{业务管理}外贸业务员工作细则
外贸业务员工作细则
外贸业务员工作细则一、基本概述外贸业务员是负责开拓国际市场和发展海外客户的核心岗位。
他们的工作职责包括市场开拓、客户维护、合同洽谈、货物跟踪等，并需要具备良好的商务沟通、市场分析和团队合作能力。
二、工作职责1.开展市场调研，了解国际市场的发展趋势，定期提交市场调研报告。
2.开拓新客户，与潜在客户进行商务洽谈，达成销售合作意向。
3.维护老客户，保持与客户的良好关系，及时处理客户投诉或疑虑。
4.参与制定销售目标和计划，确保完成公司销售任务。
5.编制和发送报价单、合同等相关商务文件，并与客户洽谈价格和交货条件。
6.与内部的设计、生产、物流等部门协调工作，确保按时交货。
7.跟踪订单进展，及时反馈客户的需求和变动，做好客户关于物流、报关等事宜的协调工作。
8.及时更新销售数据库，将客户信息录入系统，保持数据准确性。
9.定期与销售团队进行业务交流和分享，提升整体销售团队的绩效。
三、工作技能要求1.具备良好的商务谈判能力，能够有效地与客户沟通合作。
2.熟悉国际贸易相关规则和流程，了解外贸合同的签订和执行。
3.具备市场分析和竞争对手研究能力，能够为公司提供市场情报和竞争策略建议。
4.熟练运用办公软件和CRM系统，能够高效地处理商务文件和客户信息。
5.良好的团队合作精神和组织协调能力，能够与内部各部门紧密协作。
四、工作细节要求1.工作时间：按公司规定执行工作时间，遵守公司的上下班时间。
2.主动性：具备积极主动的工作态度，懂得主动发现问题和解决问题。
3.工作纪律：严格遵守公司的规章制度，不私自泄露公司商业机密。
4.沟通能力：与客户和内部团队保持良好的沟通和合作，能够有效解决问题。
5.工作绩效：按公司制定的销售目标和绩效考核标准，积极完成个人和团队的销售任务。
五、工作规范1.遵守贸易法规和商业道德，不从事任何违法和不道德的商业行为。
2.保护客户隐私，将客户信息视为公司商业机密。
3.做好售后服务，及时处理客户投诉和退换货事宜。
外贸业务员管理规章规章制度_规范
外贸业务员管理规章规章制度_规范外贸业务员管理规章制度——规范引言概述：外贸业务员是企业开展国际贸易的重要角色，他们的工作涉及到定单管理、客户沟通、物流协调等多个方面。
为了确保外贸业务的顺利进行，制定一套规章制度对业务员的行为进行规范是必要的。
本文将从四个方面详细阐述外贸业务员管理规章制度的内容。
一、工作纪律1.1 准时出勤外贸业务员应按时上班，并且不得擅自请假或者迟到早退。
在特殊情况下，需提前请假并得到上级批准。
1.2 工作时间安排外贸业务员需按照工作安排完成各项任务，并保证工作时间的合理安排，不得擅自调整工作时间。
1.3 工作报告外贸业务员每日应提交工作报告，详细记录当天的工作内容、发展情况和遇到的问题，并及时向上级汇报。
二、业务操作2.1 客户沟通外贸业务员在与客户沟通时，应保持礼貌、耐心并提供准确的信息。
同时，要及时回复客户的邮件、电话等沟通方式。
2.2 定单管理外贸业务员应子细核对客户定单的内容，确保定单的准确性。
在定单执行过程中，需要与内部各部门进行协调，确保定单按时交付。
2.3 物流协调外贸业务员需要与物流公司保持密切联系，确保货物的运输过程顺利进行。
同时，要及时向客户提供货物的物流信息，确保客户能够及时了解货物的运输情况。
三、合规要求3.1 知识更新外贸业务员需不断学习相关法律法规和国际贸易政策，确保自己的业务操作符合相关合规要求。
3.2 遵守国际贸易规则外贸业务员在开展业务过程中，要遵守国际贸易规则，不得从事违法违规的行为，如走私、偷逃关税等。
3.3 保护商业机密外贸业务员应保护企业的商业机密，不得泄露客户信息、合同内容等涉及商业利益的信息。
四、绩效考核4.1 业绩目标外贸业务员需按照公司设定的销售目标进行工作，并在规定时间内完成业绩指标。
4.2 工作质量外贸业务员的工作质量是绩效考核的重要指标之一，包括定单准确率、客户满意度等。
4.3 团队合作外贸业务员需要与内部各部门进行良好的合作，共同完成工作任务，并积极参预团队活动。
外贸业务员工作细则
外贸业务员工作细则一、岗位概述外贸业务员是指主要负责于国外客户开展业务沟通，协商、签订合同以及跟进订单的工作人员。
本细则旨在规范外贸业务员的工作流程和要求，提高工作效率和服务质量。
二、工作要求1. 语言能力：良好的英语听说读写能力，能流利地与国外客户沟通交流；2. 专业知识：具备扎实的外贸知识，了解国际贸易法规和相关行业标准；3. 沟通能力：善于与客户保持良好的关系，能准确把握客户需求；4. 协调能力：能与公司各部门协调配合，推动订单的顺利执行；5. 抗压能力：具备一定的抗压能力，能在紧张的工作周期内高效完成任务。
三、工作流程1. 了解客户需求：- 与客户进行沟通，了解其需求和对产品的要求；- 根据客户需求，向内部相关部门提供产品信息和规格要求。
2. 报价和谈判：- 根据客户需求和市场情况，进行报价，并与客户进行谈判；- 在谈判过程中，根据公司政策和利润空间，决定报价幅度。
3. 签订合同：- 根据谈判结果，与客户协商并签订合同；- 确保合同中条款明确、无漏洞，保护公司权益。
4. 跟进订单：- 办理出口手续，与物流公司、海关等部门进行配合，确保货物顺利出口；- 跟进订单进度，及时与客户沟通，协调解决问题。
5. 售后服务：- 获得客户的反馈和评价，提供售后支持和解决方案；- 建立并维护良好的客户关系，争取长期合作机会。
四、工作技巧1. 学会倾听：认真倾听客户的需求和意见，及时回应客户的问题和反馈；2. 学会沟通：善于用简洁明了的语言与客户进行有效的沟通，避免产生误解；3. 学会总结：及时总结和归纳工作中的经验和教训，不断提高个人工作能力；4. 学会合作：与团队成员保持良好的协作关系，形成合力提高工作效率；5. 学会应变：在工作中遇到问题和挑战时，要有灵活性和应变能力，及时解决。
五、工作注意事项1. 保守商业机密：对客户的商业信息和合同条款要保密，不得外泄；2. 遵守法律法规：严格遵守国际贸易法规和相关行业标准；3. 注重细节：合同和报价单等文件要准确无误，以避免因错误导致的纠纷；4. 注意时效：及时回复客户的询价和问题，确保沟通的及时性。
外贸业务员工作职责与任职要求模版(三篇)
外贸业务员工作职责与任职要求模版一、外贸业务员工作职责1.开拓海外市场，寻找新的客户资源；2.维护并拓展现有客户，建立良好的合作关系；3.负责接待客户来访及与客户进行洽谈，了解客户需求并提供相应的解决方案；4.根据客户需求，制定合理的报价，并与客户谈判达成合作意向；5.与内部相关部门协调配合，确保订单的准确执行；6.跟进订单的执行进度，及时处理异常情况，确保订单按时交付；7.处理客户投诉及售后服务事宜，保持良好的客户关系；8.定期对市场进行调研，了解市场动态，提供市场反馈与分析报告。
二、外贸业务员任职要求1.具备较好的英语听说读写能力，能够与海外客户进行流利的沟通；2.具备较好的沟通和谈判技巧，能够与客户进行有效的合作洽谈；3.熟悉国际贸易业务流程，了解相关的贸易政策和规定；4.具备良好的市场分析和销售策划能力，能够制定有效的销售方案；5.具备较强的团队合作精神，能够与内部相关部门协作配合；6.具备较强的适应能力和抗压能力，能够应对工作中的各种挑战；7.具备良好的职业道德和服务意识，对待客户认真负责；8.具备较好的计划和组织能力，能够合理安排工作时间和资源。
以上是外贸业务员工作职责与任职要求的模版，希望对你有所帮助。
需要注意的是，每个公司对外贸业务员的要求可能有所差异，你可以根据具体岗位需求进行适当调整和完善。
外贸业务员工作职责与任职要求模版（二）作为外贸业务员，工作职责主要包括开拓市场、寻找客户、洽谈合作、处理订单、跟进客户、解决问题以及与公司其他部门的协调合作等方面。
以下是一份外贸业务员工作职责与任职要求范文，供参考。
外贸业务员工作职责1. 开拓市场：负责开拓新的市场，并与潜在客户建立联系，进行市场调研，了解市场需求和竞争情况。
2. 寻找客户：通过各种渠道寻找潜在客户，包括展会、网络平台、邮件营销等，建立和维护客户数据库。
3. 洽谈合作：与客户进行商务洽谈，了解客户需求，提供产品信息和解决方案，以达成合作协议。
外贸业务员管理规章规章制度_规范
外贸业务员管理规章规章制度_规范外贸业务员管理规章制度——规范引言概述：外贸业务员是企业开展国际贸易的重要角色之一，他们在日常工作中需要遵守一系列规章制度，以确保工作的高效性和规范性。
本文将详细阐述外贸业务员管理规章制度的内容，以帮助企业建立健全的管理体系，提高业务员的工作效率和质量。
一、工作时间规定：1.1 上班时间：外贸业务员应按照公司规定的上班时间准时到岗，一般为早上9点，以确保工作的正常开展。
1.2 加班规定：外贸业务员需要根据工作需要，合理安排加班时间，并及时向主管汇报。
加班时间应符合劳动法规定，同时要避免长时间连续加班，以保障员工身心健康。
1.3 请假制度：外贸业务员如需请假，应提前向主管请假并填写请假申请表，待批准后方可离岗。
请假原因应真实合理，且请假期间要确保工作的顺利进行。
二、工作流程规定：2.1 客户开发流程：外贸业务员应按照公司规定的客户开发流程进行工作，包括市场调研、潜在客户筛选、洽谈合作等环节。
每个环节都需要详细记录，并及时向主管汇报工作进展。
2.2 合同签订流程：外贸业务员在与客户洽谈达成合作意向后，应按照公司规定的合同签订流程进行操作。
包括合同起草、审核、签订等环节，每个环节都需要仔细核对，确保合同的合法性和准确性。
2.3 订单执行流程：外贸业务员在接到客户订单后，应按照公司规定的订单执行流程进行操作。
包括产品生产、质检、包装、发货等环节，每个环节都需要及时跟进，并确保订单按时交付客户。
三、沟通协作规定：3.1 团队协作：外贸业务员应积极参与团队协作，与同事之间保持良好的沟通和合作。
定期开展团队会议，分享工作经验和问题解决方案，提高团队整体效能。
3.2 客户沟通：外贸业务员在与客户沟通时，应注重礼貌和专业性。
及时回复客户的咨询和问题，提供准确的信息和建议，以维护良好的客户关系。
3.3 内部沟通：外贸业务员与公司内部其他部门的沟通也十分重要。
及时与生产部门、质检部门等协调工作，确保订单的顺利执行。
外贸业务员规章制度
外贸业务员规章制度外贸业务员作为公司外贸部门的重要一员，承担着开拓国外市场、洽谈合作、处理订单、跟踪货物运输等重要职责。
为了规范外贸业务员的行为，提高工作效率和服务质量，制定一套完善的规章制度是必要的。
下面是对外贸业务员规章制度的详细介绍。
一、工作时间与出勤1. 外贸业务员的工作时间为每周五天，每天工作8小时，如因特殊情况需加班或调整工作时间，需向上级提前请示。
2. 外贸业务员需按时准时上班，不得迟到、早退或无故缺勤。
如确因特殊原因无法按时到岗，需提前请假并得到上级批准。
二、工作责任与权力1. 外贸业务员需熟知公司产品知识，负责向国外客户介绍和销售公司产品。
2. 外贸业务员要按照公司要求制定销售计划，并积极开展市场调研，寻找新的销售机会。
3. 外贸业务员需积极回应客户的咨询和需求，并及时提供相关产品信息和报价。
4. 外贸业务员负责处理订单，与内外部部门协调，确保订单的准时交货。
5. 外贸业务员应了解国际贸易法律法规，遵守相关规定，确保贸易合规。
6. 外贸业务员对所接待的国外客户应友好、热情、专业，提供优质的售前和售后服务。
三、沟通与合作1. 外贸业务员应与内外部部门保持良好的沟通和合作，及时共享市场信息和业务进展。
2. 外贸业务员要与国外客户建立和谐合作关系，处理客户投诉或纠纷，维护公司的声誉和利益。
3. 外贸业务员需与仓库、物流等配合部门保持紧密联系，确保货物的准时装运和交付。
四、商业机密与保密1. 外贸业务员应严守公司商业机密，不得泄露公司产品信息、客户资料和商业计划等。
2. 外贸业务员不得与竞争对手进行不正当交流或利用客户信息谋求私利。
五、绩效考核与奖惩1. 外贸业务员的工作绩效将按照公司设定的指标进行评估，包括销售量、市场占有率、客户满意度等。
2. 绩效考核结果将作为评定个人奖励和晋升的依据，优秀者将获得相应的奖励，不达标者将受到相应的纪律处分。
六、培训与提升1. 公司将定期组织培训，提升外贸业务员的专业能力和知识水平。
外贸业务员管理规章制度规范
外贸业务员管理规章制度规范为确保外贸业务员的工作效率和质量,维护公司形象和利益,公司制定了以下外贸业务员管理规章制度:一、岗位职责1.1外贸业务员负责开拓海外市场,寻找新客户,完成公司销售目标。
1.2外贸业务员需要了解产品特点,提供客户所需的技术、价格和交货期等相关信息。
1.3外贸业务员需要与生产、物流和客户等相关部门保持紧密的协作和沟通，确保订单的及时交付和售后服务。
二、工作时间和考勤2.1外贸业务员需要按照公司规定的工作时间进行办公，不得迟到早退。
2.2外贸业务员需要准时上班，要事先请假才能请长假或离岗。
2.3外贸业务员需要每月将考勤记录准确填写并提交人事部门进行汇总。
三、业绩考核和奖惩3.1外贸业务员的销售业绩将按照公司规定进行考核，包括销售额、销售增长率以及客户满意度等指标。
3.2业绩考核的结果将成为外贸业务员的绩效评估依据，对于优秀者将给予奖励，对于低于标准的将按规定进行处罚。
四、销售流程和合同管理4.1外贸业务员需要按照公司规定的销售流程进行工作，并在系统中准确记录和跟踪销售进展。
4.2外贸业务员需要与客户签署合同，并确保合同条款的合法性和准确性。
4.3外贸业务员需要保管好与客户签署的合同，确保合同的完整性和安全性。
五、客户管理和服务5.1外贸业务员需要建立并维护客户档案，及时更新客户信息。
5.3外贸业务员需要关注客户的反馈和投诉，并及时解决问题，确保客户满意度。
六、知识和技能培训6.1外贸业务员需要参加公司组织的相关知识和技能培训，以提高自身的专业知识和技能水平。
6.2外贸业务员需要定期分享和交流工作经验，共同提高整个团队的业务水平。
七、保密和道德规范7.1外贸业务员需要保守客户信息和公司的商业秘密，不得泄露或滥用。
7.2外贸业务员需要遵守贸易法规和商业道德准则，不得从事任何违法违规行为。
八、其他8.1外贸业务员需要保持良好的工作态度和团队合作精神，共同推进公司的发展。
8.2外贸业务员需要积极参与公司组织的各种活动，如团建、培训等。
外贸业务员工作细则
外贸业务员工作细则外贸业务员工作细则第一章总则第一条为了规范外贸业务员的工作行为，提高工作效率和服务质量，制定本细则。
第二章职责和权利第二条外贸业务员的主要职责包括客户开发、客户维护、产品推销、订单管理、售后服务等。
第三条外贸业务员有权利享受合理的报酬，获得公司的资源支持和培训机会，同时享有公司的信任和支持。
第三章工作要求第四条外贸业务员应具备良好的沟通能力和销售技巧，能够与客户进行有效的沟通和合作。
第五条外贸业务员应了解国际贸易的相关政策和法规，并能够根据客户的需求提供相应的解决方案。
第六条外贸业务员应具备较强的市场开拓能力，能够发掘新的客户资源并扩大公司的市场份额。
第七条外贸业务员应具备较强的团队合作意识，能够与公司的其他部门和同事进行有效的协作和配合。
第八条外贸业务员应具备较强的学习和专业能力，能够不断提升自己的业务水平和专业知识。
第九条外贸业务员应具备较强的解决问题能力和应变能力，能够及时处理客户的投诉和问题。
第十章工作流程第十一条外贸业务员在接到客户合作意向后，应立即进行客户调研和需求分析，并提供相关产品和解决方案。
第十二条外贸业务员应及时向客户提供报价和样品，并与客户进行商务谈判和协商，达成合作意向。
第十三条外贸业务员应及时进行订单管理和跟进，确保订单的及时交付和客户满意度。
第十四条外贸业务员应及时处理客户的投诉和问题，并向公司相关部门反馈和解决。
第十五条外贸业务员应定期进行市场调研和竞品分析，为公司制定市场策略和产品推广提供参考。
第十六条外贸业务员应参加公司组织的培训和会议，提高自身的专业能力和业务水平。
第十七章业绩评估和激励机制第十八条公司将根据外贸业务员的工作业绩评估其工作表现，并根据评估结果进行相应的奖惩措施。
第十九条公司将根据外贸业务员的工作表现和贡献，提供相应的激励机制，包括提升薪资、提供晋升机会等。
第二十章法律责任第二十一条外贸业务员应遵守国家的相关法律法规和公司的规章制度，不得从事违法犯罪活动和违背公司利益的行为。
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（业务管理）外贸业务员工作细则外贸业务员工作细则办理客户业务前的准备工作营业助理复查上次该客户当面所交代或来电来函所应办工作是否已完成,如未完成应速办妥。
(壹)营业助理对客户所寄来拟于仿制的原样品,如需准备报价、样品、印盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料,应即准备齐全,如有问题不能解决,应即向主管经理请示如何处理。
(二)营业助理须将客户所欲购的项目,应准备最新报价,以满足客户再订购的需要。
(三)营业助理应客户所需,代订饭店房间、且于前壹天应再和饭店联络,不可有误。
(四)营业助理须通知装押助理,最迟于于客户来前壹日办妥OOL。
(五)如需采购部有关科长配合准备工作者,营业助理应协调妥善对大客户来应预到公司日期。
□客户接待工作(壹)如需到机场迎接,营业部助理应向总务科安排接机事宜,且应于飞机抵达前2小时和航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。
必须提前5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。
(二)如客户需赴工厂察见,营业助理应事先和工厂联络,安排行程。
(三)如客户需要游览名胜古迹,营业助理应事先安排观光行程。
□客户来访接待(壹)赴机场或饭店接客户前,营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。
(二)如客户需要饮料、食品等,营业助理应通知样品室准备。
(三)如需采购部有关科长备询时,营业助理应事先通知待命。
□客户接洽业务(壹)营业部经理及助理陪客户挑选样品。
(二)经客户挑选的有兴趣产品,营业助理应即记录详细资料及产品编号、规格、包装明细、材数,最近工厂价格。
如有必要,得和有关科长协调报价。
如客户是以C&F或CIF条件采购者,应即计算所拟报单位数量的运费,如该产品客户以前曾购买者,则应记录前次厂价和卖价。
(三)和客户洽谈中,对报价及客户所特有要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，营业助理均应详细列入记录,必要时画上该产品草图。
(四)如客户当日未能决定采购者,须待次日继续洽谈时,营业助理应将所挑选出来的样品,留条嘱咐样品室暂保留于业务治谈室架子内。
以免下次洽谈时重复挑选。
(保留期限不得超过壹星期)。
(五)如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品,营业助理应嘱咐样品室归仍原处。
(六)客户如有任何询问应即查核答复,如不能即时答复,亦应向客户说明原因且告以何时答复。
(七)和客户洽谈中,对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。
□整理报价单(壹)应客户需要,将洽谈中感兴趣的产品,营业助理和采购部有关科长协调整理报价单,经主管理经理核阅后打出交给客户。
(二)客户订购产品,营业助理应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当,呈主管经理阅后,扫报价单所规定份数增加二份。
如是C&F或CIF时,报价单上的材数不予打出。
(三)营业助理,应即核对报价单是否和底稿相符,如有错误即自行修改确实无误,然后抽出壹份报价单请示经理后,开国内订单,连同国内订单装运联壹且交装押助理。
(四)所有寄国外信件,报价单若其他壹切文件须由营业助理核对,且于寄出份上经理签名处旁签名和签注日期,送交主管经理发出,但报关文件由营业助理于结且前自行核对单价数量，必须于当日内完成。
□开国内订单营业助理应时常查核自存的报价单,且尽速请主管经理会同有关采购科长发出国内订单,且于存档报价单及资料卡或PRICELIST上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期。
(壹)订单上唛头可采用下列方式:1.刻章。
2.打字。
3.由营业助理书写清楚。
(二)如国内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时,即发出"订单更改通知",且和原国内订单留底联装订壹起。
(三)如是将国内订单改开另壹工厂,则应于国内订单留底联、验货联、装运联上注明,"本订单是原订单号重开,原订单作废"且于存档报价单联及资料卡或PRICELIST上更改国内订单号码、日期、承制厂名称价格,但于工厂联及签回联上绝对不可注明该订单是重开,且即将装运联直接交装运押助理。
(四)原国内订单如是改开别家工厂时,须用特别编号,举例如下:KR-1021(此为改开订单号码)K-1021(此为原订单号码)(五)需动退的货,外箱上要打记号,应于订单上特别注明,告知工厂。
(六)如是纺织品的订单,亦应于订单上注明需办GUOTA才可出口。
(七)印制样品请款时,务必附上样品才可付款。
(八)订单壹个ITEM于￥5,000之上,科长于时壹定要让科长签字,才能寄出,如科长不于而急于需寄出的订单由营业部自行决定。
此订单进否要由科长签字才寄出,但如未经科长签字的订单,采购科长应协助出货,而催货则由营业部负责。
(九)凡向工厂催货(包括配件及印刷品)壹切的责任由营业助理负责,但装押助理协助催货。
□开妥国内订单(壹)国内订单开妥后,须校对和报价单上所列的包装、数量是否相符。
(二)开妥国内订单送主管经理核阅签名后:1.留底联存查。
2.工厂联及签回联及验货联交管制中心。
3.装运联连同报价单壹份交装押助理保存出货用。
4.签回联逾10天工厂未自动签回时,由管制中心过滤,如该订单单项金额超过美金2000元或人民币8万元之上者,通知有关副(助)理或外务员负责签回,(如金额未超过之上金额者不必硬性签回),如超过美金5,000元者,务必由各有关科长签回。
5.管制中心收到签回联时,核对单价、数量后,如签回联上有更改部分,应由管制中心通知各承办助理，再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品室价格。
(三)营业助理收到出货样品时,须详查出货样品的品质规格是否符合客户要求,如符合则呈阅主管经理后将出货样品自行保管,否则即刻请示旅客经理如何处理,验货平面由主管经理核阅后收回再保留。
1.北部地区助理取回出货样品,仍交由管制中心销案后,自行保管。
2.送他仓库的出货样品亦需取回,但贵重及体积太大的,助理可自行决定是否取回。
(四)工厂收到订单要求承办助理改价,须由经理决定不可自作主张。
□索取样品(壹)客户未订购,但要求样品的项目应请示主管经理会同采购部有关科长向何家工厂索取样品,且填妥样品索取函,以三联交收发中心以壹承留底。
(二)客户已订购者,应按报价单国内订单上规定数量向有关工厂索取样品。
(三)索取样品如急迫时,以电话和有关工厂及外务员联络。
(四)重要样品如于限期内仍未收到回音时,应即填写"重要样品逾期追问单",交有关采购科长采取紧急措施。
(五)对外务人员交办的事项,应随时督促如期完成,如有任何困难时请示主管经理处理。
(六)收到工厂样品后应即详细检查是否完好无缺,如有规格不符或损坏应速通知工厂重寄,且嘱咐注意改善及小心包装。
(七)向工厂索取样品时,要注明该工厂产品的编号,如无工厂编号,须附上草图或相片。
(八)向工厂索取样品时,请勿写客户及地区名称。
(九)外借样品申请单上壹律附上2"×3"相片留底。
(十)内借(暂借)样品应于资料中心登记。
(十壹)凡壹个ITEM拍成壹张的相片均以2"×3"为主。
附件:索取样品职责的划分:1.旧样品壹律由营业部直接向工厂或外务员索取，若无法取得,请科长提供资料,由助理继续索取,到完成为止。
2.新样品壹律要科长负责索取,所谓新样品包括:(1)客户送来的样品(图片)。
(2)旧样品但有部分更改者。
①外务员编制隶属采购部,但其工作直接对营业部负责。
②有订单的新样品由科长负责索取样品到底。
③无订单的新样品索取期限已届,科长无法完成,应呈所属经理,说明理由。
□寄样品给客户于收到工厂所寄来的样品上,贴妥本公司标签和ITEMNO.品名(壹)如以海邮或空邮寄出者,应打收件人地址、姓名、电话、标签及SAMPLEINVOICE五联,于第四联上签名及注明日期交包景裹组寄出,将第三联随同样品装入箱内。
第壹联寄客户,第二联交收发归档,第五联自存。
1.如样品数量过多或价值过高,而交涉仍需付样品费者,应于SAMPLEINVOICE上注明SAMPLECHARGE且去函向客户索取样品费及邮费。
2.每3个月依自存的第五联SAMPLEINVOICE清理客户未寄来样品费邮费或其他费用,打DEBITNOTE用会计科长名义向客户索取。
3.寄国外包裹,由各助理自行包好,装入箱内"4.如寄出SMP需办出口配额者,承办助理应特别注意事先办理。
(二)如以航空货运方式寄出者,应打SAMPLEINVOICE六联单价打上虚价(不实的价格)第壹联于样品寄出后随函寄给客户,第五联由航空货运公司签名后交秘书室收发人，六联自存。
收到航空货运公司提单应核对航空运费、客户地址及班机是否正确,如航空货运公司计算佣金时核对,其余交秘书室存档,如航空运费为本公司支付者,须客户确实收到货品时才可签付运费。
(三)所有寄出国外的样品须由经理过目,再行寄出。
□客户来电来函来样品(壹)收到客户来电来函,应立即请示经理如何处理。
(二)收到客户来拟仿制的样品,或寄来的目录相片,其开发报价等,应即请示主管经理。
若有居交订单者,请公司予以奖励。
(三)主管经理外出时,营业助理应于自己能力范围内所能管的事先行管理,主管经理返公司后,再呈报处理经过如系紧急事项,应设法和主管经理取得联络,以便迅速处理。
□须经确认样品、印刷品(壹)如国内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经国外客户确认通过后,立即以公司印的表格,寄交工厂及有关外务员,留底壹份交装押签收,且于原国内订单装运联上登记后再交回营业助理留存。
如以电话通知工厂,应补寄通知以便安排出货。
(二)客户正式确认通过的样品,应会知有关外务员或科长,规格正确以便验货。
□验货(壹)如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌,因地区偏远无法前往承制厂商货或因承制厂商品质差,外务人员不能决定可出货时,外务人员来电或来函通知，营业助理应即请示主管经理如何处理。
但北部地区、广州地区不论任何情况,应通知外务员必须亲往验货。
(二)营业助理因解决重要问题须往工厂时,应填出差申请表返回公司后凭出差方案表,向总务科请领差旅费。
(三)所有订单的验货联均由管制中心直接寄交外务员,以便协助催货,如助理需到仓库验货,自行找装运联或留底联。
□申请国外(内)佣金赔偿(壹)营业助理填妥申请书,送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长,如赔偿须扣工厂者于表上注明且另填写扣款单壹份交会计,壹份交稽核,壹份交采购科长,壹份留底,以便工厂请款时扣除,如是亲交来公司的客户,须备妥收据及护照影本送交会计制单。
(申请书为四联,其中壹份留底)(二)于支付国外佣金时必须:1.和国外公司订佣金可于任何地点支付的契约影本交会计。
2.每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据支领。
(三)押汇科长收到国外汇款支出申请单,送交有关会计签收壹份,另壹份交稽核。