第二章公文及其格式

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公文及其格式

公文及其格式


1.孙副主任所负责的校核工作属于公文处理中的哪个 环节?


【提示】审核。公文文稿签发前,应当由发文机关 办公厅(室)进行审核。审核的重点是:①行文理 由是否充分,行文依据是否准确。②内容是否符合 国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确 体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接; 所提政策措施和办法是否切实可行。③涉及有关地 区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并 达成一致意见。④文种是否正确,格式是否规范; 人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否 准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是 否规范。⑤其他内容是否符合公文起草的有关要求 。 需要发文机关审议的重要公文文稿,审议前由发文 机关办公厅(室)进行初核。
案例(3)


人物: 1.小柳,县财政局办公室秘书 2.东方新,县财政局办公室主任 案由:小柳起草了一份公文,交主任审阅。主 任说版头不规范。
NO.000023
机密:★5年 急 件
××县财政局文件
×财字(12)第011号
东方新签发


1.根据公文格式的要求,小柳起草的公文版头部 分存在什么问题? 【提示】(1)份号前不加“NO.”(2)密级应居 左放在份号下,中间不写冒号;(3)紧急程度 也应居左,位于密级下方,其中“急件”应改为 “加急”或“特急”;(4)有签发人时,发文 字号应居左,前空一个字的格;其中的年份应写 完整并用六角括号,为〔2012〕;其中的序号不 必加“第”字,在数序前不必加虚位的“0”;( 5)签发人的写法不规范,应先写“签发人:” ,再写签发人的姓名;根据案例,东方新只是办 公室主任,不是单位负责人,不能做签发人,签 发人应是单位主要负责人张局长。(6)根据案 例(4),小柳印发的是下行文通知,不必标注 “签发人”。

第二章 行政公文

第二章  行政公文

意见的写作要求
1、撰写意见的原因一般要写的有概括性, 说清楚撰写意见的重要性。 2、意见的见解和事项要围绕核心问题, 采用夹叙夹议的方式,分条陈述。所述 办法要具体、可行。
第三节 文告、通知、通报
一、文告 二、通知 三、通报
一、文告
概念:文告是公告和通告的统称,是周知性 公文. 1、公告是“适用于向国内外宣布重大事 项或者法定事项”的公文。 2、 通告是“适用于公布社会有关方面应 当遵守或者周知事项”的公文。
(4)发文机关标识 发文机关标识又称公文版头,由发文机关全 称或规范化简称后加“文件”组成。 (5)发文字号 发文字号简称文号,又称公文编号,是发文 机关同一年度公文排列的顺序号,由发文机 关代字、年份和序号组成。 (6)签发人 在上行文也就是报送上级机关的公文中,要 标识签发或会签公文的机关领导人姓名,平 行排列于发文字号右侧。
行政公文的概念有广义、狭义之分。 1、广义的行政公文是指国家机关、社会组织 和团体行使职权、办理公务所使用的文书。 2、狭义的行政公文专指国家行政机关制发的 文书。《国家行政机关公文处理办法》给它 下的具体的定义为:行政机关的公文,是行 政机关在行政管理过程中所形成的具有法定 效力和规范体式的文书,是依法行政和进行 公务活动的重要工具。
版记部分
版记部分又称文尾部分,通常是由主题 词、抄送机关名称、印发机关和印发时 间等项目构成的。
(1)主题词 主题词是标示公文的内容特征和归属类别的 关键性词语。 标注主题词必须讲求层次,要根据主题词本 身的涵义由小到大或由大到小、由内容到形 式地有次序地将其排列出来;一份公文的主 题词一般不能超过7个。上报的文件,应当 按照上级机关的要求标注主题词。 (2)抄送机关名称 抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解 公文内容的其他机关。标注抄送机关,应当 使用该机关全称或规范化简称、统称。

公文文件格式管理规定

公文文件格式管理规定

公文文件格式管理规定公文格式即公文文件规格样式,是指公文文件中各个组成部分的构成方式,如何制定相关管理规定呢?下面店铺给大家介绍关于公文文件格式管理规定的相关资料,希望对您有所帮助。

公文文件格式管理条例第一章格式管理规定第一条公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。

第二条公文眉首一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。

1、文件名称由发文部门全称或规范化简称加“文件”二字,用醒目、整齐、庄重字体套红印刷,置于眉首上部,发文字号之上,居中。

两个以上部门联合行文,主办部门应排列在前。

2、发文字号包括部门代字、年份、顺序号,置于文件名称之下、横线之上、左对齐。

几个部门联合行文,只标注主办部门发文字号。

3、签发人向上级部门报送的文件,要由主要负责人签发,主要负责人外出时,由主持工作的负责人签发。

签发人姓名置于发文号的同行右端。

第三条公文正文部分一般包括标题、主送部门、内容、附件、发文部门、发文日期、印章等。

1、标题置于眉首之下、主送部门之上、居中。

标题一般应当标明发文部门名称、事由、公文种类,要准确、简要地概括公文的主要内容,标题中除法规、规章名称和书名外,一般不用标点符号。

2、主送部门是指公文的主要受理部门,应当使用全称或规范化简称、统称。

一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。

一般普发公文,可主送几个以上部门;向上请示,一般只写一个主送部门,不宜多头主送,以免责任不明。

如需同时送其他部门,可用抄送形式。

3、内容是公文的主体,要求情况确实,观点明确,条理清楚,层次分明,文字简炼、得体。

公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。

4、附件正文的补充说明或有关参考资料。

附件名称标于正文内容之后、发文部门之前,注明附件名称和件数。

附件与主件合订在一起,并在正文之后。

5、发文部门又称落款。

落款应当用全称或规范化简称,置于正文内容末尾的右下方。

几个部门联合发文,应将主办部门排列在前。

6、发文日期一般署会议通过日期或领导人签发日期;联合行文,署最后签发部门领导人签发日期;法规性公文,署批准日期,发文日期应当以汉字写明年、月、日,置于发文部门署名的右下方。

第一章 应用文写作概说、第二章公文格式、行文规则

第一章 应用文写作概说、第二章公文格式、行文规则
应用写作
之 写 妻 。 草 千 头 万 大 不 萬 要 字 忘 , 记 故 。 以 为 方 省 字 笔 去 墨 点 起 代 见 , 吾 ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ „„
打 , 打 打 拍 拍 , 因 多 灰 尘 之 故 也 。 希 吾
家 中 有 棉 鞋 一 双 , 希 吾 妻 拿 出 来 拍 拍 打
所 以 不 写 三 十 日 , 因 下 月 系 小 月 之 故 也 。
文学作品
(文学体裁)
诗歌、散文、小说、剧本……


应用文的种类(此分类供参考)
序 号 1 类别名称 规范性文书 法律、法规、章程等 法定性公务 2000年8月24日国务院《国家行政机关公文处理办法》规定13种 文书 机关事务文 计划、总结、简报、调查报告、述职报告等 书 各种专业性 商务财经类文书(合同),学业学术类文书(毕业论文)等 文书 代 表 文 种
韩复榘在齐鲁大学校庆的演讲(摘录)

诸位、各位、在坐的: 今天是什么天气?今天是演讲的天气。开会的来齐了没有 ?看样子大概有五分之八啦。没来的举手吧!很好,都到齐了 。你们来的很茂盛,鄙人实在很感冒……你们都是文化人,都 是大学生、中学生和洋学生,你们这些乌合之众是科学化的、 化学化的,都懂七八国英文,兄弟我是大老粗,连中国英文也 不懂,真是鹤立鸡群了……你们是从笔筒子里面钻出来的,兄 弟我是从炮筒子里钻出来的。今天到这里讲话,真是蓬荜生辉 ,感恩戴德。其实我没资格给你们讲话,讲起来就象……就象 ……。对了,就象对牛弹琴……


刘 浪 于渝 九月三日
表姐要结婚了,舅舅请上大学 的你帮忙写请柬,你知道规范的请 柬怎么写吗?请柬写作格式是什么 ?用语有什么要求?
爸爸生意上的朋友来借钱了, 请你帮忙写张欠条,你有把握写出 的欠条准确无误吗?你能保证将来 能顺利要回所借的 钱吗?

第二章- 国家行政机关公文(下)

第二章- 国家行政机关公文(下)
国家行政机关公 文(下)
第二章
第二章:行政机关公文(下)
❖ 本章要求:
❖ 一、重点掌握五种文种的写作方法(通知、 通报、请示、批复和函)
❖ 二、其余八种文种——

1. 掌握其概念、特点;

2.了解相邻(同)文种的差异。
相邻(同)文种的差异:
❖“命令”和“令”的区别使用 (P.63)
❖ “通告”与“通知”的区别 ❖ 通告公布的范围大;通知一
般在单位内部使用,不对外张 贴。
比较:“公告”和“通告”的异

❖ (一)同:
❖ 都属于公布性的下行公文,都具有法规性、 政策性、周知性的特点。

(二)异:

1.内容不同

2.传播范围不同

3.公布形式不同

4.发布机关不同
通知的写作
一、通知的用途和特点
“适用于批转下级机关的公文, 转发上级机关和不相隶属机关的公文, 传达要求下级机关办理和需要有关单位 周知或者执行的事项,任免人员。”

二、通知的种类及结构

(一)批转转发性通知
通知的写作(参见例文一)
❖ 1.“批转(发)决定”:
❖ (批转或转发)文件名称 + “……贯彻执 行”
❖ “批准”、“同意”(表态语)+(惯用语 )
❖ 2.“批转(发)指示”:
❖ (原文、工作)评价、意义(作用)

+ 希望要求
[练一练]
❖转发性通知标题的写作:
水管理工作的通知》已送达我院,现转发给你们,
请认真贯彻执行。
❖ 水是生命之源。鉴于我院目前人均月耗水量已达 10吨,超过市节水办用水标准一倍多,全院5月份 耗水量已达12.3万吨,特要求各二级学院,各有关 部门认真抓好节水工作,落实节水措施,做到人人 节约用水。有关执行情况,请在六月十日前上报院 部。

第二章公文的格式

第二章公文的格式

六角括号“〔〕”括入,如〔2014〕不能写成〔14〕 ; 发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在 阿 拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓 名处在同一行。
6、签发人。 上行文应当标注签发人姓名。 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空 一 字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3 号 仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。 如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从 左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回 行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 7 、 版头中的分隔线 发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔 线。
5、发文字号 由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时, 使用主办机关的发文字号。如:国办发〔2014〕21号 编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。 (机关代字:由一定范围内的领导机关统一编定其直属机 关、单位的代字,字数一般不超过三个。机关代字是固定的, 不得任意改动) 年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用
(一)版头 1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。 如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心 左上角第一行。如:000001 2.密级和保密期限。 公文的秘密等级和保密的期限。 涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、 “秘 密”和保密期限。 如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排 在版心左上角第二行;秘密等级和保密期限之间用“★”隔开, 保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。如:机密★3年 2.紧急程度 。 公文送达和办理的时限要求。 根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加 急”, 电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心 左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度, 按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行

第二章 公文文体的写作(一)

第二章 公文文体的写作(一)

(1)标注时间的依据: 负责人签发的时间;联合行文以最后
签发机关的签发人签字的时间为准; 电报以发出日期为准。
(2)成文时间的写作要求: 行政公文用汉字序码;年月日要写全; “零”写作“〇”;距右边边缘4字距。
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7.附注
(1)附注的内容:正文需要说明的地方, 对文件的说明,如,请示这一文种,需 要注明联系人姓名、电话等,再如,说 明文件的发送范围、方式等:此件可登 报、此件发至县团级。
(4)标注签发人的作用:担负责任;易 于联系。
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(二)主体部分
包括公文标题、主送机关、公文正 文、附件、成文时间、印章、附注等项。 注意:各项目的组成要素、书写位置 (图见下页)
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主体部分的图示(1):
××市人民政府关于××
×××的通知
各区、县人民政府、市政府各委、办、 各市属机构: ××××××××××××××××× ××××××××××××××××。
*位置:正文下一行,左空两字距, *书写要求:3号仿宋字,直接写:
附件:*********** *附件如有多份,列出序号 *附件名称(附件的标题)后不加标点符号 *附件首页左上角注明“附件” *附件与正件装订在一起。
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5.印章
(1)作用:公文生效的标志,除会议纪要和电 报形式的公文外,都应加盖公章。
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联合行文的眉首标示图:
四 川 大学 西南财经大学 文件 西南交通大学
川大〔2005〕╳ 号
—————————————————— 关于┄┅ ┄┅的┄┅

应用写作教程 第二章 国家行政机关公文(上)

应用写作教程 第二章   国家行政机关公文(上)

第五节 通 告
通告是行政机关在法定职责范围内行 使职权、开展公务活动的过程中,需要向 所辖境内或者某一专门范围内所有人(包 括当地居民、流动人口、外国人等)公布 重要事项,或者规定应当遵守的事项时所 采用的公布性文种。
一、通告的适用范围
通告适用于公布各有关方面应当遵守 或者周知的事项。 一是公布应当遵守的事 项。二是公布应知事项。
二、公文格式
公文有自己特定的格式。它主要是指 公文的结构,即公文的组织构造(体式、 内容、格式)。公文结构具有规范性和相 对确定性,国家对公文的基本构成提出了 规范性的要求。
1.文头 3.主送单位 5.签署、日期 7.附件及其他标志 9.主题词 11.签发人
2.公文的标题 4.正文 6.印章或签署 8.注释 10.抄送机关 12.印发说明
四、通告与命令、通知的区别
第一,通告一般不按管理系统逐级下达,而是直接面向内容 所涉及的全体人员;而命令和通知都是按管理系统逐级下达 的。
第二,通告的告知对象大都是自然人,而不是法人(如机关、 团体等)。
第三,通告组织实施文件内容的是发文机关及文中所指定的 单位;而命令、通知里的内容是由受文单位来组织实施的。
二、通告的特点
第一,通告的根据具有政策性和法令性。 第二,通告的内容具有专门性和专业性。 第三,通告的效力具有约束性和强制性。 第四,通告的使用具有公开性和广泛性。
三、通告与公告的区别
通告与公告相比,一是通告的受文范围 不如公告广泛;二是通告的规定性强,有要 求遵守执行的强制内容;三是通告的作者的 地位不如公告那样严格限定;四是通告的内 容比公告的内容要详细、周密,条文明确、 具体;五是通告所宣布的事项不如公告的重 要程度高;六是通告公布的形式更加多样。
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××市劳动和社会保障局 二零××年四月九日
× × 市 财 政 局 二零××年四月九日
3.请指出下列公文版记部分的错误。
主题词:行政;公文;通知 抄送:各县市人民政府,自治区党委办公厅,人大常委会 办公厅,政协办公厅,兵团办公厅,××军区,自治区高
级法院,检察院。
××自治区人民政府办公厅 二OO三年七月十三日 共印:汉文六OO份,×文三八O份。
××市劳动和社会保障局: ××××××××××××××××××。 联系人:刘×× 联系电话:×××××××× 传真:×××××××× 邮编:×××××× ××铁路局劳保处 二OO二年六月十二日
××市劳动和社会保障局 ××市 财 政 局 关于贯彻《 ××市城市特困人员 医疗救助暂行办法》有关问题的 实施细则 各区县劳动和社会保障局,区县财政局,各委、办、局、总 公司,各计划单列企业: ××××××××××××××××××。 附表: 一、《××市医疗保险参保人员医疗救助申请表》; 二、《××市医疗救助人员情况变更表》; 三、《特困人员收入证明》。


(印章) 二○○三年四月五日
抄报: ××县政府、 ××市财政局
训练题 1.请指出下列公文眉首部分的错误。

份号:023 秘密:5年
平急

××市财政局、××市人事局 联合文件
×人发[2002]15号
签发人:王×

2.请指出下列公文主体部分格式的错误。 关于比照因工负伤(亡)待遇支付
有关问题的请示
案例(6)

人物:小柳,××县财政局办公室秘书。
案由:小柳开始系统学习文件。她首先了解到 关于公文用纸的有关规定。 处置要求: 根据图示1,说明公文用纸的要求。


案例(7)

人物:小柳,××县财政局办公室秘书。 案由:小柳了解到关于公文格式的有关规定。 处置要求: 1. 根据图示2,说明下行文、平行文公文首页 的要求。 2. 根据图示3,说明上行文公文首页的要求。 3. 根据图示4,说明公文末页的要求。


案例(8)

人物:小柳,××县财政局办公室秘书。 案由:小柳了解到关于公文特定格式的有关规 定。 处置要求: 1. 看图示5,说明命令的格式要求。 2. 看图示6,说明会议纪要的格式要求。 3. 看图示7,说明信函式格式要求。


第二章 行政公文写作
制作人:张江艳 2007年9月
第二节 告知性公文

练习题
××市政府同意市人事局《关于做好人才流动工作的 意见》,现转发给你们,请认真按照执行。做好人才流动 工作,对于促进××市的建设,推动全市经济、社会不断 发展,都具有重要的作用。希望各区、县和各部门切实加 强教育,落实有关措施,把这项工作做得更好。 ××市人民政府 ×× ××年×月×日

背景材料:白雪飘飘,天寒地冬,2000年11月 寒阳市人民政府对下级机关或所属单位,布置工 作任务,交代办法,要求办理执行,内容是切实 做好防寒保暖准备工作。
秘书拟写的公文标题: ××市人民政府关于切实 做好防寒保暖工作的命令
2. 根据背景材料,完成要求: (1)秘书拟写的公文标题错在哪里? (2)请你为××市人民政府拟写出正确的公文标题。 背景材料: 各区、县人民政府,市政府各委、办、局:
各有关单位: ××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××× × × × × × × × × ×。 附件:《 ××县财政局专项资金管理暂行办法》
××县财政局 20××年×月×日
案例(5)

人物:小柳,××县财政局办公室秘书。 案由:小柳学习新文件,对照自己起草的公文, 发现在版记部分更是不规范。 阅读本章节相关内容,回答下列问题: 1. 公文版记部分一般都有哪些规范要求? 2. 小柳起草的公文版记部分存在哪些不规范之 处?
案例(2)

人物: 1. 王新, ××县财政局新分来的大学生。 2. 屈某, ××县财政局打字员。

案由:王新没有认真校对打印好的公文就盖章 了。
思考题

阅读本章节导读的相关内容,思考并回答下列 问题: 1. 你认为这个通知有效吗?为什么? 2. 在这次事故中,你认为小屈、王新和孙副 主任谁的责任最大?为什么?
案例(3)

人物: 1. 张某,××县财政局局长。 2. 小柳,××县财政局办公室秘书。 3. 东方新,××县财政局办公室主任。
案由:小柳起草了一份公文,交主任审阅。主 任说眉首不规范。

NO.000023 急件 机密:★5年
××县财政局文件
×财字(03)第011号
东方新签发
思考题

阅读本章节导读的相关内容,回答下列问题: 1. 根据公文格式的要求,小柳起草的公文眉首 部分存在什么问题? 2. 为什么小柳只知道“版头”,不知道“眉 首”?
案例(1)

人物: 1. 于××:某市政府办公室主任。 2. 高××:某市政府办公室秘书。

案由:于主任决定办一个新进公务员写作培训 班,让高秘书办理相关事项。 阅读导读相关内容,回答下列问题: 要将案例中所述的办班事宜筹办妥当,大致需 要拟写哪几种应用文书?

练习题

1. 根据背景材料,完成要求: (1)秘书拟写的公文标题错在哪里? (2)请你为××市人民政府拟写出正确的公文标 题。
案例(4)

人物:小柳, ××县财政局办公室秘书。 案由:小柳学习新文件,对照自己起草的公文, 发现在主体部分存在不少不规范之处。 阅读本章节导读的相关内容,回答下列问题:


1.公文主体部分一般都有哪些规范要求? 2.小柳起草的公文主体部分存在哪些不规范 之处?
××县财政局关于印发 《 ××县财政局专项资金管理暂行办法》的通知
第二章 行政公文写作
制作人:张江艳 时间:2007年9月Biblioteka 一节 行政公文概述案例(1)

人物: 1. 王新, ××县财政局新分来的大学生。 2. 孙某, ××县财政局办公室副主任。 案由:王新起草了一份公文。

1、
思考题

阅读本章节导读的相关内容,思考并回答下列 问题: 1. 王新和孙副主任在这项工作中分别属于哪 种作者? 2. 王新和孙副主任的做法有些什么不妥之处?
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