我集团ERP系统中，其生产企业应标注为“Merck Sharp &Dohme Limited英国默克”。
9.4对于委托生产的品种，生产厂商应填写委托方的名称（即：填写批件持有人的名称）。
10、产地*：中药材必须维护（中药材填写药材的道地产地或主产地）。
11、基本单位*：以批件为准，若批件没有则以包装或说明为准。
12、批准文号*：以批件为准，国家药监局公布的数据为准；进口药品，填写进口注册证上的注册证号。
13、进口/国产/合资：14、储运条件*：按说明书所载填写（分为常温、冷藏、冷冻、阴凉、恒温）。
商品信息填写规范
商品信息填写规范商品名称填写（商品命名规范）：生鲜：[产地/口味/制作工艺/等级]+类别名（例：海南香蕉、五香牛肉、手工水饺、一级木耳）。
食品：品牌+[功能/特性/口味]+类别名+规格/单位（例：蒙牛高钙奶粉/1kg/盒、香飘飘草莓味奶茶/500g/袋）。
洗化：品牌+[功能/特性]+类别名+规格/单位（例：飘柔护理润发精华素/1L/瓶）。
百货：品牌+[材质/功能/特性]+类别名+货号（例：富光不锈钢保温杯F8639、茶花塑料儿童衣架2345）。
服装：品牌+面料+类别名+货号（例：与狼共舞纯棉衬衫9825）。
床品：品牌+面料+类别名+规格+单位（例：雅兰蚕丝四件套2.2*2m/套）。
鞋/袜：品牌+面料+类别名+货号+单位（例：米老鼠童布鞋2211/双）。
其它：A、品牌+均价+类别名（例：雅鹿99元羽绒服）；B、[均价/价位]+类别名（例：10元拖鞋、低价位袜子、特价书包）；注意事项：1、品牌选择：如有双品牌，选较出名的一个品牌，如果品牌不出名，但厂家出名可在品牌前加厂名。
例：旺旺公司生产的开心牛奶饼，“旺旺”和“开心”都是品牌我们选“旺旺”为品牌，商品名称填“旺旺开心牛奶饼”；曼秀雷敦公司新出的“欧治清爽洁面乳”，“欧治”为品牌但不出名，商品名称填“曼秀雷敦欧治清爽洁乳”。
2、多[口味/功能/型号]共用一个条码的名称填“名称+各[口味/功能/型号]”，而不能只写一种或具体的每种都写出。
例：烤馍锅巴有椒盐味、香辣味、咖喱味3个口味共用一个条码，名称填“烤馍锅巴各口味”；儿童水枪有大、中、小各种型号共用一个条码，名称填“儿童水枪各型号”。
3、规格和包装单位适商品情况填写，如同样一个商品名称有多个规格或包装时，为了更好区别，可在名称最后加规格或包装。
例：百事可乐600ml/瓶4、白酒要在名称后加度数，例：五粮液52°；进口商品可在名称前加产地，例：法国葡萄酒。
5、系统最大支持40个字符也就是20个汉字，但商品名称字数尽量压缩在13个字内，过长了价签显示不了。
商品表的字段
商品表的字段如下：
1.商品ID：每个商品的唯一标识符，通常为主键。
2.商品名称：商品的名称或标题。
3.分类：商品所属的类别或子类别。
4.描述：对商品的详细描述，包括规格、功能、特点等。
5.价格：商品的销售价格。
6.库存量：当前库存中该商品的数量。
7.图片路径：商品图片的存储路径或URL。
8.创建时间：商品添加到系统的时间。
9.更新时间：商品最后一次更新或修改的时间。
10.销售状态：表示商品是否在销售中，例如“在售”、“已售罄”、“下
架”等。
这些字段可以根据实际需求进行增删或调整。
有些系统可能还包含其他与商品相关的字段，如品牌、供应商、材质、尺寸、颜色等。
商品资料录入作业规范
编号
OP
制作日期
2014年2月21日
商品资料录入作业规范
版次
第1版
页次
第1/1页
壹、目的：规范商品资料录入的作业程序，保证商品基本资料的准确性和完整性。
贰、适用范围：采购处。
叁、内容：
1、采购填写新增商品审批表
↓
2、购处长审批
↓
3、采购助理将确认录入的商品资料进行核查
↓
4、如无误则进行录入
↓
5、如核查商品资料有误或不全，则交采购处长签字并返回相关采购核查错误
↓
6、相关采购核查后重新填写新增商品审批表报采购处长审批
↓
7、如无误则方可录入，如有误或不全继续核查
↓
8、采购助理将新增商品审批表归档
核准
审查
制订
修订次数
01
02
张仁凤
符娴
张静
修订日期
月度物资进销存统计表填写规范
月度物资进销存统计表填写规范
1.“送货时间”根据供应商送货清单上时间登记。
2.“物料名称”同一种物料，名称必须一致。
3.“规格型号”须填写清楚，用同样的符号登记。
如：前面登记“ø 14mm”，后面就不要写“直径14mm”;前面写“吨”后面就不要写“T”
4.“单位”同一种物料单位必须统一，不统一的需要换算过来便于统计，如果实在无法换算的需要按不同单位分开登记。
如：水泥有“吨”和“包”，需要统一换算成“吨”或者“包”，单价需要对应相应的单位。
5.“消耗数量”可以直接跟踪实际消耗量得出消耗数量，也可以用当月采购数量+上个月结存-当月盘点库存数量=消耗数量，如：直径5mm 的钢筋，上月结存5吨，本月采购10吨，本月盘点库存2吨，本月消耗量=5+10-2=13吨
6.“材料用途”指所领用的材料具体用在项目哪个部位，如：沙石用于吸附池垫层、临时路面铺垫。
7.“结存”每个月盘点后实际库存量。
8.不同物料放在不同工作表上，工作表不够自行添加命名，零星材料统一放一张工作表上。
如：
9.进销存统计表于每月1号提交上个月统计数据，提交给总部材料统计员曹卫。
如：2月1日提交1月份（1月1日至1月31日）的进销
存表，3月1日提交2月份（2月1日至2月28日）的进销存表，2月份表不要包含1月份表数据。
节假日顺延至第一个工作日提交。
10.进销存统计表每个月单独登记，提交到总部以后再产生的数据转到下个月登记，以保证与总部数据的一致性。
如:2月份发现1月份有数据漏登的，补登在2月份数据最前面，备注里面注明1月份漏登。
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PM4系统基础数据字段填写说明一、供应商基础数据：1、全局级字段说明：供应商：以《营业执照》名称为准，必须全称；供应商操作码：录入供应商后系统自动生成该操作码，基础数据员检查核对；GSP管控标志：选“是”；拼音：录入供应商后系统自动生成；分类编码：由集团基础数据员维护，在录入系统时，集团基础数据员选择（或填写）申请该数据新增的独立单元名称；；组织代码：依据《组织代码证》，录入证号；进口供应商标志：（暂时不维护）；农户标志：中药材供应商根据实际情况维护；税号：依据《税务登记证》，录入税号；地区：指《营业执照》住所地址所在市；法人代表：依据《营业执照》上登记的法人代表姓名录入；缺省付款外币操作码：（暂时不维护）；缺省付款外币：（暂时不维护）；财务编码：如果是内部关联公司，其财务编码等于客户ID和供应商ID；如果是外部单位，已在系统中预先录入一个虚拟客户/供应商ID：外部单位（ID号：16345），所有外部单位的财务编码均填16345；如果还需要对某些特定客户/特定供应商进行区分，请先报集团备案，同意后可新增虚拟客户/供应商ID用以专门核算。
市操作码：《营业执照》住所地址所在市选择；县操作码：《营业执照》住所地址所在县选择；供应商分类：分为合资、国产、商业（依据《营业执照》做选择，外国法人独资选合资）；注册地址：指《营业执照》上的住所；生产或仓库：指《生产许可证》或者《经营许可证》上的地址。
2、独立单元级字段说明：所属部门操作码：按申请的子公司和部门填写。
采购负责人操作码：按申请人填写，需要变更时，原则上应在每月第一个工作日变更。
二、客户基础数据：1、全局级字段说明：客户名称：以《营业执照》的名称为准，没有《营业执照》的以《医疗机构执业许可证》的名称为准；客户操作码：录入客户名称后系统自动生成该操作码，基础数据员检查核对；拼音：录入客户名称后系统自动生成；GSP管控标志：选“是”；客户性质：按照《PM4系统客户性质选项字典》进行选择，详见附表一；法人代表：以《营业执照》的法人代表为准，没有《营业执照》的以《医疗机构执业许可证》的为准；打印质检标志：以客户的需求做选择，用于区分客户是否要求所有供货品种均附检验报告书；税号：依据《税务登记证》，录入税号；经营范围：（暂时不维护，经营范围在证照管理模块体现和管控；）送货待遇：依据业务需要填写；运输级别：（暂时不维护）运输方式：依据业务需要选填；（铁路快件，铁路慢件，包裹，速递，船运，汽运，空运，联运，特快专递）缺省收款外币操作码：（暂时不维护）分类编码：由集团基础数据员维护，在录入系统时，集团基础数据员选择（或填写）申请该数据新增的独立单元名称；财务编码：如果是内部关联公司，其财务编码等于客户ID和供应商ID；如果是外部单位，已在系统中预先录入一个虚拟客户/供应商ID：外部单位（ID号：16345），所有外部单位的财务编码均填16345；如果还需要对某些特定客户/特定供应商进行区分，请先报集团备案，同意后可新增虚拟客户/供应商ID用以专门核算。
医院床位数：按业务员提供的信息填写；日门诊量：按业务员提供的信息填写；地区：依据《营业执照》或《医疗机构执业许可证》住所地址所在市市操作码：依据《营业执照》或《医疗机构执业许可证》上的住所选择县操作码：依据《营业执照》或《医疗机构执业许可证》上的住所选择注册地址：依据《营业执照》或《医疗机构执业许可证》上的注册地址填写；生产或仓库：商业客户依《经营许可证》。
医疗机构不填写；是否DTC、是否医保单位、是否医疗机构、是否营利性医疗机构：依据业务的实际情况选择。
客户财务统计分类：为便于集团按统一口径统计各子公司的销售业绩，根据28类客户性质，我集团将所有客户按分类规则、规整为更直观的九大类“客户财务统计分类”。
具体包括：医院（二级及以上公立医院）、医院（二级及以上民营医院）、OTC（跟标卫生院、社区、门诊等）、OTC（不跟标卫生所、诊所等）、OTC（单体、连锁药店）、零售（DTC店及零售个人）、调拨（外部客户）、调拨（关联公司-批发）、调拨（关联公司-OTC）。
详见《客户财务统计分类选项字典》（附表六）。
2、独立单元级字段说明：是否控制信用额度：依据业务需要选择；信用额度：依据业务需要填写；若“是否控制信用额度”选择为“是”，则该项必须填写；欠款金额：（暂时不维护）是否控制信用天数：依据业务需要选择；信用天数：依据业务需要填写；若“是否控制信用天数”选择为“是”，则该项必须填写；缺省发票类型：按需要选取，如果选择增值税发票，应同时准备客户的发票信息，在独立单元客户发票表填写，否则会造成系统错误；客户等级：按公司定义分类填写；客户业务员表：填写各子公司负责该客户联系的业务员；客户发票表：按客户提供的开户或开票信息填写，发票类型为“增值税发票”的客户应包含相关信息，字段内容包括：客户发票名称、税号、账号、地址、开户行等信息。
客户联系人：填写客户与我子公司进行业务联系的人员的相关信息运输地点表：按客户备案的要求填写。
用于区分同一客户的不同收货地点，确定相关信息后，还应由储运部门根据每一个运输地点的距离定义“地点序号”，同时根据物流车辆的运输线路定义“运输线路”。
可维护多个地点，但至少需维护一个，用于物流部门分配送货路线及下发运输任务，内容包括地点名称、地址；客户代理人：当客户名下有多个需要分开结算的下级机构，且其下级机构不具有独立采购权的客户需要进行维护；缺省信息定义：送货待遇：分为“送货”及“自提”价格类型：用于定义开票时客户所适用的缺省价格类型；是否控制最低限价：勾选后，当开票时货品价格低于最低限价时，相应的销售单不能保存；打印质检标志：选择“需要”时，发货时会自动打印客户所购进货品的同批号检验报告书麻黄碱销售限量：用于控制该客户单次可购入含麻黄碱复方制剂和含可待因复方制剂的上限。
不维护时不进行控制，维护时，则客户单次可销售数量不能超过所填写的数字；银行名称：用于标记我单位同该客户进行结算的银行账户信息；结算方式：用于定义该客户的缺省结算方式。
三、货品基础数据1、全局级字段说明：货品通用名：以批件上的名字为准货品商品名：以批件为准，没有的不录操作码：系统自动生成（一般组成如下：商品名首字母+通用名首字母），基础数据员检查核对；规格：按照产品说明书所载明的内容填写。
常见规格的规范填写，详见附表二。
基本单位：（暂无标准）一般根据货品剂型及包装等实际情况填写（结合说明书），如：片剂的基本单位为片；胶囊基本单位为粒；栓剂基本单位为枚；颗粒剂、干混悬剂的基本单位为袋；定量吸入剂的基本单位为吸。
包装材料为“安瓿瓶”，基本单位定义为“支”；包装材料为“西林瓶”，基本单位定义为“瓶”；液体溶液剂或其他制剂外包装盒内用单个瓶子装的，基本单位定义为“瓶”；其他固体制剂外包装是盒的，基本单位定义为“盒”等。
基本单位禁止写错别字。
产地：（一般以批件为准，医药批发模块暂时不维护），中药材必须维护（中药材填写药材的道地产地或主产地）；品种操作码：以说明书选填；（没有提供的可暂不维护）品种：品种操作码选定后，此项内容系统自动生成；品类名称：品种操作码选定后，此项内容系统自动生成；分类编码：由集团基础数据员维护，在录入系统时，集团基础数据员选择（或填写）申请该数据新增的独立单元名称；集团货品管理分类：根据货品属性及生产厂商情况，划分为九类，即合资/进口、国产西药、国产中成药、器械、中药材、中药饮片、保健食品、食品、其他。
详见《集团货品管理分类选项字典》（附表五）。
【ERP系统中应单独在《集团货品管理分类（100001）》中维护】拼音：系统自动生成；生产厂商：以批件为准，有更名的以补充批件为准（需先新增生产厂商数据，再由操作码输入选取）。
药材填写规则如下：批发与零售公司应填生产该饮片的生产企业，制药公司就填本公司名称。
对于进口分包装药品，生产企业为其在国内的分包装厂；对于进口药品，使用其生产企业的英文名，加上该企业所属国别和该药品的品牌持有企业名称中文译名作为生产企业名称。
如海捷亚的注册证上，生产厂商(英文名) Merck Sharp & Dohme Limited、厂商国家（中文）英国，在我集团ERP系统中，其生产企业应标注为“Merck Sharp & Dohme Limited英国默克”。
对于委托生产的品种，生产厂商应填写委托方的名称（即：填写批件持有人的名称）。
条形码：（暂时不维护）行业标准码：（暂时不维护）商标：（暂时不维护），器械需要维护简称：（暂时不维护）英文名：需要可按批件填，也可不填学名：（暂时不维护）货品ID：保存时自动生成，不填使用状态：自动生成适应症：按说明书填写GSP管控标志：选是批准文号：以批件为准，国家药监局公布的数据为准；进口药品，填写进口注册证上的注册证号。
财务分类：按货品性质分类选取。
详见《财务分类、经营类别选项字典》（附表三）货品分类：（暂时不维护）剂型ID: 以说明书为准做选择，主要用于药品定价文件的核对。
详见《剂型选项字典》（附表四）剂型：选完ID自动生成。
大输液，包装材料应体现在“剂型”字段上，写在准确剂型的前面，如“塑瓶大容量注射剂”“玻瓶大容量注射剂”、“软袋大容量注射剂”。
并在货品名称后直接备注含量百分比，如“葡萄糖注射液5%”等。
经营类别ID：应为根据货品监管属性，从财务分类、经营类别选项字典中选取，详见《财务分类、经营类别选项字典》（附表三）质量标准：按批件填写为准注册证号：不录，进口药品的注册证号统一填写在“批准文号”字段上；存储条件：按说明书所载填写（分为常温、冷藏、冷冻、阴凉、恒温）。
储运温度的准确来源，为说明书或质量标准上的贮藏项，判定的标准如下：①常温：对应库房温度设定为10~30℃，适用于说明书注明为常温、30℃以下或其他未明确注明温度要求（如密闭，遮光）的品种；②阴凉：对应库房温度设定为0~20℃；适用于说明书注明为20℃以下、25℃以下、凉暗、阴凉的品种：③冷藏：对应库房温度设定为2~8℃；适用于说明书注明为冷藏，冷处、2~8℃、2~10℃的品种；储存温度为0~5℃的视为冷藏，但储存时应有辅助措施；④冷冻：对应库房温度设定为<0℃；适用于说明书注明需要冷冻，或储存温度低于0℃的品种；⑤恒温：对应库房温度设定为15~25℃，适用于说明书注明需要10~25℃或15~25℃储存的品种。
运输条件：按说明书所载填写（分为常温、冷藏、冷冻、阴凉、恒温），同时参考“存储条件”的说明。
药物类型：不需要维护OTC标志：按说明书填写。
非药品不填写（分为处方药、甲类非处方药、乙类非处方药）批件有效期：国家食品药品监督管理局公布的数据，按照货品生产或进口批准证明文件上的有效期进行填写。